商务谈判一般程序.pptx
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1、第二章第二章 商务谈判的一般程序商务谈判的一般程序大多数谈判都依次完成6个阶段的工作内容,这6个阶段分别是:准备谈判者需要确定要谈的问题和每个问题的目标范围;制定战略各方都要决定采取什么样的战略和策略;开局双方都要提出各自的要求或主张;相互了解谈判者总是要为自己的立场辩护,并试图弄清对方的立场;讨价还价各方都试图要求对方让步(参阅第四章);收尾双方达成最终合同,或没有达成合同,中断谈判。第一节第一节 商务谈判的前期准备商务谈判的前期准备商务谈判的前期准备工作,是商务谈判程序中极为重要的环节,在这一环节中,包含着非常重要的工作内容,而且每项工作环环紧扣,每一项工作完成的好坏,都对下一环节工作的进
2、展产生相当大的影响。一、市场调查,深入细致一、市场调查,深入细致为了确定你的谈判目标,你必须要对市场进行深入细致的调查研究,这就需要你在谈判准备阶段完成。比如,我方“必须达到”的目标是什么?“可能达到”的目标是什么?“希望达到”的目标是什么?在你确定己方目标范围的过程中,你还应考虑:“自己最关心的是什么”?在这场谈判中“最有可能失去什么”?判断这场“谈判成功”的标准是什么?“如果我方没有达到目标,是否重开谈判”?凡属此类的问题,都需要广泛地搜集商务信息,从市场调研中寻找答案,其中有些需要在准备阶段取得,有些只能在谈判开始时才能取得。1.谈判客观标准调研(1)在商务谈判中,谈判客观标准是指具有客
3、观性质的规则和经实践证明切实可行的惯例、案例、先例、法院裁定等。比如,建筑物的高度与地基深浅度的关系,决定于地基承载能力,而地基的承载能力又取决于水文地质状况等,这是通常说的地基挖掘深浅谈判的客观标准。此外,对商务谈判客观标准的调研,大量的内容是人们约定俗成或经实践证明切实可行的惯例、案例、先例等。1.谈判客观标准调研(2)(1)商贸惯例,通行准则所谓惯例亦称通例或成例,它是指法律上没有明文规定,但在人们长期的商务活动中形成的约定俗成的做法,是商务谈判中各方都必须遵循的准则。对方可能使用有哪些常用语言?除了掌握国际惯用商务语言外,对该国的商务惯用语言也要熟知,以便沟通。对方所在国家实行什么样的
4、企业管理体制?因为在不同的企业管理体制(包括决策体制)下,谈判人员在谈判中的作用不同。比如,在阿拉伯国家,公司大多数是由公司负责人说了算;而日本企业的决策必须经过各级人员相互沟通,共同参与,达成一致意见后再由高级主管拍板。是否是任何陈述都必须见诸于文字?或只有文字才具有法律约束力?有些国家必须以合同文字为准,而也有些国家有时也可以个人口头承诺为准,这些都需要在这一阶段准备好。在企业之间的商务交往中,政府官员对企业行为是否干预?是否人为地设置准入门槛,需要商人“烧香拜佛”后才能进入“山门”。在现实商务活动中,很难排除有些国家的政府官员索贿受贿现象,这一点虽然十分不正常,但我们必须高度重视它,防止
5、为促成谈判成功而陷入行贿“泥淖”。(2)宗教信仰,应该尊重1.谈判客观标准调研(3)宗教信仰属于一种社会环境背景,对商务活动有着密切关系,既影响谈判手的道德观、价值观、行为方式,也影响谈判内容和目标的设定。比如,不同宗教信仰的国家有自己的宗教节日和活动,谈判日期不能安排在他们的祷告日或礼拜日进行。(3)法律制度,不尽相同在国际商务谈判中,不同国家或地区所使用的法律体系不同,也会因此对经济纠纷的认定产生差异,这就需要在谈判准备阶段对相关国家或地区的法律制度有所了解。谈判者所在国家或地区法律属于什么法律体系?这就要求谈判者去进行针对性的研究,以免谈判时发生对相关条款的法律歧异。法律、法规是否完善?
