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浙江仙乡农业开发有限公司
费用报销管理制度
目 录
第一部分 总则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
第二部分 借支管理规定及流程 . . . . . . . . . . . . ..2
第三部分 日常费用报销制度及流程 . . . . . . . . . . 3
第四部分 费用审批及管理 . . . . . . . . . . . . . . . .10
第五部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程 . . .11
第六部分 专项支出财务报销制度及流程. . . . . . . .12
第七部分 报销时间的具体规定 . . . . . . . . . . . . . 13
第八部分 附则. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

费用报销制度及报销流程
第一部分 总则
第一条 为了加强公司内部管理, 规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想, 合理控制费用支出, 特制定本制度。
　　第二条 本制度根据相关的财经制度结合本公司的实际情况, 将财务报销分为日常办公费用、 工薪福利及相关费用、 税费支付、 工程相关支出及专项支出等。以下分别说明与报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
　　第三条 本制度适用公司所有部门及全体员工。
　　 第二部分 借支管理规定及流程
　　第四条 借款管理规定
　　(一) 出差借款: 出差人员必须事先填写《出差申请单》, 凭经总经理审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款, 并于在出差返回后的5个工作日内办理报销还款手续。
　　(二) 其它临时借款, 如业务费、 周转金等, 借款人员应事先填制《借款单》, 凭经总经理签批后的《借款单》办理借款, 并在业务完成后应及时报帐。除业务周转金的借款外, 其它项目的借款, 原则上不允许跨月借支。
　　(三) 各项借款总额若超过5000元的, 应提前一天通知财务部备款。
　　(四) 借款销账规定: (1) 借款销帐时应以借款申请单为依据, 据实报销, 超出申请单范围使用的, 须经主管领导批准, 否则财务人员有权拒绝销帐; ( 2) 借款办理业务未使用完的剩余款额应在报销时及时归还, 不得私自挪用于其它项目或自用。
(五) 上次借款未还者, 原则上不得再次借款( 特殊情况需经总经理特批) ; 未及时销账而导致的逾期未偿还的因公借款, 如无特殊原因, 财务将转为个人借款, 并从借款人本人当月工资中足额扣回。
第五条 借款流程:
　　(一) 借款人按规定填写《借款单》, 注明借款事由、 借款金额( 大小写须完全一致, 不得涂改) 、 支票或现金。
　　(二) 审批流程: 主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。( 金额过大须由董事长审批)
　　(三) 财务付款: 借款人凭已完成审批流程后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。
　 　第三部分 日常费用报销制度及流程
　 日常费用项目 主要包括: 差旅费、 通讯费、 交通费、 办公费、 低值易耗品及备品备件、 业务招待费、 培训费、 资料费、 会议费、 运输费、 水电费、 修理费、 车辆费用等。
第六条 费用报销的一般规定
　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见本制度第三部分中”原始凭证( 发票) 有效性的规定”),且发票背面需有经办人签名。
　　(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据; 严格按单据要求项目认真填写, 注明单据附件张数; 金额大小写须完全一致( 不得涂改) ; 简述费用内容或事由, 并按财务要求粘贴应报销的票据( 相关规定详见本制度第三部分”费用报销单填写及票据粘贴要求”) 。
　　(三) 按规定的审批程序报批。( 详见本制度第三部分中”费用审批流程图”) 。
　　(三) 报销金额在5000元及以上者, 需提前一天通知财务部以便备款。
　　第七条 费用报销的一般流程 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→出纳审核付款→经办人( 报账人) 签字领款。( 注: 报销金额过大, 超出总经理审批权限的, 须由董事长审批)
费用审批流程图:
财务部门
复核签字

经办人填写费
用报销单并附
有 关 单 据
部门负责人
审核并签字
, ,
经

总 经 理
审 批 签字
经办人( 报销人)
签 字 领 款
出纳审核
并支付款

第八条、 差旅费的报销制度及流程
( 一) 费用标准:( 有待修订)
费用项目及标准
交通费报销标准
住宿费报销标准
伙食补助
出差人员职务及级别
火车
动车
汽车
飞机
市内
一类城市
二类及省会沿海城市
一般地区
集团总公司: 董事长.总裁.
