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会计档案管理办法概述

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2020年5月29日
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中煤第六十八工程处会计档案管理办法

为了加强我处会计档案管理,统一会计档案管理制度,根据<中华人民共和国会计法>和<中华人民共和国档案法>、<会计档案管理办法>的规定,制定本制度。
凡我处进行会计核算的各级单位,应当依照本制度管理会计档案。
各基层单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
处财务资产部是全处会计档案管理的主管部门,负责出台会计档案管理办法,审查解体项目部送存的会计档案,协助解体项目部把会计档案送存处档案室。
本办法解释修改权归处财务资产部,与上级文件有抵触的,按上级文件执行。
一、会计档案的构成
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告和验资报告、审计报告等会计核算及专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其它会计凭证。
会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其它会计账簿。
财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其它财务报告。
其它类:银行存款余额调节表,银行对账单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
二、会计档案日常管理
(一)账册管理
当月工作结束后,须及时将记账凭证装订成册。
月末结账后,须及时编制并打印月度会计报表,并连同报表附注及文字说明等归档;
月末结账后,须将银行存款余额调节表、银行对账单及其它应归档的会计资料及时归档;
年终决算后,须及时打印会计账簿,装订成册并归档。
年终决算后,须将年度财务报告及时归档。
(二)磁介质管理
软盘数据备份:每月结账后须将明细账、参数文件(包括科目明细、部门明细、客户明细)用软盘作永久性备份,并将记账凭证作临时性备份;
硬盘数据备份:每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份存放于不同地点。
各单位每年形成的会计档案,按照归档要求,由我处财务资产部部和各基层单位会计机构负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
三、会计档案的整理立卷
会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用”三统一”的办法,及分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。
分类标准统一
一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其它;
档案形成统一
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;
管理要求统一
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计资料装订成册,报表和文字资料分类立卷,其它零星资料按年度排序汇编装订成册。
四、会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其它文字资料的装订。
(一)会计凭证的装订
一般每月装订一次,装订好的凭证按年份和月份妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作:
分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;
整理和检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。要检查附件是否漏缺,发票、耗料单、入库单、工资、奖金发放单、结算单是否随附齐全;
记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全;
会计凭证装订时的要求:
用”三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在凭证左侧打三个针眼,实行三眼一线打结,节扣应是活的,并放在凭证封皮里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;
装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
会计凭证装订后的注意事项:
每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
在封面上编号卷号,按编号顺序入柜,并要在显露出表明凭证种类编号,以便调阅。
(二)会计账簿的装订
各种会计账簿年度结账后,除跨年度使用的账簿外,其它账簿应按时整理立卷。基本要求是:
账簿装订前
首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订;
活页账簿装订要求
保留已用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用质量好的牛皮纸做封面、封底,装订成册;
多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起;
在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。
账簿装订后的其它要求
会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、调页、加空白纸的现象;
会计账簿封口要严密,封口处要加盖有关印章;
封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行日记账、分户明细账;
会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
(三)会计报表的装订
会计报表编制完成及时报送后,财务资产部将基层单位报送的报表,按月装订成册。基层单位可按年装订成册;
会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺的装订;
会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、财务情况说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表附注。
按保管期限编制卷号。
五、会计档案的移交
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
财务会计部门在会计档案移交本单位档案部门时,应按下列程序进行:
开列清册,填写交接清单;
在帐簿使用日期栏填写移交日期;
交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
六、会计档案的保管
(一)会计档案的保管要求
会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应得防火器材;
采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布,遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;
会计档案室内应经常见消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀;
会计档案室内保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿;
设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;
会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
(二)会计档案的借阅
处内部各单位需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归放原处;需要查阅入库档案,必须持本单位领导批准证明,经财务资产部同意,方能由档案管理人员接待查阅。
集团外部人员需要查阅会计档案时,持单位正式介绍信,经处领导同意,并经财务资产部会签后,方能由档案管理人员接待查阅;借阅人应认真填写档案借阅登记簿,详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、会计档案名称、数量、内容、归还期等情况登记清楚。
会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况需要,必须经本单位负责人和财务资产部批准,方可提供查阅或者复印,并办理登记手续,限期归还;查阅或者复印会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各基层应当建立健全会计档案查阅、复印登记制度和会计档案查阅登记簿,详细记载有关内容。
(三)会计档案的保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、 、 、25年5类。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
本规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
七、会计档案的销毁
会计档案保管期满需要销毁时,由档案管理人员提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定、严格审查,并编制销毁清册,档案管理部门负责人和财务资产部部长会签后,报我处分管财务的领导审查,报请上级主管部门批准后销毁。
会计档案保管期满,但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
保管期满的会计档案,除上述情形外,能够按照以下程序销毁:
由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
项目部解体后,在解体前形成的会计档案,应当由财务资产部审查并移交档案室保管。法律、行政法规另有规定的,从其规定。
基层单位分立后原单位存续的;其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其它方可查阅、复印与其业务相关的会计档案;基层单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案案保管,各方可查阅、复印与其业务相关的会计档案。基层单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。
基层单位因业务移交其它单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复印与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。
基层单位合并后原各单位解散或一方存续其它方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;基层单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。
建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。
基层单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
基层单位会计主管人员或会计档案管理人员工作若有变动,应及时将所保管会计档案进行登记,并移交给接管人员,接管人员应该及时清点,清点无误后,在会计档案移交清册上签名或者盖章。会计档案若有遗失,应由保管人员说明情况,并追究保管人员的责任,涉及犯罪的移交司法机关处理。
预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

