2023年Access数据表知识点.doc

Access2023建立和维护数据表知识点任务1 建立数据表一、关于表的基本概念。表：是数据库中最基本的对象，一切数据只存储于表中。字段：是指表中的列，一个表最多255个字段。记录：是指表中的行。字段名：最大长度不超过64个字符，字段名中不能有点、叹号、中括号（.!），可以有空格但不能在前面。主键：又叫主关键字，关于主键应掌握以下几点：主键值能惟一地标记表中记录。一个表只能有一个主键。主键可以由一个字段，也可以由多个字段组成。主键的值不可反复，也不可为空(NULL)。Access自动按主键值的顺序显示表中的记录，假如没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。建立主键是两个表建立关联的基础。虽然主键不是必需的，但最佳为每个表都设立一个主键。自动编号型字段可自动创建为主键，创建了主键的字段自动创建为无反复的索引。外键：又称为外关键字，另一个表的主键在当前表中称为外键。二、Access 2023的数据类型（12个）：文本：最大长度255个字符，默认255个字符。用于存储文本和数字。数字：在“字段大小”属性中有7个选项：字节、整型、长整型（默认）、小数、单精度、双精度、同步复制ID。货币：系统自动显示人民币符号和千位分节逗号。备注：长度一般大于255个字符，不超过65535个字符。日期/时间：用于存储日期或时间。自动编号：系统自动指定（递增或随机）唯一的顺序号，删除后不能再生成。是/否：用于保存只有两种状态的数据。OLE对象：重要用于存放图形、声音、图像等对象，可以采用嵌入和连接两种方式。超链接：重要用于存放网址。附件：用于在一个字段中存储多个不同类型的文献，比如可以是Word文档和图片文献。计算：把多个字段值通过运算作为该字段值。查阅向导：提供一个建立字段内容的组合框。三、创建表的方法：0、Access数据表的视图（1）数据表的4种视图：设计视图：重要用于创建及修改表结构、定义字段属性。数据表视图：重要用于输入、显示、编辑数据。数据透视表视图：数据透视图视图：（2）4种视图之间的切换：工具栏上的“视图”按钮：，在工具栏最左端，单击小三角形选择各视图。1、运用设计视图创建表：（1）打开设计视图的方法：“创建”选项卡“表格”功能区“表设计”按钮。（2）、设计视图的结构：表的设计视图分为上下两部分，上半部分这字段输入区，从左至右分别是：字段选择器、字段名称、数据类型、说明；下半部分是字段属性区，用于设立字段的各种属性。设计视图如下页图所示。（3）、使用设计视图创建表结构一般环节是：输入字段名，选择字段类型，选择或输入字段属性，设立字段关键字，输入表名称并保存表结构，返回到数据表视图输入表中数据。2、通过输入数据创建表，环节如下：“创建”选项卡“表格”功能区“表”按钮，进入数据表视图。单击数据表中字段名称栏上的“单击以添加”，选择要添加字段的字段类型，即添加“字段1”，双击“字段1”，改名为需要的字段名称。反复些操作，依次添加“字段2、字段3，”，并改名为需要的字段名称。输入各记录值。保存表。进入设计视图修改各字段其他属性。3、复制表：假如需要的表跟数据库中某个表差不多，可进行数据表的复制，达成快速创建表的目的。复制表的方法是：在数据库中选择表“复制”“粘贴”出现“粘贴表方式”对话框，在对话框中输入新表名，选择“粘贴选项”：只粘贴结构，结构和数据，将数据追加到已有的表。4、导入表：Access可以与其他软件进行数据互换，比如微软的电子表格Excel、ODBC数据库。把Excel中的表导入到Access中的操作方法：“外部数据”选项卡“导入并链接”功能区选择导入的数据类型（Excel）出现“获取外部数据”对话框。找到需要导入的文献，选择存储方式和存储位置。