智慧校园背景下高校办公平...——以山东轻工职业学院为例_国艳秀.pdf

12023年 第2期 兰台内外数字档案创新研究高校档案是高校在行政管理、教育教学、人才培养、社会服务以及科学研究等活动中产生的图表、文字、数字、光盘、声像等历史记录，是师生在教学活动、教学管理以及教学研究过程中形成的具备保存价值以及参考意义的历史记录。完善的高校档案可以直观再现一系列高校教学流程，是推动高校教学改革、提升教学质量、强化教学评估、维护合法权益的重要依据。我国高校档案长期采取二元管理模式，从传统办公模式向信息化办公模式转变，高校档案管理系统需要构建一套兼顾纸质文档和电子文档差异，并能融合两种文档的优点，充分发挥各自使用价值，确保两类文档能够实现无缝对接的管理体系。随着信息资源多元化开发，其存在形式不断变化，高校资源利用需求也发生了改变。传统办公程序和档案管理机制无法满足二元管理模式的要求，需要将智能化、自动化以及数字化技术纳入高校实际工作当中，推动智能档案系统和办公平台的对接，成为目前高校构建现代信息管理机制的任务。一、智慧校园概述近年来，信息技术得到飞速发展，国家大力倡导“互联网+教育”模式，不断推进教育信息化升级和转型，以“互联网+技术”引领与支撑教育信息化。教育部颁布的2018年教育信息化和网络安全工作要点以及教育信息化“十三五”规划中提出了建设“智慧教育示范区”的设想，将智慧校园与数字校园建设作为核心任务，要求发挥地方以及学校的积极性，引导高校根据自身的实际情况进行特色化发展。这也表明，智慧化校园的建设逐渐迈入了全新的发展阶段，现阶段的任务在于全面转换传统工作思维模式，将学校各个部门的工作并入校园“一网通办”系统，实现数字校园向智慧校园的转化。智慧校园指的是使用大数据、物联网、云计算等技术，感知、传送以及处理校园内应用服务系统获取各类信息的系统化工程，能够按照高校的实际情况做出个性化定制，为师生提供更加高效、便捷的服务。山东轻工职业学院高度重视教育信息化和智能化水平的全面提高，将智慧教育项目建设纳入“十四五”和中长期发展规划。2021年6月，学校入选山东省“智慧教育示范区（校）”创建单位。“智慧档案”作为“智慧教育”的一项重要任务，也被纳入了学校档案的长远规划。档案管理部门与高校各职能部门、师生均有关联，因此，其信息化水平将会对智慧校园服务水平产生直接影响。高校档案管理系统涉及全体教职员工以及学生的根本利益，对其进行系统升级，实现与办公平台的对接，势在必行。智慧校园的发展为高校档案系统与办公平台的对接创设了机遇。一方面，智慧校园信息系统能够为档案系统与办公平台对接提供物质保障；另一方面，大数据、物联网以及云计算等技术的有效运用，使得收集、存储以及处理大量数据成为可能，为高校档案系统优化升级给予技术支持。但是，与此同时，智慧校园的发展也会导致海量信息冲击高校数据中心、传统管理模式与新兴业务不匹配、信息化系统运行存在安全隐患等问题，使得高校档案系统升级面临着一定的挑战。二、智慧校园背景下办公平台与档案系统对接的价值1.归档自动化当前，高校办公已经实现了自动化，多数电子文件都能够通过办公平台进行统一管理，在管理中要理顺档智慧校园背景下，高校办公平台与档案系统的对接研究以山东轻工职业学院为例文/国艳秀摘要：在智慧校园背景下提高档案的管理效率与使用效率，实现高校办公平台与档案系统的有效对接，能够合理配置资源，消除信息沟通障碍，提升管理水平。以山东轻工职业学院为例，在对接过程中存在着两个平台操作系统不兼容、管理制度以及档案格式不一致等一系列问题。这就需要我们有针对性地制定对接策略，优化系统设计，选择合理对接模式，规范档案管理要求，提高档案工作效率。本文基于对智慧校园的理论探讨，汇总了智慧校园背景下高校办公平台和档案系统对接的必要性及其存在的问题，并给出了解决措施，旨在为相关理论与实践研究提供理论参考。关键词：智慧校园；办公平台；档案系统；对接作者简介：国艳秀（1971），女，汉族，山东淄博人，硕士，馆员，研究方向：档案信息资源开发与利用。22023年 第2期 兰台内外数字档案创新研究案的分类、归档范围以及潜在的价值，结合各部门职能分工不同按照不同的性质纳入与之对应的数据库，有助于档案管理人员对组卷进行管理。比如，对于一般性公告、通知以及新闻等可以使用存根不编排的方式归档。对于红头文件等具备一定执行力的文件需要依据档案法对其整理、收集以及归档，保证电子文档可以准确、成体系地从办公平台转移到档案系统中。