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电厂物资管理系统解决方案

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2020年4月19日
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物资管理系统

目 录
1.1 物资编码管理 3
1.2 基础数据维护 5
1.2.1 物资分类管理 5
1.2.2 物资条目管理 6
1.2.3 仓库、库位维护 7
1.2.4 批次管理 8
1.2.5 供应商维护 8
1.3 需求计划管理 9
1.3.1 编制物资需求计划 10
1.3.2 物资需求计划审批 10
1.3.3 物资需求计划的执行情况 10
1.4 采购管理 10
1.4.1 采购计划 10
1.4.2 采购合同管理 11
1.4.3 采购单管理 13
1.5 库存管理 13
1.5.1 收料管理 15
1.5.2 领用管理 16
1.5.3 盘点管理 17
1.5.4 调拨管理 17
1.6 物资资金及财务稽核管理 17
1.7 物资定额管理 18
1.8 统计分析 18

物资管理
由于电厂生产成本的很大一部分是物资消耗，因此科学管理物资对电厂经营具有重要意义。物资管理的对象主要包含除燃料之外的生产物资，如备件、耗损件、常见材料、工具、劳保用品、办公用品等。物资管理为设备检修、安全生产提供物料支持，使物资管理部门及使用部门能够及时得到库存物资的第一手信息，并根据库存情况和需求及时调整计划，以减少不必要库存，降低成本，提高工作效率。加强供应商管理能够降低采购成本，提高物资采购质量。物资管理是实现保障供给，降低库存，提高资金利用率的重要环节。
物资管理一方面要及时满足企业生产、管理的物资需求，另一方面又要尽可能的降低库存资金占用、降低采购成本、减少物资积压与浪费，从而降低生产成本。系统中物资管理主要包括：基础信息管理、需求计划管理、物资采购管理、物资库存管理、物资资金及财务稽核管理、物资定额管理等。
1. 物资编码管理
主要为系统提供基础数据维护，包括物资编码信息、物资分类信息、物资规格信息、仓库货架信息、计量单位信息等，以及库存物资相关参数的设置，如安全库存定额、采购提前期、财务定价（计划价格）等。支持物资编码批量导入导出和快速检索功能。
物资编码编制工作是一项标准、规范和繁重的工作，要求所有工作人员必须采取统一、规范的工作方式，严格地遵循物资编码编制的基本原则。在物资编码设计中应尽可能从全局来考虑，为在电力系统内部实现物流信息的共享与交流创造条件。
系统的备件、物资编码参照《中华人民共和国电力行业标准－电力物资编码》（DL/T 700.1～3-1999）标准。
材料产品的编码标准：
编码组成的内容：编码由类别、大类、小类、品名、材质、规格型号代码六部分组成。
规格代码
材质代码
品名代码
小类代码
大类代码
类别代码
编码的格式（共计17位）：
其中“大类代码”标识如下（示例）：
01：钢材 06：钢
02：金属制品 07：铝
03：重复轧制用钢材 08：铅
04：次品钢 09：锌
05：生铁 10：锡
机电产品的编码标准：
编码组成的内容：编码由机电产品代码、类属代码、大类代码和明细代码组成。
… …
2
明细代码
大类代码
类属代码
机电产品代码
编码的格式：
其中“类属代码”的标识如下（示例）：
1：机械产品 2：电工产品 3：仪器仪表
备品的编码标准：
编码组成的内容：编码由类别、大类、主设备、主设备型号、品名、配件特征码六部分组成。
编码的格式（共计14位码）：
配件特征码
品名代码
主设备型号代码
主设备代码
大类代码
类别代码

其中“类别代码”的标识如下（示例）：
31：汽机配件 35：化学配件
32：锅炉配件 36：燃料配件
33：电气配件 37：水电配件
34：热工配件
有关备品和物资编码的详细规范参照《中华人民共和国电力行业标准－电力物资编码》（DL/T 700.1～3-1999）。
2. 基础数据维护
基础数据维护包括物资编码管理维护、物资分类管理、物资条目管理、仓库维护和供应商维护、系统账套维护、系统会计期间维护、年终数据结转、物资期初库存维护等，系统能够根据采购金额定义审批权限，定义仓库信息的访问权限。
2.1 物资分类管理
提供从财务角度、物资管理角度、检修维护使用角度不同的物资分类。

