项目管理的网络沟通本体系统研究.doc

项目管理的网络沟通本体系统研究 1摘 要青岛某项目具有投资主体多元化、技术复杂、质量要求严格、协调困难等特点，在项目执行过程中会受到外界各种因素的干扰，工期、质量、费用得不到保障，项目管理者迫切需要项目管理软件协助管理。项目管理网络沟通本体系统引入了六个本体，帮助项目管理者在复杂的项目环境下提高管理效率，并且设计了信息沟通三层架构本体系统，规范了项目的沟通渠道。该系统是结构化与非结构化相结合的项目管理平台，结构化的设计能使繁杂的信息更方便检索、查看，非结构化的设计能使参与项目的人员自由地表达观点，为一些先进的思想、具有发展潜力的建议创造有效的成长空间，从而形成群体智能，拓展决策者的思维空间，增强了决策的效益和效率。2前 言在项目中，沟通不可忽视。项目经理最重要的工作之一就是沟通，通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%-90%。良好的沟通才能获取足够的信息、发现潜在的问题、降低成本、控制好项目的各个方面。青岛大炼油工程是中国石化为适应加入WTO后的形势而调整炼化企业布局的重要战略项目，采用IPMTEPC（采购透明）总承包监理的项目管理模式。项目工艺复杂、工期紧迫、质量要求严格、投资巨大、项目参与方众多、建设单位项目管理人员高度精简，因此项目管理具有较大难度，应充分利用项目管理软件，加速信息在项目各参与方之间的流动和知识在企业内的传播，实现信息的有效整合、利用和知识的共享，最终形成群体智能，增加决策的合理性、科学性及快速反应。青岛炼化非常注重信息化建设，投入大量资金启动ERP、P3等项目，提高了项目管理水平。P3是目前国内外最常用的项目管理软件，它的常见功能有：（1）成本预算和控制；（2）制定计划、资源管理及排定任务日程；（3）通过各种数据监督和跟踪项目；（4）生成甘特图、网络图、资源图表、日历等各种报表。从以上的功能可以看到，P3软件存在以下局限：（1）以定量化处理信息为主，（2）信息主要以数量化的形式表示，即只能收集结构化的信息并主要以各种数量值形式表示出来。（3）非结构化的成分极小，难于充分表达项目参与各方主观思维。本文引入了20世纪末导致人工智能取得长足进展的“本体系统”设计思想。本体系统能够用于复杂非结构化问题的知识管理。通过本体系统，解决了项目管理中沟通的非结构化问题，并运用项目管理知识体系尽可能地实现沟通的结构化，使结构化与非结构化高度地结合在一起。结构化与非结构化相结合的网络沟通本体系统有利于项目参与方表达各自的思想，讨论项目中出现或即将出现的一系列问题；有利于项目各部门间的协作；更有利于项目管理者掌控整个项目，方便快捷地收集到与项目有关的各种信息，并发布有关项目的各种决策。因此，项目管理网络沟通本体系统的研究对规避项目风险、提高项目效益具有重大意义。3项目管理沟通31项目管理的定义项目管理就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将理论知识、技能、工具和技巧应用到项目的活动中去。项目管理可归纳为范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、采购管理、沟通管理和整合管理九大知识领域。 32项目管理沟通的定义项目管理沟通是指项目管理者与被管理者之间、项目管理者与项目管理者之间、项目被管理者与项目被管理者之间，即项目成员内部互相之间或者项目成员与外部公众或社会组织之间发生的，旨在完成项目目标而进行的多种多样的形式、内容与层次的,对项目而言有意义信息的发送、接受与反馈的交流全过程,及各项目管理组织对该过程的设计、规划、管理与实施与反省。33项目管理沟通的意义项目管理中，因为沟通是是个软指标，沟通所起的作用不好量化，而沟通对项目的影响往往也是隐形的，因此成功的项目中人们往往感受不到沟通所起的重要作用。然而，在失败项目的痛苦反思中，却最能看出沟通不畅的危害。沟通对项目的成功，尤其是像青岛大炼油这样的大型项目的成功太重要了。沟通对项目管理的重要性可以归结为五点：（1）形成群体智能的条件 大炼油工程的各参与单位都有丰富的工程项目管理经验以及雄厚的技术力量，通过适当的沟通渠道充分挖掘工程人员的聪明才智，实现知识共享和人力资源整合。