软件系统实施专项方案.doc

OA项目实施方案书
［9月-24］
北京软件技术

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Date: . 01. 06

. 目 录
. 目 录 1
. 第一部分 工作目标和范围 3
1.1建设目标 3
1.2项目目标 3
1.3项目实施功效模块 3
. 第二部分 实施步骤介绍 4
2.1项目咨询阶段 4
2.2项目准备阶段 4
2.3项目建设阶段 5
2.4项目交付阶段 5
2.5运行支持阶段 5
. 第三部分 项目实施计划 6
. 3.1项目实施步骤 6
3.2项目实施主计划 6
3.2.1实施进度表 6
第四部分 项目组织结构 10
4.1概述 10
4.2项目组织 10
4.2.1项目组织结构 10
4.2.2东锅工业OA项目组织组员 11
4.2.3项目实施方组员介绍 11
表4.2项目实施方组员介绍 11
4.2.4组织间协调 11
4.3项目组员角色和职责 12
4.3.1东锅工业项目组 12
4.3.2恒弘科技项目组 14
. 第五部分 项目计划和关键工作内容 16
5.1准备阶段---关键工作和预期结果 16
5.1.1项目组员关键工作 16
5.1.2预期结果 16
5.2项目建设阶段---关键工作和预期结果 16
5.2.1项目组员关键工作 16
5.2.2预期结果 16
5.3项目交付阶段---关键工作和预期结果 17
5.3.1项目组员关键工作 17
5.3.2预期结果 17
5.4 运行支持阶段---关键工作和预期结果 17
5.4.1项目组员关键工作 17
5.4.2预期结果 17
. 第六部分 项目管理规范和过程 18
6.1沟通方法 18
6.2项目会议安排 18
6.3项目状态定时汇报 18
. 第七部分 项目实施关键成功原因 19
. 第八部分 项目验收内容和产品功效验收标准 20
8.1项目验收里程碑 20
8.2产品功效验收标准 20
8.2.1系统管理 20
8.2.2协同工作 20
8.2.3公文管理 21
8.2.4文档管理 21
8.2.5公共信息 22
8.2.6日程/计划/会议 22
8.2.7常见工具及个人设置 22

. 第一部分 工作目标和范围
1.1建设目标
经过在东锅工业实施北京用友致远A6协同工作系统，提供协同工作、表单管理、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常见工具和系统管理等应用模块。使单位日常协作、公文传送等信息在各部门、分厂、办公室、群组、个人之间进行立即高效、有序可控、全程共享沟通处理，从而全方面提升东锅工业办公效率和管理应用水平。

1.2项目目标
1．实现单位管理逐步转变到无纸化办公。经过北京用友致远A6协同工作系统建立单位内部OA办公自动化信息通讯平台，便于单位内部协同工作和沟通交流。
2．规范单位管理行为。经过北京用友致远A6协同工作系统信息步骤约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，步骤制度化。
3．提升效率、节省开支。经过北京用友致远A6协同工作系统实施应用，促进使用者办公效率提升，人员沟通实时快捷，任务传输高效清楚，立即了解任务、工作进度。节省单位在日常办公中纸张、消耗品、通讯等费用，达成开源节支，增产增效目标。
1.3项目实施功效模块
本项目实施关键功效模块以下所表示：
A6协同企业版
版本号
A6协同企业版
版本号
协同管理
2.50sp1
系统管理
2.50sp1
公文管理
2.50sp1
日程/计划/会议
2.50sp1
公共信息管理
2.50sp1
常见工具
2.50sp1
电子文档管理
2.50sp1
个人设置
2.50sp1
表单应用
2.50sp1
综合办公
2.50sp1
. 第二部分 实施步骤介绍
图2.1 自北京科技企业OA实施步骤
实施咨询
项目准备
项目建设
项目交付
运行支持
1. 调查分析
2. 制订项目实施提议书
3. 项目组建设
4. 业务调研
5. 制订工作任务书
6. 培训准备
7. 项目开启会
8. 系统安装测试
9. 项目组培训
10. 业务分析和设计
11. 系统配置和测试
12. 制作用户化操作手册
13. 最终用户培训
14. 系统权限设计分配
15. 辅助建立用户内部支持体系
16. 现场支持
17. 远程支持
项目管理
恒弘科技实施步骤是北京软件技术实施顾问在多个行业多个单位多年来实施OA项目经验总结。图2.1所表示：