实报实销
集团公司副总裁、 总经理
软卧
一等座
派车
经济舱
出租车
600/天
500/天
300/天
实报
子公司总经理、 集团总监
硬卧
二等座
派车
经济舱
出租车
500/天
400/天
250/天
100/天
部门经理、 厂长、 专业技术人员、
硬卧
二等座
客运汽车
经济舱
出租公交地铁
400/天
300/天
200/天
80/天
其它一般员工
硬卧
二等座
客运汽车
---
公交车地铁
300/天
200/天
150/天
60/天
( 二) 费用标准的补充说明:
　　1. 住宿费报销时必须提供真实、 合法、 有效的住宿发票, 实际发生额未达到住宿标准金额的, 不予补偿; 超出住宿标准部分由员工自行承担。
　　2. 实际出差天数的计算: 以所乘交通工具出发时间到返回时间为准, 12:00以后出发( 或12:00以前到达) 以半天计, 12:00以前出发( 或12:00以后到达) 以一天计。
　　3. 伙食补贴标准、 交通费用报销标准, 依据实际发生额和出差天数结算。
　　4. 出差在外宴请客户, 需由总经理批准后方可报销招待费, 同时按比例( 早餐20％、 午餐或晚餐40％) 扣减出差人当天的伙食补贴。
　　5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、 住宿及交通工具等情况的, 将不予报销相关费用。
( 三) 报销流程
　　1. 出差申请: 拟出差人员首先填写《出差申请表》, 详细注明出差时间、 地点、 目的、 行程安排、 交通工具及预计差旅费用项目等, 出差申请单由总经理批准。
2. 借支差旅费: 出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续, 出纳按规定支付所借款项。
　　3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件, 到行政部订票( 原则上机票一律网上电子银行支付, 特殊情况不能用的, 需事先书面说明情况, 经审批人签字后报财务备案) 。
　　4. 返回报销: 出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜, 根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》, 部门经理审核签字, 财务部审核签字, 总经理审批。
　第九条、 通讯费报销制度及流程
　(一) 费用标准
　　1. 移动通讯费: 为了兼顾效率与公平的原则, 员工的手机费用的报销采用与岗位相关制, 即依据不同岗位, 根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准, 具体标准见行政部相关管理制度规定。
　　2．固定电话费: 公司为员工提供工作必须的固定电话, 并由公司统一支付话费。员工在上班期间不得用公司固话机打私人电话。
(二)报销流程
　　1、 公司行政部( 人力资源部) 每月初( 10日前) 将本月员工手机费执行标准( 含特批执行标准) 交财务部。
　　2、 财务部通知员工于每月中旬( 20日前) 按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
　　3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、 员工到财务部出纳处签字领款( 每月25日前) 。
　　5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续, 若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因, 特殊情况报总经理批示处理办法。
第十条、 交通费报销制度及流程
(一) 费用标准: (1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车, 在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后能够乘坐出租车;(2)市区内因公乘坐的公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
　　1. 员工整理交通车票( 含因公乘坐的公交车票) , 在车票背面签上经办人名字, 到什么地方办理何项公务; 并由行政部派车人员签字确认, 按规定填好《交通费报销单》。每周六是交通费用报销时间。( 节假日或者特殊情况顺延下周六)
2.审批:按日常费用审批程序审批。
　　3. 员工持审批后的报销单到财务部门办理报销手续。
第十一条、 办公费、 低值易耗品等报销制度及流程
( 一) 管理规定:
1、 办公费用包括印刷各种帐表、 打印纸、 办公用品、 笔墨、 印制名片、 邮寄、 书报等费用。各部门主管对本部门所发生的办公费负责, 行政部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。
2、 办公用品采购和印刷各种帐表等由行政部负责采购、 印刷。
3、 各部门工作所需用的专用表格等印刷品, 由部门自行制定格式, 按规定报部门领导审批后, 由行政部统一安排印制。
4、 各部门所需办公用品, 在每月5号前编写”办公用品计划书”, 经部门和公司领导审批后交由行政部统一采购;
5、 各部门所需购置的办公用品, 统一到行政部领用, 并办理领用登记, 同时记入部门费用;
6、 办公用品只能用于办公, 不得移作她用或私用。
7、 个人领用的办公用品、 工刃量具要妥善保管, 不得随意丢弃和外借, 工作变动时, 必须办理移交手续, 如有遗失, 照价赔偿。
8、 公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行。公司如已制定并执行了费用预算的, 对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批;
( 二) 报销流程
　　1．办公用品购置申请: 公司各部门应事先填写《申请购置单》( 简称申购单) 报行政部。行政部将各部门报来的《申购单》( 公司如已执行预算, 申购总额应掌控在预算管理额度内) 汇总后集中报总经理签批。行政部根据签批后的《申购单》执行采购。每月末根据当月采购、 各部门领用及月末实际库存, 汇总编制《物品收发存统计表》连同领料单一起报送财务部。
　　2．办公费用报销程序: 报销人先填写费用报销单(附入库单), 按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据( 包括结账小票) 交财务部, 按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
　　3．费用归集: 财务部按月根据行政部提供的《物品收发存统计表》, 归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用, 待实际领用时分摊。
