办公自动化系统总体设计方案样本.doc

文档编号：
-OA-ZT
版本号：
01

办公自动化系统总体设计方案

项目名称：综合办公自动化系统

清华创新信息系统有限公司
二零零零年一月

本报告及其报告中包括信息属于且仅属于清华创新信息系统有限公司、所有。在任何状况下，没有以上机构允许，不得在这个机构之外地方进行印刷、复制。违者必究。
前 言

本报告为综合办公自动化系统总体设计方案阐明。

版本历史：

版本
作者
日期
备注
00
任钢
1999/04/26
草稿
01
任钢
/7/26
修改稿

目 录
第一某些 需求分析 5
一、系统概况 5
二、系统总体目的 7
2-1通用性 7
2-2实用性 7
2-3网络化 7
2-4先进性 7
2-5安全性 7
2-6可扩充性 8
三、系统边界 9
3-1职能边界 9
3-2地理边界 9
3-3功能边界 9
四、系统功能构造描述 11
第二某些 概要设计 12
系统建设目的 12
系统性质分析 12
系统开发办法和工具 12
7-1以最后顾客为主开发办法 12
7-2系统开发工具 12
系统功能设计 13
8-1收文管理子系统 13
8-2 发文管理子系统 14
8-3档案管理子系统 16
8-4会议管理子系统 18
8-5电子邮件子系统 22
8-6公示栏子系统 23
8-7论坛子系统 23
8-8专项信息子系统 24
界面设计 25
9-1概述 25
9-2界面划分 25
9-3个人办公界面 25
9-4子系统专用界面 25
第三某些 总体规划 27
Notes系统总体方案 27
10-1 Notes/Web服务器 27
10-2 Notes/Web Client 29
10-3移动顾客和拨号服务器 29
10-4各Notes系统之间连接 30
第四某些 系统投资概算和效益分析 31
第五某些 系统实行方案 31
一、Notes系统设计 31
二、市局Notes系统管理员和开发人员培训 31
三、分局Notes系统管理员培训 32
四、安装办公自动化试运营系统 32
五、办公自动化系统试点和完善 32
六、办公自动化系统培训和推广 32
附录C：LOTUS NOTES/DOMINO与公司信息网 34
老式信息技术局限性 34
结识公司信息网 34
Lotus Domino/Notes功能概述 36
Lotus Domino/Notes与公司信息网 37
对于构建公司信息网再讨论：Lotus Domino/Notes与其他方案比较 38

第一某些 需求分析
当代办公需要先进当代化办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高办公效率，加强管理有效手段。是市供电管理单位，每天均有大量公文往来，同步尚有各种会议等管理工作，因而需要一套先进、高效率、覆盖全公司办公自动化软件来代替以往手工传递作业，提供更好文献管理功能，充分发挥协同办公威力。同步也为与世界先进办公机制接轨打下良好基本。
一、系统概况
为了满足当前办公业务实际需求，满足公司当代化发展需要，进一步提高公司办公效率，加快公司信息化进程，达到增收节支目，急须建设办公自动化系统，使办公自动化系统覆盖从机关到基层各个单位，使公司范畴内每个人之间都可以通过电子邮件迅速、安全地通讯，为公司建立一种安全、强健通讯基本设施，并在此基本之上扩充办公自动化系统应用功能和范畴，把重要办公业务流程计算机化、网络化，实现文献电子化，无纸办公，形成公司办公网络，从而使工作人员之间可以更快地互换信息、更好地协同工作，提高办公效率，减少公司开支，建立一种采用先进技术、流程控制完备、达到国内先进水平办公自动化系统。

为了实现这一目的，办公自动化系统应当采用世界领先水平办公自动化系统技术和开发工具，IBMLotus Notes正是这样一种办公自动化平台。

Lotus Notes是Lotus(莲花)公司软件产品，Lotus公司在群件（用于工作组协同工作软件）方面居于世界领先水平，领导着群件原则和发展。1996年被IBM公司强行收购,耗资30亿美元，成为IBM子公司。Lotus Notes是全球应用最为广泛群件产品。到1996年，该软件顾客数已经达到900万个，全球500家最大公司中有423家使用该软件作为办公系统平台，在中华人民共和国，有超过500家政府和公司级顾客，涉及国务院办公厅、信息产业部、劳动部、国家信息中心、中华人民共和国人民保险公司、中华人民共和国人民银行等。

