管理员办公自动化系统操作必备手册.doc

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目　录

办公自动化系统操作手册之管理员
1 序言
1.1 编写目的
编写此说明书的目的是让用户清楚地了解办公自动化系统管理员的职责、 系统功能操作等。
1.2 背景
中文名称: 办公自动化系统
英文名称: RingSunOAS
版本号: V3.0
系统提出者: 盈新科技发展有限公司
系统开发者: 办公自动化系统项目开发组成员
销售客户: 全国各地级市
涉及数据: 　全国各地级市及所属单位、 下属机构、 其它相关的部门、 科室和相关的上级单位等提供的数据
1.3 定义
l 收文: 指各种来文
l 发文: 指各种发给相关单位、 部门、 科室及上级的文件
l 流程自定义: 根据实际的公文流转流程进行定义
l 用户: 根据各科室、 部门或单位岗位、 职能范围定义不同权限的系统登录用户
l 权限: 根据各科室、 部门或单位岗位、 职能范围定义不同的权限
l 角色: 是相关权限的集合
2 系统登录
点击IE浏览器, 在地址栏输入网址,
进入登录界面,

输入”单位编号”、 ”用户编号”、 ”用户口令”, 点击进入办公自动化系统主页。
3 系统组成
3.1 系统子模块

在”茂名市党政机关办公自动化”系统主页面, 点击各个模块按钮进入相应子模块。

3.2 系统主页
3.2.1 待办事项
　　在待办事项栏目下列出当前用户需要处理、 办理的各种公文和案件。
3.2.2 短消息
　　短消息主要包括系统操作中系统产生的友好信息和其它用户发来的信息等。
3.2.3 通知公告
　　通知公告主要包括公共信息, 如: 规章制度、 信息简报、 大事记等内容。
3.2.4 快速链接
　　快速链接栏目包括个人邮件、 个人日历、 讨论区、 通讯录、 密码修改几个子模块, 点击能够直接进入各模块。
4 系统子模块说明
4.1 系统管理

点击 按钮, 进入”系统管理”功能模块。

系统管理主要是对办公自动化系统进行集中管理, 是整个系统正常运行的保障枢纽。系统管理的内容包括网络系统的管理、 主机系统的管理和数据库系统管理、 系统安全性管理等。
点击页面中的模块按钮则进入不同的功能模块。

”系统管理”模块结构图
4.1.1 系统设置
点击 按钮, 进入”系统设置”功能模块。该模块有两个页面, 默认页面为”系统配置信息”页面, 用户能够在此设置系统内部的系统参数。
4.1.1.1 系统配置信息

服务器配置管理负责对服务器的基本信息、 服务器的安装路径等基本信息进行配置。用于登记服务器名称、 版本、 客户基本信息、 安装时间、 序列号、 数据的主安装路径等基本信息。
1、 修改: 点击按钮, 该页面输入框点亮, 管理员能够在本页对系统配置信息进行修改。

修改完毕, 点击按钮, 能够保存所做的修改, 点击按钮, 放弃修改, 返回系统配置信息初始页面。
2、 退出: 点击按钮, 退出”系统设置”功能模块, 返回到系统管理页面。
4.1.1.2 系统编号设置信息
点击操作界面的 按钮, 进入”系统编号设置信息”功能模块。

其功能是将所有功能模块中所运用到的系统编号, 在这里能够做统一管理和初始化设置。
1、 新增: 点击按钮, 输入框点亮, 能够对新条目进行设置
, 在系统自动编号 输入框中输入编号的初始值, 在编号类型 下拉菜单中选择编号类型。点击按钮, 进行该条目的保存。若该编号类型已经设置了自动编号, 系统会弹出””提示信息, 点击按钮, 重新进行新增自动编号的设置。设置成功后, 系统弹出””提示信息, 点击, 完成新增条目的增加。
2、 修改: 在列表框中选择您所要修改的条目, 选中以后, 该条目点亮,
, 然后点击按钮, 输入框点亮,
能够在本页对系统编号信息进行修改。点击按钮, 保存自动编号的修改。
3、 删除: 在列表框中选择您所要修改的条目, 选中以后, 该条目点亮,
, 然后点击按钮, 删除该条目。
4、 停用: 在列表框中选择您所要停用的条目, 选中以后, 该条目点亮
, 然后点按钮, ””按钮变灰, 同时系统弹出”” 提示信息, 点击, 完成该编号的停用。
5、 启用: 选择需要启动的系统自动编号条目

