档案管理制度大全.docx

档案管理制度大全

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2020年4月19日
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档案工作管理机构

总经理

办公室

文秘科

档案室

各单位档案室

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档案收集工作制度
为了搞好档案接收、征集（以下简称收集）工作，不断丰富档案室的室藏，建成永久保管全公司档案的核心基地，具有独特内容和方式的历史记载基地，成为集团公司档案史料的管理中心，现根据《中华人民共和国档案法》、《档案室工作通则》及《山西省档案条例》，结合本档案室实际情况，特制定本制度。
一、档案收集工作由办公室主要负责，档案员以接收和整理汇总为主，根据档案目录分类与公司对档案工作的其它规定，进行及时、完整和系统的整理工作。
二、收集对象主要是依照档案分类表，对集团公司、各企业、各部门形成的各类档案资料。
归档范围：
1、公司及党委、工会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的一切文书等。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、财务统计、财务报表及简报等。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
7、各类基本建设资料、经营管理资料、生产技术管理资料、产品加工利用资料、会计档案（凭证、报表、帐簿等）等生产过程管理资料；
8、公司和董事长个人的各类荣誉证书、牌匾、奖杯、锦旗等实物资料；
9、公司各类党刊、内部资料、统计资料、报刊、图书等；
10、对公司宣传报道的各类社会资料如报刊、文件、刊物、专题报道、影视照片等资料；包括董事长先进事迹、社会责任、光彩事业等事迹的报道资料和材料；
11、散存在各单位或部门上、个人手中的历史档案资料，体现公司发展历程的笔记、信札、图象、照片、产品发展史等一切记述、反映我公司生产生活、经济建设和文化建设等发展变化的资料等。
三、档案室工作人员应该详细编制收集档案单位名册，制定接收工作计划，由不定期、定期接收，逐步实行每年定期接收，实现常态化和习惯化。
四、对撤销性的档案需及时接收。
五、坚持接收标准，按照档案接收要求接收档案，填写《档案资料移交表》（表格编号： 10/HFXYJT/DA4YJB），办好档案移交接收手续。要认真督促、指导立档单位按规定整理好进档档案，实现移交档案完整、规范和系统；档案移交纸质目录一式两份，其中一份作为存根，由档案室永久保管，一份由移交单位自行保管。移交单位指派专人护送档案资料到档案室，交接双方根据移交目录逐件认真清点核对，绝密、珍贵档案要逐件清点核对，并在《档案资料移交表》上签名、盖章。
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档案保管制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《山西省档案条例》，维护档案的齐全、完整与安全，并面向全集团提供服务。
二、接收的各类档案，要认真核对验收、整理、装盒上架，按案卷顺序整齐排列。查阅密级性强的档案文件，须经领导批准。
三、每年定期对库藏档案进行全面检查核对，严防档案霉变、虫蛀、潮湿和鼠害，对破损、变质的档案及时修复、补救。
四、及时、准确记载档案接收、整理、保管及查阅利用情况，并做好相关统计工作。
五、库房内严禁吸烟和生明火，严谨存放易燃易爆、具有污染性、挥发性和腐蚀性物品，保持室内整齐清洁和适宜的温湿度，确保室内电源线路安全运行，保持消防路线畅通。
六、非本馆人员未经许可，不得进入库房。节假日前后，认真做好库房安全检查。
七、如需借阅档案资料时，严格履行借阅制度，认真登记相关信息，做到一事一登记，一人一登记，并主动督促按时返还。
八、外单位人员查阅档案时，一律凭单位介绍信，经领导批准后，履行查阅登记手续，并明确范围。未经许可，任何人不准擅自摘抄和复印档案材料。
九、保持库房清洁卫生，每周进行一次清洁工作，每年进行二次大扫除。

