物联网科技有限公司文件和记录控制程序--安防资质申请用程序文件汇编资料.doc

物联网科技有限公司文件和记录控制程序--安防资质申请用程序文件汇编（完整版）资料
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物联网科技
文件和记录控制程序
编 号
CX-01
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1/4
1 目的
对质量管理体系的文件和质量记录进行有效控制，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保质量管理体系的有效运行。
2 范围
本程序规定了质量管理体系文件控制的原则和方法。
本程序适用于公司与质量管理体系有关的所有文件、记录的控制，包括外来文件和顾客提供的文件。
3 职责
3.1 质管部负责质量手册、程序文件和体系运行相关的记录的编制、评审。
3.2 技术部负责工程作业类文件的编制、评审。
3.3 办公室负责所有与公司质量管理体系相关文件、记录和外来文件的归档、发放、管理的控制；各部门负责管理本部门的记录。
3.4 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的编制。
3.5 总经理负责所有文件的审批。
4 工作程序
4.1 文件分类
公司的质量管理体系文件主要包括：
a．质量手册（包括质量方针和目标）；
b. 11个形成文件的程序，包括ISO9001：2000规定的6个形成文件的程序；
c. 公司内部支持性管理文件（包括公司的规章制度、管理办法等）、作业文件（包括设计方案、施工规范、工程要求等）、外来文件（各类标准和法律法规要求，必要的参考资料等）；
d. 与质量体系有关的记录。
4.2 文件的编制、审批和发布

质量手册、程序文件由质管部根据 ISO9000标准和公司实际情况编制；技术部编制作业支持性文件；其它支持性文件由相关部门编制。

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文件和记录控制程序
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CX-01
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质量手册、程序文件由管理者代表审核，其它文件由主管副总审核后，经总经理审批其充分性和适宜性，确定发放范围后发布。
4.3 文件的发放

“受控文件”章。
4.4 文件的管理
—顺序号、ZC—顺序号、CX—顺序号—JL—顺序号、ZC—顺序号—JL—顺序号执行。其中Q：代表企业标准，RS：代表物联网科技，SC代表质量手册，CX：代表程序文件，ZC：代表支持性文件，JL：代表质量记录。

“作废文件”章，集中销毁，并从控制清单中删除。
“作废留用”章，并在《文件发放登记表》上做好记录，由留用部门保管。

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文件和记录控制程序
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CX-01
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4.5记录的管理

记录包括质量体系运行的记录、工程实施、服务相关的记录：如标书评审记录、工程施工记录、隐蔽工程随工验收记录、系统检测记录、售后服务记录、用户投诉记录、质量体系审核报告等。

办公室编制公司的《质量记录清单》，确定记录的保存周期，经管理者代表审批后发放各相关部门按规定的周期保存。记录应在适宜的环境中由专人保管，防止丢失、损坏、变质。保管方法应便于存取和检索。
各部门负责本部门记录的管理、存档。所填写的记录内容应准确、完整，字迹清晰。遇到填写错误，划去重写并签字，不允许涂改记录。

如需借阅的记录，需到该记录的管理部门办理借阅手续，经部门负责人批准后方可借阅。在合同要求时，记录可提供给顾客及其代表。

记录到保存期后，由记录保存部门的负责人审定后，报管理者代表批准后方可销毁；对仍有保存价值的记录，由本部门负责人审定延长保存期。
4.6 受控文件和资料、记录表式的更改

更改的文件应进行标识，第一次划改，在划改处以(a1)、(a2)……标识，第二次划改，在划改处以(b1)、(b2) ……标识；换页按换页的次数以 “第 次换页”标注页角下；换版采用A、B、C……以示区别。
4.7 每年年底或年初，质管部组织对公司所使用的现行质量管理体系文件的有效性进行评审，各部门结合使用情况进行评审。评审可单独组织进行，也可在管理评审时进行，必要时按照本程序的4.6条款的有关规定予以修改。

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文件和记录控制程序
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CX-01
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5 质量记录