四、输入数据表数据1、文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、超链接直接往数据表中输入数据。2、自动编号型字段由系统自动产生，不需要用户输入，有“递增、随机”两种顺序。3、是/否型字段的输入用鼠标单击。4、OLE对象型字段的输入：右击输入位置“插入对象”命令。在对话框中选择“由文献创建”，找到图片或声音等文献。假如没有现存的，可以选“新建”然后选择一个应用程序立即创建。在对话框中，有一个“链接”复选框，假如选中，表达插入的这幅图是以“链接”的方式插入到表中的，否则是以“嵌入”的方式插入到表中的。链接和嵌入的概念：OLE是Object Linking and Embedding的缩写，直译为对象链接与嵌入。链接：把OLE对象的位置信息和文献名保存在OLE对象字段中，即建立一个指向源文献的关系，数据库中不存储源文献的副本，比较节省磁盘空间，但源文献作了修改后OLE字段的内容会相应改变。嵌入：将OLE对象的副本保存在数据库表的OLE对象字段中，这样源文献和OLE对象更改时，互不影响，但嵌入对象会比链接对象在数据库中占用更多的存储空间。5、查阅向导型字段在表中直接选择输入，不需要打字。6、“记录选择区”中几个符号的说明：能说出导航栏上各部分的名称：表达正在编辑该记录。：插入新记录的行，最后一行。（黄背景色）：该记录正被选中。五、定位记录1、使用导航栏定位当前记录导航栏位于数据表最下面：.2、使用光标键定位当前记录键盘上的上下方向键，PageUp、PageDown、Home、End、Tab等都能改变当前记录。3、使用菜单命令定位当前记录“开始”选项卡“查找”功能区“转至”下拉按钮，下面的选项与导航按钮的差不多。4、使用鼠标单击定位当前记录单击任何一条记录的任何位置，该记录就变成了当前记录。六、数据的查找1、数据的查找指的是查找某一数据是否在表中出现。查到后会把该记录变成当前记录。2、查找方法：Ctrl+F，“开始”选项卡“查找”功能区“查找”按钮。3、在“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡中（如右图），在“查找内容”后输入要查找的内容。在“查找范围”后选择整个表还是当前字段。在“匹配”后有三个选项：字段任何部分：查找内容是字段中的一部分。整个字段：查找内容与整个字段完全相同。字段开头：查找内容是字段开头若干字符。在“搜索”后有三个选项：向上：从当前光标开始向上查找，当前光标以下的就不查找。向下：从当前光标开始向上查找，当前光标以上的就不查找。所有：把“查找范围”内的所以数据所有查找一遍。假如查找的是英文字符，尚有一个“区分大小写”的复选按钮。所有设立完毕后，单击“查找下一个”按钮。假如查找成功，找到的数据会被选中，该记录变成当前记录；假如找不到，会出现一个“没有找到搜索项”的对话框。假如还要查找看尚有没有满足条件的记录，可以再一次单击“查找下一个”（反复）。七、数据的替换1、数据的替换是指把表中某一数据替换为另一数据，往往用于批量修改数据。2、替换方法：Ctrl+H，“开始”选项卡“查找”功能区“替换”按钮。3、“查找和替换”是同一对话框，所以替换与查找有很多设立相同，只是“替换”选项卡中多一个“替换为”行，用于填写要替换的内容。4、替换的按钮有：“替换”按钮：只替换第一个查找到的数据。“所有替换”按钮：替换所有与查找内容相同的数据。八、修改表的结构：一般在设计视图中修改，某些修改也可以在数据表视图中进行。1、在设计视图中修改表结构：在数据库窗口中选中要修改结构的表，单击“设计”按钮，就进入到表的设计视图。修改字段：像创建表结构同样可以方便地修改字段名、字段类型、字段大小及字段的各种属性。删除字段：进行“删除行”的操作：按钮、右击。