因为办公平台中的电子文件转换归档不同于传统纸质档案，其无论是在管理制度、证据性还是在管理方法等方面都无法取代纸质档案，因此办公平台需要将电子档案和纸质档案进行融合，发挥各自的优势，只有这样才能够保证电子档案与纸质档案的同步整理与归档。2.管理制度化利用高校办公平台进行电子文件的分类，并且将需要归档的合同、公文以及协议等相关资料准确纳入档案资料库当中，确保电子档案的产生、处理更加有效、科学。在处理档案的进程中，要对电子文档的归档、保管、移交等流程、制度进行优化，产生有制度、有原则的约束，保证电子档案能够在操作上实现有章可循，最终做到制度化管理，确保电子档案的可靠性、真实性以及完整性。3.格式规范化自动化平台对传统办公模式产生了一定冲击，同时也给传统文件归档理念带来了极大变革。办公平台产生的各类电子文档，工作人员不仅要鉴定这些文档是否具备价值，还要和相关部门联系，明确文件是否完整，从而加强档案的归档工作。高校办公平台日常需要处理大量的信息，涉及繁杂的内容，各个管理部门间的信息互动和亟待处理的文件众多，不仅造成了信息资源的分散，同时也使得文档的格式杂乱繁多，不仅存在word文档，还包含大量pdf、excel、ppt等格式的文件。而办公平台与档案系统的对接，能够按照实际需要，规范归档步骤，严格档案管理，将电子文件转变为电子档案，保证电子文件格式的有序化和标准化。三、智慧校园背景下办公平台与档案系统对接中存在的问题1.操作系统烦琐虽然不同高校的工作内容存在差异性，但也存在很鲜明的共性，即操作系统非常繁杂。所以，高校办公软件要定期优化和更新，只有这样才能够保证办公平台的高效。办公平台和档案系统的对接，无论是操作流程，还是操作规范上都存在着差异，使得那些刚接触系统的工作人员无所适从，很难马上进行熟练操作。与此同时，不同员工的素质和信息素养差异，也增加了对接的难度，导致融合系统的优势难以得到充分发挥，甚至还会造成运行效率低下。此外，办公平台和档案管理系统存在着差异性，使得两种系统的操作人员技术方向不同，想要在短期内培养能够熟练操作两个系统的技术人员，难度较大。山东轻工职业学院的办公平台也经历了几个发展阶段，早在2009年学校引入OA办公系统，后限于扩容，无法满足学校各部门管理需要，2018年，学校自主开发了CRP办公平台，围绕信息化基础平台建设，逐步实现了“全校一张网、基础一平台、网站一个群、上网一个号、校园一张虚拟卡”等目标。2010年，学校安装了档案管理系统。2019年，档案管理系统升级，容量进一步扩充，运行更为简便迅捷。但在2021年以前，学校的办公系统与档案管理系统为两套独立的运行系统，互不兼容。电子文件在办公平台办结后没有经过程序的处理，不符合档案系统归档要求，档案室仍然需要手工扫描，造成人力和物力的浪费，而且极易出错。2.安全等级不对等高校办公和档案工作领域在信息安全等级设定上存在不同。档案信息化是一个系统化的问题，需要信息技术的支持、档案数字化以及安全模式等各方面紧密结合。电子文件、电子档案要做到管理过程可控、数据存储可靠。相较于办公系统，档案管理系统的内容保密级别更高，因此，电子档案安全保障也演变为工作重点。办公系统尽管也存在着安全要求，可是安全等级不如档案管理高，导致高校办公平台与档案系统安全级别不对等，必然会对二者的对接产生影响。3.管理制度不统一因为高校办公平台和档案系统的性质不同，如办公平台多为公开性的，档案管理则通常带有保密性质。所以，二者制定、遵从的管理制度也不同，这种差异表现为工作规范要求、操作流程、标准设定和监督事项等多个层面。因此，制度差异会造成高校办公系统和智能档案管理无法深度对接，难以构建一套健全的管理机制。四、智慧校园背景下办公平台与档案系统对接策略1.科学设置操作系统首先，全面提升办公平台的科学性与系统性，优化设计专业化的档案信息化管理软件。档案管理部门要参与到办公平台的设计过程中，防止办公平台设计功能和内部工作程序、系统之间存在不衔接或者是不兼容的问题。档案工作人员要和系统研发人员讨论档案自动化管理系统的需求以及功能，不仅要保证总体框架设计简洁，同时也要认真梳理整个流程，通过档案部门和研发企业之间协作，保证整个系统可以更快地处理文书和资料，同时也能够肩负起后续的归档管理工作，全面提高档案管理的时效性、科学性、准确性。其次，确保档案32023年 第2期 兰台内外数字档案创新研究管理系统的安全。（1）要全面提高电子档案办公平台管理的安全性。在健全系统软件功能的前提下，通过加密技术、防火墙技术以及区块链技术等，提高电子档案办公平台管理安全性。（2）健全文书档案办公自动化管理的相关规章制度。