CX-01-JL-01 文件发放登记表
CX-01-JL-02 文件更改通知单
CX-01-JL-03 质量记录清单

文件发放登记表
No. 编号：CX-01-JL-02
文件名称及编号

发放范围

审批人

审批日期

持有人
分发号
发放
日期
收到人
签字
修订状况
备注
销毁
留用
收回

文件更改通知单
No. 编号：CX-01-JL-03
文件名称、版次及编号

提出更改部门（更改人）

提出更改日期

更改条款及内容：
原文件审核部门意见：

负责人：
年 月 日
审批：

总经理（或授权人）：
年 月 日

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管理评审控制程序
编 号
CX-02
版 本
A
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1 目的
通过对公司管理体系进行评审，确保体系持续的适宜性、充分性和有效性。
2 范围
适用于公司质量管理体系的评审工作，包括质量方针和目标的评审。
3 职责
3.1 总经理负责主持管理评审工作。
3.2质管部负责管理评审计划的编制和组织工作，收集并提供管理评审所需的资料，编写相应的评审报告并负责纠正、预防和改进措施实施后的跟踪和验证工作。
3.3 各部门负责准备并提供与本部门工作有关的评审所需的资料，应负责评审中提出的纠正、预防和改进措施的实施工作。
4 工作程序
4.1 管理评审的计划

a．评审目的；
b. 评审时间；
c. 评审范围和重点；
d. 评审参加的部门人员和应准备的材料要求；
e. 评审依据和内容。

a．当公司的组织结构、产品结构、资源发生重大改变与调整时；
b. 当公司发生重大质量事故或相关方连续投诉时；
c. 当法律、法规、标准及其它要求发生变更时；
d．市场需求发生重大变化时；
e．质量管理体系审核出现严重不合格时；

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管理评审控制程序
编 号
CX-02
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f．当总经理认为有必要时，如认证前的管理评审等。
4.2 管理评审的内容

a．质量管理体系审核结果（包括内部、顾客和认证机构的审核报告）；
b. 顾客投诉的处理，顾客的满意度测量结果及反馈的重要信息；
c. 重大质量事故的处理，过程及工程质量趋势；
d. 质量方针、目标的适宜性和有效性；
e. 纠正、预防和改进措施的实施情况，包括内审和日常出现的不合格；
f. 以前管理评审所确定的跟踪措施的执行情况；
g. 可能影响质量管理体系的变化(如公司的组织结构、产品结构、资源发生的重大改变与调整；相关的法律法规、标准及其它要求的变更)。
4.3 评审会议

4.4 管理评审的输出要反映出输入的评价结果：
a. 质量管理体系的过程及相应文件是否有修正的需要；
b. 质量方针、目标是否正在实现，是否需要更新；
c. 是否需要进行相关的过程、产品审核或改进；
d. 为管理体系各项活动配备的资源是否适宜；
e. 对体系的持续适宜性、充分性、有效性的评价；
f. 对上述评价结果所需采取的跟踪措施；
g. 对改进的建议，包括工程质量、服务以及法律法规的要求。
4.5 评审结论

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管理评审控制程序
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CX-02
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3/3
是否需要进行产品、过程审核等与评审内容相关的要求）。
4.6 管理评审报告

a. 评审目的；
b. 评审日期；
c. 参加评审人员；
d. 评审的内容及结论；
e. 采取的纠正预防和改进措施。
4.7 纠正预防和改进措施的实施和验证
“不符合事实”栏，定出责任部门进行原因分析，填写纠正或预防措施并实施，需采取改进措施时，由质管部提交改进计划，经总经理批准后，发给相关部门予以执行。

4.8 评审记录
管理评审的相关记录由质管部负责保存。
5 相关文件
Q/RS CX-11 纠正和预防措施控制程序
ZC-01 质量方针、目标、分目标及考核方法
6 相关记录
CX-02-JL-01 管理评审计划
CX-02-JL-02 会议记录
CX-02-JL-03 管理评审报告
CX-11-JL-02 纠正和预防措施处理单