【图1：物资分类】
2.2 物资条目管理
对应某一物资分类下的具体的物资信息，例如：物资编码、物资名称、型号/规格、计量单位、制造商、库存高额、低额、供应商等，经过物资台账的规范化管理，避免出现同一种物资在库中出现不同的描述。

【图2：物资条目台账】
2.3 仓库、库位维护
编制仓库、库位编码，维护仓库基本信息。

【图3：仓库】

【图4：库位管理】
2.4 批次管理
可根据不同价格，入库时间，供应商等信息的不同对采购的物资分批次进行管理，根据批次的不同，用户可更加方便地对库存物资进行精确地控制。
2.5 供应商维护
系统中有供应商、制造商、运输商、承包商的地址、电话、联系人、银行账号、资信、贸易条款等基本信息，同时能够记录与供应商签订的合同，包括合同摘要。还能根据供应商交货质量合格率、交货期等进行评估，从而不断实现供应商选择和管理的优化。
系统中能够记录采购询价结果，进行供应商分析，并支持供应商的多种报价。

【图5：供应商】
3. 需求计划管理
物资需求计划包括使用单位日常维护、大修、技改计划产生的物资月度需求计划、临时需求计划，对物资需求计划进行项目的审核及其费用的平衡预算，系统提供费用的预警及限制范围，自动报警。区分需求计划的轻重缓急，跟踪物资需求计划的采购、到货以及领料情况，分析项目资金的使用情况。采购部门根据物资需求计划、库存情况、在途情况、物资储备定额进行计算，为采购计划形成提供信息，分配采购计划、跟踪采购计划物资的来源及其交货情况。
编制、审批物资需求计划是一个标准的工作流程。合理的物资计划的制定是物资采购的基础。

【图6：需求计划】
3.1 编制物资需求计划
系统按照物料需求计划原理得到当前库存的物资的使用方向，即库存物资是为哪个部门准备的或为哪个检修项目准备的，使物资的采购、库存及领用管理与设备的维护、检修紧密联系在一起，方便形成物资需求计划。
3.2 物资需求计划审批
物料需求申请提出后，下一步就要对其进行审批，审批能够结合费用控制进行。对比项目费用预算或部门费用预算，如果已超出预算，该物料需求申请将不会被经过。在此阶段进行审批的另一好处是：采购在源头就得到了控制，改变传统的“采购松、领用严”的模式。如果源头控制不好，即使领用有严格的审批程序，但物料已采购回来放在仓库，库存积压已成既定事实。
3.3 物资需求计划的执行情况
物资需求计划的生成（一种由物资需求计划生成，另一种根据库存和定额情况进行补库）、审批、汇总，进入合同管理模块。
MRP运算自动生成采购计划时，还会考虑诸如批量等因素，在电厂管理信息系统中，我们专门为物料采购制定了采购策略，采购计划生成时会综合考虑这方面因素。
采购计划下达后，系统按照正常流程运行：采购执行、采购到货及入库等。
4. 采购管理
需求计划管理汇总各部门提交的物资需求计划，根据工程需用、当前库存情况和预计到货情况，进行综合平衡核算，针对需求计划缺口数定期编制物资采购计划。
4.1 采购计划
采购计划是计划员根据需求计划的物资类型将各部门的需求计划进行汇总，计划员按照需用时间以及用途的优先级来制定采购计划。采购计划是根据实际库存和需求计划来确定的，当然在制定采购计划时，也应该考虑安全库存。根据采购的性质分为零星采购和合同采购；零星采购使用采购单，合同采购使用采购合同管理。

