订单管理办法1.doc

大客户部订单管理办法

FDM.245030002.01.00-2012

2012年6月5日发布
Issued on March xx,2012
北京福田戴姆勒汽车有限公司
Beijing Foton Daimler Automobile Co.,Ltd.

1 目的
为规范业务操作，规避风险，提高订单执行效率，缩短交货周期，特制定本管理办法。
2适用范围
大客户部所有整车和底盘销售合同及改装合同的履行。
3术语
无
4 职能职责
4.1 VIP销售与服务部
n 订单执行作业归口管理部门，负责订单执行作业全程监控、管理；
n 订单执行过程考核归口管理部门，负责订单执行全过程的考核与激励；
n 负责更新维护产品资源及价格维护；
n 负责合同盈亏分析的复核。
4.1.1 VIP销售与服务部部长
4.1.1.1负责月度滚动需求、入库、交货计划的编制、报批；
4.1.1.2负责意向订单转化情况的监控、管理；
4.1.1.3负责合同评审的验证复核及决策建议的提出；
4.1.1.4负责生产需求计划的评审；
4.1.1.5负责订单执行作业的全程监控和交货周期的控制；
4.1.1.6负责SAP系统的维护；
4.1.1.7负责新开发渠道的开通和渠道信息的存档；
4.1.1.8负责库存商品车、样车的管理；
4.1.2 销售计划员（合同管理员）
4.1.2.1负责合同评审过程中合同产品明细表及生产周期的确认；
4.1.2.2负责合同收益的盈亏分析；
4.1.2.3负责合同审批单及相关文件的存档和备案；
4.1.2.4负责提报生产计划并监控生产计划完成情况；
4.1.2.5负责车辆发运及过程监控；
4.1.2.6负责合作经销商各项政策的上传及兑现；
4.1.2.7负责合同内容条款的审查；
4.1.2.8负责合同盖章手续的办理。
4.1.3 销售调度员
4.1.3.1负责各渠道进、销、存报表的统计和分析；
4.1.3.2负责入库车辆发运手续的办理；
4.1.3.3负责车辆款项与财务部门之间的递交；
4.1.3.4负责开票手续的办理；
4.1.3.5负责每月实销的录入；
4.1.3.6负责合格证变更手续的办理。
4.1.4 服务管理员
4.1.4.1负责汇总订单的《商品车出库复检记录表》、PDI检验质量信息，并就产品本身的质量问题按月提出产品质量改进建议；
4.1.4.2负责组织样车的质量评审和协调评审结果的输出；
4.1.4.3负责配件的采购；
4.1.4.4负责协调配件明细、零部件图册等技术资料的提供；
4.1.4.5负责委改及加换装的产品询价及厂家选择。
4.2业务人员
4.2.1负责通过走访各种信息渠道，获取意向订单；
4.2.2负责统计、分析，采取有效措施，将客户意向需求转化为现实订单；
4.2.3负责向大客户部管理科提供新开发渠道信息；
4.2.4负责合同文本的起草、评审组织、签订、交接，负责与客户确认产品明细表；
4.2.5负责合同评审单等合同评审材料的编制；
4.2.6负责合同项下货款的催收；
4.2.7负责发车信息表及开票通知单的编制和交接。
5 管理内容和规定
5.1 价格管理及报价：
5.1.1大客户管理科及时下发新增资源价格通知单；
5.1.2对外报价前，业务主管根据项目进展将报价反馈给合同管理员，由合同管理员针对此价格进行盈亏分析并向大客户部领导报批；
5.1.3对外报价：
原则上利润不得低于8000元， 0元〈利润≤4000元须经主管部长确认；利润≤0元时，须经主管副总经理批准。
5.2 合同生成
5.2.1合同生成前需经与VIP销售与服务部确认以下信息：
产品状态、价格、生产周期、交货条款、支付条款、特殊要求等。
5.3订单提报
5.3.1客户需求的最终状态
5.3.1.1业务人员是客户需求最终状态确认的第一责任人；
5.3.1.2业务人员根据客户需求，一次确认到位，避免重复确认，签订合同时须将合同产品
明细表作为合同不可分割的附件；
5.3.2非常规资源产品
5.3.2.1 VIP销售与服务部是非常规资源产品状态确认的归口管理部门；
5.3.2.2 销售计划员在接到合同评审单后提报订单，要求订单信息提报无误，VIP销售与服务部部长确认审核提报信息，确认无误后提交；
5.3.2.3业务人员根据客户需求，填写合同评审单，经销售计划员审核后，报相关部门评审。评审通过后，报管理科存档，并将相关内容反映在产品明细表中，生产计划下达后原则上不允许更改。
5.3.3 合同盈亏：
5.3.3.1原则上利润不得低于8000元， 0元〈利润≤4000元须经主管部长确认；利润≤0元时，须经主管副总经理批准。
