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电话及视频会议管理标准

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2020年4月19日
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目 次
前 言 II
1 范围 1
2 规范性引用文件 1
3 管理内容 1
4 管理目标 1
5 主管、协管部门及岗位 1
6 管理流程 1
附　录　A （规范性附录）电话及视频会议管理流程图 3

前 言
为了规范公司电话及视频会议的管理，保障会议的有序召开，制定本标准。
本标准的附录Ａ为规范性附录。
本标准由标准化管理委员会提出。
本标准由企业管理策划部归口。
本标准起草单位：企业管理策划部。
本标准主要起草人：刘广平。
本标准主要审定人：王志勇。
本标准批准人：陈会平。
本标准委托企业管理策划部负责解释。
本标准是首次发布。

电话及视频会议管理标准
范围
本标准规定了电话及视频会议管理的管理内容、管理目标、主管、协管部门及岗位和管理流程。
本标准适用于天津大唐盘山发电有限责任公司电话及视频会议管理工作。
规范性引用文件
下列文件的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
Q/CDT-IPSPC 2095— 会议室管理标准
管理内容
电话及视频会议是指基于公司及外部网络，包括广域网络、VPN网络、通信网络和企业内部信息网络召开会议的专用系统；
电话及视频会议管理是指对电话及视频会议系统进行使用管理、设施维护及会议通知等的管理活动。
管理内容
企业管理策划部综合高级主管负责按照上级要求报请公司领导汇总电话及视频会议通知，并通知会议及安排会议设施及时就位，负责落实会议室安排、布置及保洁工作。
企业管理策划部副部长负责安排视频会议设备的调试及维护。
设备工程部通讯主管负责安排电话会议设备的调试及维护。
公司各级人员负责按照要求参加会议并落实会议精神。
管理目标
规范电话及视频会议管理。保障电话及视频会议的顺利、有序召开。
主管、协管部门及岗位
电话及视频会议管理工作由企业管理策划部部长负责总体协调。
电话及视频会议管理工作由企业管理策划部综合高级主管主要负责。
电话及视频会议设备管理维护调试工作分别由设备工程部通讯主管、企业管理策划部副部长负责。
电话及视频会议管理工作由各部门部长、副部长、高级主管协助完成。
管理流程
电话及视频会议管理流程图见附录A。
会议室的使用要求见公司Q/CDT-IPSPC 2095— 会议室管理标准。
电话及视频会议设施的维护及分工
电话会议主会议机及电话会议系统设备调试维护由设备工程部通讯主管负责。
会议室内通讯设备及音响、麦克的管理与维护工作由设备工程部通讯主管负责。
通讯主管应定期对会议内通讯系统的畅通情况进行检查。
视频会议计算机设备、显示设备及网络通信设备、视频会议软件由企业管理策划部副部长负责。
视频会议专用设备由企业管理策划部副部长负责安排专人进行定期检查维护，负责安排对会议室内网络情况进行检查，负责安排对视频会议软件进行检查，保证会议正常进行。
根据上级要求或需要，视频会议所需要专题展示的PPT或其它格式的电子演示文档由公司领导按照专业分工指定有关部门制作。综合类演示材料由企业管理策划部副部长负责组织设计。
会议室内音像设备的管理。电源、照明、空调的检查、室内卫生清洁及维护室内花卉、植物的摆放、保养、清洁及更换按照公司会议室管理标准执行。
电话及视频会议管理流程
企业管理策划部综合高级主管负责将电话及视频会议安排通知与会人员，并说明会议室地点、会议议题、会议时间及会议要求。定期会议只通知一次。会议发生调整，企业管理策划部综合高级主管负责将调整情况及时进行通知。
企业管理策划部综合高级主管负责分别提前1天通知设备工程部高级主管或企业管理策划部副部长做好电话或视频会议设备的调试工作。设备工程部通讯主管及企业管理策划部副部长负责安排专人在会议召开前半小时调试好设备，由企业管理策划部高级主管在会议召开前半小时检查落实情况。
企业管理策划部综合高级主管根据会议室的使用情况安排视频会议会议室。原则上电话及视频会议固定会议室召开，特殊情况需企业管理策划部部长协调安排并提前通知与会人员及设备工程部通讯主管或企业管理策划部副部长。重要的会议，经企业管理策划部部长批准，企业管理策划部综合高级主管负责组织布置会场事宜。
会议结束，使用人员及时通知企业管理策划部综合高级主管。
企业管理策划部综合高级主管检查会议室情况，配置、补充会议室内日常见品；并通知保洁人员及时清理会议室,保证随时可用；
设备工程部通讯主管及企业管理策划部副部长负责电话及视频会议的日常检查，若发现电话及视频会议系统设备及通信或信息网络存在故障，应及时通知相关人员进行处理。

（规范性附录）
电话及视频会议管理流程图
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