点击按钮, 系统弹出”” 提示信息, 点击, 该条目启用成功。
6、 退出: 点击按钮, 退出”系统设置”功能模块, 返回到系统管理页面。
4.1.2 常见办公单位
点击 按钮, 进入”常见办公单位”功能模块,

常见办公单位是用来创立系统单位用户的基本信息。在此模块下可新增常见办公单位资料, 并可进行修改、 删除操作。
1、 增加: 点击按钮, 进入”常见单位登记”页面,
在输入框中填写单位的基本信息, 在”单位级别”栏点击其下拉菜单填选择类型, 信息填写完毕后点击, 完成部门资料的增加。按钮功能是对操作不作任何保留地返回到”常见办公单位”页面;
2、 修改: 在列表框中选择您所要修改的条目, 选中以后, 该条目点亮, 点击栏下的查看图标, 进入”常见单位查看”页面,

对单位信息进行修改。点击按钮, 完成修改操作;
3、 停用: 在列表框中选择您所要停用的条目, 选中以后, 该条目点亮, 点击栏下的查看图标, 进入”常见单位查看”页面, 点击按钮, 弹出提示信息, 点击, 返回到”常见单位登记”页面;

4、 删除: 在停用的单位编号前有个””方框, 点击鼠标左键打勾, 点击, 弹出”” 提示信息, 点击, 删除该条目;
注: 对于单位信息下已建立从属部门或人员及档案资料的, 系统会弹出””提示信息, 需要先删除其从属部门或人员及档案资料才能对该单位进行删除操作。
5、 启用: 在列表框中选择已被”禁用”的条目, 选中以后, 该条目点亮, 点击栏下的查看图标, 进入”常见单位查看”页面, 点击按钮, 弹出提示信息, 点击, 该条目被重新启用;
6、 退出: 点击按钮, 退出”常见办公单位”功能模块, 返回到系统管理页面。
4.1.3 基本资料维护
定义系统中的各种字典表如部门、 级别、 职务、 职称等信息表。分类如下:
n 密级资料
n 缓急资料
n 公文类别资料
n 文件介质资料
n 常见文件类型资料
n 常见批注类型资料
n 常见领导办公意见
n 学历资料
n 民族资料
n 职称资料
n 职务资料
n 主题词资料
n 地区资料
n 行业分类资料
4.1.3.1 密级资料
点击按钮, 进入”密级资料”页面,

1、 新增: 点击按钮, ”密级描述”输入框点亮, 能够对新条目进行设置
。
点击 按钮, 完成新增条目的增加。
2、 修改: 在列表框中选择您所要修改的条目, 选中以后, 该条目点亮,
, 然后点击按钮, 对密级描述信息进行修改。点击按钮, 完成条目的修改。
3、 删除: 在列表框中选择您所要删除的条目, 选中以后, 该条目点亮,
, 然后点击按钮, 弹出””提示信息, 点击, 删除该条目。
4、 退出: 点击按钮, 退出”密级资料”功能模块, 返回到系统管理页面。
4.1.3.2 缓急资料
点击按钮, 进入”缓急资料”页面, 对缓急资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.3 公文类别资料
点击按钮, 进入”公文类别资料”页面, 对公文类别资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.4 文件介质资料
点击按钮, 进入”文件介质资料”页面, 对文件介质资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.5 常见文件类型资料
点击按钮, 进入”常见文件类型资料”页面, 对常见文件类型资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.6 常见批注类型资料
点击按钮, 进入”常见批注类型资料”页面, 对常见批注类型资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.7 常见领导办公意见
点击按钮, 进入”常见领导办公意见”页面, 对常见领导办公意见进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.8 学历资料
点击按钮, 进入”学历资料”页面, 对学历资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.9 民族资料
点击按钮, 进入”民族资料”页面, 对民族资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.10 职称资料
点击按钮, 进入”职称资料”页面, 对职称资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.11 职务资料
点击按钮, 进入”职务资料”页面, 对职务资料进行设定( 操作步骤同”密级资料”, 详细步骤请参照”密级资料”) 。
4.1.3.12 主题词资料
点击按钮, 进入”主题词资料”页面,