2.1项目咨询阶段
项目咨询阶段目标是：对现有业务和IT现实状况进行调查和初步诊疗，明确咨询和实施目标和范围，依据现实状况制订具体行动方案。

2.2项目准备阶段
项目准备阶段目标是：
确定适宜项目经理；建立双方项目组织，建立项目组织高效决议和处理问题机制，并在项目组织内部，对于项目标远景达成共识；
对用户业务运作步骤进行调研，确定包含实施主计划工作任务书；
召开项目开启会，使用户高层以至全体职员，对因项目实施带来过程和方法变革有清楚认识，同心协力，推进项目实施。

2.3项目建设阶段
项目建设阶段目标是：对用户实施范围内业务进行深入全方面分析，澄清用户需求，并结合产品确定应用方案。建立一套系统运行良好制度。
2.4项目交付阶段
项目交付阶段目标是：建立一个良好软件使用规范、完成大量用户操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行转换。
2.5运行支持阶段
运行支持阶段目标是：系统上线后运行支持，对出现问题进行分类并快速处理，项目总结和验收、项目交接和顾问撤离后维护。

. 第三部分 项目实施计划
. 3.1项目实施步骤

项目实施步骤图用图形化方法表述了整个项目标进展。以下图所表示：
其具体步骤请见实施主计划。
3.2项目实施主计划
项目实施主计划具体描述了项目标进程，并明确了资源配置和项目各阶段应该完成内容。
项目共有五个里程碑：项目组成立，系统安装，系统上线，用户培训，项目验收。
3.2.1实施进度表
实施计划进度简表
项目
项目准备
需求调研
项目开启会
产品安装及项目组培训
用户培训
试运行及考试
辅助运行
项目验收
项目准备
7天

需求调研

5天

项目开启会

1天

产品安装及项目组培训

2天

用户培训及考试

3天

试运行

7天

项目验收

1天

备注:以上时间可依据具体实际情况再作调整！
东锅工业协同OA系统实施计划讨论表

进程安排
阶段
任务
交付结果/文档
.2.16
早晨
实施立项、需求调研
确定用户OA项目相关协调人员
《东锅工业基础数据调研表》

《东锅工业实施计划表》
《东锅工业系统安装确定书》

用户OA系统基础资料调研
通讯、网络、服务器等辅助设备到位情况
成立项目小组，领导沟通
系统初始化、数据录入
项目小组会议
.2.16
下午
项目小组组员培训

制订培训计划

《培训计划》、《培训纲领》、
《培训PPT》、《培训试题》、《系统简易操作手册》、《用户培训确定书》
培训教材、环境准备
系统操作培训
系统管理员培训
.2.16
下午
系统步骤研讨
东锅工业应用步骤调研

.2.17
早晨
东锅工业项目开启会
领导动员
《开启会PPT》《系统操作PPT》
项目动员
系统操作介绍
.2.17
下午
培训环境检验和调整
培训教材、环境准备

.2.18-2.19

职员培训
制订培训计划
培训教材、环境准备
系统操作培训

《培训计划》、《培训纲领》、
《培训试题》、《系统简易操作手册》
《用户培训确定书》
.2.19

中高层干部培训
制订培训计划
培训教材、环境准备
系统操作培训

《培训计划》、《培训纲领》、
《培训试题》、《系统简易操作手册》
《用户培训确定书》
.2.20-2.24
高层领导培训
一对一培训

.2.20-.2.27
试运行
.2.28
早晨
二次培训
答疑和深化应用培训

.3.1

项目验收
项目文档整理

《项目验收汇报》
《系统使用规范》
《用户档案记录表》
对项目实施进行验收
和用户项目进行交接，准备进入后续实施和维护阶段

1、 以上工作计划，为估计工作日安排，具体时间会依据OA实施进度略微调整；
2、 培训安排：
培训环境：容纳100人左右教室，备有高清楚度投影仪，不出噪音扬声器；
培训教室需要可为用户提供操作电脑，电脑要求安装IE6.0，取消广告拦截功效；
培训和考评时间需要预先确定，避免培训和考评时间拖延。