当前，Lotus Domino/Notes(Lotus Notes 4.6)是Lotus Notes最新版本，办公自动化系统将采用此版本作为办公自动化系统平台。Lotus公司简介和市场状况见附录B。Lotus Domino/Notes功能概述见附录C。

办公自动化系统应当运用Lotus Notes先进工作流程自动化技术迅速把当前重要办公业务：公文管理、会议管理、档案管理业务流程纳入计算机管理，在计算机网络上实现，缩短办公业务流程时间，减少工作人员工作量，提高公司办公效率。同步，为领导提供领导办公系统，为办公人员提供办公人员办公系统，以便寻常工作，成为个人办公辅助工具，提高全公司每个管理人员办公效率。

另一方面，建立新办公自动化系统也为建立公司信息网络打下坚实基本。运用Lotus Domino/Notes强大信息集成能力和通讯能力，实现各类公司级信息收集和存储、信息解决和传播以及信息发布和共享，通过这个信息网络理解整个公司状态，使信息为决策提供支持，实现公司级协调和协作。

作为管理信息系统(MIS)系统一某些，随着办公自动化系统建成和应用，将会提高管理人员计算机应用水平，提高人们对计算机应用积极性，对将来MIS系统建成大有协助。

综上所述，建立办公自动化系统是符合公司当前实际需要、符合公司发展需要、符合当代化办公潮流。它建成将会提高公司办公效率、减少公司办公开支、提高公司信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平行列。

二、系统总体目的
2-1通用性
办公自动化系统必要适应从局机关到基层各个单位横向及纵向之间互有关联办公业务需要，满足各种办公业务需要，满足各种不同职务个人办公需要，而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人系统，是面向整个公司、各种办公业务流程系统。它必要能适应各个单位各种各样不同环境，符合国际原则，可以适应各种各样计算机操作系统平台和网络平台，是一种开放、可扩充系统。
2-2实用性
办公自动化系统必要面向最后顾客，以最后顾客为主，做到操作简朴以便，界面和谐，业务流程合理，真正符合最后顾客实际需要。通过短期培训，在3～4个月时间内OA系统可在全局范畴内全面展开。
2-3网络化
办公系统要可以随着网络系统建设，真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全局每个管理人员，使每个人都可以通过办公自动化网络和她人通讯、交流、协作，进行办公业务往来，查询各种公司信息。通过办公自动化网络进行信息收集和存储，信息解决和传播以及信息发布和共享。
2-4先进性
办公自动化系统应采用国际先进办公自动化技术，结合实际状况，运用Lotus Domino/Notes强大、迅速办公自动化应用开发工具，在1998年内把办公自动化系统建成为国内先进水平系统，并且逐渐向国际先进办公自动化系统靠拢。

2-5安全性
信息共享、网络化办公必要保证信息安全性，数据丢失，信息不安全将会给公司带来巨大损失。Lotus Domino/Notes提供强大系统安全机制。一种分布系统安全性核心在于数据加密，Notes加密技术基于RSA公共密钥加密技术，这是当前工业界唯一无法破密加密技术。在此基本上，Notes提供四级安全办法：验证（用于任何一次顾客访问），存取控制（七种访问级别，用于控制顾客访问权限），加密（用于网络、服务器、数据库、表单、视图以及文档甚至域），电子签名（防止别人假冒），保证系统安全性。

Notes还提供群集服务器功能（当一种服务器失效时，它工作可由其他服务器完毕），强大复制技术用于数据备份，保证数据和服务高可靠性。

在办公自动化系统应用系统开发中，还必要考虑到数据安全性，通过程序手段控制不同顾客访问权限，保证应用系统安全性。

必要加强安全管理，建立健全安全管理规章制度，保证数据和系统在物理上安全性。
2-6可扩充性
办公自动化系统必要是开放、规模可伸缩、功能可以扩充系统。Lotus Domino/Notes是一种抱负信息容器，可以存储、传播和解决各种各样多媒体信息如声音、图象、录象信息、影象信息、超文本等。运用Lotus Domino/Notes这种特点，可以以便地把多媒体功能加入到办公自动化系统中。Lotus Domino/Notes完全支持Intranet/Internet原则，它工作站也是Intranet/Internet浏览器，它服务器也是Web服务器，通过它可以以便地构成公司Intranet/Internet网，开发Intranet/Internet应用，并且和Internet相连，从Internet上获取信息或者向Internet发布信息。
三、系统边界
3-1职能边界
从所属部门、基层单位及其各班组寻常办公事务活动。