（2）决策和计划的基础 通过项目内、外部环境之间的信息沟通，决策者能够准确、完整、及时地掌握众多的变化的项目信息，从而为决策提供依据。（3）组织和控制管理过程的依据和手段 在项目内部，没有好的信息沟通，情况不明，就无法实施科学的管理。只有通过信息沟通，掌握项目各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高项目决策层的组织效能。（4）建立和改善人际关系是必不可少的条件 信息沟通、意见交流，将许多独立的个人、团体、组织贯通起来，成为一个整体。信息沟通是人的一种重要的心理需要，是人们用以表达思想、感情与态度，寻求同情与友谊的重要手段。畅通的信息沟通，可以减少人与人的冲突，改善项目参与各方的关系。（5）项目决策者成功领导的重要手段 项目决策者通过各种途径将意图传递给下级单位或人员并使之理解和执行。如果沟通不畅，下级单位或人员就不能正确理解和执行领导意图，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项目失败。因此，提高项目经理的沟通能力，与领导过程的成功性关系极大。34项目管理沟通的内容 按照项目管理沟通内容的性质、大小和重要程度，以及其沟通覆盖范围大小，可以将管理沟通的内容分为以下六个大类：（1）情感沟通 因为信息、知识、技术以及其它任何资源的生产力的发挥，全都要依靠人的有效工作。而人因为有情绪、情感，具有个人局限和偏好，所以在工作中并不总是理智的，因此，了解和疏导、调节人的情感必然是项目管理和沟通的重要工作。（2）操作性业务信息沟通 这类沟通是指项目成员对关于自己怎么工作和应该怎么工作以及目前工作状态如何的基础、基本业务信息的沟通。项目每天日常的运行，要依靠它来正常有效地维持。（3）责任、权利、利益沟通 由于项目员工和员工之间的责、权、利范围划分，在项目内部是动态发展和存在交互作用的，所以并非总那么容易清晰地划分清楚。因此,在项目管理中,不仅正常的、已能确定的责、权、利关系需要沟通,而且当它们发生发展、变化,有些员工对其认识开始模糊和难以把握时,尤其需要及时进行深入的沟通。责任不明,或权利不适调,或利益分享结构不清,都会产生影响,最终造成项目员工无法发挥积极性和高效率,高效益地工作。（4）决策性业务信息沟通 决策越重大,需要获取信息量越大,对项目影响越大,决策者越需要广泛收集一切能够收集到的相关信息,征求具体操作者、协作者的意见,几经反复,才能保证决策的质量,并获得广大管理者和执行者的支持。另外,决策做出后,也需要解释和分解决策,将其转化为所有相关部门、人员和所有决策执行者都能够深入理解的业务信息,清晰地传达给应该传达的人员和部门。（5）制度沟通 跟项目决策一样,项目制度在制定前、中、后都需要良好沟通。制定前沟通保证制度的针对性和可操作性,即现实性；制定中沟通保证制度的全面与完整及与其他制度的配套性,即制度的科学性；制定后沟通保证制度的准确理解,及时执行,效果监测,即制度的实效性。在所有制度沟通中,都必须有反馈,以便对制度制定、执行过程中的偏差进行及时、必要的调整。制度的价值和意义的最终体现，在于制度执行，并产生了预期生产性积极效果。制度沟通的最终目标是项目成员人人知所当知,并为当所为。（6）项目外部沟通 项目并非生存在商业真空中,而是生存在与客户、供应商、承包商、分包商、政府、竞争对手、金融机构、社会公众共同组成的社会大环境中。项目的资源必须来自外界,而项目的产出必须输出到外界,才能实现项目配置和转化资源并从中取得利润的经济目标。青岛某项目尽管是国家重点工程，得到当地政府的大力支持，但是如果与项目外部没有良好有效的沟通，也势必影响项目的进展，例如征地、拆迁、基础设施的配套、环境卫生等问题的解决必须建立在与当地政府、社会民众的良好沟通之上。 以上六大项目管理沟通内容大部分是非结构化的信息沟通，运用目前结构化的管理软件无法达到管理目标。因此在项目管理中，尤其是像青岛大炼油这样的大型项目中，项目管理者往往耗费大量的时间与精力在沟通上，却依然无法达到预期的效果。4本体的理论体系41本体的定义 本体论最早是一个哲学概念，是关于世界某个领域的分类体系。近年来，计算机领域和人工智能领域的专家和学者都引入了这一概念。42本体的作用 总的来说，构造本体的目的都是为了实现某种程度的知识共享和重用。