仓库管理系统操作手册样本.doc

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HIS999医院综合信息系统
——仓库管理系统
操作手册

出 稿 人: 黄 河
审 核 人:
审 核 主 管:
最后修改日期: /9/8
参 照 版 本: 石家庄儿童医院

目 录

功能说明………………………….
2
工作流程………………………….
4
系统的进入与退出………………….
5
操作说明…………………………
5
单据处理……………………..
6
帐务处理……………………..
11
盘点库存……………………..
12
系统报表……………………..
14
计划统计……………………..
16
系统维护……………………..
18

功能说明

1. 单据处理
Ø 处理材料的入库。
Ø 处理材料的出库。
Ø 处理材料的盈余短缺。
Ø 处理材料的调拨。
Ø 处理材料的调价。
Ø 处理科室的退料。
Ø 处理仓库的退货。
Ø 处理材料的销售。
Ø 处理材料的报损。

2. 帐务处理
Ø 对发生的( 已审核的) 单据进行记帐。
Ø 盘点结帐。
Ø 帐务查询。
Ø 帐务报表。
Ø 对帐。

3. 盘点库存
Ø 打印核数表。
Ø 盘点单录入。
Ø 打印盘点表。
Ø 盘盈盘亏单。

4. 系统报表
Ø 购入汇总表。
Ø 发放汇总表。
Ø 材料汇总表。
Ø 收支对帐表。
Ø 材料库存情况。

5. 计划统计
Ø 材料采购计划。
Ø 积压材料统计。
Ø 呆滞材料统计。
Ø 材料购入统计。
Ø 供货单位统计。

6. 系统维护
Ø 仓库定义。
Ø 科室定义。
Ø 供货单位。
Ø 产地厂家。
Ø 调价单位。
Ø 品种定义。
Ø 密码设置。
Ø 整理数据。
Ø 系统设置。( 包括参数设置, 权限设置, 整理数据, 期初建帐)

工作流程

仓库定义 科室定义 供货单位 产地厂家 调价单位 权限设置 密码设置

品种定义

期初建帐

材料采购计划

单据录入

单据审核

单据收发

记帐

打印核数表

盘点单录入

结帐

打印盘点表

盘盈盘亏单

系统的进入与退出

l 系统的进入
1) 运行仓库管理系统的执行程序。
2) 根据提示, 选择仓库科室、 输入工号和密码, 如图示:

请选择:

您的工号:

姓名:

密码:

〈确定〉
〈取消〉

3) 按〈确定〉进入系统, 按〈取消〉退出。

l 系统的退出
在系统任意菜单中, 按屏幕最右上角的关闭按钮或选择主菜单中<退出>按钮退出系统, 或者使用快捷键<Alt>+<I>。

操作说明

单据处理

【单据处理】主菜单包括如下功能, 如图示:

材料入库
材料出库
盈余短缺
材料调拨
材料调价
科室退料
仓库退货
材料销售
材料报损

材料入库
1) 单击增加。
2) 输入供货单位编码, 选择供货单位。
3) 输入入库日期( 系统默认为今天的日期) 。
4) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
5) 输入进货量、 进货价、 扣率( 可自动折算) 、 失效日期( 可选) 、 批号( 可选) 、 发票号( 可选) 、 备注( 可选) 。( 进货价、 扣率、 发票号问题视参数设置, 详情见系统维护中的系统设置中的参数设置) 。
6) 确定后, 重复4~5可录下一条材料。
7) 退出。
8) 重复1~7可录下一张入库单。
9) 这时可对入库单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。如果没有录入失效日期, 系统将无法对材料进行失效预警。审核后可取消审核进行编辑。

材料出库
1) 单击增加。
2) 选择领料单位。
3) 输入出库日期( 系统默认为今天的日期) 。
4) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
5) 输入出库量、 备注( 可选) 。
6) 确定后, 重复4~5可录下一条材料。
7) 退出。
8) 重复1~7可录下一张出库单。
9) 这时可对出库单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。审核后可取消审核进行编辑。

盈余短缺
1) 单击增加。
2) 输入盈余短缺日期( 系统默认为今天的日期) 。
3) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
4) 输入盈余短缺量( 正为盈余, 负为短缺) 、 备注( 可选) 。
5) 确定后, 重复3~4可录下一条材料。
6) 退出。
7) 重复1~6可录下一张盈余短缺单。
8) 这时可对盈余短缺单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。审核后可取消审核进行编辑。