管理评审计划
No. 编号： CX-02-JL-01
评审目的

评审依据

时 间

地 点

参加评审的部门/人员
准备工作要求

日期： 日期： 日期：
会议记录
No. 编号：CX-02-JL-02
时 间

地 点

主持人

会议主题

参加人员

会议纪要：

（可附页）
记录人：

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人力资源控制程序
编 号
CX-03
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1 目的
对各类人员进行培训、管理，以满足相应岗位对人员能力的要求。
2 范围
本程序适用于公司所有与质量管理体系有关的岗位工作人员。
3 职责
3.1 培训部负责组织各部门编制公司各岗位的《岗位人员任职要求》，作为人员选择、安排和考评的主要依据。
3.2培训部负责公司培训计划的制定及监督实施；负责上岗培训、教育；负责员工能力的考评；负责组织对培训效果的评估。
3.3总经理负责各部门《岗位人员任职要求》、《培训申请表》和培训计划的审批。
4 工作程序
4.1 人力资源配置

4.2 基本培训需求

a.上岗基础教育：包括公司概况、公司规章制度、质量方针、目标、安全、质量意识、相关法律、法规、安全监控系统的知识及其ISO9000等培训内容，在进入公司一个月内，由培训部组织进行。
b.岗前技能培训：包括所在岗位相关作业文件、注意事项、相关设备性能、施工规范、要求及出现紧急情况时应变的措施等培训内容，由所在岗位部门负责人组织进行。
c.通过教育和培训，使员工意识到：公司依存于顾客，顾客满意是最终目标；意识到每一个岗位的工作对于质量目标的重要性；意识到应积极寻求工作质量的改进，为公司的持续发展作出贡献。

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人力资源控制程序
编 号
CX-03
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a. 统计技术；检验、验收基础知识；
b. 检验、验收方法和要求的培训。
由质管部负责人进行书面培训、考核，合格后持证上岗。

a. 采购人员需经过采购物资技术要求、采购基础知识的培训；
b. 市场人员需经过监控系统工程相关知识、服务、营销基础知识、合同法的培训；
c. 仓库管理人员需经过库存物质的质量特性、库房管理制度知识的培训。
以上人员的培训由部门负责人组织进行，在上岗前实施。

a. ISO9000标准知识；
b. 质量管理体系审核知识。
由外部培训机构或认证咨询机构进行书面培训考核，发内审员证书。

a. 工程技术人员及施工人员须经过公安系统安全技术防范工程的专业培训，考核合格后持证上岗；
b. 电工需取得相应的职能机构的培训合格证书。

质量管理体系文件的培训，由质管部在实施文件前组织进行。

专业及相关技术等培训，由总经理确定培训老师，根据需要组织实施。

工程试运行前，由培训部组织对用户进行监控系统的使用、维护等方面的培训。
4.3 培训计划及培训的实施

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人力资源控制程序
编 号
CX-03
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4.4 人力资源管理及培训的有效性评估

a) 培训课程本身的评估：包括教材的准备，教学水平，方法，时间等；
b) 考核成绩评估：包括笔试、面试、现场提问、答辩、心得报告等的评分或评级；
c) 实际工作能力评估：包括知识的掌握和实际能力、创新能力等；
d) 工作绩效评估：包括培训前后工作效率等的差异。

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人力资源控制程序
编 号
CX-03
版 本
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4/4
相适应。
5相关文件
ZC-02 岗位人员任职要求
6 相关记录
CX-03-JL-01 员工培训记录
CX-03-JL-02 用户培训记录
CX-03-JL-03 培训申请单
CX-03-JL-04 岗位人员考评表
CX-03-JL-05 人力资源管理及培训评估表