1、 增加: 点击按钮, 进入”主题词登记”页面,
在输入框中填写”主题词编号”、 ”主题词描述”信息, 在”主题词类别”下拉菜单中选择类别, 在”隶属主题词”栏点击按钮, 弹出””提示信息, 选择主题词结构, 点击按钮, 设置”排序号”、 ”无下级主题词”、 ”备注”等栏目, 填写完毕后点击, 完成主题词的增加。按钮功能是返回到”常见办公单位”页面;
2、 修改: 点击下的查看按钮, 进入”主题词修改”页面,

对主题词信息进行修改。点击s按钮, 完成修改操作;
3、 删除: 在列表框中选择您所要删除的条目, 选中以后, 该条目点亮, 点击栏下的查看图标, 进入”主题词修改”页面, 点击按钮, 弹出提示信息, 点击, 返回到”主题词资料”页面, 在禁用的资料前有个””方框,

点击鼠标左键打勾, 点击, 弹出”” 提示信息, 点击, 删除该条目;
4、 启用: 在列表框中选择已被”禁用”的条目, 选中以后, 该条目点亮, 点击栏下的查看图标, 进入”主题词查看”页面, 点击按钮, 弹出提示信息, 点击, 该条目被重新启用;
5、 退出: 点击按钮, 退出”主题词资料”功能模块, 返回到系统管理页面。
4.1.3.13 地区资料
点击按钮, 进入”地区资料”页面, 对地区资料进行设定( 操作步骤同”主题词资料”, 详细步骤请参照”主题词资料”) 。
4.1.3.14 行业分类资料
点击按钮, 进入”行业分类资料”页面, 对行业资料进行设定( 操作步骤同”主题词资料”, 详细步骤请参照”主题词资料”) 。
4.1.4 部门维护
部门维护是系统管理员用来增加、 修改及删除部门资料, 对部门进行查询和管理的工具。部门维护包括部门编号、 部门名称、 职责描述、 上级部门( 或单位) 、 状态等信息的设置管理。
点击 按钮, 进入”部门维护”功能模块, 在该模块下添加部门资料,

1、 新增部门: 点击按钮, 进入”部门登记”页面,

在输入框中填写新增部门的基本信息, 在”部门级别”下拉菜单中选择类别, 在”隶属部门( 单位) ”栏点击按钮, 弹出””提示信息, 选择单位名称, 点击按钮, 填写完毕后点击, 完成部门资料的增加。按钮功能是返回到”部门维护”页面。
2、 修改部门: 点击界面按钮, 进入”部门查看”页面,
, 修改部门资料, 点击按钮, 完成部门资料的修改, 返回到部门维护缺省页面。
3、 停用部门: 点击界面按钮, 进入”部门查看”页面, 点击按
钮, 系统弹出, 点击按钮, 完成部门停用操作。
4、 启用部门: 点击界面按钮, 进入”部门查看”页面, 点击按
钮, 系统弹出, 点击按钮, 完成部门启用操作。
5、 删除部门: 部门在停用后, 处于”禁用”状态,

选中需删除的部门, 点击按钮, 该部门的资料被删除。
6、 退出: 点击按钮, 退出”部门维护”模块, 返回系统管理主页面。
4.1.5 用户维护
用户维护是系统管理员用来增加、 修改及删除用户资料, 对用户进行查询和管理的工具。用户维护包括用户编号、 用户名称、 联系电话、 隶属部门( 或单位) 、 状态等信息的设置管理。
点击按钮, 进入”用户维护”功能模块,

点击按钮, 进入”用户登记”模块。

设定用户编号、 用户名称、 用户级别、 默认密码、 确认密码、 联系电话、 邮件地址等信息, 在”部门( 单位) ”栏点击按钮, 弹出
””提示信息, 选择部门名称, 点击按钮, 在”真实姓名”栏点击按钮, 弹出
””提示信息, 点击按钮显示查找科员的资料
点击科员编号或者姓名选择科员, 填写完毕后, 点击, 完成用户登记操作。按钮功能是返回到”部门维护”页面。( 注: ”用户维护”修改、 删除操作同”部门维护”, 详细步骤请参照”部门维护”)
4.1.6 呈批表定制
点击按钮, 进入”呈批表定制”功能模块。