材料调拨
1) 单击增加。
2) 选择调拨单位。
3) 输入调拨日期( 系统默认为今天的日期) 。
4) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
5) 输入拨出数量、 备注( 可选) 。
6) 确定后, 重复4~5可录下一条材料。
7) 退出。
8) 重复1~7可录下一张调拨单。
9) 这时可对调拨单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。审核后可取消审核进行编辑。

材料调价
1) 单击增加。
2) 输入来源单位编码, 选择来源单位( 即调价单位) 。
3) 输入收文日期和执行日期( 系统默认为今天的日期) 。
4) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
5) 输入新批发价、 新零售价、 备注( 可选) 。
6) 确定后, 重复4~5可录下一条材料。
7) 退出。
8) 重复1~7可录下一张调价单。
9) 这时可对调拨单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。审核后无法取消审核, 即无法再修改此单。

科室退料
1) 单击增加。
2) 选择退料单位。
3) 输入退料日期( 系统默认为今天的日期) 。
4) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
5) 输入退料数量、 备注( 可选) 。
6) 确定后, 重复4~5可录下一条材料。
7) 退出。
8) 重复1~7可录下一张退料单。
9) 这时可对调拨单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。审核后无法取消审核, 即无法再修改此单。

仓库退货
1) 单击增加。
2) 输入退货单位编码, 选择退货单位。
3) 输入退货日期( 系统默认为今天的日期) 。
4) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
5) 输入输入退货量、 退货价、 备注( 可选) 。
6) 确定后, 重复4~5可录下一条材料。
7) 退出。
8) 重复1~7可录下一张退货单。
9) 这时可对调拨单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。审核后可取消审核进行编辑。

材料销售
1) 单击增加。
2) 输入销售单位。
3) 输入销售日期( 系统默认为今天的日期) 。
4) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
5) 输入输入销售量、 备注( 可选) 。
6) 确定后, 重复4~5可录下一条材料。
7) 退出。
8) 重复1~7可录下一张退货单。
9) 这时可对调拨单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。审核后可取消审核进行编辑。

材料报损
1) 单击增加。
2) 输入报损日期( 系统默认为今天的日期) 。
3) 输入材料编码( 材料货号或拼音码或五笔码) 。
4) 输入输入报损量、 备注( 可选) 。
5) 确定后, 重复3~4可录下一条材料。
6) 退出。
7) 重复1~6可录下一张退货单。
8) 这时可对调拨单进行删除、 审核、 查询、 打印、 编辑。

注: 编辑是对您编辑的单据进行修改, 在编辑是您能够录入上次没有录入的材料, 也能够对您已录入完成的材料进行修改和删除。审核后可取消审核进行编辑。

帐务处理

【帐务处理】主菜单包括如下功能, 如图示:

记帐
结帐
帐务查询
帐务报表
对帐

记帐
首先选中单据类型, 单据范围选中未记帐, 在未记帐入库单中选中您想记帐的材料, 单击单项, 就会将您选中的材料记帐, 此条材料会消失, 但在单据范围选中已记帐, 能够看到已记帐的材料的单据和明细。
直接单击全部记帐, 将所有单据的所有材料记帐。
在已记帐部分可将所有单据的所有材料取消记帐。
单据查询可将期初建帐后的所有单据进行查询。

结帐
结帐只能在盘点时结帐, 即盘点单录入完成后。详情请见工作流程。

帐务查询
在记帐日期中写入日期范围( 系统默认到今天的一个月的范围内) 。
也可按材料或单句查询, 可查询结帐的帐务。

帐务报表
在记帐日期中写入日期范围( 系统默认到今天的一个月的范围内) 。
在范围打印中选择其始货号和终止货号, 即可打印。
在单项打印中写入材料编码( 包括货号、 拼音码、 五笔码) , 即可打印。

对帐
对帐是将动态库存数与帐面数不一致的材料显示出来。这能够提醒操作员, 如果有数量不一致的材料, 是有这种材料没有记帐。

盘点库存

【单据管理】主菜单包括如下功能, 如图示:

打印核数表
盘点单录入
打印盘点表
盘盈盘亏单

流程请参照工作流程。

打印核数表
打印核数表的功能很简单, 但在单击打印按钮后, 出现打印预览处正式打印, 希望在真确打印完成后退出打印预览, 因为在打印预览关闭后, 系统会询问您是否真的打印完毕, 如果您过早回答, 一旦出现, 死机或打印机卡纸, 您再想重打将是很麻烦的事情。
您能够选择是否打印至上次盘点以来无任何出入, 且当前库存为零的材料, 这是考虑到实际的必要和纸张的节省。

盘点单录入
1) 单击增加。
2) 正确录入实盘数。
3) 单击保存。
4) 单击完成。
5) 单击退出。

注: 如果一次未完成盘点单的录入, 单击保存后, 记住盘点单号, 退出。下次单击编辑, 录入单号, 可再次录入。能够经过查询找到某一条材料录入实盘数。

打印盘点表
您能够按批发价或零售价打印整张盘点表, 或按批发价或零售价打印某一类材料, 这只需在材料类型框中选中您想打印的材料类型( 可多选) 。

盘盈盘亏单
系统会自动搜索实盘数与库存数不一致的材料并显示在盘盈盘亏框中, 单击生成, 生成报损单, 此项工作完成。整个盘点工作以此结束。

下面再重复整个盘点过程的流程:

打印核数表-----盘点单录入------结帐------打印盘点表------盘盈盘亏单

注: 一天不能做两次盘点。

系统报表

【系统报表】主菜单包括如下功能, 如图示:

购入汇总表
发放汇总表
材料汇总表
收支对帐表
仓库库存情况

购入汇总表
此处登记着仓库入库的信息( 按供货商分类) 。
在登记日期中写入日期范围( 系统默认到今天的一个月的范围内) 。
打印的报表类型有: 登记全部汇总、 登记未记帐汇总、 登记已记帐汇总、 截止当前未结帐汇总、 记帐汇总( 全部已记帐汇总) 四种方式。您能够选择任何一种报表类型打印, 工作完成。

发放汇总表
此处登记着仓库出库的信息( 按科室分类) 。
在登记日期中写入日期范围( 系统默认到今天的一个月的范围内) 。
报表类型有全部汇总、 未结帐汇总、 已结帐汇总三种类型。
打印后工作完成。

材料汇总表
此处登记着所有材料的入出库情况。
在登记日期中写入日期范围( 系统默认到今天的一个月的范围内) 。
打印后工作完成。

收支对帐表
此处是登记着仓库材料各种情况的明细, 比如入出、 调价、 报损等。
数据的时间范围是结帐日期中写入的日期范围( 系统默认到今天的一个月的范围内) , 是起始日期向前推的一次盘点日期到终止日期向前推的的数据。比如, 一般是在盘点完成后马上打印, 日期为默认日期的话, 打印出来的数据为上次盘点到这次盘点的数据。
打印后工作完成。

仓库库存情况
此处是方便您对仓库中的某种材料的库存的查询, 可按名称、 货号、 货位号排序。
它告诉您仓库有多少种材料, 批发金额、 零售金额和批零差价的信息。

计划统计

【计划统计】主菜单包括如下功能, 如图示:

材料采购计划
积压材料统计
呆滞材料统计
材料购入统计
供货单位统计

材料采购计划
仓库材料库存不足, 仓库需要从批发商处采购材料。
1) 单击增加。系统会提示您是自动还是手动生成材料采购计划单或退出。如果是自动生成, 系统将根据公式: 计划进货量=截止日期之后销量+库存下限—当前库存量 将进货量自动计算并填充到材料采购计划单中。
2) 输入截止日期, 这时材料采购计划单生成, 您能够开始编辑此单。
3) 经过查询, 您能够找到您需要的材料进行编辑。
4) 编辑完成后, 可保存或打印此单。

积压材料统计
统计仓库中的积压材料, 根据公式: 积压量=现库存—库存上限—截止日期后的销售量〉0
计算得出。截止日期系统默认为今天日期止的前三十天的日期。

呆滞材料统计
统计仓库中的呆滞材料, 也就是在截止日期前有帐面库存, 且当前有库存, 而在此截止日期后无出库, 即此材料在截止日期后库存无变化的为呆滞材料。截止日期系统默认为今天日期止的前三十天的日期。