本体的作用主要有以下两方面：（1） 本体的分析澄清了领域知识的结构，从而为知识表示打好基础。本体可以重用，从而避免重复的领域知识分析。（2） 统一的术语和概念使知识共享成为可能。4 3构造本体的原则本体作为通讯、互操作和系统工程的基础，必须经过精心的设计，并遵循一定的准则、方法，这是一个非常费时费力的过程。目前比较认可的指导本体构造的原则有以下5个：（1）清晰：本体必须有效的说明所定义术语的意思。定义应该是客观的，与背景独立的。（2）一致：本体应该是一致的，也就是说，它应该支持与其定义相一致的推理。它所定义的公理以及用自然语言进行说明的文档都应该具有一致性。（3）可扩展性：本体应该为可预料到的任务提供概念基础。它应该可以支持在已有的概念基础上定义新的术语，以满足特殊的需求，而无须修改已有的概念定义。（4）编码偏好程度最小：概念的描述不应该依赖于某一种特殊的符号层的表示方法。因为实际的系统可能采用不同的知识表示方法。（5）本体约定最小：本体约定应该最小，只要能够满足特定的知识共享需求即可。这可以通过定义约束最弱的公理以及只定义通讯所需的词汇来保证。44构造本体的方法论框架一些专门对本体系统进行研究的群体公布了构造本体系统的方法论框架：（1）界定范围：决定本体系统包含哪些、不包含哪些因素。（2）适当地定义领域术语和名称，使得该领域的层级能够清楚地包含在名称的逻辑层级中。（3）捕捉领域关于各种术语的通用知识，并用逻辑语句或领域公理的形式表述出来。（4）提出假设来运行关于公理和具体问题事件的推理过程，并从本体系统中获取信息归纳起来，本体系统的基本构成就是：“一个本体系统可能采用不同的形式，但是不可或缺地，它应该包含一个有关术语的词汇表，和一些对于这些词汇意义的描述。其中包括定义和概念相互关系的意义的说明，它们共同构成了一个领域的基本结构，并对其中术语的可能性解释进行约束。”5项目管理网络沟通本体系统的研究需求51目前项目管理所面临的一些问题尽管改革开放以来我国项目的管理工作有了很大改进，但是依然存在着诸多问题，严重影响项目的效益，归纳起来主要存在以下问题：1、公司与项目部之间、公司各部门之间信息沟通不畅，各项数据无法共享，经常造成公司办事效率低下，很难对业务进行规范化管理。2、项目管理效率偏低，经常无法做出及时反应。3、不能及时对工作经验、知识进行总结、积累，经常犯同样的错误。4、缺少一套全方位的工程项目记录资料。5、材料、设备的统计经常滞后于项目实际情况。6、材料费经常超标、失控，材料成本控制变成纸上谈兵。7、项目的成本控制工作流于形式。8、进度控制与成本控制业务严重脱节。9、不能有效地管理和控制分包商进度、变更、付款。10、项目人员经常需要面对大量单据处理。11、对于项目中的突发事件，不能及时应变。12、没有能够利用群体智能，解决项目中存在的各种难题。13、项目各部门之间信息沟通不畅，导致群体蒙昧，难以控制项目风险。这些问题归结起来就是沟通的问题。沟通了有意义、有价值的信息，交换和传播了知识、思想、意见、想法和科技，从而使团队合作、组织协调、目标完成、资源优化组合等等得以实现。而且由于沟通加强了项目组织对所有能利用的各种资源的组合和优化配置，从而使相同的资源得以发挥出更高的效率、效能和效益。因此，我们要提高项目管理水平，提高项目的营利能力，研究项目管理网络沟通本体系统是非常必要的。52项目管理网络沟通本体系统的优势在项目管理中，越来越多的人认识到：在现代信息社会，项目管理的本质和核心是沟通，项目管理的难度和难题也就是沟通的难度和问题。而在项目管理中，网络沟通相对于其它沟通方式（例如口头沟通、书面沟通、电报沟通、电话沟通等）具有诸多优势：1、网络能够实现在不同地域的不同项目参与方即时或非即时沟通，把项目管理者从各种大大小小的会议中解脱出来。2、网络沟通平台能够对项目中的各类数据进行快捷的统计、分析。3、网络沟通平台能够使沟通按照一定的规范进行，即使沟通过程结构化，减小了沟通澡音。4、项目成员能够在网络沟通平台上讨论项目出现或可能出现的各类问题，体现群体智慧。5、网络沟通平台能够有效应对各类突发事件。6、项目中的各类信息资源能够在网络上进行共享，实现无纸办公，降低管理成本。6项目管理网络沟通本体系统设计61项目管理网络沟通本体系统的设计目的项目管理网络沟通本体系统的设计目的，是方便项目经理获取足够的信息、发现潜在的问题、提高质量、降低成本、控制好项目进度等各个方面。