员工培训记录
No. 编码：CX-03-JL-01
培训内容

培训范围

时 间

地 点

授课老师

使 用 教 材

姓 名
考核成绩
姓 名
考核成绩

培训有效性评价：

评价部门： 评价人：
备注：

用户培训记录
No. 编码：CX-03-JL-02
培训内容

时 间

地 点

授课老师

使 用 教 材

培 训 方 式

姓 名
考核成绩
姓 名
考核成绩

培训满意程度：
□非常满意 □满意 □不满意 □非常不满意

用户签名： 日期：
备注：

记录： 日期：
培训申请单
No. 编号：CX-03-JL-03
申请部门

培训时间

培训地点

授课老师

参加人员

培训内容

培训目的：
备 注
（费用情况）

时间：

培训申请单
No. 编号：CX-03-JL-03
申请部门

培训时间

培训地点

授课老师

参加人员

培训内容

培训目的：
备 注
（费用情况）

时间：

岗位人员考评表
No. 编码：CX-03-JL-04
所在部门

岗位及岗位人数

被考评人员：

岗位要求：

考评方式：

考评结果：

评估参加人员
工作部门
评估参加人员
工作部门
评估参加人员
工作部门

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与顾客有关的过程控制程序
编 号
CX-04
版 本
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1 目的
通过对与顾客有关的过程的控制，确保满足顾客的要求。
2 范围
本程序规定了与顾客有关的过程的管理和控制要求。
本程序适用于所有与顾客有关的过程和相关的部门、人员。
3 职责
3.1 市场部负责识别顾客的需求和期望，负责组织有关部门进行标书或顾客要求的评审；负责与顾客的沟通；协助售后服务部做好售后服务工作，增强顾客的满意。
3.2 技术部负责标书的起草。
3.3 质管部、工程部、采配部、技术部、市场部参与标书或顾客要求的评审。
3.4 售后服务部负责工程交付后的售后服务工作，负责顾客满意度的测量。
3.5 总经理负责批准销售合同。
4 程序
4.1 与工程有关的要求的确定

a) 顾客对工程的明确要求，包括工程质量、功能、交付、价格及售后服务等。
b) 顾客没有明确，但预期的用途所必须的要求，包括潜在要求等。
c) 与安全监控系统工程有关的法律法规的要求,如公安部门对监控系统工程的要求，包括相关的条例、规章等。
d) 公司确定的其它附加要求。
e) 市场部填写《用户需求表》
4.2 与工程有关的要求的评审

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与顾客有关的过程控制程序
编 号
CX-04
版 本
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可根据顾客的要求确定标书包括的内容。

a) 已理解、掌握顾客要求，包括顾客明示的、隐含的以及法律法规的要求，特别是对双方的合同或订单理解不一致的要求已解决。
b) 顾客的要求已明确形成文件。
c) 公司有能力满足顾客对工程、交付和服务等各方面的要求。

4.3顾客沟通

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与顾客有关的过程控制程序
编 号
CX-04
版 本
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3/4
的执行和修改情况），设专人解答并填写《顾客咨询记录》。不能解答的记录后根据问题的情况，属技术问题，与技术部协商；属施工质量或交付期问题，与工程部协商；属工程检验、验收问题，与质管部协商；必要时，请示总经理确定。

4.4售后服务

5 相关文件
ZC-08 售后服务规程
Q/RS CX-11 纠正和预防措施控制程序

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与顾客有关的过程控制程序
编 号
CX-04
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6 质量记录
CX-04-JL-01 标书评审表
CX-04-JL-02 顾客咨询记录
CX-04-JL-03 顾客满意度调查表
CX-04-JL-04 更改审核单
CX-04-JL-05 用户档案卡
CX-04-JL-06 用户需求表
CX-04-JL-07 售后服务卡

标书评审表
No. 编号：CX-04-JL-01
□初次评审 □修订（原评审记录编号： ）
顾客名称

订货及交付日期

工程要求

摘要：

（附投标邀请书或设计任务书共 页）
质管部
（检验、验收方法、规则）

负责人： 日期：
技术部
（工程功能、质量要求）

负责人： 日期：
工程部（施工质量、交付期）

负责人： 日期：
采购部（物资采购能力、）

负责人： 日期：
市场部
（合法性、明确性等）

负责人： 日期：
评审结论

总经理 日期：
备 注

顾客咨询记录
No. 编号：CX-04-JL-02
序号
顾客名称、地址、
、联系人、
咨询日期
问题及要求
答复情况
备注

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顾客满意度调查表
No. 编号：CX-04-JL-03
顾客名称