第四部分 项目组织结构
4.1概述
东锅工业OA软件实施项目将由恒弘科技和东锅工业共同合作完成。在这一部分，将定义各方参与项目标关键办公自动化及其职责、项目组织结构和人员配置要求等基础情况。
4.2项目组织
4.2.1项目组织结构
整个项目标组织机构图4.1所表示。
东锅工业OA项目实施小组配置人员：项目总监1人、项目经理1人，IT人员1人，办公自动化管理业务2-3人，OA办公管理业务2－3人。
恒弘科技实施小组配置角色：项目总监1人、项目经理1人，技术顾问，实施经理1人，实施工程师2人，支持顾问1人。
项目组织机构图
恒弘科技企业 东锅工业
项目总监 项目总监
项目领
导小组
恒弘科技企业 东锅工业
项目经理 项目经理
项目实
施小组
支持小组
技术
顾问
实施
经理
实施工程师
业务
部门
项目
组员

4.2.2东锅工业OA项目组织组员
表4.1东锅工业OA项目组组员
姓名
部门和职务
联络方法
项目组角色
黄有全

组长
曾华

副组长
范一平

组员
徐颖明

组员
陈静

组员
廖义

组员
顔杰

组员
白海瑛

组员
4.2.3项目实施方组员介绍
表4.2项目实施方组员介绍
姓名
部门和职务
联络方法
项目组角色
淦勇
西部大区用户总监

项目经理
胡继勇
西部大区实施经理

实施工程师
曾楠
西部大区用户经理

项目支持
王丹
总经理

项目副经理
吕建忠
实施经理

实施工程师
彭勇刚
实施人员

实施工程师
4.2.4组织间协调
恒弘科技项目经理负责制订整体项目计划及明确各方责任。各方项目经理负责明确各自内部人员分工。
任何重大事宜及项目任务变更需经各方项目经理协商并达成一致意见方可实施。
4.3项目组员角色和职责
4.3.1东锅工业项目组
领导小组：由东锅工业决议人员和相关业务高级管理人员组成项目领导小组，领导小组组长由 担任，领导小组组员 组成。
领导小组职责关键有：
Ø对项目工作小组提供承诺、支持、指导；
Ø为项目标实施提供人力、财力、场地等大力支持；
Ø负责实施项目形成管理制度、规程审批。
Ø决定对和项目相关部门及责任人奖惩。
Ø处理项目工作小组无法处理重大问题（或扩大化问题）；
Ø根据项目实施结果组织实施项目标进行和新业务步骤计划；
Ø决定办公自动化管理软件项目整体策略，把握总体方向；
Ø审定项目各项方案和项目实施目标。
Ø检验考评项目组织实施工作。审批和确保项目投资落实，确保项目实施按计划进行。
Ø督促各部门和项目组、项目组和技术支持单位工作协调。
Ø在每个关键阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。组织项目阶段实施判定。听取实施小组、恒弘科技工作汇报，提出指导性意见，处理重大问题，并决定下一阶段工作关键和行动计划；
Ø对项目经理和实施小组给合适授权；
Ø签收项目实施中交付多种交付件资料。
时间要求： 4-8小时项目参与时间。
项目经理：指派一名专职项目经理参与到项目组中和恒弘科技项目经理共同工作，作为恒弘科技和东锅工业之间联络渠道，处理相关业务部门等方面问题。被指派到项目中参与OA实施和调研职员必需成为项目组一部分。
项目经理职责关键有：
Ø确保能够在整个项目实施期间能够专职地在项目组中工作；
Ø和恒弘科技项目经理及相关人员一起检验工作说明书及附件；
Ø依据要求，定时向东锅工业OA项目领导通报项目标进展，并在必需时寻求支持和干预；
Ø指派和管理参与项目组东锅工业职员；
Ø组织安排合适高级管理人员、内部用户、信息技术人员接收访谈，参与研讨会、工作会议；
Ø立即解答恒弘科技实施咨询并提供所索取信息，文档资料；
Ø和恒弘科技项目经理协调处理任何由东锅工业提出对项目计划、进度或程序更改；
Ø和恒弘科技项目经理一起采取必需行动去纠正项目计划或工作范围可能偏差；
Ø依据变更程序帮助处理变更申请；
