总承包项目物资合同管理办法.docx

总承包项目物资合同管理办法

目 次

前 言
1 目的和范围…………………………………………………………………………………………………………1
2 编制依据…………………………………………………………………………………………………………….1
3 职责…………………………………………………………………………………………………………………….1
4 管理内容合同方法……………………………………………………………………………………………..2
附录A （规范性附录） XX项目合同评审记录单……………………………………………..13
附录B （规范性附录） XX项目合同变更评审记录单……………………………………..14
附录C （规范性附录） XX项目合同设备台帐………………………………………………...15
附录D （规范性附录） XX项目厂商信息台帐…………………………………………………16
附录E （规范性附录） XX项目付款计划台帐………………………………………………...17

前 言

根据企业总承包项目管理体系规划，结合企业实际情况与物资合同管理要求，制定本标准。
本标准对物资合同管理的各环节工作内容与要求进行了明确，并对相应的职责分工与管理权限进行了规范。
本版次按照层次管理的原则，对合同管理流程中的权限重新进行了梳理，明确相关人员及部门的职责。

本标准由工程承包分公司提出
本标准由工程承包分公司归口管理并解释
本标准起草人：
本标准校核人：
本标准审核人：
本标准批准人：

本标准适用工作岗位表
编号
部门或岗位通道
岗级和岗位
精通
熟悉
了解
备注
1
工程承包分公司
总经理、项目控制室经理、施工管理室、开车室经理、采购管理室经理、项目部总经理
ü

2
工程承包分公司
6级以上人员、工程项目部人员、采购管理、施工、项目控制管理人员

ü

3
工程承包分公司
综合管理人员

ü

本标准历次编制人员表
版次
发布时间
起草人
校核人
复核人
审核人
复审人
批准人
1

2

总承包项目物资合同管理办法

1 目的和范围
为明确总承包项目物资订货合同（包括相关的设备监造、催交、运输和技术服务合同）的管理程序与职责分工、特制定本标准。
本标准适用于项目物资合同的起草、签订、交底、履行、归档等环节的管理。

2 编制依据
ES-A-06-PR-1101 总承包项目物资采购管理规定

3 职责
3.1 工程承包分公司采购管理室/工程项目部物资室
a）负责编制订货合同文本；
b）按照分级评审原则，组织订货合同评审；
c）负责合同登记；
d）负责合同变更及中止执行；
e）负责按照分级评审原则，组织合同变更评审；
f）负责物资订货合同索赔证据搜集及执行；
g）负责物资订货合同索赔资料整理归档；
h）负责组织合同终止后评价。
3.2 工程项目部计财室
负责物资订货合同登记与日常管理；
3.3 工程项目部工程室
负责物资订货合同索赔证据搜集及执行；
3.4 项目部总经理
a）负责批准现场物资订货合同文本；
b）负责审核工程项目部订货合同变更；
c）负责审核物资订货合同索赔处理方案。
3.5 计划发展部、财务管理部、监察审计部