这个本体系统借鉴BBS的广泛参与性，运用本体技术并加入了项目管理的思想和方法。同时，这个平台也借鉴了项目信息化管理平台的信息流通、处理特性，使项目经理在这样的一个平台上完成所有的信息沟通，实现对整个项目自始至终的监控。项目成员的兴趣、能力、出发点、关注点的随机性使得在传统环境下这些信息足以成为一团乱麻，因此需要一种转换，能够将无结构的群体信息转换为系统的、有结构的群体认知，以提高参与者的系统理性水平。本体系统的设计，为这些信息的有序化提供了方法，使得所有信息在时间序列中成为一个可以被识别的树状结构。通过检索器的辅助功能，又为参与者信息查询和信息关系的识别提供了条件。 62项目管理网络沟通本体系统的设计需求项目管理通常会涉及广泛的系统因素，它的复杂性反映在问题涉及面十分广泛，需要考虑项目有关各方的意见和建议，并且在有限的时间内使问题得到解决。项目管理层面临的大部分问题都具有不确定性、与原有计划相冲突的特点。此类问题没有约定的解决方案，因此应运用认知本体系统，使个体的智慧迅速整合为群体智慧，为项目管理层提供解决问题的最优途径。 项目管理的网络沟通本体系统不仅要实现“群体智慧集成”，此外，还提供项目管理层自上而下的信息发布和项目实施层自下而上信息汇报、统计、分析，为项目管理层决策提供依据。对此，我们将相关的认知本体设计分为六个模块：1、行为本体：这个本体模块中的概念，用以帮助人们了解参与信息交互的个人的行为特征，比如个人的态度，是赞成、反对还是质疑等等。这些行为概念基本上是在人们的日常生活中自然理解和共享的。2、内容本体：这一本体中的系统概念，用以帮助参与讨论的人员，在输入和读取过程中确定信息的属性，同时便于群体在合作中增强信息关系的识别和提高查询效率。3、信息性质本体：这个本体模块中的概念，帮助项目成员在输入、读取和查询的过程中确定信息的特性，明确信息的用途，同时提高查询效率。比如新闻、公告、工作日志、项目议案等。4、管理职能本体：这个本体模块中的概念，帮助项目的决策层、管理层及时把握项目所处的阶段，以及出现的问题，有利于及时觉察问题、解决问题。这个本体模块能让项目管理者抓住项目中的焦点、重点。5、过程本体：这个本体模块，是建立一些信息交互过程中，帮助参与者进行信息查询和识别的自动化功能及其概念。与个体认知过程的特定需要和支持方法相关，是个体智能在群体交互中得以发展的重要辅助工具。6、共识状态认知本体：在群体交互的每一个时间截面，都存在一种参与群体在整体上的“认知状况”，这个认知状况的描述，属于问题讨论的参与者在整体上的一种反省能力。这种能力对于个人来说属于个人的智能，但是这种建立在具有公共性认知基础上的个人智能，在认识范围和它对于公共人群形成共识的潜在意义，我们又可以认为它具有一定程度的公共性。63本体的概念设计支持项目中问题讨论和决策的项目论坛设计，实际上包含两方面的工作。其一，是研究项目问题讨论和智能发展模式，运用本体系统的设计提供网络实现基础；其二，是将本体设计的内容融入论坛功能和结构的设计。这两项工作是相辅相成的。631行为本体的概念设计参与项目议案讨论过程所进行的沟通，必然地包括一系列沟通的行为。这些个人的信息行为所包含的认知方面的意义，主要可以从发言所包含的态度方面反映出来，所以功能设计中，我们设定以下行为本体概念，这些概念在人类的自然行为中是天然共享的：支持：对一种认知对象表示支持；反对：对一种认知对象表示反对；质疑：对一种认知对象提出疑问，表示怀疑；建议：为某信息的提出者提供建议；一般回复：不具有上述倾向的其他回复632内容本体的概念设计内容本体，用来刻画在群体交互过程中具有某种特定意义的信息对象。这些信息对象在不同的应用领域可以采用不同的内容。在项目管理网络沟通本体系统中，根据项目管理的需要，我们设定下述概念体系，作为项目管理沟通中用来确定信息认知意义的共享概念：项目规划：指项目所有工作都经过成本预测、逻辑排序、设定时间目标和优先性安排之后，将项目工作进行列表或进行其他类型的可视性展示。目标管理：通过确立目标以及监控执行此目标来对项目进行行政管理的计划。信息查询：按照己经设定的查询类别或关键字对系统中的信息进行查找。评价体系：对项目进展情况、项目质量、项目成本等各方面进行评价的一套方法。办公系统：辅助日常办公管理的一套工具。