Ø进行授权范围内决议；
Ø和恒弘科技项目经理及相关人员一起决定项目实施策略和方案。
时间要求：专职。
对项目经理要求：
Ø有很强项目管理和组织技能；
Ø熟悉东锅工业整体业务步骤；
Ø熟练使用计算机常见办公软件；
Ø深刻了解本项目目标，范围、标准，最好有相关项目经验；
Ø很强分析技能等。
办公自动化管理软件项目实施小组：为了愈加好使东锅工业办公自动化管理软件项目标实施项目标实施，要求由相关办公自动化管理人员，组成项目实施小组，在项目经理领导和管理下，和恒弘科技项目组一起实施办公自动化管理软件项目。
项目实施小组办公自动化业务组员
关键职责：
Ø依据实施顾问要求提供具体需求和信息
Ø搜集和确定现有业务步骤
Ø随同恒弘科技顾问对东锅工业现在现实状况和未来发展进行评定
Ø帮助进行业务步骤调研
Ø掌握恒弘科技顾问进行培训知识和技能
Ø进行多种业务数据整理（包含测试数据、正式运行数据）
Ø对办公自动化管理软件项目进行应用测试等
Ø和恒弘科技顾问一同进行业务步骤设计和重整工作
Ø和工作组组员审核项目交付件
关键技能要求：
Ø必需深刻了解企业办公自动化业务步骤和需求
Ø很强分析能力，熟悉常见部分分析方法
Ø良好计算机操作能力（OFFICE、WINDOWS等）
Ø沟通能力强
项目实施小组IT人员
关键职责：
Ø依据IT顾问要求提供具体IT需求和信息
Ø参与OA软件IT配置工作
关键技能要求：
Ø熟悉企业办公自动化管理部门IT情况
Ø含有系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力
Ø良好分析和沟通能力
Ø熟悉Windows Server等操作系统、office等办公软件
4.3.2恒弘科技项目组
项目经理关键职责：
Ø做好项目管理工作，控制项目目标和范围，控制项目风险，控制用户期望值，确保项目质量和进度。
Ø监督完成对实施项目标前期调研、需求确定；
Ø组织项目小组组员制订项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划。
Ø负责审核项目实施工作具体安排，确保项目实施按计划保质保量完成，督促、协调和安排项目组成职员作和和东锅工业项目经理日常沟通、工作任务安排和协调。
Ø负责编制项目实施工作任务书，并和东锅工业项目经理进行确定；
Ø负责项目阶段结果确定和整个项目标验收工作，提供项目实施总结及验收汇报，并取得用户签字。并和东锅工业项目经理进行确定，向实施部提出项目评定申请，完成项目移交工作；
Ø帮助用户方项目经理开展工作；
Ø组织讨论、编写《项目实施方案》，决定项目实施方案和方法；
Ø组织制订培训计划；
Ø决定项目组人员分工和具体工作安排；
Ø组织用户方编制用户化手册。
实施经理关键职责：
Ø完成对实施项目标前期调研，并直接向项目小组汇报；
Ø帮助项目经理共同制订项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划和实施具体计划。
Ø负责按实施协议、实施方案界定工作范围并按项目实施总体计划确定时间进度开展实施工作，服从项目经理工作安排，和东锅工业项目经理协调和沟通，确保项目实施工作正常开展；
Ø负责实施过程中多种实施文档提供、整理和确定。
Ø负责提供经双方确定恒弘科技各模块初始化及日常操作步骤指导性文档及操作注意事项说明书。
实施工程师关键职责：
Ø负责本项目数据库和OA系统和安装、调试。
Ø和技术支持人员合作，配合处理东锅工业企业网络和软硬件平台故障引发系统问题。
Ø负责系统技术层面培训工作，如：安装、系统维护等培训。
Ø按计划完成各项实施任务并提交相关汇报。
支持顾问职责:
1. 为项目维护提供支持，在项目组工作繁忙或需要时，随时支援项目组工作；
. 第五部分 项目计划和关键工作内容
5.1准备阶段---关键工作和预期结果