增长字段：进行“插入行”的操作：按钮、右击。插入的空白行在当前行之前。移动字段：选中字段再拖动字段前的黑色三角形。2、在数据表视图中修改表结构：打开数据表，就是数据表视图。在数据表视图中，除了不能修改字段类型、字段大小、字段属性，其他操作都可以，但方法有点不同样。修改字段名：双击字段名，输入新字段名。删除字段：进行“删除列”的操作：右击名称删除字段。增长字段：进行“插入列”的操作：右击名称插入字段。插入的空白列在当前列之前，插入的列默认是文本型，要在设计视图中改为需要的字段类型。移动字段：选中字段再拖动字段名。九、删除记录1、删除目的：节约存储空间，提高数据库运营速度。2、删除方法：“开始”选项卡“记录”功能区“删除记录”按钮选择记录“Delete”键右击记录选区删除记录3、特别强调：删除的记录不能恢复，不能用“撤消”操作进行还原。任务2 设立字段属性一、字段大小：1、文本型在此输入最大字符数，最大255，默认255；2、数字型在此选择类型(7个)：整型、长整型、单精度、双精度等。3、可以设立字段大小的只有“文本、数字、自动编号”三种字段类型。二、格式：1、字段的显示格式，与内部存储无关。2、数字型和货币型的常用格式有：常规、货币、标准、科学记数。3、日期/时间型的格式有：常规日期，长、中、短日期，长、中、短时间。三、输入掩码：控制字段的输入格式，避免一定的输入错误。常见的“输入掩码”如下表必须可以数09数、字Aa字、空&CA-ZL?记忆方法：数数字字空AZ,0 9 A a & C,L ? must may。（用英文便于押韵）注意：输入掩码只可对文本型（可以有数字）和日期型字段起作用，且可用向导设立常见的输入掩码。四、标题：在数据表视图中显示的字段名，或在窗体和报表上显示的标签，未设立标题属性则默认以字段名作标题。五、默认值：自动输入到该字段中作为新记录的值，往往用于某个字段的内容不变或很少变化或大量相同。六、有效性规则：用于限制该字段输入值的表达式。七、有效性文本：当有效性规则不满足时出现的文本。八、索引：是对字段的一种逻辑排序，可加快查询速度，但会减少更新速度。一个表中也许为多个字段设立索引，但主索引只能设立一个。设立索引时有三种选择：无：默认，表达该字段不被索引。有（有反复）：允许字段值反复，如姓名、日期的索引。有（无反复）：不允许字段值反复。如对编号、身份证号码可设立这种索引。选择索引后可在“视图”“索引”对话框中改变“排序顺序”为升序或降序。强调：）定义为主键的字段自动建立无反复的索引。）不能建立索引的字段类型有：备注型、超链接、OLE对象型。九、必填字段：有“是”和“否”两种选择值，当选择“是”时，在表中就必须输入数据，不输入光标不能移开。十、小数位数：当字段类型设立成数字型和货币型后可设立其小数位数。十一、使用“表达式生成器”：1、在设立字段属性时，有时需要输入表达式，比如设立“有效性规则、默认值”等。2、“表达式生成器”的打开方法：单击表达式输入框后的按钮。表格工具“设计”选项卡“工具”功能区“生成器”按钮。3、表达式生成器的结构：表达式框，表达式元素，表达式类别，表达式值。任务3 美化数据表一、调整数据表的行高和列宽（三种方法）：1、拖动鼠标：把鼠标放在行或列标记区，当鼠标变为双向箭头时拖动。2、“开始”选项卡“记录”功能区“其他”按钮：可以精确设立“行高”和“字段宽度”。行高的数字单位为“磅”，列宽的数字单位是英文字符数。3、右击行或列标记区，在快捷菜单中，可以选择精确设立“行高”和“字段宽度”。4、说明：调整行高将改变所有行的高度（行高必须一致）。调整列宽只改变单列宽度（列宽可以不一致）。双击列标记构中间会自动调整左边一列为适当的宽度。二、调整字段顺序：选中一列后拖动。三、设立数据格式：在“开始”选项卡“文本格式”功能区中。1、设立字体、字号。