投资分析：对投资项目的可行性、项目前景进行分析。项目计划：在特定的时间内，应用一定的资源，针对某一具体项目的未来行动方案采取的一种统筹设计。项目分解：按照项目的特点，把项目细分为若干个子项目或具体可实施的工作。项目监控：对实施中的项目进行监督控制，使其按计划进行。风险管理：对项目目标进行主动控制，对项目实现过程中遭遇的风险或干扰因素做到防患于未然，以避免和减少损失。竣工管理：指项目竣工后所进行的竣工验收、竣工资料管理、竣工结算、产品移交等管理内容。统计汇总：对项目中的各类数据进行收集、汇总、统计、分析。综合办公管理：包含项目中的财务管理、人事管理、公文流转、行政管理、会议管理及其它模块所没有涉及到的项目管理内容。范围管理：对一个项目从立项到完成的全部生命周期中涉及的项目工作范围所进行的管理和控制过程。时间管理：采用科学的方法确定进度目标，编制进度计划，进行进度控制，在与质量、费用目标协调的基础上，实现工期目标。费用管理：采用科学的方法进行费用预算以及费用控制，在与质量、时间目标协调的基础上，实现费用目标。质量管理：在与时间、费用目标协调基础上，为保证项目产品的质量而采取的管理方法。沟通管理：要保证项目信息能够被及时、适当地生成、收集、分发、存储以及最终进行处理的过程。人事管理：建立一种对项目员工进行规范与监管的机制，以项目高效率、低成本完成。采购管理：关于如何从项目外部获得物资或服务的管理内容。综合管理：如何确保对项目的不同构成要素进行正确的协调。它包括了项目开发计划，项目执行计划，全程变化控制。633信息性质本体的概念设计项目新闻：与项目有关的己发生的各类信息。项目公告：需要对项目成员广而告之的信息。工作日志：由各模块负责人书写的工作记录。原始数据：与项目相关的各类未经过加工处理的数据。突发事件：在项目的计划之外发生的紧急事件。项目议案：与项目相关的、需要群体讨论的问题。工作指令：对项目中相关工作的指示或是命令。634管理职能本体的概念设计计划：根据项目外部环境的情况和自身的特点，确定项目中该模块未来某一时期的目标及实现方法、途径。执行：对计划中所确定的目标进行实施。冲突：计划中的目标或行动在实施过程中发生冲撞。变更：对计划的内容所进行的修改。收尾：目标实施结束时的一系列善后工作。635认知过程本体的概念设计群体智能的形成和发展必然需要经历一定的认知过程，这个过程中可以包含一系列的个人信息交互行为和组织行为。认知过程本体的设定，意义在于确立一些支持“人机人”智能联合的共享技术工具。 1、对于个人交互行为，过程本体包括输入和输出两个部分涉及的技术与工具。输入过程：要求个人遵循行为本体、内容本体、信息性质本体和管理职能本体的信息属性界定方式。这是个人自由参与的群体非结构化交互最终得以结构化的必要前提；输出过程：主要是为个人提供对于群体信息交互过程中的信息及其关系的查询。这些查询需求可以根据项目中问题的重要、缓急程度和项目的不同性格、项目经理对项目的关注点设定工具。在针对项目中信息沟通的系统中，作为查询线索，我们设定以下共享概念：关键词查询、作者查询、计划查询、执行查询、冲突查询、变更查询、收尾查询、建议查询、疑点（根据“质疑”）查询、反对查询、范围管理查询、时间管理查询、费用管理查询、费用管理查询、质量管理查询、沟通管理查询、人事管理查询、采购管理查询、综合管理查询、项目新闻查询、项目公告查询、工作日志查询、原始数据查询、突发事件查询、项目议案查询、工作指令查询。2、项目问题讨论中的组织行为，对于群体智能的形成也是不可或缺的。与BBS相比较，群体智能的形成需要从无序走向有序。最明显的是，对于比较明确的项目问题的讨论，需要一位主持人。这位主持人的意义在于对问题讨论的方向进行引导，对讨论中出现过的建议、意见、争议点进行汇总，使抱有相同观点的个人不进行重复的表达，为项目问题的讨论者提供方便。636共识状态认知本体的概念设计所谓共识，必然是有对象的。群体智能的发展，通常在一个参与团体中，都需要围绕某种问题的不满意状况而展开。共识是群体智能发展所得到的结果之一。用来构建共识状态认知结构的概念系统，称之为“共识状态认知本体”。在项目管理网络沟通本体系统中，这个本体由下列概念构成：问题汇集：对所有被提出的问题的全面认识，是系统把握项目管理问题状况的前提，所以在一个认知状态的时间节点上，应该对已经提出的所有问题进行汇集。