公司来访接待管理办法(1).doc

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中京复电(上海）电子科技有限公司文件
中字【2017】08号

关于公司来访接待管理办法的通知

各部门：
为进一步规范公司来访接待管理，加强接待工作的计划性和规范性,现将有关办法公布如下，请认真遵照执行。
附件一：简明流程图
附件二：来访接待通知单

中京复电（上海）电子科技有限公司
二〇一七年四月一十七日

公司办公室2017年4月117日印发 共印（5）份
公司来访接待管理办法
一、目的与原则
为树立公司良好形象，扩大公司对外联络和交流,来访接待工作应遵从 “热情周到、首问负责、善始善终"的原则.
二、适用范围
本办法适用于公司业务工作发生的各种接待工作。
三、职责分工
（一）办公室为公司接待工作的归口管理部门，统一协调相关部门接待工作的安排和管理。
（二）各部门配合落实相应业务接待，及时反馈沟通。
（三）作为来访单位或个人首个联系人，再在接待过程要自始至终在位,与办工作做好协调配合.
四、流程
（一)报批
各部门在接到重要来访预约后,首先填写《来访接待通知单》（附件二）报总经理审批后，送办公室备案，并协助办公室拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待，应提前2天告知公司领导和办公室。
(二）拟制计划
办公室拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务,提供全程后勤保障，落实具体接待陪同人员。
（三)相应准备工作
1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应提前了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
2、办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员，落实会晤时间及场所。
3、办公室根据来宾情况，提前做好相关接待准备工作。主要包括：按接待标准预定住宿酒店，接送站车辆，好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、和用餐标准，会议室相关设备（桌签、投影仪、照相、录音、笔、本、茶水等）准备,会议材料准备等.；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店；提前调度安排车辆。
五、相应要求
（一）会议室
1、办公室负责准备安排会场领导桌签、横幅、摄影、花卉、水果、烟茶、工作餐等、事项。
2、对口接待的业务部门负责准备安排会议材料以及会议所需的电脑、音响设备、投影设备等。
（二）宴请
1、办公室负责预订餐厅、预点菜品、烟酒准备、车辆安排等事项。
2、对口接待部门负责引导来宾等事项.
（三）住宿
1、办公室负责预订酒店、车辆安排等事项.
2、对口接待部门负责联络来宾等事项。
（四）礼品和咨询费
1、办公室负责购买礼品、准备咨询费等事项。
2、对口接待部门负责联络来宾等事项。
（五四）其他

1、如有需要办公室根据情况配合安排来宾游览、购物等其他项目，请提前告知办公室，便于安排和协调。
2、根据接待要求，办公室安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从办公室和接待人员协调安排，统一调度。
3、办公室根据情况和要求提前购买车票及机票。
4、接待中涉及机要事务、重要会议，要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
（六五）陪同人员
公司对外接待采取对等原则，办公室会同业务部门按照公司领导要求，合理安排相对应职务、相关业务的人员进行接待；陪同人员应按照公司要求，注重礼仪,尽职尽责，全程参与，并注意保守公司的商业机密。
六、附则
1、本制度由办公室制定,报总经理批准后执行，修改时亦同。
2、本制度未尽事宜由办公室负责解释并修订。
3、本制度自下发之日起实施。

附件一
来宾接待简明流程
总经理审批、办公室备案
需求人员填写《来访接待通知单》
与客户谈判前的准备
被访者（首问人）了解来宾信息及来访需求

—-—--

办公室会同相关业务部门协调沟通确定接待计划。明确食宿安排、车辆安排及其他安排
其他安排

迎候来宾
来宾接机/车（或自行前来）

来宾送机/车（或自行返回）
安排食宿等其它活动
会议/参观/学习/开展业务工作

附件二:
中京复电(上海)电子科技有限公司
接待申请单
申请人

所属部门

接待地点

接待时间

接待事由

来访人信息
（请填写姓名、职务、联系方式等)
接待要求
（如需要办公室配合,请勾选并填写）
1、会议室(台签、欢迎词内容）:
2、现场参观:
3、餐饮安排:
4、礼品准备：
5、茶水、水果等：
6、摄影、话筒、PPT等：
办公室
安排反馈
1、接待人员：
2、具体安排：(会议室布置、现场布置、食宿安排等）

所属部门经理审批

办公室
审核备案

总经理批准

备注