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行政管理流程汇总

30
2020年4月19日
文档仅供参考

行政部管理办法

目 录

1、行政-01 会议管理工作流程
2、行政-02 固定资产管理流程
3、行政-03 客户招待管理工作流程
4、行政-04 办公用品/物料管理流程
5、行政-05 办公设备管理流程
6、行政-06 文书档案管理流程
7、行政-07 档案借阅管理流程
8、行政-08 收文管理工作流程
9、行政-09 发文管理工作流程
10、行政-10 名片印刷管理流程
11、行政-11 宣传物料制作管理流程
12、行政-12 宣传品/方案设计工作流程
13、行政-13 印章使用管理流程
14、储运-01 储运物流管理流程
15、储运-02 发货配送工作流程
16、人事-01 组织结构设计工作流程
17、人事-02 人力资源规划工作流程
18、人事-03 事档案管理工作流程
19、人事-04 考勤管理工作流程
20、人事-05 培训计划管理工作流程
21、人事-06 员工招聘管理工作流程
22、人事-07 员工录用管理工作流程
23、人事-08 员工绩效考核管理工作
流程
24、人事-09 劳动合同管理工作流程
25、人事-10 员工出差管理工作流程

1、 会议管理流程
编号:行政-01-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知,上报综合管理部审核
相关部门、综合部
步骤 2
综合管理部审核经过,上报总经理审批;审批经过,下发会议通知。
综合部、总经理室
步骤 3
相关部门做出会议预算、组织计划,上报总经理审批。
步骤4
相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。
相关部门、综合部
步骤 5
总结交由上级领导或总经理审定,
相关部门、综合部、总经理室
步骤 6
审批经过,由综合部向公司各部门下发会议纪要
综合部、总经理室
此处会议性质为:招商会、展会、联谊会、客户答谢会等大型会议。办公会议流程在”另注”中。

撰写会议纪要、决议
领导、部门提出
另注:公司内部办公会议流程:
确立议题
安排会议议程
会场布置
会议记录
上级审阅、签批
印发有关部门、人员
资料归档
综合部收集
发出会议通知
时间、地点、与会人员、议题、议程
场地布置、座次、签到、设备
笔记、摄像、录音
议题顺序、发言顺序、准备文件

具体会议管理工作流程图如下:
流程图:相关部门 综合部 相关领导
是
开始
会议申请
草拟通知
受理审核
总经理审批
会议通知
费用预算
会前准备
费用预算
会议总结
会议承办
会议承办
会前准备
总经理审批
部门审定
纪要发文
结束
会议纪要
是
否

2、 固定资产管理流程
编号:行政-02-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门于每季度第一个月的5日前编写固定资产需求计划,并提交综合管理部门汇总;并上交总经理审核。
急采购不受此限制。申请部门、综合部、总经理室
步骤 2
综合部询价做出预算,交由申请部门;申请部门上交财务部审核。
综合部、申请部门、财务部
步骤 3
财务审核经过上报总经理审批;综合部负责采购、入库。
综合部、财务部、总经理室
步骤4
各部门领取,形成固定资产登记、领用清单,并在季末进行清点。
申请部门、综合部
流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始
制定年度/季度需求计划
汇总年度/季度需求
总经理审核
采购申请
选定供应商
采购
财务经理审核
编制计划、预算
市场调查、询价
总经理审批
入固定资产清单库
签字领用
固定资产领用清单
归 还
季度固定资产清点
结束

3、 客户招待管理工作流程
编号:行政-03-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
接待部门到综合部领取并填写<客户招待申请单>
接待部门
步 骤 2
根据要求,接待部门安排就餐地点、规格。

步 骤 3
接待部门明确费用预算,报送财务审核,总经理审批
财务部、总经理室

流程图:接待部门 财务部门 相关领导

客户招待安排
开始
结束
填写招待申请单
总经理/部门经理审批
审核
明确费用预算
用餐招待
费用汇总
报送财务部
总经理/部门经理审批

4、 办公用品/物料管理流程
编号:行政-04-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制
步骤 2
综合部文员将各部门采购计划汇总,上交综合部经理、财务经理审核。
综合部、总经理室
步骤 3
审核完成后,递交<<办公用品采购单>>给采购文员,进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取,并签字记录。
综合部、申请使用部门

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始
提交采购需求
汇总需求
综合部经理审核
选定供应商
采 购
财务经理审核
编制计划、预算
市场调查、询价
入办公用品清单库
签字领用
办公用品领用清单
归 还
月度办公用品清点
结束
是