6、执法是否严格?民众法律意识如何?这对谈判结果的执行具有决定性影响。司法状况如何?法院受理经济合同纠纷案件审理、审判时间的长短,直接关系到谈判双方的经济利益。时间短,对双方都有利;时间长,对谁都没有利。此外,法院对案件审判的公正与谈判者的经济利益也是密切相关的。在跨国商务谈判中可能会涉及法律的适用性问题,谈判者必须弄清楚对方所在国的法律仲裁程序,以便不时之用。必要的话,或从国内聘请律师,或在当地聘请律师。2准备阶段中的市场调研(1)谈判准备阶段中市场调研的主要任务,是为确定谈判目标提供各种市场信息,即通过一定的组织程序,对商品或劳务的供需状况进行全面的或局部的了解,搜集市场信息,掌握市场动态,帮
7、助谈判者指定谈判目标范围。(1)需求调研,注重总量所谓市场需求是指在一定时间、区域、市场环境内,社会对某一商品现实的和潜在的需求总数。对市场需求的调查主要是了解市场对产品的需求及其发展需求。一般来说包括以下内容:产品品种的需求调查、产品质量的需求调查、产品价格的需求调查。(2)消费调查,把握要素如果是以生产某种(类)而进行的谈判,你需要对消费者购买力进行调研,即消费调查。消费者购买力由生产性消费购买力和生活性消费购买力两部分构成,包括原有的购买力和新增购买力,对市场调研来说,更重要的是新增购买力。制约消费购买力的主要因素有:经济因素、社会因素、自然因素、心理因素。(3)调研程序,有序进行2准备
8、阶段中的市场调研(2)在谈判准备阶段开展市场调研时,只有按照步骤有序进行,才能为确定谈判目标提供比较准确可靠的相关信息。确定调研内容,明确调研的对象和范围及调研的目的。这样做的意义在于避免调研陷入盲目行动或无效劳动,可以使得市场调研取得事半功倍的效果。做好信息的处理和筛选。在市场调研过程中,无论是通过文献资料、统计数字、各类报表、书籍报刊、年鉴等各种公开载体搜集经济信息,还是通过本国驻他国大使馆、领事馆的商务职能部门合法搜集相关信息,都必须筛选、加工、整理与分析,只有经过处理的信息,才会有助于我们确立谈判目标范围。2准备阶段中的市场调研(3)信息加工、整理的过程,实际上就是对搜集来的各种经济信
9、息进行归纳、分类、排队、比较的过程,使杂乱无章的“初级”信息变成商务谈判有用的商务信息。对经过加工整理后商务信息,还需要分析和筛选,这是不可或缺的关键环节。错误的信息不但对谈判无用,而且还会帮“倒忙”。这就要求对处理过的商务信息进行定性分析和定量分析。定性分析主要是指对收集的谈判信息进行质的分析。比如,对市场运行机制、产品规格和质量、企业管理体制、消费者心理等方面进行质的分析。定量分析是从数量关系上对商务信息进行。比如,对产品市场供求状况、市场占有率、成本利润率、价格等方面进行量的分析。二、知己知彼,百战不殆二、知己知彼,百战不殆在商务谈判中,为了避免落入对方的陷阱,争取谈判中的主动权。需要谈
10、判者“知彼知己”。这里的“知彼”实际上是前面所说的“市场调研”的延续,仅有的差别只是调研的内容不同,特定的内容是指对谈判主体和谈判手的调研。“知己”是对自己进行的“盘点”。1摸清对方底牌知彼(1)摸清对方底牌是一项重要的谈判前期准备工作,这里的“底牌”既包括对方对你的需要,你可能满足对方哪些要求,也包括对谈判主体、谈判手相关信息的了解。由于商务谈判涉及的内容、目标、主体、谈判手等千差万别,要想摸清对方“底牌”也并不容易。谈判者的底牌任何一方都不会和盘托出,这就需要去调查、去设想。通常必须摸清以下几张底牌:(1)对方需求,尽量揣摩在准备阶段和进入谈判阶段后,如果你连对方的要求不作调查、设想,甚至
