公司接待管理办法(2).doc

公司接待管理办法(2)

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2020年4月19日
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公司接待管理办法

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公司接待管理办法
1.目的
为提升公司形象，提高工作效率，规范接待管理，特制订本办法。
接待事务工作分为接待公司高层领导、主要客户及政府机关人员、技术协助与工程安装人员、一般性人员等。根据客户的重要性分为：特级客户：公司重要大客户。一级客户：公司大客户及外来老领导。二级客户：前来工作视察的公司领导、因为业务前面办理的公司外地同事，技术协助与工程安装的管理人员。三级客户：技术协助与工程安装的工作人员。
2.范围
适应于青岛青禾人造草坪有限公司接待事宜。
3.职责
公司总经理办公室作为对外接待窗口，全面负责公司内外接待活动，各部门应配合总经理办公室做好接待工作。
4.术语
无
5.内容
5.1接待程序
5.1.1公司领导视察
根据公司领导考察目的、性质，拟定接待方案。
5.1.1.1公司领导前来视察，总经理办公室应提前与烟台公司市场部联系，确认来访领导姓名、职务、人数、时间、目的等事项。
5.1.1.2拟定接待方案，提前准备接待所需要的资料，物品和车辆，通知相关领导和部门做好准备，并提前检查准备工作事宜是否已经到位就绪。
5.1.1.3确定接待规格，总经理办公室准备会谈时需要的记事本、笔、纸巾、饮料和水果等。
5.1.1.4视察结束，由总经理办公室根据实际情况安排领导住宿。
5.1.2政府机关人员及重要客户
5.1.2.1根据来公司工作项目和内容，由相应业务部门与对方联系人联系，确认来着姓名、职务、身份、人数、时间、目的等事项。
5.1.2.2对口部门拟定接待方案给总经理办公室并提前准备检查时所需的资料、物品。由总经理办公室根据来访客人的情况通知公司相关领导做好准备，并提前检查准备工作事宜是否已经就绪或者到位。
5.1.2.3会客结束做好送行工作，必要时由总经理办公室安排食宿。
5.1.3技术协助与工程安装人员
技术协助与工程安装人员的接待按照相关合同或者协议办理。
5.1.4一般性人员
5.1.4.1一般性人员是指临时性或者短时期在公司办理相关业务的人员，如收发邮件人员、修理办公设备人员、运送办公劳保用品等人员。
5.1.4.2人员需在门卫登记处，由门卫通知相关部门，得到许可后方可进入。
5.1.4.3入厂人员在处理完业务并在“工作联系单”上签字后，将此单交与门卫方可离开。
5.1.4.4进厂考察、参观或者协助本公司工作的人，如需准备工作服、口罩、手套等劳保用品，由接待部门通知总经理办公室。
5.1.5会务接待
5.1.5.1公司召开的大型涉外接待会议，由总经理办公室拟定费用计划并制定详细的方案，安排会务接待，各部门应积极配合，做好相关接待工作。
5.1.5.2各部门组织召开的各类专业性很强，涉及面不大的，参加会议人员在30人以内的一般性会议、培训等，由各部门自行安排接待，总经理办公室予以配合。如发生费用，事前必须申请，公司常务副总经理批准后实施。
5.2宴请管理
安排宴请应明确接待目的和对象，本着从简节约的原则，有效控制经费开支，非业务关系的一律不安排宴请就餐。
5.2.1各部门因为业务往来、工作联系需对外来人员进行正常招待的，原则上一律实行工作餐制度，各部门到总经理办公室领取外来人员就餐申请表，前往公司餐厅就餐。
5.2.2因工作需要，确需在外进行宴请的，由招待部门填写“宴请申请表”，经常务副总经理以上领导批准后交总经理办公室，由总经理办公室预订宴请酒店方可用餐，其它部门无权自行安排，若自行安排，费用自付。特殊情况如不能及时找领导签字者，需电话或者短信告知常务副总经理以上领导，24小时内补签，逾期不签字者，相关费用由申请人个人承担。
5.2.3来客人数10人以内，陪客人数不得超过4人（包含司机），来客人数超过10人，陪客人数酌情商定。
5.3车辆接待管理
公司办公用车由公司总经理办公室统一安排，调度。接待用车规格见接待申请表。宝马、奥迪和雅阁需经过常务副总经理以上领导核准。
6.相关文件
6.1接待申请表
6.2宴请申请表
7.相关记录
无