【图7：采购计划】
4.2 采购合同管理
物资采购合同管理主要是对在物资采购当中签订的合同进行管理。包括招标管理、议标管理、采购合同台账登记、采购合同付款登记、采购合同归档处理、采购合同综合信息查询等具体功能。
Ø 合同登记
在系统中能够登记各类合同，包括设备采购合同、物资采购合同、外包工程合同等。能够建立各类合同的标准与格式，规范合同的内容和条款，维护合同的严密性和法律有效性，满足企业对外经营活动的需要。能够按合同种类分别进行管理。合同文本能够包括WORD、EXCEL等文档，包括扫描，链接附件功能。合同和采购计划、入库信息之间应有相应的对应关系。
电厂能够根据需要很方便地生成相关的合同文本，而不需要再去进行大量的撰写、修改合同等工作。
Ø 合同审批
电厂日常业务中所有的类型的合同都能够根据需要经过系统在网上进行审批，为提高审核操作的灵活性，能够将合同生效前的最后一级审核放在合同管理子系统中进行，实现合同管理的集约化。
合同网上审核的流程经过工作流能够由电厂系统管理员自定义设置，每一步的审核人员和审核权限由系统控制，保证合同审批的流程严格按照相关要求执行和保证合同信息的安全性，避免合同信息泄漏。
Ø 合同执行和注销
合同付款管理能够记录合同完成情况、资金收付情况。
记录合同变更、解除、索赔情况（包括原因和相关文件）。包括扫描，链接附件功能。
对于合同执行过程中或合同有效期内（设备保修期内），所发生的合同纠纷，能够根据合同法等相关法制法规要求索赔，并对全过程进行管理，及时将承包方（供应商）信息记入供应商档案，作为对承包方（供应商）考核的依据。合同执行完毕可进行注销处理。
Ø 合同统计分析
系统支持按合同编号查询分析合同的整体情况，包括审批、基本情况、执行情况。
按合同种类、执行情况、签订日期等条件查询；能够根据不同的职务及个人权限进行综合查询，及时了解合同执行情况和付款情况，而且根据要求生成有关统计报表。

【图8：物资合同】
4.3 采购单管理
采购单是根据采购计划对数量少、价值低的物资进行零散采购时使用的单据。采购单管理提供对采购单据的查询，修改的统一管理的功能。采购单管理提供采购人员与计划申请人员进行交互的信息平台，采购人员在采购过程中获取的信息，遇到的问题能够经过采购单流程及时地反馈给计划申请人及其它相关人员。

【图9：物资采购订单】
5. 库存管理
库存管理是企业进行计划与控制的重要环节。库存管理不但是物料的“收发存”等简单的事务处理，而且要在准确有效的库存数据的基础上，紧密地结合生产管理需要，用尽可能少的资金占用来保证生产和销售的需求。
大多数发电企业当前在库存管理中有自己清晰的业务流程和规范，而且还建立了一套广泛的库存管理方法和制度。但随着公司发展的需要，现有的库存管理为了适应公司的发展，必须在现有基础上进一步提高，简单归纳需求如下：
n 缺少一个集成的信息平台和信息系统，各业务部门间缺少信息沟通；
n 库存高限和库存低限没有进行有效控制；
n 要对现有量、预留量、在途库存和历史记录实现多方位查询；
n 解决仓库和采购、生产以及其它管理的集成问题；
n 某些业务流程及单据格式需进一步完善；
n 物料编码等基础数据急需建立。
系统的库存管理是一套完整的库存管理解决方案，确保用户管好自己的库存，拥有合适的供应，并大大提高仓库管理的效率。系统的库存管理与费用控制、设备管理、采购管理等部分紧密结合在一起，能够满足发电企业管理的需求。
基于对发电企业库存业务的理解，我们从以下几方面来阐述系统的库存管理解决方案：
Ø 集成性和开放性
MIS是一套集成的系统，各个模块相对独立，又无缝集成。库存信息包括物料的数量和状态等可供其它各业务部门实时共享，保证数据的准确性和及时性。
Ø 有效的库存管理
经过精密的预测和计划工具改进客户服务，并优化库存投资。订货点和最大/最小计划性有助于用户进行有根据的库存补充决策，还能自动生成采购申请。同时借助于计划管理，基于准确的库存数据，有效地解决物料齐套性和库存积压。
Ø 强大的库存事务处理功能
库存管理系统提供完善的库存事务处理，利于对库存进行全面严格的控制。库存事务能够跟踪至批号，库存事务支持多种计量单位。进行库存事务时，可实时查询现有量和可用量。
Ø 增强库存控制深度
系统的库存管理支持批次及库位管理，可对库存进行多方位的查询、跟踪和控制。
Ø 提高库存准确度
库存管理系统提供了库存ABC分析、呆滞物料分析，可进行周期盘点、全面盘点等库存管理事务，帮助提高库存管理的准确度，并找出产生差异的原因，改进和健全库存管理制度。经过ABC分析，能够确定库存项目的重要程度。
Ø 综合成本信息
用户能够在线查看有关物料的成本信息，并能和财务模块进行无缝集成。