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档案整理编目制度

一、进档案室的档案需按全宗进行整理、编目。
二、档案的整理和编目应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和历史沿革，区别不同的价值，科学分类，使档案资料便于保管、查找和提供利用。
三、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
四、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
五、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针正确最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
六、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
七、对案卷质量不规范，期限划分明显有误、跨年度等资料要详细核对，认证整理。对撤并单位的资料要及时进行加工调整。
八、对征集、收集单位或个人捐赠、寄存的零散文件材料先划分全宗，然后分类、组卷、编目。对不同载体的档案材料达到分类清楚、规范整理。
九、对已进档案室的档案装订不牢固不整齐的，重新进行装订。
十、对接收进馆的档案，应正确填写档号，遵循一个代码只表示一个编号对象的原则。准确地查对全宗号、目录号、案卷号，并与《案卷目录》对应。
十一、案卷排列应按年度结合问题的重要强度排列，重要的在前，一般的在后。检查案卷封面、目次、备考表，项目齐全、准确无误的上架定位。

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档案室保密工作制度

一、经常开展保密教育，认真贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案机密的安全。
二、档案的降密、解密按国家有关规定办理，任何人不得自行其事。
三、严格执行档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续；对于受控的档案，必须经过总经理的确认方可外借。
四、保守档案秘密，不随便谈论档案内容。不准私自替她人复制档案，私人通信不得涉及档案机密。
五、销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签名。

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档案利用制度

一、对绝密档案资料只限在馆内查阅，无特殊情况，概不外借。其它类型的档案，经过办理相关借阅手续以后方可外借。
二、公司档案只有公司内部人员能够借阅，借阅者都要严格办理《档案资料（查）借阅申请表》（表格编号： 10/HFXYJT/DA1SQB），受控文档和涉密资料的借阅要由总经理签字批准确认。确认后需填写《档案资料（查）借阅等登记表》（表格编号： 10/HFXYJT/DA2DJB）方可借阅。凭私人关系非正当利用档案者，一律不接待。
三、借阅档案（资料）需当面点清，并按指定范围查阅。要注意保密，不许传看或转用，必须专人专用；不准与无关人员议论档案内容；不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；原则上不允许全文摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经办公室领导批准才可进行。
四、原则上档案利用的最长期限为两周，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员并另行办理续借手续；对已借出档案，档案管理人员依据登记表信息定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报办公室主任或总经理处理。
五、要爱护档案，要轻拿、轻放、轻翻，以免损坏。严禁在档案（资料）上写字、划线或作记号等。
六、大批利用或复印档案资料，须事先和档案管理员取得联系，经办公室主任或总经理批准后方可进行。
七、档案资料查借阅工作结束后，档案管理员要及时要求利用档案资料人员填写《档案资料（查）借阅意见反馈表》（表格编号： 10/HFXYJT/DA3FKB）,认真做好利用效果反馈工作，对产生效益的利用实例，要做好追访和登记工作。

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档案鉴定制度
一、以国家档案局颁布实施的档案保管期限表为依据，定期对档案室超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定档案严格遵守档案鉴定原则和有关政策。
二、档案鉴定的组织领导
1．成立档案鉴定领导小组。领导小组主任由总经理担任，成员由办公室主任、文秘科科长和档案管理员组成。在鉴定某一全宗档案时，立档单位有关人员参加鉴定。
2．档案室鉴定工作，由鉴定领导小组负责办理。档案管理员要在日常工作中注意熟悉档案保管情况，定期对已过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，交鉴定领导小组审查。
3．档案室接收入档资料需根据保管期限规定认真划分，确定其合适的保管期限。
三、档案鉴定原则与方法
（一）鉴定原则
档案价值鉴定工作的原则是：必须从集团公司的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案的价值。
（二）鉴定方法
1．一般采用整卷鉴定的方法，不拆卷重新整理。
2．档案鉴定人员要直接具体地审查档案内容，逐卷逐件地进行审阅，正确判断其价值。
3．认真填写《档案鉴定记录卡片》和《鉴定情况说明》，以全宗为单位交鉴定领导小组核批，或负责人审查。
四、档案销毁
经过鉴定需要剔除的档案材料，应按全宗为单位编制销毁清册，经过档案鉴定领导小组主任批准后方可销毁。在销毁时，实行监销制度，销毁档案要有鉴定小组派人监督销毁，并在销毁清册上注明销毁日期，监销人员签名盖章以示负责。