11、一无所知,你最好不要马上进行谈判或中途暂停这次谈判。因为你或许花费很多精力却坚持给予对方没有要的东西,而对方需要的东西你却一点不知晓。(2)潜在议程,积极设想设想只是一种积极的猜测,在谈判前做出多种设想,有助于谈判进程的推进。因为对方也有可能在谈判中改变拟定议题的某些内容,这就要求做出多种可能性的设想,以免造成谈判耽搁,影响谈判进度。(3)主体资格,重要前提确认对方是否具有法律所规定的合法资格,是你决定是否参与谈判的重要前提。通常企业或公司主体资格的确认:一是审查对方企业工商注册等相关手续,包括企业营业执照(正、副本)、组织代码、税务登记、贷款证等;二是查看上述证书的年检资料,如果发现年检资料
12、不全,或当年就没有年检,你应该慎重对待,一定要对方补齐资料,否则对方就不具有谈判主体资格;三是资信证明资料,应该要求对方提供会计事务所提供的资信证明文件(经事务所盖章的复印件)。1摸清对方底牌知彼(2)(4)企业性质,也要清晰在正式进行谈判之前,对对方企业的性质要有清楚的了解,对方企业是有限公司还是无限公司;是母公司还是子公司;是总公司还是分公司。要防止不具备法人资格的分公司冒充总公司行使权力问题。(5)企业状况,基本实力这主要包括对方企业的财务状况、经营规模、经营风格、信誉状况、销售情况、产品的市场占有率、经营风格等。1摸清对方底牌知彼(3)(6)谈判权限,有大有小谈判者的权限大小是由其所代
13、表的企业或组织赋予的,你需要了解对方的决策机构赋予谈判人员权限究竟有多大?以便避免跟一个无权决定交易的对手“空谈”。衡量成功谈判者的一个标准,就是你能否尽快地直达对方的决策“中枢”,与决策人物实行面对面地交谈。(7)谈判时限,有长有短谈判时限与谈判内容、策略、结果有着密切联系。谈判者需要在一定时间内完成谈判内容,往往需要一定的时间作保证,人为地限定时间肯定影响谈判结果,再好的谈判策略也可能因时间的限制而无法施展。由于谈判时限并不是硬性规定,而是决定于对方的风格,因此,谈判前要了解对方谈判时限,针对对方的时限控制谈判进程。2对自己进行盘点知己(1)在筹划谈判时,你不仅要“知彼”,你也要清楚自己为
14、什么去谈判、凭什么支配对方、你如何界定谈判极限,这就是“知己”或称之为对自己进行盘点。(1)谈判理由,胸中有数盘点你去谈判的理由,你为什么要去谈判而不去旅游或不去做其他事情?如果你的回答令你自己满意,那你去谈判,否则你千万不要去谈判。满意地回答这个问题有助于你精心设计战略和策略,通常你可以寻找如下理由:对方可能满足你的某种需要吗?比如,对方可能为你提供价廉物美的产品或你希望把自己的产品卖给对方。你为了实现自己的目标,必须与别人合作。比如,你有土地但没有足够的开发资金,你需要寻找有资金实力且愿意投资土地开发项目的商家,这就是你去谈判的理由。你没有能力去做其他事情,谈判是你的特长。如果具有深厚的谈
15、判理论且又有丰富的商务经验和谈判实践,你愿意做谈判顾问,专门为他人谈判,这也是你去谈判的理由。(2)支配对方,实力第一2对自己进行盘点知己(2)在商务谈判中,对对方的支配力或影响力取决于你的实力,以及你对实力运用的技巧和对方对你的实力的认可等因素。你应该具有哪些谈判实力呢?商务谈判的实践表明,这里的“实力”是指包括经济实力在内的综合力量,而不是仅仅指你或你所代表的组织的经济实力。比如你是老板,具有决策权威;你对讨论的问题具有丰富的知识和谈判经验;你拥有强大的财力;你有充分的时间;你有锲而不舍的毅力和决心;你已经对此次谈判做了充分的准备;你拥有较丰富的相关信息。凭借这些,你或许可以对对方的行为施