附件:
企业会计和建设单位会计档案保管期限表
顺序号
档 案 名 称
保管
期限
备 注

一、会计凭证类

1
原始凭证、记账凭证和汇总凭证

其中:涉及外事和对私改造的会计凭证
永久

2
银行存款余额调节表
3年

二、会计账簿类

3
日记账

其中:现金和银行存款日记账
25年

4
明细账

5
总账

包括日记总账
6
固定资产卡片

固定资产报废清理后保存5年
7
辅助账簿

8
涉及外事和对私改造的会计账簿
永久

三、会计报表类

包括各级主管部门的汇总会计报表
9
主要财务指标快报
3年
包括文字分析
10
月、季度会计报表
5年
包括文字分析
11
年度会计报表(决算)
永久
包括文字分析

四、其它类

12
会计移交清册

13
会计档案保管清册
25年

14
会计档案销毁清册
25年

中煤第六十八工程处会计工作考核办法

第一条 为了加强会计基础工作,提高会计工作质量和水平,为企业的改革和发展服务,根据<会计法>和财政部<会计基础工作规范>及其它相关规定,制定本办法。
第二条 本办法适用本处所有设有会计核算的单位。
第三条 处财务资产部是全处各单位会计工作的主管部门,负责组织实施对各基层单位会计工作的检查、指导、考核及相关管理工作。
第四条 会计考核工作的主要内容是:会计基础工作,成本费用核算,会计报表,内部资金管理,财经纪律及规章制度的执行等。
第五条 会计工作考核每半年进行一次,检查考核结果予以公布,对于每次考核优秀单位,予以表扬并给予一定的奖励,对于不合格或会计工作较以前严重滑坡的单位,将对会计人员进行批评,情节严重的,调离会计工作岗位。
第六条 各单位应按以下标准开展会计工作:
(一)按照<会计法>和<会计基础工作范>的规定,认真做好会计核算工作,做到以下几点:
1、原始凭证的格式、内容、填制方法,审核程序等符合国家统一的会计制度规定;
2、记帐凭证的内容,填制方法,所附原始凭证以及更正错误方法符合国家统一会计制度规定,经有关责任人员审核、签章,字迹工整,摘要清楚,装订整齐;
3、总帐、明细帐、日记帐和其它辅助性帐簿的设置、启用、登记、结帐、更正错误方法等符合国家统一的会计制度规定。做到记帐及时,关系对应、数字准确;现金和银行日记帐按日逐笔顺序登记,结出余额,银行日记帐定期与银行核对,调整无误,做到帐证、帐帐、帐表、帐实相符。
(二)严格按工程项目进行成本核算,费用项目划分准确,材料成本差异,待摊费用,周转材料,临时设施等科目核算内容,方法符合处统一会计政策,未完施工,预提费用核算要附项目计算依据,并有相关人员签字盖章,收入和费用相互配比。
(三)按规定开设银行帐户,内部银行存款记帐,结帐及时,定期核对,收入资金及时上报,按期报送资金管理所需相关资料,资金支付审批程序严密。
(四)会计报告及财务报表数字真实,计算准确,内容完整,说明清楚,报送及时。报表之间,报表各项目之间对应关系相互一致,报表格式符合统一要求。
(五)严格遵守各项财经纪律,特别是企业制定的各项增收节支,控制费用的规定,不随意扩大开支标准和范围,遵守各项开支必要的审批制度。
第七条 对第六条规定的考核项目,采用百分制量化考核,凡总分达85分以上者,视同会计核算工作达标,85分以下者为未达标单位。
第八条 会计工作考核检查时间跨度为上年度十月份至检查年度十月份,内容是此期间所有涉及会计核算和财务管理的资料。
第九条 财务资产部依据第六条规定的标准制定详细的评分办法,并统一评分格式,参加考核的人员按照考核标准实事求是地做好评分记录。
第十条 每次会计考核时,财务资产部负责抽调出坚持原则、作风正派、责任心强业务素质和政策水平高的人员组成检查考核小组,其中至少有一人为基层其它单位的会计人员,经过互检,相互借鉴,以提高整体水平。
第十一条 对检查中发现的问题,要求在一个月内整改,并将整改情况和结果报财务资产部,若整改结果达到会计制度的要求,可减轻或免于第五条所规定的处分。
第十二条 对于本处审计部门,上级审计及财务部门查出的问题,除按本规定执行外,处还将根据查出问题的性质对财务人员给予相应的经济处理或组织处理。
第十三条 本办法自二○○四年四月一日起执行。
附 会计工作考核评分标准
中煤第六十八工程处
二○○四年三月二十一日
中煤第六十八工程处财务考核评分标准
考核项目
标准分
扣 分 项 目
扣 分
一.会计核算
30分