点击按钮, 进入”呈批表模版设置”页面。

”模板类型”在其下拉菜单中选择模板类型, ”公文类型”在其下拉菜单中选择公文类型, 填好呈批表信息, 然后点击, 弹出
提示信息, 在该对话框下选择呈批列表项目, 点击将批注项右移到右边的显示框, 在此还可对批注项进行新增、 修改、 排序等操作。选好之后, 点击返回到”呈批表模板设置”页面, 按后保存为草稿, 或按直接发布一个新的模版。按钮功能是可对呈批表进行打印预览等操作, 按钮功能是返回到”呈批表模板”页面。
在”呈批表模板”定制的模块下只能对”草稿”形式的”呈批表”进行修改、 删除, 对于已经发布的呈批表点击界面按钮, 进入”呈批表模板查看”页面, 点击, 弹出””提示信息, 点击将呈批表转为草稿形式, 返回到”呈批表模板”页面显示提示信息, 对呈批表进行修改点击界面按钮, 进入”呈批表模板查看”页面进行修改并保存。对呈批表进行删除有两种方式, 一是点击按钮, 弹出提示信息, 点击删除该条目; 二是在禁用的资料前有个””方框,

点击鼠标左键打勾, 点击, 弹出”” 提示信息, 点击, 删除该条目。
4.1.7 工作流定制
工作流程定制是用来在流程处理过程中对实际流程处理进行分析、 建模的工具。流程定义工具作为一个设计时的工具, 为实际的流程处理提供流程定义模板。
对于每一个流程均包括一组流程定义对象, 每一个对象均具有一些属性, 流程定义工具即是用来对流程定义中的对象及其属性进行设定的工具。如: 收文、 发文、 费用报销、 借款、 请假流程定义等。
点击按钮, 进入”工作流定制”功能模块, 在此模块下可进行工作流的新增、 设置、 预览、 删除等操作,

1、 新增: 点击按钮, 进入”基本信息查看”功能模块进行工作流定义,

输入工作流名称, 点击的查找按钮, 系统弹出
, 选择类型点击, 返回”基本信息查看”页面, 点击, 返回”工作流定制”。
2、 设置: 点击按钮, 进入”基本信息查看”功能模块进行工作流设置,

i. 点击按钮, 进入”环节基本信息”模块,

点击按钮, 该页面输入框点亮, 对工作流的各个环节进行设置,

点击按钮, 保存工作流环节设置操作,

ii. 点击按钮, 进入”角色和权限”模块,

在此模块下设定角色名称、 权限、 所属环节, 点击保存操作。
iii. 点击按钮, 进入”流程设置”模块,

在此模块下设定角色的关系编号、 关系名称、 环节顺序, 点击保存操作。
3、 保存: 点击按钮, 系统弹出, 点击
按钮, 回到”基本信息查看”页面, 完成工作流定制操作。
4、 发布: 对创立的工作流选择有效时间, 先在栏先中, 再点击按钮设置时间, , 点击按钮, 完成工作流发布操作。
5、 删除: 点击按钮, 进入”基本信息查看”功能模块, 点击按钮, 系统弹出””提示信息, 点击, 删除该条目。
4.1.8 权限维护
该模块包括系统角色、 角色权限、 角色许可用户三个子模块。
4.1.8.1 系统角色
　　点击进入”系统角色”模块,

1、 增加: 点击按钮进行角色信息设定, 并对角色授于相应的权限。

在授于权限的模块下打勾选中, 然后点击, ( 按钮的功能是放弃之前所做的操作返回”系统角色”页面。) 系统弹出””提示信息, 点击按钮, 系统弹出””提示信息, 点击按钮完成角色添加操作。
2、 修改: 要修改角色资料首先需要停用正在使用中的角色, 点击按钮进入”新建角色”页面,

点击按钮, 系统弹出””页面, 点击, 回到”系统角色”页面, 系统弹出””提示信息, 点击, 再点击按钮进入”新建角色”页面, 对角记资料进行修改后点击保存操作。
3、 删除: 要删除角色资料首先需要停用正在使用中的角色( 停用角色步骤同上) , 在禁用的资料前有个””方框,
点击鼠标左键打勾, 点击, 弹出”” 提示信息, 点击, 系统弹出””提示信息, 完成删除操作。
注: 在删除角色时, 必须在”新建角色”页面将角色的”角色授权”清空, 才能对角色进行删除操作, 否则系统将弹出””提示信息, 点击, 回到”新建角色”页面将”角色授权”清空再进行删除操作即可。
4、 搜索: 在”系统角色”页面有一栏搜索查询模块, 输入所需查询的角色编号或者角色名称, 或者状态信息, 点击, 在其右边的状态栏中显示根据所提供的条件进行查询具备所查条件的信息, 能够方便快捷地找到所需资料。
4.1.8.2 角色权限
点击进入”角色权限”模块,