3-2地理边界
覆盖局各办公大楼，全地区各局属单位。
3-3功能边界
本系统功能涉及了局内办公系统中各项目，为各级部门和管理人员提供信息共享和数据一元化管理。按功能详细划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、公示栏、论坛、专项信息、电子邮件八个子系统，各子系统详细功能如下:
3-3-1收文管理
收文管理子系统用于对全局收文进行管理，通过计算机网络完毕文献录入、传递、审批、发送和归档，即实现收文电子批阅流程。此系统提供对收文批阅流程可视化监控、有效查询和记录手段，以及将文献按年度、分类号、保存期限、小类号进行归档。
3-3-2发文管理
发文管理子系统用于对全局发文进行管理，通过计算机和网络完毕文献录入、传递、审批、发送和归档，即实现发文电子批阅流程。此系统提供对发文批阅流程可视化监控、代码管理、有效查询和记录手段，以及将文献按年度、分类号、小类号保存期限进行归档。
3-3-3会议管理
本子系统重要用于用来完毕组织会议、发送会议告知、撰写会议纪要、安排和贯彻会议待办事项、会议室管理等管理工作。
3-3-4 公示栏
本子系统重要用于对全局公示信息进行管理，提供一种发布各种诸如公示、告知、启事等公共信息场合。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以告示内所有上网人员，上网人员也可以通过此系统浏览全局所有公示信息。可以按照类型、时间、作者对公示信息进行查询。这样，可以及时地对公司内部某些信息进行发布，以便局内人员进行信息交流。本系统可以按照信息分类建成各种专项，例如事故通报、大事纪要，个人信息发布等。
3-3-5 电子邮件
本子系统为每一种上网工作人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。顾客在此除了可以查阅、发送邮件外，顾客还可以在此创立邀请、约会、事件或纪念日，并将其存储在您日历中，对邀请对象发送告知，手动回答告知或按预先设定解决告知。也可以设立闹铃来提示您约会、事件、或纪念日发生时间。在查询时，可以用日历形式为顾客显示当天、一天、一周、两周、一月日程；在创立新日程安排时还可以查询别人空闲时间，设立某日程别人与否可以查看到等。同步，由于整个办公自动化系统都将以电子邮件作为联系纽带，因而，这将是普通顾客在本系统中重要“办公室”。
3-3-6 论坛
本子系统为全局上网人员提供一种信息交流场合，可以进行各种各样问题讨论，例如技术问题探讨、办公自动化系统使用经验交流等。环绕一种中心议题，每个上网人员都可以以便地刊登自己观点，理解她人观点，可以针对她人意见刊登意见，是一种不受时间、地点限制、抱负讨论场合。
3-3-7档案管理
本子系统重要用于对全局各类文档进行分类管理，自动生成案卷目录、卷内文献目录和案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内目录和案卷封面。同步提供对已归档文献查询、借阅功能。
3-3-8专项信息
本子系统用于对各种专项信息如安全生产简报、供电信息、后勤简讯、行风建设简报和影像信息管理。通过本子系统可以制作各类专项信息以及发送专项信息等。
四、系统功能构造描述

办公自动化系统

收文管理子系统

发文管理子系统

档案管理子系统

会议管理子系统

公示栏子系统

论坛子系统

专项信息子系统

电子邮件子系统

第二某些 概要设计
系统建设目的
办公自动化系统重要目的是在局内形成一种以网络技术为基本、计算机为手段、高度信息化办公平台。将现行手工操作为主办公系统提高到这一平台，籍以提高管理效率和管理质量，将建设成为国内一流公司，为赶超世界先进电力公司打下坚实基本。
系统性质分析
l 办公自动化系统是一种社会—管理—技术系统，它涉及多学科领域，是集计算机技术、网络技术、系统集成技术、管理科学、档案学于一体综合系统。因而，系统实现需要供电局领导大力支持和各方面专业人员通力合伙。