5.3.4生产周期：
5.3.4.1业务人员提报合同评审单时，需填写底盘交货时间及整车交货时间，填写交货时间时应合理考虑生产周期，确有特殊要求的客户，需与VIP销售与服务部沟通后确定。
5.3.5 支付条款：
5.3.5.1鼓励使用订金3万元/台，余款发车前付清条款；合作经销商订单排产时必须保证订金2-3万元/台到账时，放给予安排生产；
5.3.5.2尽量避免使用无订金或质保金条款。
5.3.6 特殊要求：
业务人员提报合同评审单时必须确认合同的特殊要求，如：车辆配置变更、检验报告、合格证、发票、特殊服务要求等。
5.3.7 订单提报：
调度员在DMS系统中进行订单计划下达后，必须由主管科长按照合同评审单严格检查车辆相关配置，一旦发现车辆下线状态与合同评审单要求不一致的，视情节严重对相关责任人进行考核。
5.4合同评审
各单位评审时间原则上不得超过1小时，有特殊评审要求的例外。
5.4.1 VIP销售与服务部：
5.4.1.1 审核合同附件产品明细表，确认产品型号、规格、基本配置、选装配置及其他特殊要求；
5.4.1.2 审核非正常资源产品生产的可行性；
5.4.1.3 审核盈亏状况；
5.4.1.4审核合同文本、产品名称、型号和数量、结算方式、交货周期，供主管部长或副总经理决策；
5.4.1.5 审核售后服务协议、产品配件明细、零部件图册、维修手册等。
5.5 合同签订：
5.5.1 授权副总经理或主管部长对是否签订合同拥有最终裁定权，业务总监、项目经理负责合同签订；
5.5.2 合同签订后，业务人员应立即向合同管理员交接合同及相关文件；
5.6结算
5.6.1业务人员须在合同签订后7日内，负责收取订金（如果有）；在车辆下线前3天，收取余款；
5.6.2业务人员于每月20日前确认业务单位的开票信息，开具发票后交给对方相关人员进行结算；
5.6.3 特殊合同（如中石油等）的结算，由管理科根据合同条款，每月编制回款信息及计划表，并调度责任业务人员按计划落实回款与结算。
5.7 生产计划下达
5.7.1原则上，业务人员只能在内部合同评审单签批后，或收到订金后，才可下达生产需求计划。年度合同分批供货情况下需收到客户书面订单确认书后，才可下达生产需求计划；
5.7.2 未收到上述条款要求信息而需下达生产计划，必须经过主管副总签字后才可下发；
5.7.3 销售计划员在下达生产计划前负责再次确认生产计划与合同签订产品明细表的一致性；
5.8 发货
5.8.1 VIP销售与服务部在得到产品上线信息后，通知业务人员于3日内提供《发车通知单》；
5.8.3车辆入库超过5天，业务人员未提供《发车通知单》，必须由业务人员做出合理书面解释，报部长批示，否则考核责任人10元/台/天。
5.8.4服务管理员负责通知相关服务网络在货物全部到达后进行PDI检验，出现质量问题立即反馈，并按要求每月定期反馈主要用户的使用情况等相关信息。
6 考核与激励
6.1 合同评审
6.1.1 合同签订后，未经VIP销售与服务部确认资源状态，发现资源有问题无法生产时，负激励业务人员100元/笔；
6.3.2 合同签订后，在无特殊原因情况下，如发现无法按期交货，不能正常执行合同，负激励VIP销售与服务部100元/笔。
6.2 生产计划下达
6.2.1车辆还未上线生产，业务人员变更生产计划，未产生任何损失的，负激励业务人员50元/单；
6.2.2 车辆已上线生产，业务人员变更生产计划，发生产品改装费用的，负激励业务人员200元/单；
6.2.3车辆车辆还未上线生产，业务人员要求撤单的，负激励业务人员100元/单；
6.2.4车辆已上线生产，业务人员要求撤单的，由业务人员负责消化积压零部件，同时负激励业务人员300元/单。
6.3入库发车
6.3.1 业务人员需对车辆驾送周期的合理性负责，特殊情况需向主管副总请示后执行；
6.3.2 VIP销售与服务部按业务人员提供的发车信息表和合同订单安排专人对准备发运的车辆进行检测，如发现问题，及时上报主管部长，立即解决。
6.3.3 VIP销售与服务部按业务人员提供的发车信息表完成发车通知和检验通知后，业务人员变更约定时间的，负激励业务人员50元/单；
6.3.4 业务人员未按要求提供发车信息表，负激励业务人员50元/单；
6.3.5 VIP销售与服务部未按业务人员发车要求的时间将车辆送达指定地点的，负激励VIP销售与服务部50元/次。
7 附则
本办法由欧曼营销公司大客户部制定并负责解释，自下发之日起实施。
8附件
附件一：订单执行流程图
附件二：合同评审单
附件三：开票通知单
附件四：发车通知单
附件五：订单变更申请单