㈠帐簿登记
10分
1、未按规定建立帐册;
2、设置和使用会计科目不合格;

3、记帐、结帐不及时;

4、帐簿登记错误未按规定更 改;

5、现金、银行日记帐日清月结;

6、帐簿记录金额帐帐、帐物、帐证相符。
少建一个帐户扣1分
科目名称错用每次扣1分,使用错误每一项扣0.5分。
记帐不及时每帐户扣0.2分,结帐不及时每帐户扣0.1分。
每发现一笔扣0.2分;

未按日结余款,扣2分
每发现一个帐户不相符扣1分。
㈡原始凭证
10分
1.原始凭证内容不完整、手续不齐全
2.原始凭证大小写不符,购实物无验收
3.原始凭证有挖补、涂改、不按规定更正的。
4.原始凭证字迹不工整、金额数字填写不合理。
5.原始凭证丢失未按规定补办。

6．原始凭证不规范,原始凭证的不符合国家规定
每一笔扣0.5分
每一笔扣0.5分
每一笔扣0.5分

每一笔扣0.2分
每一笔扣1分

每一笔扣1分

考核项目
标准分
扣分项目
扣分标准
㈢记帐凭证
10分
1.记帐凭证内容不完整、不规范
2.记帐凭证无相应人员签字

3.记帐凭证未连续编号
4.记帐凭证与原始凭证不符
5.记帐凭证应附未附原始凭证
6.不按规定装订成册
每一张扣0.2分
支款每一笔扣1分
经办人未签每一张扣0.5分
每一张扣0.5分
每一笔扣1分
每一笔扣0.5分
不装订每本扣2分,装订不及时扣1分
二、成本核算
20分
1.未按规定分项目部核算成本
2.材料成本差异核算不规范
3.待摊费用核算不规范
4.临时设施核算不规范
5.周转材料核算不规范
6.未完施工核算不规范

7.预提费用核算不规范

8.成本核算严重不实
扣2分
扣1分
扣1分
扣1分
扣1分
无核算依据扣2分,依据不充分扣1分
预提无计算基础扣2分,核算不准确扣0.5分
扣5-10分
三、资金管理
20分
1.违规开设银行帐户

2.收入资金按规定上缴

3.配合管理应报送相关资料

4.基层单位未经审批付款
5.未经过结算中心擅自调剂资金
开设企业户扣5分、开设私人存折扣1分
不上缴一次扣10分,上缴不及时扣5分
每缺报一份,一个月扣1分
每发现一笔扣1分
每发现一笔10000元以下扣0.5,10000元以上扣1分
四、会计报表
20分
1.报表报送不及时
2.报表报送不完整
3.未按规定格式报送
每晚报一天扣2分
每缺报一份扣1分
每一份扣0 .5分