16、加支配力。善于运用你的实力。明智的谈判者总是善于使用或威胁使用他(她)的支配力来影响和说服对方,而不是利用这种支配力来击败对方。这样你的实力才能得到有效发挥。设法让对方认可你的实力。我们之所以说“你或许可以”,而不是说你绝对可以对对方施加支配力,原因在于你的上述实力还需要切实的评价,也就是说,对上述实力,只有对方也认识到它的存在并对它的使用程度持有相同的看法时,支配力才发挥作用。这就要求你设法让对方认可它们。2对自己进行盘点知己(3)发挥你的强者优势,但也要想好弱者的对策。如果你比对方强大,而且对方也知道不对你的建议做出让步,哪怕是“底线目标”也难以实现。此时,你就可以利用这种优势,取得理想的
17、谈判结果。如果你是弱者,当你的主张几乎都被否决时,你也不必过多地为自己辩护,尽量减少损失是你最好的选择。总之,盘点自己做到“知己”,既要对自己的实力充满信心,也要进行客观的自我评估,这样,才有助于你制定好切实的谈判战略和策略。(3)谈判极限,应急对策在谈判准备阶段,设想好谈判极限也是“知己”的内容。所谓谈判极限就是对谈判做出的肯定否定的态度。比如,你对某项结论性的条款是“同意”还是“不同意”;你对对方的意见是“点头”,还是“摇头”;如果谈判出现僵局,你是决定中止谈判,还是继续谈判。谈判极限的设定实际上就是在准备阶段,从自身的角度制定应急对策。三、筛选人员,组织队伍三、筛选人员,组织队伍筛选谈判
18、人员,组织好队伍,是商务谈判准备阶段不容忽视的工作,正如我们前面所述,谈判人员是谈判的一个重要构成要素,由具有坚实的谈判理论和丰富实践经验的人组成的队伍,是取得谈判胜利的一个最重要的要素。如何选择谈判人员以及谈判队伍的组织形式、规模等,通常取决于谈判议题的重要程度、技术复杂状况、谈判内容多寡、谈判规格高低、谈判规模大小等因素。1如何筛选谈判人员?在商务谈判中,什么样的人员适合参与谈判?(1)(1)谈判人员,精干适用谈判人员的筛选应该视具体项目而定。买卖谈判的人员构成,不同于工业项目谈判人员构成,知识产权谈判所需人员构成,又不同于工业项目谈判所需人员。同时,谈判地点、谈判对象的不同,也是决定我们
19、选择谈判人员构成的一个因素。因此,这就要求我们在选择谈判人员时,因事因地制宜,遵循精干适用的基本原则,通常包括以下几类人员:技术人员。在重大的商务谈判中,要有相应专业的生产技术人员、产品技术人员以及专家、工程师或总工程师参与。尤其是在国际商务谈判中,要防止陷入外商玩弄的技术陷阱。谈判前,技术人员就要准备好相关技术资料,包括技术参数、产品或设备的技术性能、技术发展动态和趋势等。在谈判过程中,一旦发生技术争执时,就需要技术人员分析、解释。管理人员。包括经济管理人员、行政管理人员,对有些敏感的交易,还要有外交和国防人员参加。在商务谈判中,管理人员形成谈判决策的核心,这主要由商务谈判的经济性质决定的。
20、谈判手。主要是指熟悉商务规则的人才,通常由熟悉交易惯例、讨价还价的技巧、语言表述强的业务人员或厂长经理担任,他们是场内的主要谈判力量。法律人员。通常由企业法律顾问或特聘律师担任。他们承担着合同内容的法律格式的职责。在跨国商务谈判中,如果必要的话,也可以聘请当地的律师或法律顾问。翻译。由熟悉交易双方语言以及相关知识的人员担任。如果我方人员对对方的语言比较熟悉,是否还要配置翻译人员,这要视具体情况而定。通常情况是,初次接触的客商最好还是配备翻译,如果是多次接触的合作伙伴可以省去翻译。当然,对于大型谈判项目,即使对对方很熟悉,也应该配备翻译。这样至少为谈判者带来两个好处:一是谈判手可以利用进行翻译的