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附加说明(Additional remarks)：
本办法提出部门： 大客户部
本办法归口部门： 大客户部
本办法起草人： 张景尧
本办法会签人： 田雨时
本办法批准人： 傅建国
本办法适用范围： 大客户部VIP销售与服务

附件1：流程图
备注：1、终端客户提报的需求，业务人员转化为合同，经评审后将由调度员按照合同提报订单，由科长进行审核。
2、发车前VIP服务部按照合同要求安排检验人员对车辆进行检验。车辆检验后调度员进行发车。

备注：1、经销商提报的订单，可以直接显示在SAP系统中。调度员在审核订单之前，应接到业务人员的通知以及经销商的订单确认书，以便审核订单。调度员审核后，由科长进行二次审核。
2、车辆在发车前业务人员提供车辆检验表，VIP服务部安排人员按照检验表进行检验。

合同评审单
提报人（时间）
业务人员填写
业务总监（时间）
业务人员填写
合同编号
业务人员填写
付款方式
业务人员填写
客户名称
业务人员填写
合同车型前期
是否评审
业务人员填写
公告型号、内编、数量
业务人员填写
底盘交货日期
业务人员填写
委改需求
业务人员填写
整车交货日期
业务人员填写
特殊
需求
特殊配置
业务人员填写
特殊服务
业务人员填写
特殊加换装
业务人员填写
VIP
计划员
产品资源
状态

收益情况

预计交付
日期

VIP销售与服务部

领导签批

编号：

说明：交货日期为同批车辆最后一台入库时间，即具备发车状态。

大客户部发车通知单

发车时间：年 月 日 合同号：
发车单位：

发车方式：
□直发 □ 委改（委改上装价格： ）
公告型号
VIN号
数量
要求送达日期
备注

要求送车方式及地点、联系人
送车地点：
联系人：
联系电话：
资金状况

大客户
业务管理科：

VIP销售
与服务部：
大客户部领导：

业务负责人：

经销商订单变更申请表
市场部
大客户部
经销商

报告负责人

联系电话

订单号（SAP号）

行项目号

订单锁定时间

车型

数量

订单变更描述
变更原因：
变更内容：
大客户部公章：
时间： 年 月 日
订单生产情况确认
需求计划员确认底盘生产情况

改装管理员确认上装生产情况

销售通路
调度科长

主管部长

销售计划科

改装科科长