采购供应商管理流程图及制度表格.doc

供应商管理流程图
()

供应商资讯调查
基本资料意向问卷
调查申请
实行调查
评 价
列 入 合 格 名 单
采 购
交 货
评 价
适当之奖励
不合格
辅导实行
淘 汰
合 格
需辅导
年度复查

供应商管理制度
供应商开发
编写人
贺峰
批准人

编号

版 本 号

生效日期

1．总则
1.1．制定目的
为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。
1.2．合用范围
本公司新供应商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。
1.3．权责单位
1.3.1．采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
1.3.2．总经理、采购经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2供应商开发程序
2．1供应商开发权责
2.1.1．采购部负责供应商开发主导工作。
2.1.2．出品部负责供应商样品的确认。
2.1.3．采购部组成供应商调查小组，负责供应商的调查评核。
2.2．供应商资讯来源及新供应商资讯来源一般有下列方式：
2.2.1．各种采购指南。
2.2.2．新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。
2.2.3．各种产品发表会。
2.2.4．各类产品展示（销）会。
2.2.5．行业协会。
2.2.6．行业或政府之记录调查报告或刊物。
2.2.7．同行或供应商介绍。
2.2.8．公开征询。
2.2.9．供应商积极联络。
2.2.10其他途径。
2.3．供应商问卷调查
2.3.1．问卷设计由采购部主导，出品部等单位协助，设计应注意的事项有：
2.3.1.1．依本公司需要设计内容及格式。
2.3.1.2．应尽也许掌握、了解供应商的资讯。
2.3.1.3．易于填写。
2.3.1.4．通俗易懂。
2.3.1.5．便于整理。
2.3.2．《供应商基本情况表》。已有或新增供应商填列，该表涉及下列内容：
2.3.2.1．公司名称、法定代表人、联系人、地址、电话、传真、E-mail、网址。
2.3.2.2．公司概况，如实收资本、印业执照及信息、年营业额、银行讯息。
2.3.2.3．公司信用、工商信息、重要供应商品状况。
2.3.2.4．人力资源状况。
2.3.2.5．重要产品及原材料。
2.3.2.6．重要客户。
2.3.2.7．其他必要事项。
2.3.3供应商问卷调查表，一般涉及下列内容：
2.3.3.1．材料确认。
2.3.3.2．品质验收与管制。
2.3.3.3．采购协议。
2.3.3.4．请款流程。
2.3.3.5．售后服务。
3.3.3.6．建议事项。
2.4．供应商开发流程
2.4.1．寻找供应商。
2.4.2．填写供应商基本资料表。
2.4.3．与供应商洽谈。
2.4.4．必要时作样品鉴定。
2.4.5．供应商问卷调查。
2.4.6．提出供应商调查评核之申请。
2.5．后续工作依《供应商调查》规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以拟定其可否列入合格供应商之列。
3．附件
附件：1《供应商基本资料表》
附件：2《供应商问卷调查表》

附件：1
供应商基本情况表
供应商编号： 年 月 日
名 称
地 址
法 人

联系人

电 话

传 真

E-mail

网址

公
司
概
况
实收资本
万元
公司信用
信用种类
等级
授予单位
营业执照
注 册 号

有 效 期

银行开户情况
基本账户

账 号

开 户 行

工商信息
信息状态

账 号

奖惩记录

所属协会团队

地址属性
□租赁 □自有 □其他
关 联 企 业

主供商品
商品名称
数量
品牌/规格

月均营业额

材料来源
材料名称
供应厂商
备注
员工构成
学历
职能
人数

中专、专科

本 科

硕士及以上

重要产品
名称
比例
金额
重要客户
名称
比例
金额

公司负责人： 审核： 填表：

供应商问卷调查表
供应商名称： 年 月 日
项目
调查项目内容
了解限度状况
材料确认
1．您对出品部门样品确认流程是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．您对本公司出品部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
3．您对出品部门认可之样品是否有保存，以作后续品质管理之用？
□有保存 □未保存 □请求当面沟通了解
品质验收管制
1．您对本公司出品部、仓库检查标准与方法是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．

3．

采购协议
1．贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？
□可以 □不可以 □需设法填补
2．