2、设立加粗、倾斜、下划线。3、设立前景色（字体颜色）、背景色（间隔的）。4、设立对齐方式：左对齐、居中、右对齐。5、设立网格线：默认是横竖都有的“交叉”网格线。6、说明：整张表将成为一个统一的字体格式，不能设立成为像Word或Excel表中那样丰富的字体格式。四、设立数据表格式：“开始”选项卡“文本格式”功能区右下角小按钮。1、设立单元格效果：平面、凸起、凹陷。2、设立网格线显示方式：水平、垂直。3、设立背景色、替代背景色、网格线颜色。4、设立边框和线型。五、隐藏字段：隐藏的字段暂时不显示。右击字段标记区隐藏字段。选中字段右击选中的字段隐藏字段。“开始”选项卡“记录”功能区“其他”下拉按钮隐藏字段。取消隐藏：右击或“其他”下拉按钮取消隐藏列，出现对话框，从中选择要取消隐藏的列。六、冻结字段：冻结的字段会一直停留在窗口最左边，不会滚动。右击要冻结的字段名冻结字段（被冻结的列立即移动到窗口最左边）。“开始”选项卡“记录”功能区“其他”下拉按钮冻结字段。取消冻结：右击字段名取消冻结所有字段。取消冻结后，字段仍然在最左边，要回到本来的位置需人工拖动。七、显示字段汇总：可以对数字字段进行计算、对文本字段计数。1、方法：“开始”选项卡“记录”功能区按钮。2、对数字字段可以：合计、平均值、计数、最大值、最小值。3、对文本字段只能：计数（即记录出记录条数）。任务4 排序与筛选一、排序操作：1、排序的基本概念排序是对数据表中记录按照某个字段值进行重新排列，便于某种需要进行查看。重新排列后，不影响表的实际含义。2、排序分为升序和降序两种方式：数字型、货币型：按数据从小到大顺序。升序： 日期/时间型：按日期的先后顺序（较早的日期较小）。文本型：英文按字典顺序，汉字按拼音的英文字母顺序。降序：与升序相反。3、排序的分类：简朴排序：按一个字段进行的排序，也可按相邻多字段排序。高级排序：按多个字段进行的排序。当按一个字段进行排序有反复的数据项时，可以按多个字段进行排序。多字段排序的原则是：前一个字段值相同时，再按后一个字段排序，所以排序的结果看起来往往后一个字段顺序很“乱”。4、简朴排序的操作环节：打开需要排序的表。指定排序字段：单击排序关键字任何位置。进行排序：A按钮：升序、降序。（“开始”选项卡“排序和筛选”功能区）B单击：单击字段右边的下拉按钮升序、降序。C右击：选中字段（选连续多字段按Shift）右击升序、降序。取消排序：“开始”选项卡“排序和筛选”功能区按钮。5、高级排序的操作环节：打开需要排序的表。“开始”选项卡“排序和筛选”功能区“高级”下拉按钮高级筛选/排序在出现的筛选设计器中，在“字段”栏选择要排序的字段，在“排序”栏选择“升序、降序”。“开始”选项卡“排序和筛选”功能区“高级”下拉按钮应用筛选/排序取消排序：“开始”选项卡“排序和筛选”功能区按钮。二、数据筛选1、筛选的基本概念筛选：在原表中把符合条件的记录显示出来，不符合条件的记录暂时隐藏起来。2、筛选分类：（1）使用公用筛选器：文本筛选器：等于、不等于、包含、不包含、开头是、开头不是、结尾是、结尾不是。数字筛选器：等于、不等于、大于、小于、期间。日期筛选器：等于、不等于、之前、之后、期间（最旧、最新）、期间的所有日期（季度、月份）。注意事项：不能对筛选结果再次进行筛选，下次筛选将先清除上次筛选。（2）按窗体筛选：一次可以指定多个条件。打开窗口：“开始”选项卡“排序和筛选”功能区“高级”下拉按钮按窗体筛选。在“按窗体筛选”窗口中，分别从各字段下面的下拉列表框中选出筛选条件。应用筛选：设立好筛选条件后，一定要进行“应用筛选”这一操作，筛选才会起作用，应用筛选可以用按钮（状态栏中显示“”），也可以使用“筛选和排序”功能区中“高级”下拉按钮下的“应用筛选/排序”。取消筛选：可以用按钮（状态栏中显示“”），也可以使用“筛选和排序”功能区中“高级”下拉按钮下的“清除所有筛选器”。