共识汇集：对于出现“支持”的讨论点进行汇集，把握问题中共同认可的部分，把这部分内容分离开，使讨论点集中向有争议的内容，提高讨论效率。意见汇集：对于出现“反对”的讨论点进行汇集，整体观察讨论中出现的不同意见，并作为观察讨论成熟度的线索。 成熟度： 参与者可以对讨论过程各种问题进展的充分性进行判断评价。作为阶段性成果的一个识别指标。共识状态认知本体，将共识、意见、问题及其讨论成熟度，通过计算机的辅助功能，比较高效而全面地展示给项目决策研讨的参与者，使之建立对于项目问题的整体认识，并将其作为项目决策的认知基础。建立这样的群体智能环境，有可能为项目加快进度、降低成本、提高产品的竞争力、提高客户的满意度。64项目管理的网络沟通本体系统的架构设计641项目管理沟通的架构模式 项目管理一般可以抽象为决策层、管理层、实施层三层管理模式，针对这种项目管理模式本文提出了相应的信息沟通解决方案三层信息沟通架构（见图1）。 项目管理信息沟通三层架构是一种总体架构，即在总体规划，满足全面需求的前提下构建的信息化框架，有了这样的整体框架，在进行信息沟通过程中就具有了很强的灵活性。既能满足发展中的信息化建设要求，又可以根据信息化建设的实际情况，只建设某个模块或者实现某部分功能而不影响总体思想的实现。 632三层网络沟通架构的构成三层架构的项目管理网络沟通体系是一个总体框架的平台架构，除满足信息和数据的多级管理外，还注重项目管理的核心业务，满足各个业务的沟通管理要求，实现业务的协同和沟通机制的建立。（见图2）1、面向决策层的一级信息沟通平台服务对象：上级主管部门、业主单位。主要功能：工程信息查询、项目宏观目标制定与下达、决策支持、协同办公管理等。涵盖模块：项目规划管理、目标管理、合同信息查询、进度信息查询、质量报表查询、费用分析报告、评价体系管理等。工作原理：第一层（一级平台）用户登陆平台，进行办公管理和项目管理。在项目管理各模块里可以直接或间接获得各种的项目信息，而不需要登陆到第二、第三层的沟通平台。在本层查阅的信息是通过平台从下级平台收集并遵循一定的格式整理得到的。当基层人员将数据采集并录入到系统以后，平台便开始对这些数据进行分类分层管理，操作人员在整个过程中仅能查看、审批或决策，不具体参与数据的统计和筛选，这样就保障了数据的真实性，所有数据均来自各种规范、标准、办法所规定的数据源计算分析处理的结果。根据这些结果，管理者还可以调整目标，优化过程，完善管理。2、面向项目管理层的二级信息沟通平台服务对象：项目指挥部、项目管理公司、企业主管部门。主要功能：沟通、计划、目标分解、项目监控、办公管理等。涵盖模块：投资分析、项目计划管理、项目分解、目标管理、项目监控、风险管理、竣工管理、统计报表、综合办公管理等。工作原理：该层在整个项目管理过程中，占据着中心地位。在项目中，管理层起着上传下达的重要作用，将上层任务分解，对下层工作进行管理，对项目数据进行确认、汇总和进一步分层处理的作用，为上层提供更为科学全面的决策支持信息。与上层平台的数据来源相同，任何数据处理采用的数据均来自原始记录，取自数据源，这里的数据是经过第一层处理分层以后的数据，通过本层的第二次分层处理以后将直接报送到上级平台。3、面向实施层的三层项目管理信息沟通平台服务对象：施工单位、监理单位、供应商、分包商及其他相关企业。主要功能：业务管理、施工记录、项目执行、统计报表、文件上报等。涵盖模块：该层包涵项目的九大要素管理：范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、沟通管理、风险管理、人力资源管理、采购管理、综合管理。工作原理：本层是整个平台体系的数据源头，是二级平台管理控制和一级平台决策管理依据的直接数据来源。这里将记录在项目具体执行过程中的各项数据信息和文件资料，被记录的数据将按照平台预设好的计算方法和分层思想，形成新的数据信息，直接体现在二级平台，并在二级平台参与第二次数据分层，然后报送到一级平台。尽管各级平台对数据需求不同，然而，毫无疑问这些报表、报告、决策信息、图表，都是基础数据的处理结果。平台担负起了整个处理过程，对数据进行分层管理，将各层结果体现在相应层平台来确认过程的执行。本层除了是数据来源层之外，还是问题的发生层，项目中所存在的问题基本上是在实施层发现的。