参与合同评审
3.6工程承包分公司总经理
负责批准物资订货合同索赔处理方案
4 管理内容和方法
4.1合同及编号及名称
4.1.1 总承包项目的物资订货合同、监造合同和催交合同的合同编号按照《合同编号管理办法》（ES-A-08-IC-2045）编制。
4.1.2 补充合同的编号为：在原合同号后加“补+顺序号”。
4.1.3 总承包项目的合同编号中采购管理室使用的顺序号为001—500，工程项目部物资室使用的顺序号为600-999；
4.1.4 订货合同的设备名称与技术协议的设备名称一致，一般为“XX设备订货合同”。
4.2 订货合同的签订
4.2.1 订货合同的编制
4.2.1.1 工程承包分公司采购管理室或工程项目部物资室在收到设计和中标厂商签字盖章完全的技术协议书和技术协议书电子版后，在合同范本的基础上依据招标文件及投标文件编制订货合同。
4.2.1.2 订货合同编制完成后，经工程承包分公司采购管理室经理或项目部总经理批准后形成初步订货合同文本；
4.2.1.3 工程项目部现场需要编制简易合同的，由工程项目部物资室编制简易合同，经物资室经理审核、项目部总经理批准后实施。
4.2.2 订货合同的评审
4.2.2.1 订货合同或补充合同文本编制完毕后，工程承包分公司采购经理室或工程项目部物资室组织合同评审，评审会议由工程承包分公司总经理或工程承包分公司采购管理室经理、项目部总经理主持，工程承包分公司、工程项目部相关人员参加，运控管理部、监察审计部派员参加，评审内容包括；
a）合同编制的依据；
b）合同标的（物资名称、数量、规格）；
c）合同金额；
d）付款方式及比例；
e）合同交货地点及交货时间；
f）合同条款与招标文件一致（如不一致，需列偏差处）；
g）供货范围与招标文件一致（如不一致，需列偏差处）；
h）合同中未明确定义的事宜（验收、供货数量、交货时间等）；
i）合同条款无遗漏；
j）其他说明解释。
4.2.2.2 合同评审分级评审原则如下：
合同金额
（万元）
评审召集部门
评审主持人
主要参加人
≤20现场次要或急采、零采/另委
项目部物资管理室
项目总经理
项目副总工、项目副总经理、监察审计部人员、工程部长、物资部长、计财部长、专业设计代表、合同谈判人
>20, ≤50现场次要或急采、零采/另委
工程承包分公司
采购管理室
采购管理室经理
项目总经理、院副总工、设计总工程师总、监察设计部人员、主任控制工程师、财务管理部人员、计划发展部人员、项目控制室经理、采购管理室经理、项目采购经理、合同谈判人
≤100 院内采购
工程承包分公司
采购管理室
工程总承包公司总经理
项目总经理、院副总工、设计总工程师总、监察设计部人员、主任控制工程师、财务管理部人员、计划发展部人员、项目控制室经理、采购管理室经理、项目采购经理、合同谈判人
>100, ≤500
工程承包分公司
采购管理室
工程总承包公司总经理
工程承包分公司总经理、项目总经理、院副总工、设计总工程师总、监察设计部人员、主任控制工程师、财务管理部人员、计划发展部人员、项目控制室经理、采购管理室经理、项目采购经理、合同谈判人
>500, ≤1000
工程承包分公司
采购管理室
院主管领导