5、 办公设备管理流程
编号:行政-05-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
营销中心、综合部
步骤 2
综合部文员将各部门采购计划汇总,上交综合部经理、财务经理审核。
综合部、总经理室
步骤 3
审核完成后,递交<<办公用品采购单>>给采购文员,进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取,并签字记录。
综合部、申请使用部门

流程图: 综合部 综合部经理 总经理
办公设备登记

开始
结束
设备使用情况表
设备建档
设备维修
设备报废
审批
审核

6、 文书档案管理流程
编号:行政-06-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存档备份得文件资料。
新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制
步骤 2
综合部汇总需要存档备份得资料,并分类、编号,进行归档保管。
综合部
步骤 3
每季度或年度对存档资料进行鉴定、筛选,提出档案销毁建议清单。
综合部、总经理室
步骤4
根据审批进行销毁或重新分类、编号,以便存查。

汇总人:综合部行政文员 审核人:综合部经理 审批人:总经理

开始
流程图: 相关部门 综合部 相关领导

收集、整理
文书结案

分类、编号

保 管

档案鉴定

综合部经理审核议
销毁建议

总经理审批

销毁

7、 档案借阅管理流程
编号:行政-07-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
申请人填写借阅登记表,综合部经理审批。
申请部门、综合部
步骤 2
保管文员调出文件,申请人查阅并即使归还。
步骤 3
保管文员做好借阅资料归位工作,并监督查阅人登记签字。

查阅人:各部门申请人 审批人:综合部经理、总经理 保管人:综合部文员

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始

普通文件
重要文件
填写借阅表
总经理审批
经理审批

查 阅
调出文件

归 还

登记、归档

结束

8、 收文管理工作流程
编号:行政-08-流程图
流程图: 相关部门 综合部 相关领导
开始

收到文件
收文信息整理

整理收文

否

审核
文件处理

文件分发

是

收集资料

否
整理分类

审核

文件移交

是

文件查阅

定期整理

结束

9、 发文管理工作流程
编号:行政-09-流程图
流程图: 相关部门 综合部 相关领导
开始
起草文件
审查编号
汇总文件
文件打印
文件执行
定期整理
文件储存
文件下发
文件执行
结束
总经理审批
否
是

10、 名片印刷管理流程
编号:行政-10-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
印制名片申请者填写<<名片印刷申请单>>,由综合部文员于每月月底之前统计,交由总经理审批。
申请部门、综合部、
总经理室
步 骤 2
名片印制前,行政文员需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符,姓名、联系方式、数量等需确认无误。
企划部需提供设计方案
步 骤 3
确认完毕之后,联系印刷业务者。
申请部门、综合部
步 骤 4
自确认名片内容起,三日后到综合部领取。

审批人:总经理 制作人:行政文员

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
填写名片制作申请单
开始
统计、汇总
确认名片信息
提供名片信息
联系印刷、制作
通知领取
签字、确认
登记
结束
企划部提供方案
总经理审批

11、 宣传物料制作管理流程
编号:行政-11-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
宣传物料申请者填写<<宣传物料制作申请单>>,经综合部经理签字后交给制作文员。
申请部门、综合部
步 骤 2
物品制作前,企划确定设计方案,行政文员需和申请人确认物品名称、数量、规格,交由时间等,需确认无误。
企划部、综合部协作
步 骤 3
确认完毕后,联系相关制作单位。
综合部、对外制作单位
步 骤 4
根据物料制作时间不同,领取时间等待通知。
综合部、申请部门

流程图: 申请部门 综合部 相关领总经理审批
填写宣传制作申请单
开始
统计、汇总
确认物料信息
企划部提供方案
联系制作公司
通知领取
签字、确认
登记、备案
结束
大额制作
普通 物料
货到登记入库

12、 宣传品/方案设计工作流程
编号:行政-12-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
宣传品/方案需求部门提议,企划部汇总信息,上报总经理。
企划部、总经理室
步 骤 2
审批经过,与提议部门沟通设计内容、要求,出设计方案。
企划部、申请部门
步 骤 3
总经理审批经过,设计方案编号、存档、备案、存查。
企划部、总经理室

流程图: 相关部门 企划设计部 相关领导
申请/需求提议
开始
统计、汇总
确认设计要求
申请人提出要求
出设计方案
结束
存档、备案
总经理审批
确认方案
总经理审批