办公平台与档案系统对接完成以后，档案管理部门要会同高校内其他部门共同健全规章制度，全面贯彻落实安全责任制，构建多部门集体参与的电子档案安全保密体系。（3）要强化对相关人员的安全教育工作，理顺使用与操作流程，不仅要加强技术层面的安全管控，同时也要防范人为因素造成的安全问题，全面保证办公平台与档案系统对接后的安全。2.合理选择对接模式高校办公平台与档案系统对接的模式包括了以文件交换为核心的多系统并行模式、以档案系统为基础的多系统融合模式以及以办公平台为基础的单系统对接模式。首先，以文件交换为基础的多系统并行模式下，系统之间的交流是采用文件交换的形式实现，也就是按照标准文件格式，保证文件端的交换。从本质上看，其更加倾向于高校规模小、学生数量少、空间距离远、数据交换频率低的地方性职业院校和专科院校。其次，以办公平台为基础的单系统衔接模式。该模式下，办公平台不再开发各种已经成熟的业务系统，而是通过接口的方式完成与这些系统的对接，保证功能的有效衔接。从本质来看，该模式为业务集成模式，其适用于学生数量相对较多、空间距离比较近、档案文件数量较多的省级综合类院校。最后，以档案系统为基础的多系统融合模式。该模式采用大数据思维，对高校二元档案进行综合性管理，在数据级整合二元数据，并且将档案系统作为基础，全面融合多种业务系统的综合性档案管理系统。该模式下，档案管理是核心，除了原有的档案管理内容以外，拓展了其他综合性业务模块，使其能够成为模块化的管理平台。这种模式多运用于学生数量巨大、档案资料繁多、空间距离远、经费重复的全国性综合类高校。山东轻工职业学院采取了以文件交换为基础的模式，学校档案室梳理对接要求，与信息中心进行一次次沟通，先是在学校办公平台建立了链接“同步到档案系统”。为保证文件齐全完整，电子文件作为两个部分来实现，即文件本身转换成符合电子文件的归档格式，流转过程生成符合归档格式的电子文件，通过两个步骤，实现办公平台文件同步到档案系统。3.规范管理档案要求传统档案多为纸质文件，档案管理人员需要从自身的经验出发对档案进行归档处理，档案管理进程中难以实现规范统一，对档案管理质量产生了不利影响。智慧校园的发展前景，对档案管理工作提出了全新的要求。纸质文档与电子文档被广泛关注。电子文档的生成、管理、传输以及开发进程中都需要在计算机中自动完成。这就需要档案管理人员在电子档案的搜集、登记以及分类、管理等诸多环节都要依据档案办公平台的规范与要求操作，保证档案信息的系统与准确。山东轻工职业学院办公平台的公文包含收文和发文两种格式。收文在流转过程中审阅、签批等处理环节形成的材料，发文在制发过程中经过领导审批、签发等环节形成的过程性材料，以及重要的文件修改稿等电子文件材料，如果没有经过相应处理，不符合档案系统归档要求，就无法做到档案的完整性和可用性。同时，还需要确定档案管理人员明确职责范围与具体职责，健全档案管理制度，充分结合档案管理系统的要求，健全办公平台中档案管理工作的相关机制，不断优化办公平台流程，提升档案的管理效率。六、结语信息技术不断更新迭代的今天，“智慧+”概念已经融入了各行各业的发展中，推动智慧校园项目在学校落地实施，是未来的一大趋势。办公平台和档案系统对接是推动文档保存系统发展的有效方式，能够提升档案保护的管理水平。在智慧校园背景下，将会有更多更加高效的管理模式与优化方案涌现出来，档案管理人员需要提升档案管理能力，为办公平台管理以及档案保护提供更加优质的对接服务。实施办公平台与档案管理系统的对接，建立两个既独立又相互关联的数据库，实现两个数据库的相互转换和利用，逐步建设完成智慧档案一体化管理系统，实现信息互联互通、共建共享，为高校智慧校园建设提供充足的信息储备和信息基础。实现档案管理与办公业务过程化管理，提高工作效率，有效保证纸质档案的安全性和完整性，是档案信息化进程的需要，也是未来档案管理的发展趋势。参考文献：1谷利国，刘俊芳，陈存田，张甲瑞，高翔.办公OA系统与档案系统数据对接分析与研究J.数字技术与应用，2021，39（09）：103-105.2李秀云，李莉，谭德新，许娟.基于办公自动化平台的医院综合档案管理信息系统设计与实现J.中国医学装备，2021，18（06）：125-129.3张雅楠.OA办公系统对于宁夏疾病预防控制中心文书档案管理工作的影响与思考J.办公室业务，2021（01）：189-190.4李馨，黄琴，王君敏.浅析特检机构办公室办公自动化背景下文书档案信息化管理J.西部特种设备，2020，3（05）：68-71.（作者单位：山东轻工职业学院）