中煤收付管理办法.doc

中煤收付管理办法

18
2020年5月29日
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中国煤炭进出口公司
收付管理办法

北大纵横管理咨询公司
10月

目 录

§1 总 则 1
1.1 目的 1
1.2 适用范围 1
1.3 主要名词定义及范围界定 1
1.4 资金费用收付管理的原则 2
§2 资金费用计划 3
2.1 资金计划 3
2.2 费用计划 3
§3 资金费用支付 4
3.1 预算内资金支付步骤 4
3.2 预算内费用支付步骤 6
3.3 预算外资金费用支付 7
§4 资金费用收付统计与监控 9
4.1 资金收入统计与监控 9
4.2 资金支付统计与监控 9
4.3 费用支付统计与监控 9
4.4 资金费用收付统计报表 9
§5 投融资管理 10
5.1 投资活动资金收入管理 10
5.2 投资活动资金支出管理 10
5.3 融资原则 10
5.4 融资渠道及审批程序 10
§6 附 则 12
附 件 13
附件一:<付款申请单> 13
附件二:<费用报销单> 13
附件三:<催款通知书> 13
附件四:<公司资金费用收付统计旬报表> 13

§1 总 则
1.1 目的
为加强中国煤炭进出口公司(下文简称公司)资金费用管理,科学合理地安排各项资金费用的收付,加快资金的循环和周转,提高资金使用效率,合理安排资金流向,保证资金安全,节约费用支出,压缩不合理开支,特制定本管理办法。
1.2 适用范围
本管理办法适用于所有与公司经营相关的各项资金和费用的收付,适用人员为公司所有员工。公司下属子公司和控股子公司能够参照执行。
1.3 主要名词定义及范围界定
1.3.1 资金
本管理办法的资金是指与业务直接相关的各种款项,包括经营活动各种收入及支出、筹资活动各种收入及支出、投资活动收入及支出等。比如各种货款、贷款、对外投资、运费、仓储费、保险费、服务费、增值税等(注1:预算中所列之管理费用以外的其它款项均界定为资金)。
1.3.2 费用
本管理办法的费用是指列入公司年度预算中的各项管理费用,包括办公费、差旅交通费、业务招待费、涉外费、职工教育经费、会议费、咨询费、低值易耗品、各种固定管理费用、工资、保险及附加等。
1.3.3 收付
本管理办法的收付是指与公司经营相关的各项资金和费用的收取和支付。
1.4 资金费用收付管理的原则
1.4.1 全面预算原则
公司所有资金、费用的收付都必须纳入预算,按预算使用。
1.4.2 授权审批原则
凡纳入公司预算范围,经公司预算审批后的各项资金和费用的收付,视同已经过公司总经理授权,由财务总监负责审批。
1.4.3 合法使用原则
公司各项资金、费用的收付必须遵守国家、公司所在地的各项相关政策方针、法律、法规以及公司和中国煤炭进出口集团公司相关的各项财务规章制度。
1.4.4 经济性原则
公司资金的收付应遵守经济性原则,尽量降低资金使用成本,提高资金使用效率,加速资金的周转。
§2 资金费用计划
2.1 资金计划
2.1.1 月度资金计划的提报
公司各部门按照公司年度资金预算和月度经营计划的要求提报本部门的月度资金计划。
2.1.2 月度资金计划的汇总
总经理工资部和财务部汇总公司各部门的月度资金计划,根据公司的资金状况,进行全公司范围内的资金计划平衡,拟订公司月度资金计划。
2.1.3 月度资金计划的审批
总经理组织相关人员对公司月度资金计划进行审批并向公司各部门下达审批后的月度资金计划。审批后的月度资金计划视同公司年度资金预算的分月资金预算。
2.2 费用计划
费用计划严格按照公司年度管理费用预算执行。公司员工在费用使用中应例行节约,严禁浪费,不得超支。