13、 印章使用管理流程
编号:行政-13-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
申请人填写<印章使用登记表>,印章保管人审核。
用印部门、综合部
步 骤 2
登记备案、通知用印。。
步 骤 3
印章归还,登记存档。

审批人:总经理、综合部经理 制作人:行政文员
流程图: 用印部门 综合部 相关领导
填写印章使用表
开始
通知用印
登记、存档
印章使用
登记、备案
印章归还
审核
审核
结束
重要文件用印
普通 用印

14、 储运物流管理流程
编号:储运-01-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
自业务订单签订后,交由库管核查是否货物充裕
营销中心、综合部
步 骤 2
库管核实订单后,可通知客户打款,并通知财务人员确认款项。
营销中心、综合部、财务部
步 骤 3
财务确认收到对方款项后,库管备货出库,并制作客户回执单、通知物流公司准备发货;款到3个工作日内发出货物。
财务部、综合部
步 骤4
客户收、验货,填写回执单,由物流公司带回交给综合部物流负责人,并在财务部门备案。
流程图: 相关部门 综合部 财务部门
开始

合同签订

库管核单
营销中心下订单

业务员通知打款

财务确认收款

库管备货

选择物流公司

通知客户取、验货
物流员-安排发货

回执单备案

客户回执单
物流运输签认单

结束

15、 发货配送工作流程
编号:储运-02-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
客户下单,业务、综合部核实货物储存信息,确认最终订单。
营销中心、综合部
步 骤 2
财务核查订单款项;储运部对订单产品及物料进行统计、组合、分拣。
财务部、综合部
步 骤 3
按照订单要求分类、包装、出库,与配送中心确认发货清单。
综合部
步 骤4
规定时间内发出货物。
流程图: 营销中心 综合部 财务部门
开始
客户订单
按要求包装
商品物料组合
订单处理
分拣货
确认订单款项
按订单分类
商品物料统计
装货,确认发货清单

配

货

过

程
出货、发送
结束

16、 组织结构设计工作流程
编号:人事-01-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
公司高级管理层确定企业发展目标、主导业务。
决策层
步骤 2
分析公司主导业务流程,确定管理层次和管理幅度。
决策层、人事部
步骤 3
以主导业务为基础,划分部门,确定协作关系。
人事部
步骤4
组织结构的设计、实施试用,及时调整
流程图: 相关部门实施 人事部设计 公司管理层规划
开始
公司高层规划发展战略、目标
确定主导业务及具体业务内容
分析业务流程、编制流程图
与领导沟通确定管理层次、幅度
以主导业务为基础,划分职能部门
设置辅助职能部门(客服部等)
从流程上,确定部门间的协作关系
与领导商讨确定组织结构
使用、验证
根据发展变化,进行调整
结束

17、 人力资源规划工作流程
编号:人事-02-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
人力资源现状统计、分析。
人事部
步骤 2
人力资源供给与需求预测。
步骤 3
人力资源规划。
决策层、人事部

流程图: 人力资源现状 人力资源规划 结果和反馈
开始
分析公司发展规划、目标
对现有人力资源分析
预测公司人力资源需求
执行情况,分析人力短缺过剩原因
公司外部供给情况预测
确定公司人力资源需求
人事部执行计划
调整、修正人力资源规划
确定人力资源计划、政策
结束

18、 人事档案管理工作流程
编号:人事-03-步骤表/流程图
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
人力资源部建立健全人事档案。
人事部
步骤 2
人事档案的保管、存查。

流程图: 员工资料收集 建立员工档案 档案保管
开始
结束
人资部收集员工人事资料
人资部对档案进行管理、检查
人资部对员工资料进行整理、分类
及时更新员工档案内容和资料
对员工人事材料编制目录及编码

19、 考勤管理工作流程
编号:人事-04-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
员工填写考勤表,行政文员汇总出勤记录
人事部、相关部门
步 骤 2
递交综合部经理,每月月底根据考勤结果制作当月工资表
总经理室
步 骤 3
考勤信息存档,以便日后存查。
人事部

流程图: 相关部门 人事部 相关领导

填写员工考勤表
开始
出勤记录汇总
制作当月工资表
编制出勤报告表
信息存档
结束
总经理审批

20、 培训计划管理工作流程
编号:人事-05-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
申请人提出培训需求,综合部分析并制定培训计划。
申请部门、人事部
步 骤 2
人事部估算培训费用,上报总经理审批
人事部、总经理室
步 骤 3
准备资料、课件,实施培训、评估、考核。
人事部、用人部门
步 骤 4
资料归档,分析培训内容及考核结果。