地址

、

联系人

工程竣工时间、系统类型等：

对工程的满意程度：

施工质量： □非常满意 □满意 □不太满意 □很不满意
价格： □非常满意 □满意 □不太满意 □很不满意
交付期： □非常满意 □满意 □不太满意 □很不满意

对很不满意的情况请说明原因（可另附纸）：

对公司服务的满意程度：

售后服务： □非常满意 □满意 □不太满意 □很不满意
对客户培训： □非常满意 □满意 □不太满意 □很不满意

对很不满意的情况请说明原因（可另附纸）：

其他意见、要求或建议，如与其他单位产品的差距、市场信息、改进的建议等（一经采用将予以奖励）（可另附纸）：

请贵单位填好于一周内传回我公司。 ：0311－3039304

更改审核单
No. 编号：CX-04-JL-04
项目名称

提出更改的时间

更改建议提出者

更改原因

客户具体要求

市场部意见

负责人： 日期：
技术部意见

负责人： 日期：
工程部意见

负责人： 日期：
采购部意见

负责人： 日期：
审核结论

总经理 日期：
备 注

用户档案卡
No. 编号：CX-04-JL-05
单位名称

单位地址

交通方式

姓 名
职务
办公

办公地址

合作项目

合同金额

签约时间

签约地点

付款情况
态度

付款期

方式

备 注

用户需求表
No. 编号：CX-04-JL-06
项目名称

预算金额

方案完成日期

1.主机
类 型

录像方式

控制台

显示器

路 数

存储时间

电视墙

监视器

其它要求：
2.摄像机
彩色固定

室内护罩

彩色半球

微型

黑白固定

室外护罩

黑白半球

快球

一体化

室内云台

室外云台

灯 光

3.镜头
自动光圈

手动光圈

三可变

二可变

4.报警
报警主机

双鉴探头

震动探头

烟感探头

门磁开关

紧急按钮

被动红外

红外对射

玻璃破碎

警号闪灯

其 它

5.线路敷设
走线方式

线 槽

线 管

6.UPS
是否需要

时 间

功 率

7.打印机
是否需要

数 量

型 号

8.监听
是否需要

数 量

型 号

9.刻录机
是否需要

数 量

型 号

10.音箱
是否需要

数 量

型 号

11.重点防护区域

12.天气状况

13.平面布防草图

其它需求：

市场部意见

负责人： 日期：
技术部意见

负责人： 日期：
采购部意见

负责人： 日期：
最终结论

售后服务卡
No. 编号：CX-04-JL-07
客户名称

联系人

客户地址

联系

服务性质
□用户报修 □主动询访 □定期回访
故障时间

报修时间

维修完成时间

验收时间

合同保修期限

是否在保修期

服务收费

故障现象
重要记事

工程师：
故障分析及
解决方案.
最终结果

工程师：
用户意见

用户签名

用户满意程度
很差
不满意
一般
比较满意
非常满意
维修人签名

出发时间

返回时间

备注

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采购控制程序
编 号
CX-05
版 本
A
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1/4
1 目的
对采购过程进行控制，确保采购物资符合要求。
2 范围
本程序规定了采购物资的采购过程的控制要求。
本程序适用于公司工程用设备器材及配件、备品备件、施工用材料的采购、提供服务的控制以及对供方进行选择、评价和管理。
3 职责
3.1 采配部负责按要求组织评价和选择供方，对供方的业绩进行定期的评价，建立供方档案。负责制定采购计划并根据批准的采购计划进行采购。
3.2 技术部负责制定工程用设备、器材和施工材料清单。
3.3 质管部负责采购物资的进货检验验证。
3.4 总经理负责批准《供方评定表》、《合格供方名单》和采购计划。
4 程序
4.1 采购物资的分类
公司采购的物资分为两类：
a) 重要物资：构成监控系统的中心控制设备、关键部分或直接影响最终工程质量的部分，可能导致顾客投诉的物资。