§3 资金费用支付
3.1 预算内资金支付步骤
3.1.1 支付申请
公司员工根据业务需要,对预算内的资金支付应填写<付款申请单>,并附上相关的原始业务单据。具体内容如下:
3.1.1.1 支付货款需要提供以下文件:
A. 采购合同
B. 销售合同
C. 订单审批表
D. 付款申请表
E. 付款申请表
F. 货款结算单
G. 入库单
H. 增值税票、专用缴款书
I. 售汇通知单(进口煤业务才有)
3.1.1.2 支付运费需要提供以下文件:
A. 运费合同
B. 运费发票
C. 提单
D. 付款申请表
3.1.1.3 支付仓储费需要提供以下文件:
A. 仓储合同
B. 发票
C. 付款申请表
3.1.1.4 支付保险费需要提供以下文件:
A. 保险费合同
B. 发票
C. 付款申请表
3.1.1.5 支付服务费需要提供以下文件:
A. 居间合同
B. 发票
C. 付款申请表
3.1.1.6 支付关税、增值税需要提供以下文件:
A. 对方催款通知
B. 发票
C. 付款申请表
3.1.1.7 支付投资款需要提供以下文件:
A. 投资项目合同或协议
B. 付款申请表
3.1.2 支付审核
业务负责人对职责范围内资金支付的<付款申请单>及相关的原始业务单据进行审核,经业务负责人审核后交公司分管副总经理审阅,签字。具体内容如下:
3.1.2.1 审查合同
审查合同订立的合法性和可行性,审查合同的订立是否经过总经理或总经理授权的主管副总等批准。
3.1.2.2 审查结算单
根据合同审查结算单计算数据的准确性,实际盈亏情况。
3.1.2.3 审查定单审批表
审查订单审批表内容填写是否完整,是否依据核决权限核准。
3.1.2.4 审查发票和专用缴款书
A. 审查发票和缴款书所载名称是否为本公司,是否加盖有”统一发票专用章”;
B. 审查发票和缴款书所写的数量、金额是否正确;
C. 审查发票和缴款书所写的货物名称是否正确;
D. 审查发票和缴款书所开具的日期是否正确;
E. 审查发票和缴款书是否加盖财务章和人名章
3.1.2.5 审查付款申请表
审查付款申请表内容填写是否完整,是否依据核决权限核准,支付方式是否符合合同的约定。
3.1.2.6 审查入库单
采购货物运到后,仓储部门对货物的品名、规格、质量、数量验收后,应缮制入库单,在审核<付款申请单>时应根据合同对入库单进行审核。
3.1.3 支付审批
经业务负责人审核和公司分管副总经理审阅后的<付款申请单>交公司财务总监审批。
3.1.3.1 审核付款事项、金额是否在公司资金计划之内;
3.1.3.2 审核付款方式是否符合公司财务规章制度,相应的附件是否完整;
3.1.3.3 根据审核结果和公司帐户的资金情况对<付款申请单>签署审批意见,决定是否批准付款。
3.1.4 支付执行
经审批后的<付款申请单>交公司财务部会计制作会计凭证,由出纳负责资金的具体支付。
3.2 预算内费用支付步骤
3.2.1 支付申请
公司员工根据费用的实际发生情况,对预算内的费用报销、支付应填写<付款申请单>或<费用报销单>,并附上相关的原始单据。
3.2.2 支付审核
业务负责人对职责范围内费用报销、支付的<付款申请单>或<费用报销单>按公司规定的标准进行审核。
3.2.2.1 审核该管理费用发生是否合规、合法:包括事项的发生是否经过主管负责人同意或经公司认可,事项本身是否符合公司相关规定
3.2.2.2 审核所发生的管理费用是否真实:包括人员、时间、地点、事项;
3.2.2.3 审核所附的各种原始单据是否真实:包括人员、时间、地点、事项以及单据本身的真假等
3.2.3 支付审批
经业务负责人审核后的<付款申请单>或<费用报销单>交公司财务总监审批。