考核项目
标准分
扣分项目
扣分标准

4.报表项目填制不准确
5.报表间对应关系不准确
6.报表数字不真实,帐表不符
7.财务状况说明
每一项扣0.2分
每一项扣0.5 分
每一项扣除0.5分
未按规定附说明扣2分,说明书内容不完整扣1分
五、财经纪律
10分
1.违反差旅费开支
2.违反办公费开支
3.违反招待费开支
4.非生产性支出未审批
5.涉及个人故意违纪
每一笔扣0.5分
每一笔扣0.5 分
每一笔扣2分
每一笔扣1分
每一笔扣5分

中煤第六十八工程处会计基础工作规范

为了加强会计基础工作,建立规范的会计工作秩序,提高会计工作水平,根据<中华人民共和国会计法>的有关规定,制定本规范。
一、会计核算一般要求
各单位应当按照<中华人民共和国会计法>和国家统一会计制度的规定建立会计账册,进行会计核算,及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。
　二、填制会计凭证
各单位办理的会计事项,必须取得或者填制原始凭证,并及时送交会计机构。
　　原始凭证的基本要求是:
　　原始凭证的内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额。
　　从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。
　　凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有验收证明。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。
　　一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证。
　　一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,并连续编号。作废时应当加盖”作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。
　　职工公出借款凭据,必须附在记账凭证之后。收回借款时,应当另开收据或者退还借据副本,不得退还原借款收据。
　　经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
　　原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。
　　会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。
　　记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,暂不使用使用通用记账凭证。
　　三、记账凭证的基本要求
　　记账凭证的内容必须具备:填制凭证的日期;凭证编号;经济业务摘要;会计科目;金额;所附原始凭证张数;填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。
　　以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的,也必须具备记账凭证应有的项目。
　　填制记账凭证时,应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,能够采用分数编号法编号。
　　记账凭证能够根据每一张原始凭证填制,或者根据若干张同类原始凭证汇总填制,也能够根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
　　除结账和更正错误的记账凭证能够不附原始凭证外,其它记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,能够把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其它记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。
　　一张复始凭证所列支出需要几个单位共同负担的,应当将其它单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容:凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。
　　如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制。
　　已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,能够用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明”注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明”订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也能够将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
　　记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
　　填制会计凭证,字迹必须清晰、工整,并符合下列要求:
　　阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。
　　所有以元为单位(其它货币种类为货币基本单位,下同)的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分;无角分的,角位和分位可写”00或者符号”―”;有角无分的,分位应当写”0,不得用符号”―”代替。
汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书体书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的,在”元”或者”角”字之后应当写”整”字或者”正”字;大写金额数字有分的,分字后面不写”整”或者”正”字。
　　大写金额数字前未印有货币名称的,应当加填货币名称,货币名称与金额数字之间不得留有空白。
阿拉伯金额数字中间有”0”时,汉字大写金额要写”零”字;阿拉伯数字金额中间连续有几个”0”时,汉字大写金额中能够只写一个”零”字;阿拉伯金额数字元位是”0”,或者数字中间连续有几个”0”、元位也是”0”但角位不是”0”时,汉字大写金额能够只写一个”零”字,也能够不写”零”字。
　　实行会计电算化的单位,对于机制记账凭证,要认真审核,做到会计科目使用正确,数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。
　　各单位会计凭证的传递程序应当科学、合理,具体办法由各单位根据会计业务需要自行规定。
　　会计机构、会计人员要妥善保管会计凭证。
　　会计凭证应当及时传递,不得积压。
　　会计凭证登记完毕后,应当按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失。
　　记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签外签名或者盖章。
　　对于数量过多的原始凭证,能够单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明”附件另订”和原始凭证名称及编号。
　　各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
　　原始凭证不得外借,其它单位如因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,能够复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应当在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。
　　从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。
　　四、登记会计账簿
　　各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其它辅助性账簿。
　　现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其它方法代替日记账。
　　实行会计电算化的单位,用计算机打印的会计账簿必须连续编号,经审核无误后装订成册,并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。
　　(一)会计账簿的启用
启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表,内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名,并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时,应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名,并由交接双方人员签名或者盖章。
　　启用订本式账簿,应当从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页,应当按账户顺序编号,并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录,记明每个账户的名称和页次。
　　(二)登记会计账簿
会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的基本要求是:
　　登记会计账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其它有关资料逐项记入账内,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
　　登记完毕后,要在记账凭证上签名或者盖章,并注明已经登账的符号,表示已经记账。
　　账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格,不要写满格;一般应占格距的二分之一。
　　登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。
　　下列情况,能够用红色墨水记账:
　　按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录;
　　在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;
　　在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额;
　　根据国家统一会计制度的规定能够用红字登记的其它会计记录。
　　各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应当将空行、空页划线注销,或者注明”此行空白”、”此页空白”字样,并由记账人员签名或者盖章。
　　凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在”借或贷”等栏内写明”借”或者”贷”等字样。没有余额的账户,应当在”借或贷”等栏内写”平”字,并在余额栏内用”0”表示。
　　现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
　　每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明”过次页”和”承前页”字样;也能够将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明”承前页”字样。
　　对需要结计本月发生额的账户,结计”过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数;对需要结计本年累计发生额的账户,结计”过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数;对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户,能够只将每页末的余额结转次页。
　　实行会计电算化的单位,总账和明细账应当定期打印。
　　发生收款和付款业务的,在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。
　　(三)账簿的更正方法
账簿记录发生错误,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写,必须按照下列方法进行更正:
　　登记账簿时发生错误,应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认;然后在划线上方填写正确的文字或者数字,并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字,应当全部划红线更正,不得只更正其中的错误数字。对于文字错误,可只划去错误的部分。
　　由于记账凭证错误而使账簿记录发生错误,应当按更正的记账凭证登记账簿。
　　(四)定期对账
各单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符。对账工作每年至少进行一次。
　　账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。
　　账账核对。核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符,包括:总账有关账户的余额核对,总账与明细账核对,总账与日记账核对,会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。
　　账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括:现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对;银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对;各种财物明细账账面余额与财物实存数额相核对;各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。
　　(五)定期结账
各单位应当按照规定定期结账:
　　结账前,必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。
　　结账时,应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的,应当在摘要栏内注明”本月合计”字样,并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的,应当在摘要栏内注明”本年累计”字样,并在下面通栏划单红线;12月末的”本年累计”就是全年累计发生额。全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时,所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。
　　年度终了,要把各账户的余额结转到下一会计年度,并在摘要栏注明”结转下年”字样;在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏注明”上年结转”字样。