公司采购的重要物资有：数字监控主机、解码器、镜头、摄像机、报警探测器、报警主机、监视器、显示器、UPS电源、打印机等。
b) 辅助物资：非直接构成系统或只起辅助作用的物资，对监控系统的性能和功能不会造成影响的物资。
公司采购的辅助物资有：支架、防护罩、PVC管、线槽、PVC配件、电源接头等。
技术部在正式设计阶段确定中心控制设备和各种关键设备、器材的产品型号、制造厂家、主要功能要求等以及施工用材料的型号规格，形成设备、器材清单。
4.2 供方选择和评价

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采购控制程序
编 号
CX-05
版 本
A
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2/4

a) 质量认证的证书或其他证明其能力的资料；
b) 供方的质量、价格、交货能力等的评价；
c） 供方的财务状况、服务及支持能力的评价。

a) 由采配部对其质量保证能力进行考察，内容包括：商务信誉、提供的物资是否符合要求、价格、交付期是否满足计划要求、生产能力生产设备情况等。
b) 对供方质保能力考察合格后，供方提供样品，质管部出据相应的检验验证报告，必
要时由技术部或工程部试用，合格可列入《合格供方名单》。
c) 对提供重要物资的供方，采配部建立供方档案，供方档案一般包括：产品说明书、技术资料、供方评定表、供方资历证明。

4.3 采购的实施

采配部根据库存和工程的设备、器材清单或《采购要求单》，编制《采购计划》，经总经理批准后采购。

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采购控制程序
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CX-05
版 本
A
页 次
3/4

a. 采配部根据《采购计划》或《采购要求单》、设备、器材清单等，在《合格供方名单》中采购。
b. 采购过程中，采配部根据情况确定是否签订采购合同或采购单，合同或采购单中应写明：规格、数量、价格、质量要求、运输方式及供货期等。合同或采购单须经主管副总批准。
4.4 采购信息

公司的采购文件包括《采购计划》、《采购要求单》、采购单、采购合同等，采购文件中应适当包括采购产品的信息：
a) 产品的质量要求（标准、规范、图样等技术文件）；
b) 对产品的验收要求；
c) 其他如价格、交货期、数量要求等。
适当时，采购信息还可以包括：
a) 有关对供方产品或服务的外包要求；
b) 对供方的样品提供、小批量试用或批量使用的要求，放行以及让步接收的要求等；
c) 有关供方生产或服务过程（如加工工艺等）、设备使用等的要求；
d) 有关供方人员的资格要求；
e) 有关供方的质量管理体系的要求等。

4.5 采购产品的验证

a) 进货前，到供方的现场检查；
b) 进货后由质管部进行进货验证；
c) 查验供方提供的证明其质量的合格证据；
d) 其他的验证等。
公司或公司的顾客到供方的现场检查，采购文件中应规定验证的具体内容和放行的方式等。

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采购控制程序
编 号
CX-05
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页 次
4/4

4.6 外包过程

5 相关文件
Q/RS CX-11 纠正和预防措施控制程序
ZC-03 进货检验、验证规程
6 质量记录
CX-05-JL-01 供方评定表
CX-05-JL-02 合格供方名单
CX-05-JL-03 供方业绩评定表
CX-05-JL-04 采购计划
CX-05-JL-05 采购要求单
CX-05-JL-06 采购单

供方评定表
No. 编号：CX-05-JL-01
供方名称

地 址

、

联系人

采购产品名称

供方简介和产品价格、供货期、信誉等评价（附证明资料共 页）：

采配部： 日期：
（首次供货）（长期供货）检测、验证结果、结论（是否小批供货）

质管部： 日期：

注