3.2.3.1 审核该管理费用发生是否合规、合法:包括事项的发生是否经过主管负责人同意或经公司认可,事项本身是否符合公司相关规定;
3.2.3.2 审核所附的各种原始单据是否真实:包括人员、时间、地点、事项以及单据本身的真假等;
3.2.3.3 审核管理费用发生的事项、金额是否在公司管理费用预算之内,是否符合公司规定的相关标准,有无超标现象。
3.2.4 支付执行
经审批后的<付款申请单>或<费用报销单>交公司财务部会计制作会计凭证,由出纳负责费用的具体支付。
3.3 预算外资金费用支付
3.3.1 支付申请
公司员工根据资金费用的实际支付需要,对预算外的资金费用支付应填写<付款申请单>或<费用报销单>,并附上相关的原始单据。
3.3.2 支付审核
业务负责人对职责范围内资金费用支付的<付款申请单>进行初步审核,然后交公司分管副总经理审阅;经公司分管副总经理签字后转交公司财务总监对<付款申请单>或<费用报销单>进行复核。
3.3.3 支付审批
经财务总监复核后的<付款申请单>或<费用报销单>交公司总经理审批。
3.3.4 支付执行
经审批后的<付款申请单>和<费用报销单>交公司财务部会计制作会计凭证,由出纳负责费用的具体支付。
§4 资金费用收付统计与监控
4.1 资金收入统计与监控
公司业务部门和财务部应每旬对资金的收入情况分业务进行统计。对于未按计划到达的资金,必须填制<催款通知书>,由业务部门发送给资金支付单位,催收资金尽快到帐。
4.2 资金支付统计与监控
公司业务部门和财务部应每旬对资金的支付情况分业务进行统计。对于预算外的资金支付和未按预算支付的资金,必须详细注明原因和相关的资金收取单位名称。
4.3 费用支付统计与监控
公司各部门和财务部应每旬对费用的报销、支付情况分部门进行统计。对于预算外的费用支付和未按预算支付的费用,必须详细注明原因。
4.4 资金费用收付统计报表
公司财务部每旬必须汇总公司各部门的资金费用收付情况,分业务、分部门填写<公司资金费用收付统计旬报表>
§5 投融资管理
5.1 投资活动资金收入管理
对于公司投资活动取得的收益,公司财务部门要根据公司所投资的公司的赢余分配方案,核对投资收益金额,及时催收资金到帐并做相应的帐务处理。
5.2 投资活动资金支出管理
对于投资活动的资金支出,必须有公司项目现场管理人审核并经公司项目负责人审批后由公司财务部负责拨付。
5.3 融资原则
5.3.1 合法性原则:
资金筹集必须遵守国家的有关法律、法规、规章,接受国家的宏观调控;
5.3.2 适量原则:
合理预测资金需要量,防止盲目筹资;
5.3.3 时效性原则:
安排好资金供应时间,确保资金筹集与生产经营的协调一致;
5.3.4 最低资金成本原则:
综合分析各种筹资渠道,分析各种筹资成本,求得各种筹资方式最佳组合;
5.3.5 资金结构合理原则:
使财务风险与获利能力控制在最合理的水平。
5.4 融资渠道及审批程序
5.4.1 向银行等金融机构贷款:
由用款单位提出方案,交公司财务部总监复核,然后呈公司分管副总经理审阅,报公司总经理审批。经公司总经理批准后交公司财务部和用款单位财务部门办理。
5.4.2 资本市场融资和其它融资方式:
由公司总经理工作部提出方案,经总经理办公会审批后按规定程序执行。
§6 附 则
6.1 本管理办法由公司总经理工作部负责拟定,经总经理办公会审议,总经理批准后执行。
6.2 本管理办法由公司总经理工作部负责解释。
6.3 本管理办法自公布之日起执行。
附 件
附件一:<付款申请单>

附件二:<费用报销单>

附件三:<催款通知书>

附件四:<公司资金费用收付统计旬报表>