>1000
同上
同上
同上

4.2.2.3 评审后，工程承包分公司采购管理室或工程项目部物资室编写合同评审单（见附录A）,评审单由与会人员和评审主持人签字。
4.2.3 合同的签署
4.2.3.1 正式合同文本由授权人和被授权的中标厂商代表签署生效，签署要求如下：
a）双方授权代表在合同封面大签（签全名），逐页小签（签姓）；
b）双方授权代表在合同签字页签字、加盖骑缝章；
c）合同份数必须符合项目管理要求（补充合同的份数须同原合同份数）。
4.2.3.2 合同的签订权限限见院《合同授权管理规定》（Z/NW5.22-T-2006A/0）
合同金额（万元）
合同签署人
≦20现场次要或急采、零采/另委
项目总经理
﹥20，≦现场次要或急采/另委
项目总经理
≦100院内采购
采购管理室经理
﹥100，≦500
工程承包分公司总经理
﹥500，≦1000
院主管领导
﹥1000
院主管领导
4.2.3.3 合同的签署顺序如下：
a）一般卖方先行盖章后，买方签字 ，如有特殊情况，买方可以先行签字盖章；
b）应急采购设备的订货合同，双方应共同确认在传真件上盖章有效，但需将双方盖章合同原件保留。
4.3 合同登记和管理
4.3.1合同签字盖章生效后，又工程承包分公司采购管理室或工程项目部物资采购管理工程师将生效合同按照规定份数提交卖方；
4.3.2工程承包分公司采购管理室或工程项目部物资室采购管理工程师将合同及相关文件归档（包括电子文件），包括后续的联络会议纪要、合同变更文件和资料均应及时归档；
4.3.3 集中订货合同由工程承包分公司采购管理室采购管理工程师将合同移交采购管理室合同管理工程师管理，并说明相关合同信息；
4.3.4现场采购由工程项目部物资采购室采购工程师将合同移交物资室和计财室合同管理工程师管理，并说明相关合同信息；
4.3.5 工程项目部计财室合同管理工程师管理合同付款事宜，物资室合同管理工程师管理除合同付款之外的相关事宜；
4.3.6 下列人员可以在归档后长期合同文件：
a）计财室会计可以节约商务合同副本一份；
b）专业主设人可以借阅技术协议书副本一份；
c）合同管理工程师可以借阅完整的合同及相关文件一套；
d）其他人员根据工作需要临时借阅合同及相关文件，用后及时归还。
4.3.7 合同管理工程师按照已签订合同的基本内容，编制合同设备台账（见附录B）、厂商信息台账（见附录C）和付款计划台账（见附录D）：
a）合同设备台账内容包括：合同设备数量、设备规格、合同总价、合同付款方式、合同签订时间和合同到货时间；
b) 厂商信息台账内容包括：厂商名称、地址、联系人、联系电话、传真、开户行和账号；
c）付款计划台账内容包括： 合同名称、合同金额、付款进度及比例、累计付款金额、月计划付款金额、合同金额累计和付款金额累计。
4.4 合同履行
工程承包分公司采购管理室和工程项目部物资室依据合同条款督促履行合同，合同管理工程师跟踪合同执行状态，关注合同相关事宜。
4.5合同的变更
4.5.1变更的类型
4.5.1.1变更设计：指由施工分包商、业主、监理和工程项目部提出的修改设计。工程项目部物资室负责提供签字完整、资料齐全的变更设计通知单。(见变更设计管理办法ES-A-06-CM-2210)
a）设计条件有变化；
b）现场条件所限，采用的材料、规格、品种、质量不能完全符合设计要求；
c）施工条件变化或发生差错；
d）施工分包商因错误施工导致的设计变更；
f）在项目执行期间有关国家规程、规范和标准的变化。
4.5.1.2 设计变更：指由于自己原因或者业主和施工分包商提出的要求，由设计人员或设计工代提出的设计修改。工程项目设计经理负责提供签字完整、资料齐全的设计变更通知单。（见设计变更管理办法ES-A-06-CM-2209）
a）设计图纸中出现错、漏、碰、缺等设计问题；
b）设计与现场实际情况不符合；
c）其他需要进行设计变更的情况。
4.5.1.3 主体变更
a）主体变更；
b）主体名称内部结算关系变更；
c）债权转让；
d）主体合并、破产。
4.5.1.4 付款变更
a）付款的进度条件及比例的变更；
b）预付款冲抵为履约保证金；
c）付款方式的变更；
d）收款银行、账号的变更。
4.5.1.5 运输、包装的变更
a）运输方式的变更；
b）交货地点的变更；
c）包装物的变更；
d）包装方式的变更。
4.5.1.6 发票的变更
a）发票种类的变更；
b）发票税率的变更。
4.5.1.7 其他变更
a）交货期的变更；
b）联系人、联系方式、通信地址的变更。
4.5.2 变更的登记及变更合同的签字授权