（3）按选定内容筛选：把与选定内容相关的记录显示出来。可以选定一个字段中的所有内容或部分内容。比如，可以筛选出姓“张”的同学记录，地址中涉及“什邡”的记录等。操作方法：打开要进行筛选的表可用三种方法“选定内容”：a.光标停在某个字段值(单元格)中任意地方b.选择某字段值所有内容c.选择某字段值部分内容(开头、中间、结尾)执行筛选：“开始”选项卡“筛选和排序”功能区“选择”按钮。按选定内容筛选可以选择与选定内容相等、不等、大于、小于、包含、不包含、开头是、开头不是、结尾是、结尾不是等等，依选定的内容是文本型、数字型，是选定的开头部分还是结尾部分而定。（4）高级筛选/排序：在高级筛选中，可以指定多个复杂的条件，可以使用表达式，还可以把筛选结果进行排序后显示出来。操作方法：“开始”选项卡“筛选和排序”功能区“高级”下拉按钮高级筛选/排序。在“高级筛选/排序”设计器中，一方面把需要进行筛选的字段从上面字段列表中拖到下面的“字段”栏中，再把筛选条件输入到“条件、或”栏目中（同一行是逻辑“与”关系，不同行是逻辑“或”关系）。运营筛选：两种方式前面已讲到。（5）取消筛选：切换筛选： A、“开始”选项卡“筛选和排序”功能区“切换筛选”按钮。B、状态栏上单击进行切换。清除筛选器：A、单击字段名右边筛选标记下拉菜单中“从字段清除筛选器”。B、“开始”选项卡“筛选和排序”功能区“高级”下拉按钮清除所有筛选器。（6）筛选中可以使用条件表达式算术表达式数学上与Access中比较运算符的写法：符号名称数学上的写法Access中的写法大于小于等于=不等于大于等于=小于等于#1997-11-31#。任务5 创建表间关系一、索引的相关知识1、索引的概念：索引是对表中记录的一种逻辑排序，排序的依据可以针对一列或多列。2、索引的分类主索引：即主键（主关键字），主键值在表中可以唯一拟定每条记录，主键可由一个字段或多个字段构成。一个表中只能建立一个主索引。唯一索引：字段值不能反复，但一个表中可以建立多个唯一索引。普通索引：字段值可以反复。3、在“设计视图”中建立索引打开表的设计视图。选择要定义索引的字段名。在字段属性区中，在“索引”属性后的下拉列表框中选择合适的索引：索引属性有三个选择无有（有反复）有（无反复）4、在索引窗口中建立索引。打开索引窗口的方法（必须在表的设计视图中）：单击工具栏上的“索引”按钮。在索引窗口中，如下图，可以设立索引的排序顺序为升序或降序，可以把索引设立成为主索引或唯一索引，而在设计视图中只能设立成普通索引。5、建立和取消主键的方法在设计视图中打开表。选中作为主键的一个字段或多个字段后，单击工具栏上的“主键”按钮，或右击后从快捷菜单中选择“主键”。6、索引的意义建立索引是为了提高查询（检索）速度，但会减少更新（修改）速度。7、不能建立索引的数据类型是：OLE对象二、表间关系的基本概念1、在Access中，虽然一个表中可以多达255个字段，但字段过多会导致数据冗余，减少操作速度，不便于数据管理，所以往往在一个数据库中建立多个分门别类的“小表”，然后把这些小的表通过建立关系把它们联系起来。2、建立表间关系的方法是，通过在每两个表中的一个关联字段，把各表联系起来。关联字段不必有相同的字段名，但必须有相同的数据类型。3、建立表间的关系只能是一对一、一对多。多对多的关系原则上可以拆分为多个一对多的关系。三、建立表间关系1、建立一对一关系：两个表的关联字段必须具有唯一性。把两个表的关联字段设立为“主键”（也可设立为无反复索引）。使用工具栏上的“关系”按钮（“数据库工具”选项卡“关系”功能区）。在弹出的“关系”窗口中，右击显示表（或“设计”“关系”按钮）。在弹出的“显示表”对话框中，选择要建立关系的表添加。添加完后关闭显示表对话框，返回到“关系”窗口中。