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档案室安全消保制度

为确保档案室资料文件的安全，严防各类事故的发生，特制定本制度：
一、档案室实行安全消保责任制，明确以办公室主任、文秘科长和档案管理员为重点，各责任人员按照应急预案制度各负其责。
二、办公室主任对文秘科长和档案管理员需定期进行档案安全管理知识教育和进行应急演练，增强消防保卫意识，树立安全第一的思想，严格遵守档案安全责任制度，认真履行安全消保的岗位职责。
三、办公室主任应不定期带领相关人员对档案室进行安全检查，并考查有关人员接受和采用安全消保知识的应用能力和实际应变能力。
四、办公室主任要有计划地组织参与档案安全消保全体员工进行抢险救灾等安全保卫演练。
五、档案管理员每天上班后、下班前，应认真检查设备的运行情况及门、窗、水、电的关闭情况，发现问题及时报告和处理。
六、档案室为防火重地，严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆、易腐蚀、有挥发性、有异味的物品。
七、非本室人员不准擅自进入，如工作需要必须经档案室领导同意后按本馆指定范围查阅。
八、坚持工作日和节假日值班制度，责任落实到人。
九、坚持做好档案室的安全检查工作，严密组织安全巡查和检查登记工作，发现安全隐患及时汇报、处理，杜绝各类事故的发生。
十、新调入档案室的同志，须参加岗前教育和安全培训。
十一、针对电子档案，档案员要定期维护和及时更新，做好档案资料详细记载，同时切实做好杀毒防御工作，杜绝浏览不安全网站和点击含有危险木马程序的链接，做好资料备份，避免网络系统瘫痪而引起的资料损害。

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档案管理安全责任制

根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案条例》，结合我公司的实际情况，为了明确责任和落实责任，特制定《档案室档案管理安全责任制》。
第一条 档案安全工作实行办公室主任负责制，以预防为主。
第二条 具体安全保卫与保密工作以档案室为主要负责单位，对档案内主要设备负责管理和维护，安全管理责任到人，列入职工的考核、评选先进的条件之一。
第三条 公司成立档案安全领导小组，总经理担任小组负责人，负责贯彻和执行上级有关档案安全工作指示、规定；对档案室员工进行防盗、防火、防破坏和防治灾害事故教育，检查督促工作人员对安全、保密保卫管理制度执行情况。档案管理员要加强安全巡查和隐患排查，发现不安全因素及时报告，迅速处理。若发生重大治安事故，及时向公司安保部们报告，如遇最大问题或隐患技术及时向当地公安机关报告，并努力保护现场和积极配合公安机关工作。
第四条 办公室负责人要对档案室安全负直接领导责任；组织贯彻实施上级和本单位关于搞好安全管理工作的指示、决定，制定档案室的安全岗位责任制，确保安全。
第五条 责任划分
（一）档案安全领导小组主任因不重视档案安全防范工作，或安全制度不健全，而导致发生火灾、事故、案件等事故，给公司造成严重损失的要追究领导小组主任的责任。
（二）凡不遵守工作规程、不执行安全保卫保密工作条件，有章不循，擅离职守，工作不负责任而造成火灾、事故和案件的，要追究直接责任者的责任。
第六条 档案员责任
（一）档案资料由档案管理员专人负责，认真执行档案资料借阅制度，定期清点，做到帐与档案、资料数量相符。
（二）存放档案资料库量，要符合安全要求，要建立、健全安全保卫制度。
（三）档案室内严禁吸烟，不准携带火种入库，无关人员不得入内。管理人员离开时要切断电源、关窗、锁门。
第七条 安全防火管理
（一）安全防火管理分工是：档案室防火第一责任人是办公室主任，档案管理员是科室防火第一责任人，按照要求，防火责任人要切实履行职责，认真抓好安全防范工作。
（二）要严格执行易燃、易爆、易腐蚀、有挥发性、有异味等化学物品的保管和使用的规定，档案资料库房重点防火部位，应设立防火标记，配置足够的防火器材，建立健全严格的防火安全措施。
（三）档案管理员要经常检查电源线路，电器设备有无漏电，做好防范措施，注意用电安全。
（四）发生火灾应迅速向办公室、保卫科和公安局消防队报告，同时在保护自己的基础上积极采取措施自行灭火。