　　 第十二条 招待费、 培训费、 资料费、 通讯费及其它费用报销制度及流程
( 一) 报销标准
A、 招待费
　　1.包括因公请客的餐费、 礼品费、 旅游费、 赠送商品、 赠送返利卡开支等。为了规范招待费的支出, 招待费应事前征得总经理的同意。
2、 各部门因公招待必须事先申请批准, 如有特殊原因, 必须事先电话请示批准, 原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中( 总经理除外) , 以最高级别的人员为报销申请人, 不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。
3、 招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由, 应详细注明招待时间、 地点、 对方人员、 己方陪同人员等信息。
4、 其它非公招待客人一律个人承担 。
B、 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排, 此费用由公司行政部( 人力资源部) 统一管理, 各部门培训需求应及时报送行政部( 人力资源部) 。行政部( 人力资源部) 根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
　　C、 资料费: 在保证满足需要的前提下, 尽量节约成本, 注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》, 在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
　D、 通讯费用: ( 有待修订)
1、 员工因公发生的通信费用实行限额内实报实销制度: 总经理及公司办公移动电话的通信费用实行实报实销制; 总监通信费用最高限额是300元/月; 业务人员通信费最高限额是200元/月; 后台主管通信费100元/月, 其它后勤人员根据岗位需要报销标准50元/月, 超出限额的部分一律自行承担;
2、 报销人员在进行话费报销时, 必须提供正规的、 实名通信缴费发票, 充值卡发票一律视为无效发票;
3、 各部门要严格控制办公室电话的使用情况, 员工除了因公业务需要之外, 不得使用公司电话联系私人业务。
E、 运输费用及车辆费用
1、 运输费用包括: 送货车辆的过路过桥费、 停车费、 燃油费等; 外叫人力车、 机动车费用; 雇佣搬运工人工费用以及其它有关仓储支出等。
2、 由于运输费用受销售情况影响较大, 公司对运输费用依据采购销售变化情况实行定率管理, 应提高效率, 有效降低运输费用。
3、 长期外叫车辆应签订合同, 预收一定数量的押金, 并交公司财务部备案。
4、 自营货车、 电瓶车以及外叫车辆的运费报销, 附”运输费用明细表”、 ”送货单”和费用报销单, 同时提供相应有效票据。
5、 托运费报销, 附上物流处托运登记表托运回单, 填写费用报销单;
6、 使用公司车辆办理公司业务时, 因驾驶人员操作违章造成的各项违章处罚( 包括扣分和罚款) , 原则上应由车辆驾驶人员个人承担, 公司不予承担任何责任。如果驾驶人员利用公司车辆办理个人私事造成的违章处罚, 除了其本人全额承担交警的处罚( 包括扣分处理) 外, 公司还要给与一定的处罚。
F、 其它费用: 包括除上述各项费用之外的其它所有费用。根据实际需要据实支付。
　　( 二)报销流程:
　　1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
　　2. 培训费由行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
　　3.资料费在报销前需办理资料登记手续, 按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
　　4.其它费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
※(一)、 原始凭证( 发票) 有效性的规定:
1、 报销人应取得真实合法的原始凭证
( 1) 、 有效发票至少需要印有两个章: 国家或地方税务局专用章+发票专用章, 如少其中一个章, 发票无效。
( 2) 、 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据;
( 3) 、 邮政、 银行、 铁路系统的各类带印戳的收据、 支出证明单;
2、 发票的真假辨别: 发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致, 能够登录发票上提供的查询网址进行核实, 可是在出差中也不太方便随时核对发票的信息, 建议大家到正规的地方消费索取发票, 避免出现假票现象。
3、 经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时, 允许以普通收据报销( 总额不超过报销金额的5%) ; 对于既没有效发票, 也没合法收据的, 一律不予报销;
※( 二) 、 费用报销单填写及票据粘贴要求:
1、 报销单据填写应力求整洁美观, 不得随意涂改;
2、 差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致, 各票据不得突出于报销单和粘贴单之外( 票据过大时应按报销单大小折叠好) ;
3、 各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上, 整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;
4、 若报销票据面积大小相同或相似( 如车票等) , 需有层次序列张贴;
5、 报销单据金额、 类型相同的( 如车票等) , 应尽量粘贴在一块, 并按金额大小排列;
6、 报销票据在粘贴时, 确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;
7、 报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写;
8、 报销单椐各项目应填写完整, 大小写金额要一致, 并经部门领导批准才
有效; 报销单据不得涂改, 粘贴好后请仔细核对金额, 票据金额与填写金额不符,
财务不予报销。
9、 有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认, 需入库的实物单据应附入库单;
10、 出租车票据应注明业务发生时间、 起止地点、 人物事件等资料, 每张出租车票背面需有部门主管签字确认;

第四部分 费用审批管理
第十三条 费用审批管理权限
1、 公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。
2、 总经理外出时能够指定授权人( 或电话授权) , 经公司财务负责人审核后予以支付, 总经理回来后要立即补办审批手续。对于不符合公司财务制度的单据, 无论在何种情况下, 财务部门都有权拒绝支付。