5.1.1项目组员关键工作
1. 参与项目开启大会及周例会
2. 了解项目标管理规范和沟通标准
3. 明确自己角色和责任
4. 审核和签署恒弘科技提交项目附件
5.1.2预期结果
1. 就项目标目标、范围、计划和管理规范和东锅工业领导小组及项目小组达成共识，确定项目组员角色、责任及必需技能。
2. 这一阶段关键交付件：
3. 《项目组组员名单》
4. 《项目实施主计划》
5.2项目建设阶段---关键工作和预期结果
5.2.1项目组员关键工作
1. 参与相关建设阶段培训
2. 掌握业务步骤设计标准和规范
3. 搜集业务步骤数据流和信息流
4. 分析相关岗位职责
5. 搜集汇报/报表需求
6. 准备静态业务数据和进行数据录入工作
7. 参与系统配置
8. 根据测试计划对软件进行测试并熟悉相关功效
9. 完成日常项目管理工作
10. 审核和签署恒弘科技提交项目交付件
5.2.2预期结果
1. 系统安装确定
2. 培训统计、培训计划、培训总结
3. 应用方案
4. 数据准备方案表单
5. 测试案例清单、系统测试计划、测试问题统计、测试汇报
6. 向东锅工业OA领导小组汇报会，汇报内容为本阶段工作结果
5.3项目交付阶段---关键工作和预期结果
5.3.1项目组员关键工作
1. 业务人员准备系统业务数据
2. IT人员参与硬件平台配置
3. 参与系统权限设定和测试
4. 按测试计划对系统进行测试
5. 参与对其它用户培训教育
6. 在恒弘科技实施顾问指导下编写基于岗位和业务步骤用户化操作手册
7. 学习和审定手册
8. 按数据规范录入各项起初数据
9. 审核和签署恒弘科技提交项目交付件
5.3.2预期结果
1. 产品环境安装确定书
2. 培训计划、培训总结
3. 静态数据转换计划
4. 用户化标准操作手册、系统运行制度
5. 系统切换计划、系统切换汇报
5.4 运行支持阶段---关键工作和预期结果
5.4.1项目组员关键工作
1. 依据业务对系统进行操作
2. 审核和签署恒弘科技提交项目交付件
5.4.2预期结果
项目验收总结汇报
. 第六部分 项目管理规范和过程
6.1沟通方法
1. 会议
2. 定时汇报
3. 项目交付件确定
4. 培训：知识转移关键方法
5. 调研配合
6. 备忘录、电子邮件等其它方法
6.2项目会议安排
1. 项目开启会（东锅工业项目经理主持，全体项目人员和特请人员参与）
2. 向领导小组汇报会（项目里程碑结束后，由东锅工业项目经理汇报，恒弘科技项目经理参与）
3. 项目结束总结汇报会（由东锅工业项目经理主持，全体项目组员、领导/实施小组和项目外相关人员参与）
6.3项目状态定时汇报
1. 项目周状态汇报
2. 项目阶段汇报和项目总结汇报
3. 会议纪要、问题统计
. 第七部分 项目实施关键成功原因
要确保项目标成功实施，有部分要素必需得到充足重视。项目标成功是否直接取决于项目全过程中，各方面对这些要素重视和承诺。
办公自动化管理软件项目实施项目标成功取决于以下关键原因，见表7.1：
表7.1 项目关键成功原因表
1
高层管理支持和立即决议
高层管理要对项目给支持承诺，并愿在项目多种重大情况出现时给支持。恒弘科技将定时提供项目状态汇报，描述项目里程碑、问题、风险、变更等。需要高层管理给决议问题，将会立即地逐层上报给高层管理部门，方便立即做出决议。这一逐层上报将经过用户项目经理完成。
2
交付文件立即同意
用户检验和同意交付件应该在要求时间内完成（提交后1-2个工作日内），方便恒弘科技转入下一阶段工作。
3
项目人员到位
项目组应由适宜人员组成，并在工作需要时到位。
4
项目定义
相关项目范围和要求必需有一个明确且各方同意基准定义。该基准在本文件中定义。
5
跟踪和反馈
经过会议和立即向管理部门总结，向项目组进行常常性反馈。环境保护局和旭光企业全部应同意利用周例会方法来对项目进行跟踪和反馈。

