商务电子邮件撰写礼仪.pptx
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1、商务电子邮件撰写礼仪商务电子邮件撰写礼仪职场系列培训职场系列培训u电子邮件的格式电子邮件的格式目目 录录u电子邮件的礼仪规范电子邮件的礼仪规范u其他注意事项其他注意事项u收件人、抄送人的选择收件人、抄送人的选择商务电子邮件的格式商务电子邮件的格式 电子邮件的格式:电子邮件的格式:内容构成:内容构成:称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期格式上的要求:格式上的要求:(1 1)称呼:称呼顶格写在第一行,然后,)称呼:称呼顶格写在第一行,然后,再在后面加上冒号,表示下面有话要说再在后面加上冒号,表示下面有话要说(2 2)问候语:问候语要写在称呼的下一行,)问候语:问
2、候语要写在称呼的下一行,空两格。它可以独立成为一段空两格。它可以独立成为一段与书信格式相同与书信格式相同格式上的要求:格式上的要求:(3 3)正文:正文一般分为连接语、主体)正文:正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行,空两格落笔应另起一行,空两格落笔 (4 4)祝颂语:祝颂语是表示致敬或祝贺)祝颂语:祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话,如一类的话,如“此致此致”、“祝祝”等。它可等。它可以紧接着正文写,也可以独占一行,空两以紧接着正文写,也可以独占一行,空两格写。另外,在写与格写。另外,在写与“此致此致”和和“祝祝”相相配套的配
3、套的“敬礼敬礼”、“健康健康”一类表示祝愿一类表示祝愿的话语时,一般要另起一行顶格写的话语时,一般要另起一行顶格写格式上的要求:格式上的要求:(5 5)署名:写完信之后,在信的右下角)署名:写完信之后,在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名(如邮件已设写上发信人的姓名叫做署名(如邮件已设置自动签名,可省略)置自动签名,可省略)(6 6)日期)日期 发信的日期可写在具名的后边,发信的日期可写在具名的后边,也可以另起一行(因电子邮件的即时性,也可以另起一行(因电子邮件的即时性,可省略)可省略)商务电子邮件的礼仪规范商务电子邮件的礼仪规范一、电子邮件是一种商务文本,应当认真撰写一、电子邮件是一种商务文
4、本,应当认真撰写:1.主题要明确主题要明确收件人见到它便对整个电子邮件一目了然收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了了 2.语言要流畅语言要流畅尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料最好标明出处,以便核对料最好标明出处,以便核对 3.邮件的内容要简洁邮件的内容要简洁内容应当简明扼要,愈短愈好内容应当简明扼要,愈短愈好二、电子邮件应当避免滥用,不发无意义的邮件二、电子邮件应当避免滥用,不发无意义的邮件若无必要,轻易不要向他人乱发电子邮件若无必要,轻易不要向他人乱发电子邮件 收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,
5、往往还是必不可少的往往还是必不可少的第三,电子邮件应当注意编码问题第三,电子邮件应当注意编码问题 商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时,必须同时用英文注明和地区的华人发出电子邮件时,必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统,以保证对方可以收到自自己所使用的中文编码系统,以保证对方可以收到自己的邮件。己的邮件。第四,电子邮件应当慎选花哨功能第四,电子邮件应当慎选花哨功能l对电子邮件修饰过多,难免会使其容量增大,收发对电子邮件修饰过多,难免会使其容量增大,收发时间增长,既浪费时间又浪费金钱,而且往往会给时间增长,既
6、浪费时间又浪费金钱,而且往往会给人以华而不实之感。人以华而不实之感。l电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来,他所收到的那个电子邮件就很述功能。这样一来,他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷,因而使之前有可能会大大地背离了发件人的初衷,因而使之前功尽弃。功尽弃。收件人、抄送人的区别收件人、抄送人的区别收件人、抄送人的区别:收件人、抄送人的区别:在功能上无特别区别在功能上无特别区别在指向上有所区别:在指向上有所区别:主要是为了区分收件人的主要是为了区分收件人的主次用主次用。收件人:收件人:指的是你邮件的指的是
7、你邮件的主送人主送人,可以是一个,可以是一个或多个或多个抄送人:抄送人:需要告知的人,比如其他相关人员、需要告知的人,比如其他相关人员、跨级、领导跨级、领导有关主送、抄送机关的规范有关主送、抄送机关的规范(一)关于主送一)关于主送 应当根据邮件的内容及发文、收文部门(或应当根据邮件的内容及发文、收文部门(或个人个人为简便,以下统一称为为简便,以下统一称为“主送人主送人”、“抄送人抄送人”)的隶属关系及职权范围确定主送人。的隶属关系及职权范围确定主送人。上行文(向上级请示)应当坚持一个主送人的上行文(向上级请示)应当坚持一个主送人的作法,不能多头主送。作法,不能多头主送。多头主送往往造成受文人多
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