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档案员岗位职责
1、负责接收、整理、统计、保管和维护全公司的档案资料，严格认真履行接交手续，认真执行借阅制度，严守保密制度，确保企业档案资料的完整、规范和统一。
2、负责拟定年度档案工作计划，按照领导批准的工作计划认真贯彻执行。
3、参与企业档案工作的长远规划的制定，提出主导性意见，并制定出技术档案、技术情况和技术更新等资料的更新办法。
4、督促、检查、指导各部门兼职档案人员及时、准确、系统、完整地将所属范围的档案资料，按制度要求，整理归档。
5、按照档案电子管理程序，规范、合理和严密电子管理制度，及时更新和维护，避免泄密和遭受病毒侵害。
6、根据档案管理制度，定期提出档案销毁明细，报领导批准执行。
7、负责档案室的安全消保工作。
8、积极完成领导交给的各项任务。

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声像档案管理制度

一、声像档案是我公司在日常事务和工作中形成的照片、录音、录像等非纸质载体的档案，为了妥善保管，特制定以下管理制度。
二、档案管理员要按照声像档案的管理办法，将声像档案整理、立卷、编制案卷目录，认真管理，合理维护，确保资料完整安全。
三、各单位必须按规定时间，将声像档案移交档案室。
四、声像档案要妥善保管，不得变质、失声、失图、失真，保证不损不丢，完好无缺。
五、档案室应做好声像档案的管理工作，编制检索工具和参考资料。

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荣誉实物档案管理制度

荣誉实物是本公司在安全、生产等生活活动中的实际产物，为了确保各类实物档案资料规范管理和合理使用，特制定本制度。
一、档案室要建立健全荣誉实物收集登记手续，做到账物相符。
二、任何科室或个人从上级机关或平级机关带回的涉及本公司的荣誉实物等，都必须送档案室进行登记归档。
三、荣誉实物的保存必须有良好的环境和八防（防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染、防晒）安全措施。
四、荣誉实物一旦招到意外损失，应立即向有关部门反映，以便及时补办或处理。

档案资料（查）借阅申请表
表格编号： 10/DA1SQB
编号： --
申请人

所在单位或部门

查阅或借阅

查、借阅文件名称

保密级别

查借阅事由

借阅时间

计划归还日期

联系电话

档案资料取档人员

借阅资料明细

注意事项

备注

申请单位负责人
档案室管理员
文秘科长
办公室主任
总 经 理

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日
说明：1、本表编号与DA2DJB表格中“申请表编号”一览填写的内容必须一致；2、所有内容必须填写完整表格方可生效。
档案资料（查）借阅等登记表
表格编号： 10/DA2DJB

序号
借阅文件全称
份数
保密度
申请表
编号
查、借阅
申请人签名
日 期

档案资料（查）借阅意见反馈表
表格编号： 10/DA3FKB
填表人姓名

单位或部门

查或借阅
查 借
资料类型
图纸 财务 文件 影像 荣誉 技术 安全 基建 其它
资料名称

份数

对档案管理员的评价
态度: 优 良 好 差 其它
业务: 优 良 好 差 其它
对公司档案管理的评价
规范性: 优 良 好 差 其它
利用效果

建议意见

年 月 日

档案资料（查）借阅意见反馈表
表格编号： 10/DA3FKB
填表人姓名

单位或部门

查或借阅
查 借
资料类型
图纸 财务 文件 影像 荣誉 技术 安全 基建 其它
资料名称

份数

对档案管理员的评价
态度: 优 良 好 差 其它
业务: 优 良 好 差 其它
对公司档案管理的评价
规范性: 优 良 好 差 其它
利用效果

建议意见

年 月 日

档案资料移交表
表格编号： 10/DA4YJB

移交单位或部门

移交时间

移交人

移 交 资 料 明 细
序号
资料名称
份数
年度
备注

说明：此表一式两份，双方各执一份，档案室作为存根永久保留。

移交人（签字）： 档案员：
档案文档搜集编目归档管理流程
文档生成部门
办公室主任
文秘科

开始

产生文档资料

收集文件

搜集整理

审核
整理归类

呈送

汇总成册

指示

结束