实施了库存管理，将获得以下方面的管理提升：
n 能够对物料进行多种设置，如安全库存、库存高限、库存低限、保存期等。提供预警机制，如出现库存越限等情况，则立即自动报警；
n 支持重点物料的批次控制和质量跟踪；
n 领料时，自动更新材料定额，避免超计划领料；
n 物料入库时，能够指定仓库和库位；
n 物料出入库时，立即刷新库存记录；
n 在物料入库、出库时，自动生成相应记账凭证，财务账上实时反映库存变化情况；
n 支持同一物料采购、与生产领用时计量单位不一致时的换算；
n 支持仓库盘点（月盘、年盘），并可根据盘点结果调整库存；
n 提供多种查询手段。对物料按多种时间范围进行收、发、存查询。实时反映总库存额、分类库存额；
n 提供多种分析手段。可进行呆滞物料分析、库存ABC分析等多种分析。
5.1 收料管理
当物资采购回来后，需要进行采购入库，此时就需要进行收料。
n 物资验收
物资验收按物资验收管理办法执行。
物资的验收，关系到企业的财产安全和采购质量。当物资采购到货时，仓库管理人员会根据采购计划的申请部门或人员发出“物资验收”的事务到相关的责任人员或技术人员的“待办事宜”中，要求在指定的时间和地点对到货物资进行检验，填写质检单。
质检单内容包括：对入库物资的品种、规格、数量、质量的验收记录；按照有关规定及时完成验收工作、提出验收结果。
质检人员对到货进行接收并检验，如发现不合格品，即通知采购员进行退货，合格则入库。
能进行采购订单、质检单、发票之间的核对。
n 物资入库
对于质检合格的物资，系统能够记录入库信息（入库单）：内容包括物资名称、规格、等级、数量、采购单价、仓库号、分配库位、入库日期等。

【图10：物资入库单】
5.2 领用管理
当物资采购回来后，用料部门就要根据本部门相应的物资用料申请计划领取相应的物资，当用料部门有一部分物资没有使用完时，未使用完的部分需要归还仓库。
n 物资出库需要按项目领用物资，控制没有项目预算不得领用物资；
n 提交物资领用申请，记录物资领用台账（领料单）；
n 经过与财务管理的集成完成稽核领料单和物料出库财务记账。

【图11：物资出库单】
5.3 盘点管理
系统支持对仓储物资进行盘点，提供库存盘点（月盘、年盘），对各仓库库存盘点，修正实际库存量。
库存管理系统提供库存ABC分析、呆滞物料分析，可进行周期盘点、全面盘点等库存管理事务，帮助提高库存管理的准确度，并找出产生差异的原因，改进和健全库存管理制度。经过ABC分析，能够确定库存项目的重要程度。

【图12：物资盘点表】
5.4 调拨管理
物资的调拨分为单位内调拨，从外单位调入和从本单位调出到外单位，最常见的是单位内调拨，即从一个部门的仓库调入另一个部门的仓库，往往当一个部门短缺某一种物资而另一个部门却有大量的闲置时，就需要进行调拨，这有利于企业内部物资的流通，充分利用物资的使用价值，降低库存，同时，弥补某些计划带来的不足。
6. 物资资金及财务稽核管理
物资资金管理是企业物资管理业务在财务方面的管理和反映，要求是经过采购发票来实现，对于物资采购回来后，它要对采购发票进行审核以经过发票来实现对物资金额的监控。在物资需求、采购、领料的全过程均可实际了解预算的健康状况，并经过库存事务过账生成成本日志，从财务稽核的角度统计物资的入库、出库、结存的总账、明细账。
对于物资资金的管理系统支持计划价和加权平均价两种计价方式。

【图13：库存资金占用分析】
7. 物资定额管理
物资定额管理的目的在于降低库存，减少资金占用，实现无短缺概率。物资定额主要包括有物资消耗定额和物资储备定额。物资储备定额包括储备定额（一般物资），备品定额（设备），是物资计划管理的基础，是确定物资需要量和采购量，正确组织企业物资供应，核定企业储备物资定额的依据。物资消耗定额主要包括劳保定额，工器具定额，办公用品定额三大类，它是综合反映生产技术和管理水平的重要标志，是成本核算和经济核算的基础。
8. 统计分析
完成库存的分析统计报表。
进行统计库存物料、领料分析、物料ABC分析、物料分类库存分析、物料库存变动分析、库存资金占用分析、库存越限报警。
提供直观的图表分析：曲线图、直方图、饼图等，提供可自定义的分析报表，帮助仓库管理人员对库存物资的库存资金占用情况等作出分析，紧密地结合生产管理需要，用尽可能少的资金占用来保证生产的需求。

【图14：库存资金变动分析】

【图15：库存周转率分析】