中煤第六十八工程处内部资金管理办法

第一章 总则
第一条 为了加强内部资金管理,完善内部资金市场(即内部银行),充分发挥其集中资金,控制资金,融通资金的基本职能,挖掘内部资金潜力,结合上级有关文件精神制定本办法。
第二条 经过内部资金市场的运作,突出处依法行使法人资金管理权,使全处资金处于统一的管理和控制之中。
第三条 处利用建设银行先进的网络功能,实行银企联合,建立网上银行系统,以减少在途资金,降低财务费用。
第四条 财务资产部负责全处资金管理和收支业务。
第二章 管理机构
第五条 处成立内部资金结算中心(以下简称结算中心),结算中心设在财务资产部,行使以下职能:
1. 资金管理方面规定及办法的拟定和贯彻实施:
2. 各项资金收支业务的办理:
3. 对基层单位资金使用计划审查,并签署部门意见,代报资金使用计划。
4. 定期对基层单位资金管理办法执行情况进行检查,实施严格的监督,并建议处领导采取必要的奖罚。
5. 办理其它各项有关资金管理方面的事务。
第六条 基层财务是结算中心的分支机构,财务人员由处委派。被委派的会计人员应认真履行委派职责,服从结算中心领导,对结算中心负责,严格按照有关规定履行资金管理的职能和义务。
第七条 处工会和社保办的会计机构,因其资金来源和支出有相应的政策规定,暂不列作结算中心管理范围,其资金收支按上级有关部门和工程处规定办理,其它设有会计核算的单位均为结算中心管理范围。
第三章 帐户管理
第八条 各项目部确实需要开立银行帐户的,必须书面报处领导审批,开户后必须到结算中心备案。
第九条 为减少垫户资金,处将视情况尽量减少银行帐户数量,逐渐取消各项目部在济宁片区开立的银行账户。在济宁片区以外的项目部,经处领导同意每个项目部只允许在当地建设银行开立一个临时帐户,并将账户授权成为我处网上银行签约账户,决不允许私自在其它金融