l 办公自动化系统是一种人—机统一体，它是建立在当代计算机通讯技术基本之上，运用计算机作为辅助工具，完毕各项办公工作。因而，系统要充分运用既有计算机资源，发挥工作人员主观能动性，才干提高系统性能。

l 由于手工作业中因客观条件限制，在实际办公过程中存在某些不科学、不规范管理办法，并且工作效率相对较低。因而，本系统开发应奉行一切从实际出发原则，以科学态度对系统进行设计，体现当代化办公特点。
系统开发办法和工具
办公自动化开发成功与否与采用系统开发办法、工具备密切联系。依照系统实现目的和我公司近年开发经验，对本系统开发作如下分析：

7-1以最后顾客为主开发办法
系统开发最后目是面向最后顾客，因而，系统开发应以最后顾客需求为出发点，充分考虑她们规定：
l 使用部门负责人和开发项目负责人密切配合，保证项目开发顺利进行。
l 各职能部门领导和关于业务人员应当积极参加系统设计和试运营。
l 开发过程中，系统开发人员和最后顾客应随时沟通，共同研究、互相督促。
7-2系统开发工具
通过对系统实现目的和系统功能规定分析，咱们决定采用Lotus Notes４.6(Domino 4.6)作为开发工具。由于，Lotus Notes是世界最先进群件平台，全面实现对非构造化信息管理和共享；内含强大工作流软件开发环境；用文档数据库实现多媒体文档管理，并支持客户机/服务器方式；可通过文档数据库在网络上存取、追踪、储存和组织信息,是群组协同工作和办公自动化有力开发工具。同步它Domino Web服务器与Internet结合非常紧密，同步具备强大电子邮件功能，不但Notes顾客之间可以以便地通讯，并且通过NotesX.400、SMTP和cc:Mail网关，可以与其他邮件系统顾客通讯；并且提供了Web浏览功能，是一种适于交互式商业Web应用开发环境，因而可以进一步开发出安全、交互式Web应用。
系统功能设计
8-1收文管理子系统
8-1-1系统描述
该系统是办公自动化系统一种重要子系统，重要用于对全局收文进行管理，通过计算机和网络完毕文献录入、审批、发送，并将文献按年度、分类号、保存期限进行归档。它是办公系统中很重要环节，直接影响到办公自动化水平高低。

本系统按照文献类型可以分为局办收文管理、党办收文管理、各个系统之间运用安全权限管理互相独立。由于局办收文和党办收文流程基本相似，下面以局办收文为例描述本子系统流程和功能。
8-1-2业务流程图

主管局长
批示阅知局领导、阅知单位和承办单位
局办主任

分办
机要室秘书
来文登记
来文扫描和录入

档案员

归档
承办单位领导

填写承办成果
阅知局领导和阅知单位领导
阅后签字

分办

8-1-3功能阐明
l 来文登记
由机要秘书登记，填写收文解决单。

l 来文扫描和录入
通过扫描仪把来文原文扫描成图片，录入到计算机中。

l 收文流程
根据实际业务流程，局办文书先把收文解决单和文献发往局办主任批办后，再发往主管局长批示，最后安排传阅和承办。

l 收文查询
在视图中可以按日期、文种、来文单位进行查询并可以指定期间段；运用查询按钮可以进行特定条件组合查询。

l 收文号管理
收到来文计数，可以对收文号进行修改。

l 记录
对公文日收文数量进行记录，在此基本上进一步得出各时间段记录数字，同步提供某些图形显示方式。

l 打印
可以用白纸或原则办公稿纸打印收文登记薄、收文解决单、文献传阅单、部门代码等。
8-2 发文管理子系统
8-2-1系统描述
本系统是办公自动化系统一种重要子系统，重要用于对全局发文进行管理。通过计算机和网络完毕文献录入、审批、发送，并将文献按年度、分类号、保存期限进行归档。它是办公系统中很重要环节，直接影响到办公自动化水平高低。
本系统按照文献类型可以分为局发文、处室发文和分局发文。
8-2-2发文业务流程
8-2-2-1局发文业务流程

发文人
起草发文
填写发文解决单
本部门领导
进行审签
填写意见
局办主任
核稿
填写意见
机要秘书
给文献编号
发送文献
会办部门领导
会签
填写意见
不批准返回发文人
档案员