变更合同金额(万元)
补充合同签署人
合同变更等级

≤20
采购管理室经理
C
>20, ≤50
工程承包分公司总经理
B
>50
院主管领导
A
4.5.3变更的程序
4.5.3. 1不引起商务变更的变更设计和设计变更
对于不引起商务变更的变更设计和设计变更的变更程序分别见《变更设计管理办法》 (ES-A-06-CM-2210)或《设计变更管理办法》（ES-A-06-CM-2209)。
4. 5. 3. 2因变更设计和设计变更引起的商务变更
采购管理室收到现场或设计部门提交的手续完全的《变更设计通知单》或《设计变更通知单》 后，由该项目采购工程师进行商务合同变更，经变更合同评审后编制补充合同。
4. 5. 3. 3主体变更
a) 对于卖方主体己经国家行政机关批准的名称变更、债权转让、合并、破产，原则上不再办 理合同变更手续，签订补充合同。卖方必须提供国家行政机关批准、核准的文件的复印件，并加盖 合同卖方单位公章和变更后单位公章，还需提供变更后的单位资质文件（包括营业执照、税务等级 证）后变更相应信息。
b) 对于内部结算关系变更或债权转让等不需国家行政机关批准的主体变更，需卖方出具内部 结算关系变更的企业文件或债权转让协议，并加盖变更前单位公章、财务章，及变更后的单位资质 文件（包括营业执照、税务等级证）后变更相应信息。
4. 5. 3.4付款变更
a）付款进度及比例的变更经采购管理室经理批准。
b）预付款冲抵为履约保证金的变更经采购管理室经理批准后，编制补充协议。
c）付款方式的变更经采购管理室经理批准。
卖方账户信息的变更在卖方提供盖有财务专用章的账户变更通知后直接变更。
4.5.3.5 运输、包装的变更
a）运输、包装的变更引起合同金额变化的须进行合同变更评审和签订补充合同。
b）运输、包装的变更不引起合同金额变化的，依据双方最终确认文件进行变更。
4.5.3.6 发票的变更
a）发票的变更引起合同金额变化的须进行合同变更评审和签订补充合同。
b）发票的变更不引起合同金额变化的，依据双方最终确认文件进行变更。
4.5.3.7 其他变更
a）其他的变更若引起合同金额变化的须进行合同变更评审和签订补充合同。
b）其他的变更不引起合同金额变化的，依据双方最终确认文件进行变更。
4.5.4变更的要求
4.5.4.1 变更评审
对于A级、B级和C级涉及商务合同金额的变更，无论合同金额大小，均应进行变更评审，合同变更按照分级评审院长，评审通过后方可签订合同，如下：
变更合同金额
（万元）
评审召集部门
评审主持人
主要参加人
≤20
工程承包分公司
采购管理室
采购管理室经理
院副总工、项目设总、监察审计部人员、主任控制工程师、财务管理部人员、计划发展部人员、合同谈判人
>20 ，≤50
工程承包分公司
采购管理室
工程承包分公司总经理
项目经理、院副总工、项目设总、监察审计部人员、主任控制工程师、财务管理部人员、计划发展部人员、合同谈判人、采购管理室经理
>50 ，≤100
工程承包分公司
采购管理室院办
院主管领导
项目经理、院副总工、项目设总、监察审计部人员、主任控制工程师、财务管理部人员、计划发展部人员、合同谈判人、采购管理室经理、工程承包分公司总经理
>100
院办
党政联席会
见相关院标准
评审完成后，填写合同变更评审单，见附件录B.
4.5.4.2《合同变更评审单》内容：
a）在变更等级栏中选择变更等级；
b） 变更类型（按照本细则文件描述）；
c）变更依据（合同条款、会议纪要、变更设计通知单、设计变更通知单、询价报价）；
d）变更事项或内容；
e）变更结果和变更的金额变化；
f）附件清单（附件指变更的依据证明文件）。
4.6 合同的解除和中止
4.6.1 合同的解除
根据合同约定，符合合同解除条件时，双方可以依照合同约定或依照法律规定向对方提出解除合同。如果因解除合同而损害了我方利益，应按索赔程序提出书面索赔要求。
4.6.2 合同的中止
4.6.2.1 如果对方行为构成合同中止条件时，合同管理工程师按照合同中止条款书面通知对方，要求纠正或提出修正计划；
4.6.2.2 如果对方不进行纠正或不提出修正计划，我方按合同中止条款约定，视情况行使合同中止权且出具变更通知书，由对方支付因此发生的费用、损失和索赔；
4.6.2.3 如果我方行使中止权利，应立即停止支付合同中止部分的款项，并索回预付款；
4.6.2.4 合同的解除或中止通知的送达方式：
a）合同的解除或中止的通知应以书面方式，通过邮政快递送达；
b）对方拒绝签收我方送达的有关文件时，采取公证送达方式。
4.7合同的索赔和反索赔
4.7.1 合同履行过程中，工程项目部物资室和采购管理室以及相关人员应搜集索赔和反索赔证据并妥善保存，具体管理内容和方法见《合同索赔证据收集管理办法》；