流程图: 申请部门 人事部 相关领导
下发培训需求表
开始
提出培训需求
制定培训计划
培训需求分析
实施准备
培训费用预算
培训评估、考核
部门二次培训
总经理审批
相关资料归档
培训结果分析
结束
是
否

21、 员工招聘管理工作流程
编号:人事-06-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
用人部门提出招聘需求,总经理审批,综合部制定招聘方案并发布信息。
用人部门、总经理室、人事部
步 骤 2
收集筛选简历,确定初试人员名单。
人事部
步 骤 3
经过初试确定复试人员名单,复试后,确定最合适人选,报上级审批。
用人部门、人事部
步 骤 4
通知录用,办理入职,进入试用期,招聘结束。
人事部
流程图: 用人部门 人事部 相关领导
开始
结束
填写<招聘需求审批表>
总经理审批
制定方案、发布信息
收集、筛选简历
与用人部门确定面试名单
与用人部门共同参与面试

甄选合适人选,进入复试
参与招聘人员面试
确定初试人员名单
否,调整招聘需求
是
参与甄选复试人选
用人部门主管
协助用人部门,最终人选
参与复试人员筛选
总经理审批
通知录用,办理入职
进入试用期

22、 员工录用管理工作流程
编号:人事-07-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
发出录用通知。
人事部
步 骤 2
为新员工办理入职手续。
步 骤 3
新员工试用期培训、管理。
人事部、用人部门
步 骤 4
新员工试用考核。
人事部、用人部门
开始
流程图:下达录用通知 办理入职手续 试用期 正式录用
结束
人事部向面试合格人员发出录用通知
新员工按照录用通知做好入职准备
人事部给新员工办理入职手续
向人事部提交入职资料
用人部门、人事部对新人试用期考核
新员工按时到公司入职
用人部门负责人对新员工试用期管理
用人部门对新员工进行业务培训
人事部带新员工到相关部门报到
人事部对新员工进行公司制度等陪训
人事部为新员工办理转正手续
人事部办理员工辞退手续
合格
是
否

23、 员工绩效考核管理工作流程
编号:人事-08-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
制定绩效考核办法、考核计划
决策层、人事部
步 骤 2
下达考核计划,实施绩效考核
人事部
步 骤 3
汇总、分析考核结果,发放考核薪酬
步 骤 4
改进考核措施,存档结果。
开始
流程图:绩效考核指标 考核实施 考核结果
人资部协助公司决策层确定绩效考核指标
协助业务部门,将公司指标分解为部门指标
人资部评估考核结果
对考核资料、结果存档
人资部汇总绩效考核结果
部门经理将指标分解为员工绩效考核指标
决策层与各部门沟通确认各级绩效目标
各级主管指导、督促员工达到预期绩效目标
发放绩效考核薪酬
人资部和各部门根据考核制度对绩效完成情况进行考核
结束

24、 劳动合同管理工作流程
编号:人事-09-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
新员工签订劳动合同进入试用期。
人事部
步 骤 2
试用期考核经过,进行转正考核,未经过的,可延长期限或终止合同。
用人部门、人事部、
总经理室
步 骤 3
转正考核经过后,进行劳动合同内容的最后协商,并签署正式用工合同。
人事部
步 骤 4
录用人员劳动合同归档、编号、存查。

流程图: 用人部门 人事部 相关领导

录用签订合同
开始
结束
试用考核
延长使用期/终止合同
履行合同
终止劳动合同
解除劳动合同
延长考核期/终止合同

签订并履行合同
双方协商
转正考核
辞职/辞退审批
不合格
不合格
不同意
合格
同意
不同意
同意
合格
同意

25、 员工出差管理工作流程
编号:人事-10-步骤表/流程图
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
出差计划,出差申请。
出差部门
步 骤 2
审批,办理出差手续,出差。
综合部、财务部
步 骤 3
出差返回,回司报到,处理出差费用票据,上交出差报告。
综合、财务、总经理室

流程图:出差部门 综合部 财务部门 相关领导
主管/经理审批
出差人员填写申请
开始
结束
找替代者交接工作
预支并控制出差费用
办理出差手续,购买车票等
票据审核、报销
回司办理考勤登记
出差
出差报告
审批