归档

8-2-2-2处室发文业务流程

8-2-3功能阐明
l 发文生成
发文拟稿人起草发文稿件，并填写发文解决单。其中，拟稿时可以采用WORD97进行。

l 发文流程
根据发文实际业务流程，文献拟稿人把发文解决单及发文献依次发往部门领导进行审签填写送审意见、局办主任核稿、局领导签发，机要秘书文献编号，最后发送文献。

l 发文查询
在视图中可以按日期、文种、发文部门代码或发文部门名称、签发人进行查询，运用查询按钮可以进行特定条件组合查询。

l 部门代码管理
每个发文部门都相应着一种代码，并有发文文号，可以对这些代码和文号进行查询、增长、删除和修改。

l 记录
对公文日发文数量进行记录，在此基本上进一步得出各时间段记录数字，同步考虑提供某些图形显示方式。

l 打印
可以打印发文登记簿、发文正文、发文解决单、部门代码、纪要文稿等。除使用A4纸打印外，对特定文档可以采用原则办公用纸—带格式稿纸进行打印。同步，在流程每一步都提供打印功能，以便顾客在必要时手工进行批阅流程，从而提高系统灵活性，如下各功能模块中打印与此相似。
8-3档案管理子系统
8-3-1系统描述
本子系统重要用于对全局各类文档进行分类管理，生成案卷目录、卷内文献目录、案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内文献目录和案卷封面。此外提供对已归档文献查询和借阅功能。
8-3-2业务流程
8-3-2-1归档业务流程

档案员

初始化归档光盘

档案员
从收文库和发文库中把待归档文献保存到已初始化归档光盘上，
在档案库中生成归档文献索引（条目）

档案员
依照文献条目年度、分类号、小类号组卷，生成卷内目录和案卷目录，并且可以调节条目

档案员

打印卷内目录和案卷目录

8-3-2-2借阅业务流程
借阅人
查询档案条目
寻找要借阅文献

借阅人

填写借阅申请单

档案员

审查借阅申请

借阅人
阅读文献
归还文献
档案员
从光盘中把文献拷贝到档案库中

领导
审批借阅申请

8-3-3功能阐明
l 初始化光盘
把用来归档光盘进行编号，并贴上标签，初始化用来保存归档公文文献数据库。

l 公文归档
由系统或档案员自动定期从收文和发文库中提取待归档文献,把文献保存到光盘上数据库中，在档案库中生成一种文献条目，记录文献简要信息如分类号、保存期限、年度、小类号、文献类型、文献标题、主题词、保存文献光盘号等等，用于生成目录，供借阅人查询以及查找文献所处位置等。当一种光盘满了后来，系统提示更换光盘。

l 已归档文献查询
文献归档后，在档案库中生成一种条目，包括文献基本信息，借阅人可以可以按年度、文献种类、标题、收文来文单位、主题词、文号等查询公文，支持组合模糊查询公文。

l 借阅管理
借阅人查询已归档文献，生成借阅申请单，档案员和领导审批后，借出文献，系统自动查找存储文献光盘号，并提示档案员放入相应光盘后，把文献发送给借阅人，如果在规定期限内借阅人不归还，则自动取消借阅人阅读权限。

l 生成卷内文献目录
按年度、分类号、保存期限和小类号自动生成卷内文献目录。

l 生成案卷封面
为每一种案卷生成案卷封面。

l 生成案卷目录
系统依照当前存在案卷自动生成案卷目录。

l 打印
可以用白纸或原则办公稿纸打印案卷目录、卷内文献目录和案卷封面等。

l 档案销毁
把到期短期和长期公文文献从光盘中删除。
8-4会议管理子系统
8-4-1系统描述
完毕安排、组织会议，发送会议告知、撰写会议纪要，安排、贯彻会议决定事项，设立例会等功能。同步，还具备管理睬议室、自动预定会议室、会议室占用检测冲突等功能。

8-4-2业务流程
8-4-2-1会议流程

会议组织者
起草会议
安排时间地点

会议组织者
设立例会
生成一年内所有例会
会议组织者
发送会议告知
发送变动告知
取消会议
如果占用其他部门会议室
会议组织者
重新安排时间地点
不批准
会议管理员
审批申请
会议组织者
申请会议室
领导
审批
填写意见