3．

请款流程
1．您对本公司的付款条件、手续是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．

3．

售后服务
1．您对品质有疑问时，会积极找哪一部门或主管？
□厨师长 □出品主管 □采购 □总经理
2．

3．

建议事项
您对本公司的建议事项
【注】本表由供应商填写。
供应商管理制度
供应商调查
编写人
贺峰
批准人

编号

版 本 号

生效日期

1．总则
1.1．制定目的
为了解供应商之供应能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。
1.2．合用范围
对拟开发供应商之调查及本公司合格供应商之年度复查，除另有规定外，悉依本规章办理。
1.3．权责单位
1.3.1．采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
1.3.2．总经理、采购经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2．供应商调查作业规定
2.1．供应商调查程序
2.1.1．采购部实行采购前，应对拟开发之供应商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以拟定其可否列为合格供应商名列。
2.1.2．由采购、出品等相关人员组成供应商调查小组，对供应商实行调查评核，并填写《供应商调查表》。
2.1.3．评核之结果由各部门或单位作出建议，供总经理、采购经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。
2.1.4．标准分为100分；
2.1.4．未经调查认可之供应商，除总经理或采购经理特准外，不可成为本公司之供应商。
2.2．供应商调查评核
2.2.1．基础（价格）评核，对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：
2.2.1.1．商品价格；
2.2.1.2．配送方式；
2.2.1.3．付款方式；
2.2.1.4．售后；
2.2.1.5．其他（未列入上述项目之项目）；
2.2.2．质量技术、品质评核，对供应商所供货品，由出品部依下列因素作评核：
2.2.2.1．技术资料管理（涉及合格证、产地证等证明商品身份之证明）。
2.2.2.2．售后服务能力
2.3．供应商复查规定
2.3.1．经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。
2.3.2．复查流程类同初次调查评核，复核标准分为最低85分。
2.3.3．复查不合格之供应商，除经本公司总经理、采购经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。
2.3.4．若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要的复查。
3．附件
附件：1《供应商调查表》

附加：1
供应商调查表
年 月 日
供应商编号

供应商名称

调查时间

第几次调查

调查评核项目
标准分
评分说明
得分
调查评核者
基础评核
1．商品价格
4
无折扣
2

有折扣
4

2．配送方式
4
自提
2

送货
4

3．付款方式
4
现付
2

月结
4

4．保证期限
4
一年
2

一年以上
4

5．其他
4
无利
2

有利
4

质量评核
1． 外观
8

2． 颜色
8

3．口感
4

4．工艺
4

5．保质期
4

6．品管组织体系
4

7．品质规范标准
6

8．检查方法记录
6

9．纠正防止措施
8

10．其他
8

售后评核
1．售后回访
4

2．售后维修能力
4

3．维修保修能力
4

4．异常排除能力
4

5. 售后服务能力
4

合 计
100

供应商管理制度
供应商评鉴
编写人
贺峰
批准人

编号

版 本 号

生效日期

1．总则
1.1．制定目的
为规范对合格供应商之平常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。
1.2．合用范围
仍在采购之合格供应商的评鉴，除另有规定外，悉依本规章执行。
1.3．权责单位
1.3.1．采购部及相关部门负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
1.3.2．总经理、采购经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2．供应商评鉴程序
2.1．评鉴项目
供应商交货实际的评鉴项目及分数比例如下（满分100分）：
2.1.1．品质评鉴：40分。
2.1.3．价格主鉴：15分。
2.1.2．交期评鉴：25分。
2.1.4．服务评鉴：15分。
2.1.5．其他评鉴：5分。
2.2．评分办法
2.2.1．交期评鉴：由采购部依订单规定的交货日期进行评分，
2.2.1.1．准时、保质、保量交货得分25分。
2.2.1.2．迟到1~2次次扣2分。
2.2.1.3．质量但是关3~4次每次扣5分。
2.2.1.4．质量但是关5~6次每次扣10分。
本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。
2.2.3．价格评鉴：由采购部对供应商的价格水准评分，方式如下：
2.2.3.1．价格公平合理，报价迅速：10分。
2.2.3.2．价格尚属公平，报价缓慢：8分。
2.2.3.3．价格稍微偏高，报价迅速：6分。
2.2.3.4．价格稍微偏高，报价缓慢：3分。
2.2.3.5．价格甚不合理或报价十分低效：0分。
2.2.4．服务评鉴
2.2.4.1．抱怨解决评分
由品管部对供应商之抱怨解决予以评分，评分如下：
（1） 诚意改善：8分。
（2） 尚能诚意改善：5分。
（3） 改善诚意局限性：2分。
（4） 置之不理：0分。
2.2.4.2．退货互换行动评分
由采购部对不良退货互换行动评分：
（1） 按期更换 ：7分。
（2） 偶尔迟延：5分。
（3） 经常迟延：2分。
（4） 置之不理：0分。
2.2.5．其他评鉴：由采购部汇总资料、出品或其他单位对供应商之评价、抱怨， 予以评分，满分5分。
2.3．评鉴办法
2.3.1．供应商评鉴每月进行一次。
2.3.2．将各项得分汇入《供应商评鉴表》，并合计总得分。
2.3.3．每半年平均一次供应商得分，
2.4．评鉴分等，供应商评鉴等级划分如下：
2.4.1．平均得分90.1~100分者为A等。
2.4.2．平均得分80.1~90分者为B等。
2.4.3．平均得分70.1~80分者为C等。
2.4.4．平均得分60.1~70分者为D等。
2.4.5．平均得分60分以下者为E等。
2.5．评鉴解决
2.5.1．A等供应商为优秀供应商，予以付款、订单、检查之优惠奖励。
2.5.2．B等供应商为良好供应商，由采购部提请供应商改善局限性。
2.5.3．C等供应商为合格供应商，由出品、采购等部门予以必要之辅导。
2.5.4．D等供应商为辅导供应商，由出品、采购等部门予以辅导，三个月内未能达成C等以上予以淘汰。
2.5.5．E等供应商为不合格供应商，予以淘汰。
2.5.6．被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再通过供应商调查评估。
3．附件
附件1《供应商评鉴表》
附件2

