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企业行政管理存在的问题及创新对策分析

摘要：
一个企业较为完善的组织架构中，行政部门是必不可少的。企业的行政管理体系是一个企业的中枢神经系统，也可以说，行政效率的高低直接影响着企业的经济效益和长远发展。然而在企业运营过程中，行政管理工作存在着一系列问题和难题，有些是制度问题，有些是人员问题，这些都影响了企业运作的效率，为了改革弊病，与时俱进，讲求产效，因此我们要开辟企业行政管理的新方向。
关键词：企业；行政管理；行政管理体系；制度革新
一、企业行政管理的地位
企业行政管理指的是企业行政部门为了自身的生存和发展，而依靠一定的制度、法律、方法及原则对企业进行智能性管理的统一。企业行政管理具有服务、管理、协调三大功能，作用于企业建设和发展，其意义十分深远。
从企业的角度来讲，企业行政管理的范围很广，总的来讲就是企业的吃喝拉撒。我们要认识到，其包括公文管理，档案管理，会议管理，印鉴管理，日常办公事务管理，行政采购管理，办公用品，文具管理，后勤宿舍管理，保安管理，车辆管理，外部联系以及与组织，相关部门的和谐关系的建立等。
二、企业行政管理的特点[1]廖仲汝，简述加强企业的行政管理【J】中小企业管理和科技，2010年第10期
1]
1、 企业行政管理是为经济效益服务的
企业的行政管理如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流，提高企业的经济效益，加快企业的发展，那也是没有价值的。简言之，企业行政管理服务于企业的根本目的，即通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。
2、企业行政管理注重内容和实质
通常，企业的行政管理往往根据公司实际需要，对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整，使之变得精练、实用、简洁、便利、省时、省钱。
3、企业行政管理讲究实效
虽然我们不能说要直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，也就是说，不能直接对某个具体的行政行为问“你这种做法能为企业赚多少钱”。但是，企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相联系。企业行政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。
4、企业行政管理具有很强的灵活性
企业的行政管理往往根据公司实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通，因而带有很强的灵活性，比较能符合时代的发展和公司实际。
三、企业行政管理的重要性
1、有助于增强我国企业的适应能力
改革开放以来，我国社会各方面得到迅速发展，综合国力和竞争实力大大加强。为促进我国更快更好地发展，落实科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出，这不仅是目前形势发展的需要，而且对于我国企业的发展同样具有非常重要的指导作用。而我国企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务，并以此为指导来促进他们获得更好的发展，就必须通过企业行政管理来实现，也只有这样，我国企业才能更好地适应形势发展的需要。换言之，企业行政管理有助于增强我国企业的适应能力。
2、有助于增强我国企业的核心竞争力
除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上讲，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用。
3、有助于保证我国企业健康发展
在我国企业发展过程中，它们会碰到一些困难，其职工也会存在思想上和实践中的一些问题，这些问题是我国企业健康发展的不利因素。同时，目前我国处于从传统计划经济体制向社会主义市场经济体制转型的时期，政企不分的现象依然存在。在这种情况下，我国的企业需要同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。而企业行政管理的任务就是努力同政府部门打交道，为企业争取良好的外部环境；通过各种途径解决企业职工思想上的和实践中的难题，帮助企业走出困境，为企业发展取得良好的内部环境。由此看来，企业行政管理有助于保证我国企业健康发展。
4、有助于保证我国企业实现生存发展目标