纪要起草人
起草会议纪要
领导
批示、修改
纪要起草人
发送会议纪要
承办人
填写承办成果
8-4-2-2会议纪要流程

8-4-3 功能阐明
8-4-3-1 安排会议
l 起草会议安排：
内容涉及会议名称、会议时间、会议地点、主持人、承办单位、联系人、参加人员等。

l 修改会议安排
会议在尚未召开此前，均可以修改。

l 送审会议安排
把会议安排送给审批领导审批。

l 审批会议安排：
审批领导审视会议申请后，作出批准或否决决定，并且，可以附上意见，送还给报批人。
会议申请如果被批准，可以继续流程；如果被否决，就变为“起草”状态。
l 申请会议室
如果占用其他部门会议室，必要发送会议室申请到会议室管理员。

l 审批会议室申请
会议室管理员可以批准或否决，如果否决可附上因素，或者可以修改占用会议室时间，回答会议组织者。
8-4-3-2 会议告知
l 发送会议告知
已经审批会议，就可以发送会议告知到主持人、参加人员。

l 变动告知
已经发送告知会议，如果时间地点变动，可以发送会议变动告知到会议参加人员。

l 会议取消告知
已经审批会议安排，如果因故取消，可以发送会议取消告知到主持人、参加人员。

l 答复会议告知
收到会议告知人员，应当给联系人回答能不能出席。

l 会议告知答复查询
为会议组织者提供参照信息。
8-4-3-3例会设立
如果会议定期召开，可以设立为例会。可以指定召开周期或指定一年中例会召开时间，提前发送告知天数，系统自动生成一年中所有会议并预定会议室，并按照设立，由系统自动发送会议告知。
8-4-3-4 会议纪要
对于有些重要会议（不形成局文），主办单位需要整顿睬议纪要，系统提供了撰写、编辑、发送会议纪要功能。每份会议纪要，在发送此前，只有签发、拟稿、打字、封发人员可以看见其内容，发送后来，接受到纪要有关人员才可以阅读会议纪要。

l 起草会议纪要
拟稿人将会议纪要输入系统。内容涉及纪要题目、纪要内容、纪要发至、纪要送至、批示领导、承办人等。

l 批示、修改会议纪要
会议纪要在发送此前，可以由拟稿人编辑、修改、领导填写批示意见或者修改纪要。

l 发送会议纪要
拟稿人在确认纪要无需修改后，可以把会议纪要送给有关人员。

l 打印会议纪要
在任何阶段，都可以打印会议纪要。
8-4-3-5会议查询
可以准时间、承办单位、状态、自己要出席会议等查询。
8-4-3-6会议记录
可以准时间、承办单位记录。
8-4-3-7会议室管理
局内惯用会议室，应当作为会议管理系统内会议室管理起来，以便安排会议人员可以以便、迅速地选取会议时间、地点，以防各种会议地点发生冲突。
会议室信息有会议室名称、可容纳人数、描述等。
8-4-3-8 会议室预定
防止各种会议发生地点冲突，系统提供了会议室自动预定功能。预定内容有预定人、预定日期、使用时间。系统在接受预定前，进行冲突检查。
8-5电子邮件子系统
8-5-1系统概述
电子邮件子系统重要提供邮件起草、发送、接受、回答等功能，此外提供活动安排功能。
8-5-2功能阐明
l 电子邮件
提供电子邮件收发功能。

l 活动安排
顾客还可以在此创立邀请、约会、事件或纪念日，并将其存储在您日历中。可以对邀请对象发送告知，手动回答告知或按预先设定解决告知。也可以设立闹铃来提示您约会、事件、或纪念日发生时间。

l 活动安排查询
可以用日历形式为顾客显示当天、一天、一周、两周、一月日程；在创立新日程安排时还可以查询别人空闲时间，设立某日程别人与否可以查看到等。
8-6公示栏子系统
8-6-1系统概述
本子系统提供一种发布各种诸如公示、告知、启事等公共信息场合。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以告示内所有上网人员，上网人员也可以通过此系统浏览全局所有公示信息。
8-6-2功能阐明
l 创立公示信息
每个上网人员都可以发布公示信息，并可以指定需要特别告知人员，直接发送电子邮件告知。还可以在公示中嵌入多媒体信息。