材料购入统计
按进货日期( 系统默认为到今天止的一个月) 的范围来统计材料的进货情况。
您也能够只查看和打印某一类型的材料的进货量。在材料类型框中, 选择您需要的材料类型, 能够多项选择。

供货单位统计
按供货单位统计您输入的登记日期范围的材料的进货情况。
1) 输入登记日期范围( 系统默认为到今天为止的一个月) 。
2) 输入供货单位编码, 选择您需要的供货单位。
3) 打印。

系统维护

【系统维护】主菜单包括如下功能, 如图示:
仓库定义
科室定义
供货单位
产地厂家
调价单位
品种定义
密码设置
系统设置 >
参数设置
权限设置
数据整理
期初建帐
仓库定义
1) 输入编号。
2) 输入仓库名称。
3) 单击确定。
4) 重复1~3, 录入下一个仓库。
5) 退出。

注: 编辑是对已经定义好的仓库进行编辑, 删除是对现有的仓库进行删除。

科室定义
1) 输入编号。
2) 输入科室名称。
3) 单击确定。
4) 重复1~4, 录入下一个科室。
5) 退出

注: 编辑是对已经定义好的科室进行编辑, 删除是对现有的科室进行删除。

供货单位
1) 单击增加。
2) 录入类别, 即供货单位类别编号。
3) 录入说明( 即供货商归类名, 比如国属、 省属、 本市、 外市等) 。
4) 录入编号, 即供货单位编号。
5) 录入供货商名称。
6) 录入拼音码。
7) 确定。
8) 重复1~7, 录入新类别的供货单位; 重复4~7, 在现新增的类别下录入新的供货单位。
9) 退出。
10) 关闭。

注: 编辑是对已经定义好的供货单位进行编辑, 删除是对现有的供货单位进行删除。

产地厂家
1) 单击增加。
2) 录入地区编码。
3) 录入地区名称。
4) 录入厂商编号。
5) 录入供厂商名称。
6) 录入拼音码。
7) 确定。
8) 重复1~7, 录入新地区的产地厂家; 重复4~7, 在现新增的产地下录入新的厂家。
9) 退出。
10) 关闭。

注: 编辑是对已经定义好的产地厂家进行编辑, 删除是对现有的产地厂家进行删除。

调价单位
1) 输入编号。
2) 输入单位名称。
3) 单击确定。
4) 重复1~3, 录入下一个调价单位。
5) 退出。

注: 编辑是对已经定义好的调价单位进行编辑, 删除是对现有的调价单位进行删除。

品种定义
品种定义是对材料种类进行增加、 删除和编辑。
1) 单击增加。
2) 选择材料分类类型。
3) 输入货号( 或单击 >>按钮, 获取最大货号) 。
4) 输入中文名称。
5) 输入英文名称( 可选) 。
6) 定义材料属性( 可不选或多选) 。
7) 输入材料规格。
8) 输入货位号( 可选) 。
9) 输入单位、 产地、 加成率( 默认值根据参数设置中定义的默认值) 、 批发价、 库存数量、 库存下限、 库存上限、 拼音码、 五笔码。
10) 确定。
11) 重复7~10, 输入此材料的另一种规格。
12) 退出。
13) 重复1~12, 输入另一种材料。