因此，本层的问题讨论就显得相当重要。三层网络沟通架构的具体工作原理见图3。633三层架构的优势1、整体架构，而又各自独立三层架构的项目管理体系把项目的各个参与方和各个工作层面都囊括了进来，在全盘考虑了项目的各个层面需求和总体目标的前提下，进行了全面规划。对于每一个平台层，都是一个独立的管理平台，满足该层的业务需求和信息化建设目标，同时，又满足整体目标和系统架构，各层通过连接因特网或者大局域网参与大平台的监控管理和工作协同。对于某个平台层业务内容有了新的需求，而这些新的需求又不涉及到其他层管理时，独立的平台层可以完全进行独立管理和功能拓展，而不影响现有工作的执行和其他平台的数据传送和监控。2、组织机构调整方便 整个平台体系是一个总体架构，在系统内具有很强的灵活性。如果增加某一单位，只需要在该单位所处平台批准用户名，即可加入该项目的信息沟通。某单位因故退出该项目，则删除该单位所拥有的用户名，该单位即无权了解与项目有关的信息。3 、各自独立的信息、数据保留和知识沉淀各级平台有自己的管理特色和重点关注的内容，通过平台分层可以重点突出地体现各个平台层用户的关注点，沉淀各个层的经验数据，并为将来的工作提供可参考的量化经验。凡是本层参与过的数据信息都将记录到本层平台，形成该层的一个独立的数据库，并可以对这部分资源进行管理和分析，沉淀经验和知识。4、兼顾项目的横向广度和纵深发展的管理要求在项目管理中，从施工层到管理层再到决策层，关注点逐渐转向横向信息，如：了解项目的综合信息、多项目的综合信息、人事信息、财务状况、企业形象等等，反之，从上层到下层，管理者的关注点则转向纵向信息，逐渐转向某个项目、某个项目的业务管理和控制的细节上。各个层的要求不同，拓展的方向也不相同，所以对于相同的一个平台，需求方向完全不同。通过平台分层，很好地解决了这个问题，各个平台有各自的侧重点和建设目标，相对独立的各层内，完全体现了上级管理要求和自身的管理特色。5、符合信息化建设的原则信息化建设过程是一个复杂漫长的过程，他将伴随着企业成长和项目的推进不断地完善和深化，它的建设过程应该是一个统筹规划、分步实施、关注试点、持续改进的过程。平台的三层架构体系为客户充分考虑了总体规划要求，为企业信息化的持续改进提供了充分的准备和余地。在进行项目管理信息化的过程中，采用分步实施的方式有利于逐步优化需求和保障信息化良好的应用，而又能满足信息化的总体目标的逐步实现，建立完善信息化体系。7 项目管理网络沟通本体系统的应用71项目管理网络沟通本体系统应用的重要意义项目管理随时都要面对各种不同的突发问题，丰富的实践经验是妥善解决问题的关键。项目团队中的成员都是各行业的专家，拥有不同的背景、知识、技能和经验，为了最完美解决问题，项目成员全部拥有这种经验是最好的，但是实际情况显然不可能达到这种高度，交流和分享就显得非常重要了。所以说：对项目而言，团队成员的知识和经验是十分宝贵的，在项目成立后，首要的问题就是要推动成员沟通，促成成员知识的共享和创新。另外，尽管项目团队具备完整的项目知识，但是项目成员却不可能达到完整掌握项目知识的水平，因此，专业化的项目管理工具（例如Microsoft Project，Primavera Project Planner （简称P3）， SureTrak Project Manager）给沟通带来了障碍，没有经过专门培训的项目成员很难理解结构化的沟通信息。这就需要一种简洁易懂的非结构化信息模式陈述性文档。在项目管理中，情感沟通，操作性业务信息沟通，责任、权利、利益沟通，决策性的业务信息沟通，制度沟通等都非常适合于陈述性文档沟通模式。项目管理网络沟通本体系统为陈述性文档这种非结构化的信息模式提供了人机对话的平台，促进了项目管理沟通，让项目管理者从各类大小会议中抽身而出，集中精力去决策或执行决策。72项目管理网络沟通本体系统的应用1、建立基于网络沟通本体系统的沟通平台 当项目管理者决定某项目采用网络沟通本体系统进行沟通管理的时候，项目经理需要建立基于本体系统的沟通平台，包括软件系统的建立和硬件设备的配置。项目管理网络沟通本体系统只是项目管理活动的概念化说明，通过抽象出项目管理中一些现象的相关概念而得到的模型，它是经过精心的选择而得到的最基础、最抽象的概念。要把此本体系统运用于实际操作，首先应该建立基于此本体系统的应用软件，或者使用别的项目建立起来的应用软件。