l 查询公示信息
可以按类别、时间、作者查询公示信息。

l 自动删除公示信息
系统自动在公示发布者指定期间删除公示信息。

l 安全性控制
使用者只能编辑、修改、删除自己发布公示信息，只能查看别人发布公示信息。
8-7论坛子系统
8-7-1系统概述
本子系统为全局上网人员提供一种信息交流场合，可以进行各种各样问题讨论，例如技术问题探讨、办公自动化系统使用经验交流等。环绕一种中心议题，每个上网人员都可以以便地刊登自己观点，理解她人观点，可以针对她人意见刊登意见，是一种不受时间、地点限制、抱负讨论场合。
8-7-2功能阐明
l 创立主题
每个人都可以创立一种讨论主题，刊登自己观点看法，供人们讨论。

l 答复
每个人都可以对主题或答复进行答复，刊登自己观点。

l 匿名答复
如果刊登意见者不但愿留名，可以匿名刊登自己意见。

l 工作组讨论
使用者在创立主题时，可以指定那些人员或部门可以参加本主题讨论，并发送电子邮件告知关于人员。主题创立者还可以公开主题，供所有人员讨论。

l 安全性控制
使用人员只能编辑、修改和删除自己创立主题和答复，只能查看别人创立主题和答复。
8-8专项信息子系统
8-8-1系统概述
本子系统用于对各种专项信息如安全生产简报、供电信息、后勤简讯、行风建设简报和影像信息管理。通过本子系统可以制作各类专项信息以及发布专项信息等。其中影像信息专门用于发布影像或录像信息。

8-8-2功能阐明
l 创立专项信息
专项信息主办单位人员可以创立专项信息，输入标题、内容，还可以用其他字解决软件或电子表格软件输入信息内容，然后引入到本系统中来。创立影像信息时，把影像文献引入到专项信息中。

l 发送专项信息
专项信息创立者可以指定专项信息发送范畴，并通过电子邮件发送专项信息给指定人员。

l 查询专项信息
拥有阅读权限人员按专项信息类别可以迅速地查询各类专项信息。

l 安全性控制
只有主办单位指定人员可以创立专项信息，并由创立者指定可以看到专项信息人员，其她人员将不能看到专项信息。
界面设计
9-1概述
系统界面是系统提供应最后顾客访问系统功能和数据界面，一种系统与否容易使用重要取决于系统界面对最后顾客与否和谐、与否操作简便。办公自动化系统界面设计遵循如下原则：

l 面向最后顾客
真正满足最后顾客实际需要。不是功能和信息越多越好，而是提供最后顾客真正需要功能和信息。
l 符合GUI规范
图形化、风格统一、操作办法一致。
l 界面和谐
最后顾客易于理解和接受。
l 操作简便
操作过程尽量简朴、以便。
l 功能和数据集成
最后顾客可以在一种单一界面中以便地访问各子系统功能和数据，虽然这些功能和数据也许来源于不同子系统和不同数据库。
9-2界面划分
按最后顾客行政职务，可以把办公自动化系统最后顾客划分为局领导、中层干部，普通人员三个层次；按最后顾客系统管理职责，可以划分为系统管理员、子系统管理员和普通人员三个层次。虽然局领导、中层干部、普通人员对不同子系统侧重点不同，但对每个子系统使用权限、功能规定基本相似，因而不按行政职务划分不同界面，而是提供统一种人办公界面。对于系统管理员、子系统管理员，其对各子系统使用权限、功能规定不同于普通人员，因而为她们提供各子系统专用界面，以便她们对子系统管理。
9-3个人办公界面
个人办公界面面向普通顾客（非系统管理员、非子系统管理员），为普通顾客提供风格统一、操作简朴以便、和谐顾客界面。顾客可以以便地访问办公自动化系统各个子系统，获取各种各样信息，协助个人解决寻常办公业务，提高工作效率。

9-4子系统专用界面
子系统专用办公界面面向子系统管理员和系统管理员。其中收文管理子系统专用界面、发文管理子系统专用界面，重要面向机要秘书；会议管理子系统专用界面，重要面向局办秘书；档案管理子系统专用界面，重要面向档案室；其他子系统可以使用个人办公界面，不需要专用界面。第三某些 总体规划
Notes系统总体方案
办公自动化系统采用Lotus Domino/Notes作为办公自动化系统平台，因而建立一种覆盖整个Notes系统是办公自动化系统运营基本。下图是Notes系统总体方案图。