注: 编辑、 删除、 查询、 打印是对现有的材料种类或规格进行的操作。

密码设置
密码设置是对当前操作员的密码进行修改。
1) 输入旧密码。
2) 输入新密码。
3) 再次输入新密码。
4) 确定。

参数设置
参数设置是对系统状态的管理。
1) 环境设置
使用单位 填入正在使用我公司系统的医院名称。
当前盘点状态 此处显示盘点的进程, 在盘点过程中, 此处的状态会随之变化, 您能够 手动更改此状态, 但坚持要求您不要手动做更改, 此处是程序开发过程中对流程进行的跟踪。就算您在此处手动更改了状态, 系统的盘点状态是会随之改变, 但真正的数据已无法改变, 到时, 系统就会报错。
有效期管理 系统默认60天。
检测间隔 您能够输入1~10 之间的整数。系统将根据您输入的时间间隔不断的提醒您已发生的事情, 比如‘帐务对帐’、 ‘库存监视’等, 希望您做处理。
输入法 有王码五笔型、 全拼输入法、 智能ABC输入法、 双拼输入法、 微软拼音输入法。您的选择将成为系统默认的输入法。当然, 前提是WINDOWS上必须事先安装上您想调用的输入法, 根本用不上的您能够不安装。
期初建帐状态 显示该仓库是否做了期初建帐, 详情请见期初建帐。
协作单位 此处是输入我司的合作伙伴或协作单位, 这将在帮助的关于中体现出来。
默认加成率 品种定义时能够为每种材料定义加成率, 系统默认的是此处您所输入的值, 加成率=零售价/批发价, 系统能够自动计算出零售价, 加成率一般不小于1, 否则那就说明零售价小于批发价。
最小扣率 扣率=进货价/批发价x100% 。各医院规定的最小扣率不同。在录入入库单时扣率会自动算出。
2) 单据处理
允许库存为负 允许库存为负是根据实际情况定义的, 有的医院适合, 有的则不适合, 因为有的医院如果库存为零, 就不允许再出库; 而有的医院灵活一些, 比如, 仓库中无库存, 而仓库刚进了货, 但还没有做入库单, 这时科室和科室来领料( 有的医院允许仓库直接向某些科室出库) , 您能够先出库, 以救急用, 再做入库单。
发票号为空时允许记帐 根据各医院的规定选择。让系统对入库单记帐时是否对没有发票号的材料记帐。
入库单录入方法 根据各医院的规定选择在做入库单时是根据按进货价录入还是按批发价录入。

权限设置
1) 单击增加。
2) 录入工号。
3) 录入姓名。
4) 选择权限级别, 有操作员权限、 仓库主管权限和管理员权限。
5) 定义操作权限和审核权限。
6) 确定。
7) 重复1~6, 增加新的工作人员。

注: 编辑是对已经定义好的工作人员进行编辑, 删除是对现有的工作人员进行删除。
在选择权限级别是, 您如果是以管理员登录的, 您只能设置操作员权限和仓库主管权限, 这意味着只能有一个管理员且您只能设置等级比您低的工作人员; 如果您是以仓库主管登录的, 您将只能设置操作员权限, 这意味着您不能改变自己的权限, 只能由等级比您高的工作人员来设置您的权限, 而且您只能设置等级比您的工作人员; 您如果是以操作员登录的, 您将不能进行权限设置。
您在定义仓库主管时, 在操作权限和审核权限的设置时, 您能够选择‘所有操作权限’和‘所有审核权限’, 但仓库主管比管理员的权限还是低一些, 比如仓库主管不能做材料传送和期初建帐等。

数据整理
仓库系统是一个多用户系统, 当某个用户正在操作某张单据时, 如果另一个用户在另一部微机上也想操作此单, 系统将会告诉另一个用户她无法操作此单, 因为有另一个用户正在操作此单。要实现此功能, 我们要对表中的这几条记录加上占用标记, 这样当您想操作某张单据时, 系统发现在数据库中的相关表中的这几条记录加上了占用标记, 将拒绝您的操作。
在有用户操作的情况下, 微机一旦死机或断电, 数据库中的相关表中的这几条记录上的占用标记将无法去处( 这些占用标记是表中的一个字段) , 您下次进入系统时将无法对这些打上占用标记的数据进行操作。您只有经过数据整理来消除这些占用标记。

注: 如果您在一台微机上进行数据整理的操作, 而另一个用户在另一台微机上进行单据的编辑, 您的行动的结果将将另一个用户所编辑的单据的占用标记清除, 这时可能造成几个用户同时对同一张单据操作, 系统可能将无法保存您真正希望的结果, 因此系统将会提示您先通知您想进行数据整理的仓库的所有用户退出操作( 退到主界面上即可) , 切记!
同时您也能够选择删除您认为是作废的采购单。

期初建帐
正式使用仓库管理系统时需期初建帐, 在期初建帐的材料列表处可录入材料的实盘数, 单击正式建帐即可, 保存是防止您一次录不完大量的实盘数, 而设定的。

注: 期初建帐的当天不能进行盘点过程, 同一天不能进行两次盘点的原理大致相同。
仓库管理系统操作手册 第 31 页 共0页 2024/10/7 周一