因为该本体系统具有开放性与灵活性，所以各个项目可以根据自己的项目具体需求对其略加修改。本体系统对硬件要求较低，它采用B/S（B/S：Browse/Server，浏览器/服务器）架构，客户机只需要一个浏览器或配置较低的单机（PC机），整个系统只需要一个服务器作为数据库。因此硬件配置成本低，绝大部分项目都可以承受。系统的构建不受地域的限制，客户机只要能够接入Internet便可实现与系统的信息共享。2、培训项目团队每一类管理软件在推广应用之前都需要进行培训，项目管理本体系统沟通平台也不例外。相比之下，项目管理本体系统沟通平台只需要较少的培训便可以使项目成员顺利地使用。首先，本体系统的共享概念容易为项目成员所接受，很少涉及专业内容，同时又不繁琐。其次，本体系统沟通平台采用BBS（BBS：电子公告板）的形式，吸取了BBS操作简便的优势。项目成员所需要做的只是在相关信息属性的分区内，按照平台规定的格式用陈述性的语句表达自己的沟通内容。再者，平台配备适合于本体论的智能化搜索工具，可以引导项目成员进入该信息属性的分区，也可以使项目成员在很短的时间内可以搜索到自己所需的各类信息。培训项目成员之外，项目经理还需要培训平台各分区的主持人。这位主持人的意义在于对于项目研讨中的关注点：疑问、共识、意见、分歧等进行分析整理，帮助项目团队对某个问题形成共识。主持人还需要把握问题研讨的时限和成熟度，使问题研讨更具有效率，更符合项目需求。此外，主持人还负责新用户加入的审批，老用户退出的核查，用户权限的管理。3、信息发布项目管理沟通的一个重要方面是“上情下达”。项目经理可以通过以下方式向项目成员发布信息。（1）、把与项目相关的重大消息（政府发布的政策文件、市场信息、项目里程碑事件等）以新闻的方式发布于项目信息门户。（2）、把与项目相关且对所有项目成员具有普适性的、不涉及具体工作的信息发布在项目公告区。例如对于某些重要的任务，项目经理可以利用提醒功能在任务开始或结束前的某个时间提醒项目经理及相关人员。（3）、按照项目计划，项目经理把工作任务以电子邮件的方式发布于项目个体，以Web方式发布于工作指令区。项目成员使用电子邮件系统接收邮件，并打开、阅读邮件后，可以直接在原邮件上答复，是否接受分配的任务，并可说明原因。项目经理收到后可以自动在项目上更新。Web方式发布的工作指令直接进行回复，说明是否接受分配的任务以及能不能按时完成任务。（4）、工作组分配后如果项目计划发生了变化，如时间和工作量的变更，任务撤消等，项目经理将按照“变更”本体向变更工作所属区域或个体发布变更要求。项目成员在阅读变更信息后，将按照行为本体概念进行回复。（5）、项目经理把项目冲突的处理结果、协调意见发布于相关讨论区。4、信息收集、分析相对于“上情下达”，“下情上达”对项目经理而言显得尤为重要。有效的“下情上达”是项目经理对项目进行掌控的基础。“下情上达”包括结构化的信息与非结构化的信息。结构化的信息有己完成项目工作量、计划工作量、采购清单、费用清单等，这些数据信息由专业人员录入，项目决策层、管理层皆可通过强大的搜索工具搜集到，并根据自己的需要，运用相关软件进行数据分析。由于这些数据是原始数据，具有真实性，因此确保项目经理对项目信息的把握不失真。非结构化信息的“上达”相对来复杂，主要包括下面几类：（1）、查询格式化的工作日志，了解项目进度，并在回复中就项目进度提出建设或意见。这代替了到各部门听到工作汇报的工作方式，既省时又节约成本。另外，格式化的工作日志，使项目经理能够随时把握日志中的关键信息。（2）、突发事件是一类重要信息，项目管理层将随时关注该属性的信息。一旦项目中某一环节发生突发事件，系统将会示警。项目经理即可通过平台及时调动人力物力应对突发事件，体现应对突发事件的高效性、灵活敏捷性。（3）、项目经理通过项目议案查询，了解项目成员对项目的关注点、思考方向。通过查询议案的分歧、共识、成熟度，在充分了解项目成员对议案的各种意见基础上，根据项目经理自己的知识与经验，对议案做出决策性的决定。这个沟通过程有利于使项目成员的隐性知识转化为显性知识，为项目创造效益，体现群体智慧。（4）、项目成员在问题讨论中的所表露的知识与能力、活跃程度将做为奖励与晋升的依据，这有助于项目成员隐性知识转为显性知识，为项目所用。5、项目竣工由于项目的整个过程的沟通活动都在本体系