10-1 Notes/Web服务器
Notes/Web服务器采用Lotus Domino/Notes Server. Lotus Domino/Notes Server是Notes服务器和Web服务器集成。通过Notes服务器可觉得顾客提供电子邮件和OA应用服务；通过Web服务器可觉得顾客提供Intranet/Internet应用服务。

10-1-1局大院Domino/Notes服务器
局大院Notes顾客数将达到近200个，这样规模Notes系统最佳采用多服务器构造，以均衡负载，提高性能。在服务器中，按功能可分为应用服务器和邮件服务器。应用服务器提供办公自动化应用访问和数据存储，邮件服务器负责电子邮件通讯。
各OA数据库应用一年数据量预计如下：

发文管理：< 1G
收文管理：1-2G
会议管理：< 100M
档案管理：1-2G
电子公示： < 50M
论坛：<50M
电子邮件：每个顾客<10M
专项信息：< 1G
接待：< 50M

总计一年硬盘需求为4-7G，加上系统占用，建议容量为10G。

l Domino/Notes服务器机型选取
建议采用IBM PC Server704作为Domino/Notes服务器.
IBM PC Server704作为主服务器，它为每一解决器配备512KB L2高速缓存，可实现四路200MHz Pentium Pro解决器并行工作强劲功能，其重要配备如下：
1. 200MHz Pentium Pro解决器
最多可支持４个CPUSMP功能
2. 高于60ns ECC内存，原则配备为128MB，最大可扩展到2GB
3. 每个解决器带有512KB L2可回写式缓冲
4. ６个PCI/ESIA总线构造
可选100/10Mbps高速以太网卡
5. 17个扩展托架可使存储容量扩充到54GB（涉及12个热拔插托架）
6. 双SCSI-2 Fast/Wide PCI磁盘控制器和PCI RAID适配器(RAID型)
7. 8倍速CD-ROM驱动器
8. 随机配有Server Guide服务器使用安装指南软件
9. 预装TME10 NetFinity网络管理软件
10. 赠送Lotus Notes

IBM PC Server330作为邮件服务器，它提供了可选热拔插机型和磁盘阵列机型，200MHz Pentium Pro解决器，32MB ECC内存系统，大型热拔插硬盘系统，9个32位适配器插槽，其重要配备如下：
可选100/10Mbps高速以太网卡
1. Pentium Pro 200MHz解决器
2. 支持2个CPUSMP功能
3. 原则配备为32MB ECC EDO DIMM内存，最大可扩充到1GB
4. 每个解决器带有256MB或512KB L2可回写式缓冲
5. PCI/ESIA总线
6. 9/10个扩展托架使内置存储容量可以高达27GB
7. Uitra SCSI-2 Fast/Wide PCI磁盘控制器和PCI RAID适配器(RAID型)支持40MB/s数据吞吐量
8. ８倍速CD-ROM驱动器
9. 随机配有Server Guide服务器使用安装指南软件
10. 预装TME10 NetFinity网络管理软件
11.赠送Lotus Notes

l Domino/Notes服务器操作系统选取
服务器操作系统选用Windows NT 4.0,安装Lotus Notes 4.6 Domino Web Server软件。
10-1-2县分局Domino/Notes服务器
区县分局状况和局大院状况相似，只是规模相对小某些，建议采用IBM PC Server330作为Domino/Notes服务器。
10-2 Notes/Web Client
Notes/Web Client是Notes Client，它内置Web浏览器，因而也是一种Web Client。Notes Client规定486或以上PC，内存最佳16M以上，因而建议采用586 PC，内存16M，硬盘1G。由于Notes Client内置有Web浏览器，因而不需要此外购买Web浏览器。操作系统可以采用Windows 3.x和Windows 95，推荐使用Windows 95，Windows 95强大连网能力和易用性是Windows 3.x不可比拟。
工作站是586微机，内存不不大于16MB，磁盘容量建议不不大于1GB。工作站数量决定使用计算机岗位数，最佳为每个工作人员配一台。
此处推荐机型是