4.7.2 合同索赔按原因分为如下几类，分别执行相应索赔程序：
4.7.2.1 合同签订后，供货商未能按照合同要求提供履约保保函办理预付款的索赔；
4.7.2.1.1 对于供货商长时间任未办理，也不签关于履约保函余预付款的合同补充协议的，合同管理工程师应填写合同履行跟踪单说明情况，报总承包项目部、工程项目部各级领导审批；
4.7.2.1.2 从厂商递交的投标保证金中扣除相应款额，并向下一个综合最优评分者发出预中标通知书或邀请新的投标者。
4.7.2.2 因买方原因延期交货造成损失引起的索赔；
4.7.2.2.1 因卖方的原因（不可抗力除外）延期交付买方定购的设备，按照合同约定的条款，由采购管理室或物资室提出初步 意见并提交项目部总经理，经承包管理部采购管理室或项目部总经理审核后提交工程承包分公司总经理批准。
4.7.2.2.2此索赔经工程承包分公司总经理批准后执行，并在其货款中直接扣除，对安装、运行有重大影响的设备在多次催促下仍然迟交超过3个月的，视情况执行合同终止程序。
4.7.2.3 开箱验收、安装调试时因卖方提供的设备有缺陷或损坏引起的索赔。
4.7.2.3.1 在开箱验货是因卖方提供的有缺陷或损坏、由工程项目部物资室提交初步书面结论（包括必要的照片、试验记录等证据），提交项目部总经理或采购管理室经理，同时以书面方式通知卖方共同复检；
4.7.2.3.2 在共同复检中对检验记录意见不一致时，可双方委托权威的第三方检验机构或双方权威机构联合进行检验；
4.7.2.3.3 此类索赔经工程承包分公司总经理批准后执行，在其下次付款中直接扣除。
4.7.2.4 在质量保证期内因卖方提供的设备有缺陷或损坏引起的索赔；
4.7.2.4.1 依据订货合同的相关条款，在质量保证期内因卖方提供的设备有缺陷或损坏在第二次验收试验（由于卖方原因）仍不能达到合同所规定的保证指标时，由工程部工程室提交初步书面结论，经项目部总经理或承包管理部采购管理室经理审核后提交工程承包分公司总经理批准；
4.7.2.4.2 此类索赔经工程承包分公司总经理批准后执行，在其质保金中直接扣除。
4.7.3 合同的反索赔按如下程序执行：
4.7.3.1 工程工程项目部或承包管理部采购室在收到供货商提出的索赔要求后，应立即向相关领导或项目部总经理汇报;
4. 7. 3. 2工程项目部组织相关部门收集反索赔的材料，反驳对方不合理的索赔要求，由合同管理 工程师提出反索赔报告，经工程项目部物资室经理或承包管理部采购管理室经理审核，项目部总经 理批准后，通知供货商。
4. 7. 4所有索赔及反索赔的过程文件及处理结果均应归至分管合同管理工程师备份进行归档管理， 与订货合同一起备查。
4.8合同的结算及付款
4. 8. 1项目物资订货合同结算按照合同约定及西北院相关管理标准执行，物资合同索赔及反索赔的 相关结果应准确反映结算结果中，具体管理内容和方法详见《总承包项目物资合同结算管理办法》 (ES-A-06-PR-2109)；
4. 8. 2项目物资订货合同付款按照合同约定及西北院相关管理标准执行，具体付款流程详见《总承 包项目集中物资采购付款管理实施细则》（ES-A-06-PR-3103)与《总承包项目现场物资采购付款管 理实施细则》（ES-A-06-PR-3104)。
4.9合同的终止和评价
4. 9. 1合同终止后，采购管理室组织人员对合同进行合同后评价，总结合同的利弊得失、经验教训， 作为改进以后工程合同管理工作的借鉴；
4. 9. 2评价的内容包括：合同签订情况评价、合同执行情况评价、合同管理工作评价、对本项目有 重大影响的合同条款的评价、其它评价。

附录A
（规范性附录）
XX项目合同评审记录单
ES-A-06-PR-2108-R01
编号：
工程名称

合同编号

合同名称

评审主持人

参加人：
会议纪要 ：

编制人： 日期：

监督人：
评审人员签字：

附录B
（规范性附录）
XX合同变更评审记录单
ES-A-06-PR-2108-R02
编号：
工程名称

合同编号

合同名称

评审主持人

参加人：
会议纪要：

编制人： 日期：
监督人：

评审人员签字：

附录C
（规范性附录）
XX项目合同设备台账
ES-A-06-PR-2108-R03

合同编号
设备名称
合同设备数量
设备规格
合同总价
合同付款方式
合同签订时间
合同到货时间

附录D
（规范性附录）
XX项目厂商信息台账
ES-A-06-PR-2108-R04
厂商名称
地址
合同设备数量
联系人
联系电话
传真
开户行
账号

附录E
（规范性附录）
XX项目付款计划台账
ES-A-06-PR-2108-R05
合同编号
合同名称
合同 金额
付款日期
付款金额
付款日期
付款金额
付款日期
付款金额