21、时间,冷静地观察对方的手势、神色等,缜密地思考下一步对策;二是巧妙地把翻译作为避开对方攻击的盾牌。比如,借故与翻译核实对方语言的准确含义,有意识地修正对方带有攻击性的措辞,以便谈判气氛。(2)筛选人员,看重品质从理论上讲,就一个企业说来,任何人都有权力参与谈判。但从更有利于争取谈判主动性角度看,并非每个人参与谈判的效果都是相同的。实践表明,只有按照以下基本标准筛选出来的谈判人员,才有助于促使谈判成功。1如何筛选谈判人员在商务谈判中,什么样的人员适合参与谈判(2)人格品质。我们经常听到人家说张三人格品质高尚,李四人格品质卑鄙。这是从道德和伦理上给人的一种评价。所谓人格是人的特点的一种组织,而人格
22、品质是对人格等级差别的界定。筛选谈判人员要注意把握所选人员的人格品质。美国哈佛大学教授阿尔波特在人格:心理学的解释一书中,提出健康人格具有的六个特点:一是具有自我广延的能力。健康成人参加活动的范围极广,他们有许多朋友、许多爱好,并且在政治、社会或宗教活动方面也颇为积极。因此,具有这种特点的谈判者,凭借其广泛的社交能力,往往能够取得谈判的主动权。二是具有与他人热情交往的能力。健康成人与别人的关系是亲密的,但没有占有感,无嫉妒心。这种人也有同情心。他们能容忍与别人的价值观与信念上的主要差别。具有这一特点的谈判者,往往能够比较公正地对待谈判,并且能够以十分平和的心态处理谈判中遇到的各类问题。三是情绪
23、上具有安全感和自我认可(自我承认)。健康人能容忍生活中不可避免的冲突和挫折,经得起一切不幸遭遇。他们对自己也有积极的自我意象。所谓自我意象就是对自己的看法。具有这一特点的谈判者,常常是处理谈判冲突的高手。1如何筛选谈判人员在商务谈判中,什么样的人员适合参与谈判(3)四是具有现实知觉。健康成人看待事物是根据事物的实在情况,而不是根据自己的希望来看待事物。这种人在逆境或顺境中都能处之泰然,是“明白人”。谈判者一定要是这种“明白人”。五是具有客体化的表现。健康成人对自己的所有或所缺,都十分清楚和准确。他们理解真正的自我与理想的自我之间的差别。他们也知道,自己如何看待自己和别人,以及自己与别人之间的差
24、别。具有这种特点的谈判者,才能够真正做到“知己知彼”。1如何筛选谈判人员在商务谈判中,什么样的人员适合参与谈判(4)六是具有一致的人生哲学。健康成人需要有一种一致的定向,为一定目的而生活,有一种主要的愿望。阿尔波特认为,这种定向在性质上不一定是宗教的,那种意识形态、哲学、信条、生活的预感或者前景,都能对人的一切行动产生创造性的推动力。具有这一特点的谈判者,“谋求一致方针”才容易落到实处。工作作风。工作作风是指人们在工作中所表现的风格和态度。在商务谈判中,需要的是,那种具有敢做敢为、吃苦耐劳、实事求是作风的人员参加。业务水平。一方面,它体现在精通本专业技术、理论知识的水平;另一方面,要求谈判人员
25、通晓相关专业知识,比如,管理人员要对谈判涉及的专业技术有基本知晓,技术人员对商务知识也要有所理解。2谈判组织形式(1)谈判组织形式是指谈判人员以何种方式参加谈判,也就是搭建什么样形式谈判班子。通常有两种形式即单人谈判和团队谈判。(1)单人谈判,决策迅速在商务谈判的实务中,由于谈判内容单一,或双方有着长期的合作关系,或双方续签合同,或仅对大型谈判中某个细节的磋商,都可以采取单人谈判这种组织形式。单人谈判的好处是:可以迅速做出决断,避免对方的发难。单人谈判不足之处也是明显的:没有回旋余地;为对方行私舞弊或行贿提供机会。(2)集体谈判,优势颇多2谈判组织形式(2)集体谈判是指一方由两个以上谈判人员组
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