附件：1
供应商评鉴表

年 半年
厂商名称

厂商编号

地 址

采购材料

评鉴项目
品质评鉴
交期评鉴
价格评鉴
服务评鉴
其他
合计得分
时

间
月

月

月

月

月

月

得分总和

平均得分

评鉴等级

解决意见：

评价人(按职能部门署名)：

供应商管理制度
供应商管理
编写人
贺峰
批准人

编号

版 本 号

生效日期

1．总则
1.1．制定目的
为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。
1.2．合用范围
凡本公司之供应商管理，除另有规定外，悉依本规章办理。
1.3．权责单位
1.3.1．采购部负责本规章制定、修改、废止起草工作。
1.3.2．总经理、采购经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2．供应商管理规定
2.1．供应商开发，供应商开发程序如下：
2.1.1．供应商资讯收集。
2.1.2．供应商基本资料表填写。
2.1.3．供应商接洽。
2.1.4．供应商问卷调查。
2.1.5．样品鉴定。
2.1.6．提出供应商调查申请。
2.2．供应商调查，供应商调查程序如下：
2.2.1．组成供应商调查小组。
2.2.2．分别对供应商之价格、品质、售后作评核。
2.2.3．列入合格供应商名列。
2.3．订购、采购，订购、采购程序如下：
2.3.1．请购。
2.3.2．询价。
2.3.3．比价。
2.3.4．议价。
2.3.5．定价。
2.3.6．订购。
2.3.7．交货。
2.3.8．验收。
2.4．供应商评鉴，供应商评鉴程序如下：
2.4.1．每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。
2.4.2．每半年进行一次总评。
2.4.3．列出各供应商之评鉴等级。
2.4.4．依规定奖惩。
2.5．供应商复查
2.5.1．每年对合格供应商进行一次复查。
2.5.2．复查流程同供应商调查。
2.5.3．有重大品质、交期、价格、服务等问题时，随时可以作供应商复查。
2.6．供应商辅导
2.6.1．对C等以下之供应商采用必要的辅导。
2.6.2．不合格供应商应予除名。
2.6.3．不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。
2.7．供应商奖惩
2.7.1．奖励方式，对优秀之供应商有下列奖励方式：
2.7.1.1．A等供应商，可优先取得交易机会。
2.7.1.2．A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。
2.7.2．惩处方式
2.7.2.1．凡因供应商品质不良或交期延误而导致之损失，由供应商负责补偿。
2.7.2.2．C等、D等之供应商，应接受订单减量、各项稽查及改善辅导措施。
2.7.2.3．E等供应商即予停止交易。
2.7.3.4．D等供应商三个月内未能达成C等以上供应商之标准，视同E等供应商，予以停止交易。
2.7.3.5．因上述因素停止交易的供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。
2.7.3.6．信誉不佳之供应商酌情作延期付款的惩处。
3．附件
附件：1《合格供应商名录》

附件：1
合格供应商名录
年 月 日
序号
厂商编号
供应商名称
联系方式
供应材料
最后复查时间
备注

确认： 审核： 填表：