. 第八部分 项目验收内容和产品功效验收标准
8.1项目验收里程碑
为确保项目质量，将项目进程所完成以下可交付结果定义为项目里程碑，必需进行验收和同意。在第一期和第二期试点工程和扩展工程中分别设有下述里程碑。
里程碑1：项目小组成立
交付结果：《项目小组名单》、《实施方案》
里程碑2：系统安装
交付结果：《系统安装确定书》
里程碑3：系统上线
交付结果：产品安装盘、《用户手册》（含《安装手册》、《管理员手册》、《用户使用手册》）、《需求调研汇报》等
里程碑4：用户培训
交付结果：《培训计划》、《系统简易操作手册》、《培训试题》、《培训总结》
里程碑5：项目验收
交付结果：《项目验收汇报》
8.2产品功效验收标准
在项目验收里程碑：应用确定、项目验收中，需要参考下面产品功效验收标准进行相关验收。产品功效验收标准以下：
8.2.1系统管理
.1 能够分别设置部门、职务等级、岗位信息，并匹配到每个人员基础信息中。
.2 能够对多种工作步骤、格式内容进行自定义。
.3 能够制订系统模版，并授权给对应人员使用。
.4 能够对数据进行备份和恢复。
8.2.2协同工作
.5 能够提议和审批步骤。
.6 能够可视化自定义工作步骤。
.7 能够自定义格式。
.8 能够直接调用多种Word、Excel文件并以正文方法发送处理。
.9 能够调用系统模版。
.10 能够自定义个人模版。
.11 能够对事务进行继续、回退、中止、撤销等操作。
.12 能够加签。
.13 能够转发。
.14 能够对协同进行预归档。
.15 能够对协同事务进行通知、提醒。
.16 能够对正文进行修改。
.17 能够实现痕迹保留。
8.2.3公文管理
.18 能够实现发文管理
.19 能够实现收文管理
.20 能够可视化自定义工作步骤。
.21 能够自定义格式。
.22 能够直接调用多种Word、Excel文件并以正文方法发送处理。
.23 能够调用系统模版。
.24 能够对事务进行继续、回退、终止、撤销等操作。
.25 能够加签。
.26 能够转发。
.27 能够对公文进行通知、提醒。
.28 能够对正文进行修改。
.29 能够实现痕迹保留。
.30 能够盖章、署名。
8.2.4文档管理
.31 能够实现对文档分类管理。
.32 能够对文件夹进行授权管理。
.33 能够对文档进行借阅。
.34 能够对文档进行移动操作。
.35 能够对文档进行映射操作。
.36 能够实现对文档排序。
.37 能够实现对文档条件查询。
.38 能够实现文件夹授权有继承性。
.39 能够实现对文件夹和文档树型结构显示。
8.2.5公共信息
.40 能够公布公告。
.41 能够公布调查。
.42 能够参与讨论。
.43 能够根据职务等级、部门或全部公布信息。
.44 能够由文档管理员对已经公布公告、调查、讨论进行删除或归档。
8.2.6日程/计划/会议
.45 能够制订自己日程安排。
.46 能够查看她人日程安排。
.47 能够查看资源使用情况。
.48 能够编写日计划、周计划、月计划。
.49 计划能够总结和修改。
.50 计划能够抄送给其它领导或同事。
.51 能够对抄送、报送给自己计划进行审批。
.52 能够提议会议，并能够选择和会人、会议时间，会议占用资源等。
.53 会议提议人能够将会议撤销。
8.2.7常见工具及个人设置
.54 能够查询和自己相关协同、公文和公共信息。
.55 能够查阅职员通讯录。
.56 能够自定义外部联络人和查询。
.57 有万年历、计算器。
.58 能够经过在线RTX实现简单沟通。
.59 能够修改个人密码。B
.60 能够实现代理设置，指定一个代理人处理和自己相关事务。
.61 能够对个人模版进行删除等维护。