在该模块下可进行各个角色的权限查看, 并可新建角色。( 注: 操作同”新建角色”, 详细步骤请参照”新建角色”)
4.1.8.3 角色许可用户
点击进入”角色许可用户”模块, 在此模块下可进行新建角色、 对角色添加用户、 移除用户等操作,

　　1、 添加用户: 点击按钮, 系统弹出
提示信息, ”人员资料”中选中需要添加的人员,
点击按钮, 人员资料添加到右边的”已选人员”, 点击按钮, 返回”角色许可用户”页面, 系统弹出””提示信息, 点击完成用户添加操作。
2、 删除: 对角色许可用户可进行删除操作, 在用户资料前有个””方框,

点击鼠标左键打勾, 点击, 弹出”” 提示信息, 点击, 系统弹出, 点击, 删除该条目。
4.1.9 密码修改
当用户忘记密码或因特殊需要必须更改先前设置的密码, 而且用户拥有足够权限时, 系统才允许用户操作此功能。
点击 按钮, 进入”密码修改”功能模块,
, 点击按钮, 系统弹出查找页面, 再点按钮, 在列表中选择用户, 系统返回密码修改页面, 在输入新密码, 点击按钮, 完成密码修改操作。按钮功能是退出”密码修改”模块返回”系统管理”页面。
4.1.10 常见单位人员信息
点击按钮, 进入”常见单位人员信息”功能模块,

在此模块下可进行常见单位的人员信息录入, 可进行增加、 查看、 修改、 删除等操作。
　　1、 增加: 点击按钮, 进入”常见单位人员登记”页面,

输入人员编号、 姓名、 性别、 排序号、 籍贯、 联系电话、 邮件地址、 备注等信息, 在”部门( 单位) ”栏点击按钮, 系统弹出””提示信息, 选择部门( 单位) , 点击按钮返回”常见单位人员登记”页面, 在”性别”下拉菜单中选择类型, ”民族”、 ”学历”、 ”职称”、 ”职务”几个栏目的选择同”性别”选择一样。信息设置完后点击, 完成人员信息登记。
2、 修改: 点击下的查看按钮, 进入”常见单位人员查看”页面,

对信息进行修改后, 点击, 完成修改操作。
3、 删除: 点击下的查看按钮, 进入”常见单位人员查看”页面, 点击按钮, 系统弹出””提示信息, 点击, 返回到”常见单位人员信息”页面,

在禁用的资料前有个””方框,
点击鼠标左键打勾, 点击, 弹出”” 提示信息, 点击, 删除该条目。
4、 退出: 点击按钮, 退出”部门维护”模块, 返回系统管理主页面。
4.1.11 系统日志
点击 按钮, 进入”系统日志”功能模块,

用户经过该功能查看系统日志, 进行日常的管理和维护, 并能够对日志及进行统计、 分析、 研究。
4.1.12 管理引擎
点击 按钮, 进入”管理引擎”功能模块。

管理引擎提供了系统功能的设置和扩展, 即拥有权限的用户不但能够定义系统功能, 还能够嵌入新的模块功能。
整个系统的结构以目录树的形式表现, 点击某一子系统, 其功能模块会展开,

4.1.13 数据备份
数据是软件运行的命脉, 更是数据库应用软件的核心。为了避免用户因操作失误或其它意外原因而产生错误数据, 甚至丢失数据, 造成系统无法正常运行或运行时有数据错误而给用户提供的一种前期备份工作。
点击按钮, 进入”数据备份”功能模块,

将”备份时间”、 ”默认数据库名”、 ”数据库文件存入路径”详细设定好, 点击按钮, 系统弹出提示, 点击确定按钮, 系统备份完成。
4.1.14 数据修复
当用户因操作失误或其它意外原因而生成错误数据、 甚至丢失数据, 造成系统运行不太正常或运行时有数据错误, 用户能够使用先前备份的数据经过操作此功能, 恢复那些已丢失或错误的数据。
点击按钮, 进入”数据修复”功能模块,
, 点击按钮直接查找备份文件, 填写完毕后, 点击按钮, 系统弹出提示, 点击确定按钮, 系统恢复完成。

4.2 退出系统
　　点击按钮退出系统。