一般来说，企业行政管理通过开展如下工作发挥作用：一是计划工作，即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标；二是组织工作，即企业行政管理人员必须明确工作的内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理渠道的畅通无阻；三是指挥工作，即采取具体措施,调动和协调企业行政管理人员按要求完成各项工作；四是控制工作，即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整。在我国企业的运作中，以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段开展计划、组织、指挥和控制工作,把企业各环节、各部门联结成一个有序运行的有机整体，并通过各种行政管理手段及时有效地组织企业生产经营活动，从而保证企业生存发展目标顺利实现。
四、目前企业行政管理中普遍存在的问题
1、行政管理工作主观随意性太大，缺乏行之有效的规章制度及科学规范的行政管理体系。
在企业行政管理的操作实践当中，普遍存在着完全凭借主观意愿进行管理的“游击作风”忽视规章制度建立，完全凭自己的主观意愿开展工作。企业没有完整可依的规章制度，人员分工不明确，工作没有具体流程，分工不清楚，责任不明晰，这样就会造成企业运行没有秩序，职员工作积极性低，办事效率低下。严重影响工作效率，造成极大资源浪费。[2]龙筱茜，国有企业中的行政管理改革研究【D】 电子科技大学，2006-6月
2]
当前，企业行政管理的重点仍放在文书档案管理、办公室管理、总务后勤管理等具体行政事务当中，这一形式已跟不上时代发展对行政管理的要求。此外，企业为了同国家政府机关相协调，亦会在其内部设置相应的管理机关，通常称为管理部，而对这一机关的管理就成为行政管理中的主要内容，企业行政管理活动受到局限，研究范围集中于事务性活动，陷入反复庞杂的事务中，也正是企业行政管理部门工作的开展始终围绕着一些具体性的失误，导致了企业行政管理体系的欠缺。这样的一种管理体系与市场经济的发展并不匹配，从而也忽视了行政管理本身所能发挥的重大的作用。
2、 企业的行政管理不被重视，带有一定的教条主义，甚至照搬党政机关行政管理模式。
在部分行政管理人员中存在着官僚思想，忽视公司的实际需要和和企业行政管理的特点，搞形式主义，做表面文章，立形象工程，把企业的行政管理部门完全独立于其他各个部门，这样就会极大浪费企业资源，降低企业工作效率，严重影响企业的长远建设和发展。管理中完全凭借负责人或老板的意愿，缺乏科学的决策、研究及落实程序，这种运气主导下的管理形式，使得部门、机构、各级责任人形同虚设，严重影响着员工的势气和行政管理效率，导致了人、财、物资源的巨大浪费。
受计划经济惯性思维的影响，我国行政管理操作中，行政管理干部仍存在着一些机关习气、机关作风，这些干部对企业的行政管理特点和企业的实际需要不加考虑，而照搬党政机关的行政管理模式，按部就班，繁文缛节，官样文章，文牍主义，笔墨官司，公文旅行，咬文嚼字，纸上谈兵，不讲实效，颐指气使，这样的管理形式浪费了大量的时间和精力，是一种极大的浪费，直接导致员工士气不足。权利集中，缺乏制约，这会严重影响管理的民主化以及决策的科学化，行政管理缺乏事实基础，行政管理效率自然不高，企业效益的提升更是无从谈起。
目前，我国的很多企业都处于一种比较新兴的发展阶段，过多地重视企业的经济效益，把生产和销售发展主要的地位，其他部门几乎可有可无。尤其在一些中小型企业当中，在管理方式上非常教条。有些企业甚至不去设置专门的管理机构和管理部门，没有系统的管理体系。而其他的部门也忽视行政制度的管理，认为行政制度是可有可无的制度，甚至将行政部门当成是企业发展的障碍。还有一些企业甚至照搬我国党政机关的现成的管理模式，而不去具体地分析自己企业所具有的基本状况和基本特征，导致有些方面的管理被忽视，而有些方面的管理又被重视的过紧。[3]王晓波，加快企业行政管理改革，建设现代化企业的总体方向的思考【J】东方企业文化，2010年第12期
3]
3、 企业行政管理工作脱离实际，成为“空中楼阁”。
行政管理工作人员对企业本身的业务不了解、不关心、不熟悉，管理时往往脱离各部门的实际情况，制定发布一些根本无法推行和实施的规章制度，不注重决策的可行性，引起其他部门对行政管理部门的反感和排斥。于是造成其他部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚，巴不得他们永远不要在自己的部门露面，不要干扰自己的工作；除非是有什么必须要行政管理部门帮助解决的事，否则宁愿与行政管理部门老死不相往来。尽量减少与行政管理部门的交流，而企业行政管理人员也往往或是很知趣地尽量不去打搅其它部门，或是对其它部门有一种抵触情绪，干脆大家有事说事，没事散伙，相应减少开展对其他部门的各类相关工作，双方的隔阂和抵触就更深。这样就陷入了恶性循环：一方面企业行政管理部门对其他部门的工作接触越少，就越不了解情况，其管理就越脱离实际，行政管理脱离了实际，就不能制定正确的、科学的、切合要害的政策，处理问题只能是隔靴搔痒，另一方面，企业行政管理越脱离实际，就越遭受各业务部门的排斥，从而也就越不了解各业务部门情况。