3、 审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定, 严格在授权范围内进行审批, 不得超越审批范围。
4、 货币资金支付的批准方式为书面形式。
5、 公司对货币资金支付的审批建立以”谁批准、 谁负责”为原则的责任追究制度。审核人、 批准人要对由本人审核、 批准支付的货币资金负责任, 以防范货币资金风险, 保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据, 各相应审核人或审批人以工作失职论处, 并对由此引起的不良后果负连带责任。
6、 报销人徇私舞弊、 弄虚作假, 对违规违纪金额不予报销; 对已经报销的, 除退回违规报销金额外, 同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款, 情节严重者给与开除并做进一步处理。
7、 审核人、 审批人在资料不全、 原始凭证不充分、 项目不真实的情况下签字准予报销的, 对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。
8、 因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款, 或者无法从工资扣回逾期借款者, 经办责任人( 含: 各级审批人) 应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额, 并在坏帐当期应发工资中扣还。
9、 财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、 粘贴规范, 是否经过有效批准, 所附单据是否合法合规等, 对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款, 对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。
10、 出纳收到报销单后应检查部门负责人、 公司总经理、 会计签名是否齐全, 对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销, 对于不符合审批手续的报销单, 出纳有权拒绝报销或付款; 对不符合审批手续报销单, 出纳给与报销的, 应按已报销金额的10%--50%的罚款。
　　 第五部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
　　第十四条 工薪福利等支出包括工资、 临时工资、 社会保险及各项福利等, 此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
　　第十五条 工薪福利支付流程
( 一) 工资支付流程
( 1) 每月 日由行政部( 人力资源部) 将本月经公司总经理审批后的工资支付标准( 含人员变动、 额度变动、 扣款、 社会保险等信息) 及当月员工考勤记录转交财务部;
( 2) 总经理提供职工月度奖金分配表;
( 3) 财务部根据奖金表及支付标准和当月员工考勤记录, 编制标准格式的工资表;
( 4) 按工薪审批程序审批;
( 5) 每月 日由财务部支付工资;
( 6) 每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
　　( 二) 临时工资支付流程同工资支付流程。
　　( 三) 社会保险及住房公积金等福利费支付流程:
社会保险金( 五险一金) 由财务部根据网上纳税申报系统内已核定的人数和缴纳标准计算填报;
( 四) 其它福利费支出 由公司行政部( 人力资源部) 按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理复核→报总经理审批。审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
　　第六部分 专项支出财务报销制度及流程
　　第十六条 专项支出范围
主要包括各类软件及固定资产购置、 咨询顾问费用、 广告宣传活动费及其它专项费用等。
　　第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
　　(一) 填写购置申请: 按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
　　(二) 报销标准: 相关的合同协议及批准生效的购置申请。
　　(三) 结账报销:
( 1) 资产验收( 软件应安装调试) 无误后, 经办人凭发票等资料办理出入库手续, 按规定填写报销单( 经办人在发票背面签字并附出入库单) ;
( 2) 按资金支出规定审批程序审批;
( 3) 财务部根据审批后的报销单付款;
( 4) 若需提前借款, 应按借款规定办理借支手续, 并在5个工作日内办理报销手续。
　　第十八条 其它专项费用支出报销制度及流程
　　(一) 专项费用范围: 其它专项费用支出包括其它所有专门立项的费用( 含咨询顾问、 广告及宣传活动费、 公司员工活动费用、 办公室装修及其它专项费用) 支出。
　　(二) 费用标准: 此类费用一般金额较大, 由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告( 含项目可行性分析、 费用预算及相关收益预测表等) , 经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
　　(三) 财务报销流程
　　1．审批后的报告文件到财务部备案, 以便财务备款。
　　2．签订合同: 由直接负责部门与合作方签订正式合作合同, ( 合同签订前由公司法律顾问的审核, 合同应注明付款方式等) 。
　　3．付款流程:
( 1) 由经办人整理发票等资料并填写费用报销单( 填写规范参照日常费用报销规定) ;
( 2) 按审批程序审批: 主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批; ( 3) 财务部根据审批后的报销单金额付款;
( 4) 若需提前借款, 应按借款规定办理借支手续, 并在5个工作日内办理报销手续。
　　 第七部分 报销时间的具体规定
　　第十九条 为协调公司对内、 对外的业务工作安排, 方便员工费用报销, 财务部将报销时间具体安排如下:
　　1．财务报销: 公司财务部每周六为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后, 为了便于财务部集中时间月末结账, 该报销日停止财务报销。
　　2．借支及其它业务不受以上的时间限制, 可随时办理。
　　 第八部分 附则
　　第二十条 本制度解释权归公司财务部。
　　第二十一条 本制度经总经理办公会议讨论经过并由董事长或其授权人签字后生效。

浙江仙乡农业开发有限公司 10月20日