把一个表（主表）中的“关联字段”拖到另一个表（子表）中的“关联字段”上。在弹出的“编辑关系”对话框中，有选择性地选中“实行参照完整性”、“级联更新相关字段”、“级联删除相关记录”。单击“拟定”按钮后，关系建成。2、建立一对多关系：子表的关联字段不必具有唯一性。建立方法与建立一对一的关系相同，但子表可以不建立索引或建立有反复索引。四、特别说明：1、建立表间关系时，必须关闭与建立关系相关的表。2、主表的关联字段值可以多于子表，但子表的关联字段值不能多于主表。3、可实行参照完整性的表间关系必须具有三个条件：在主表和子表中，关联字段有相同的数据类型。在主表中已经将关联字段索引属性设立为主键。在子表中，每条记录在关联字段上的值为空值，或等于主表中某条记录的关联字段值。4、不选中“级联更新相关字段”复选框时，表达关联的字段不允许更新；选中该复选框时，表达在主表中修改关联字段值时，自动更新子表中相应关联字段的值。5、不选中“级联删除相关字段”复选框时，表达关联的字段不允许删除；选中该复选框时，表达在主表中删除记录时，自动删除子表中的相应记录。6、联接类型有：内部联接、左联接、右联接。五、表间关系的修改和删除：1、修改表间关系：打开“关系”窗口。双击“关系线”，或右击“关系线”“编辑关系”。在打开的“编辑关系”对话框中，进行修改后，单击“拟定”按钮即可。2、删除关系打开“关系”窗口。选中“关系线”。按键盘上“Delete”键，或右击“关系线”“删除”。六、查阅字段与关系使用“查阅向导”创建查阅字段过程中，Access自动创建向导中涉及到的两个表之间的关系。七、使用子数据表：单击每一行左侧“+”图标，可查看子数据表中的相关数据。补充：值列表和查阅字段一、值列表的设立1、把字段设立成值列表后，就可以在数据表中输入数据时，从下拉列表框中选取数据，达成快速输入数据的目的。2、设立方法：在设计视图中，把要设立为值列表的字段数据类型选择为“文本”或“数字”型（不能是其他数据类型）。在下面的属性栏中选择“查阅”选项卡。在“显示控件”属性后面下拉列表框中选择“列表框”或“组合框”。说明：列表框和组合框的差别是：列表框只能在下拉列表中选择数据，而组合框既可以从下拉列表中选择也可以输入框中没有的数据。在“行来源类型”属性后面下拉列表框中选择“值列表”。在“行来源”属性后面输入需要进行选择的数据，各数据之间用英文分号隔开。例如，把性别字段设立为值列表后，在表视图中输入性别时就可以从“男、女”中选了。二、创建查阅字段查阅字段是用“数据类型”为“查阅向导”创建的字段，查阅字段与值列表在数据表中输入数据同样，可以从下拉列表框中选择输入，节省输入数据的时间。查阅字段与值列表不同的地方是：值列表的“行来源”是直接输入的，而查阅字段的“行来源”来自于表中。我们知道我国是个多民族国家，在输入我们的“民族”字段时，可以使用查阅字段，下面就以此为例，说明创建查阅字段的环节。1、建立一个查阅字段需要的表：本例创建一个“民族”表，只要一个字段“民族名称”。该表的记录就输入各个民族，例如：汉族、藏族、维吾尔族、蒙古族、壮族、其他。2、创建查阅字段：在“学生档案”表的设计视图中，选择“民族”字段的数据类型为“查阅向导”，根据向导创建查阅字段。3、在“学生档案”表的表视图中，输入“民族”字段时，就可以从下位列表框中进行选择了。三、创建计算字段下面以创建一个“水果销售”表中自动计算金额为例，在表中直接创建计算字段。1、进入表的设计视图，输入相应字段名及字段类型，如下图。2、选择“金额”的数据类型为“计算”，这时会弹出一个“表达式生成器”对话框，可以在该对话框中输入金额的计算表达式“单价*数量”，也可以在“金额”字段的“表达式”属性中输入，如上图。3、保存表后，在数据表视图中，只要输入了单价、数量，金额就自动填上去了。