五、企业行政管理问题的解决思路及创新对策分析
1、进行企业行政管理的制度革新。
行政管理制度是企业行政管理的基础，所有的企业行政管理工作都是基于行政
管理制度展开的，而制度恰恰也是实践中矛盾最为尖锐的集中点，因此，如何在
国有企业改革的大环境中，制定适合企业当前运营状态、提高人员工作效率的行
政管理制度就成了我们首先要研究的问题。行政工作办事效率低下，在一定程度上已经对企业的正常生产和运营带来很多的障碍，这不仅仅是多年遗留下来的官本位作风问题，制度才是这其中最为根本的原因。
在国有企业改革的过程中，必然会伴随着新的行政制度的制定，在制定制度的时候，不但要确保制度的正确性，更重要的是要考虑它能否有很强的执行性，是否可以容易地为员工所习惯，这是企业行政管理制度革新的关键。由于行政制度是关系到企业每一个员工的基础制度，是每个员工每天都会接触和必须遵守的规范，因此，让当事人参与制度的制定是制定制度时一个重要的原则，这也是制定好的行政制度能为所有员工接受良好执行的关键，如日常工作的考勤制度等。也同样由于制度是针对大面积的受众，所以制度本身的语言描述应该尽可能的简明扼要通俗易懂，并且要注意语言的描述要尽量避免有歧义的产生，这样才能让所有的员工都可以轻松地理解。
当然，企业的行政管理制度是企业的行政管理工作人员拟定的，由于他们并
没有实际参与到企业的所有工作流程中，制定的一些管理制度难免会与相应的工
作习惯有一定的冲突，这也是很多企业的员工抱怨行政制度不合理的原因所在。
那企业行政管理人员在制定制度时，就一定要深入了解各个流程的员工的需求，
认真分析他们现有的工作习惯，在这个基础上，提出改造的制度意见，这样既能保证制度的可执行性和高效率，也能避免制度和现实脱节的矛盾。
此外，一个良好的制度必须具有很强的可操作性，否则就失去了制定行政制
度的意义。新制度的执行过程就是改变员工工作习惯的过程，管理者应该很清楚
地认识到该制度的执行会带来哪些工作习惯的改变，这种改变员工是否可以接受，接受的程度是多少。然后根据具体情况，管理者必须采取一些辅助措施来加强对员工工作习惯的改造，以保证新制度的顺利执行，同时也让员工顺利的度过新制度的适应期。
2、健全企业行政管理的领导体制。
科学的行政管理体制包括三方面内容：以行政首长负责制为主，咨询机构为补充，建立有相应的行政监督部门。这些都要逐步改进，以加强和提高行政管理工作及其质量。定期评价业绩，择优使用行政管理人才。企业人事部门虽一直以业绩评价作为行政管理人员晋升的标准，但长期缺乏科学性和准确性，人为因素干扰太多。我们经常听说某某老总特别偏心于经营、技术或财务等等，却从未听说有一个特别偏心于行政的老总。造成这种情况的原因，除了老总们的急功近利、追求短期效应、缺乏长远眼光、重经营轻管理的普遍倾向之外，对企业行政及其在企业中的地位缺乏认识也是重要原因之一。企业的管理、经营、技术、生产、发展、财务以不同的程度伸展到企业的各个部门的一个个网络。在公司领导的分工问题上，应当从管理体制上保证公司领导之间的分工不分家，这样才有利于打破部门分割，加强企业内部协调，调动员工积极性等。按照这样一种分工体系，企业的行政系统就能克服原先的分工体制造成的部门分割、行政无力等问题，充分、有力地发挥其全局性、统摄性的管理功能，较大地提高企业的行政效率和行政素质，真正体现其在企业中应有的作用。[4]侯永胜，现代企业行政管理浅析，【N】文化时报2007-08-21（003）
4]
3、 重视企业行政管理的重要地位，构建行政管理新体系。
从企业的上级部门到下级部门都有一个完善的流程，这个流程不仅要十分健全而且要十分明确。主要是哪个部门应对哪个部门负责，隶属关系一定要明确。这样做有两个好处，一是防止企业领导的一言堂的现象，从而导致管理上的混乱，二是明确责任制度以后，可以清晰地建立起问责机制，可以明确部门责任，如果企业的运行出现问题，可以由行政管理部门进行问责。
4、 开展工作联系实际。
企业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对“为管理而管理”；必须坚决摈弃形式主义，切实讲究实效；必须大力讲究勤俭节约，反对大手大脚；必须根据企业实际需要和可能采取灵活变通的方式方法，一切以企业利益为最高原则，反对泥古不化、因循守旧。同时，要联系实际加强企业文化建设，培养企业行政管理人员的责任意识和忠诚感，提高他们的职业道德素质，使他们以身作则，带头遵守企业的规章制度；要深入各业务部门了解情况，制订符合实际并切实可行的管理制度，其中包括建立业绩考评制度，以提高企业行政管理人员的业务能力；要根据日常实际工作的特点，选拔有耐心的、有服务意识的企业行政管理人员。[5]邓集文，我国企业行政管理的现存问题及改革思路，【J】改革与战略，2010年01期
5]