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行政部工作流程汇编

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行政部工作流程汇编

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目 录

传真发送流程图 1
会议室、 洽谈室工作流程 2
电话接听工作流程 6
发送信件工作流程 1
传真件收取流程图 2
来宾接待工作流程 4
名片制作流程图 6
生日礼品发放流程 7
信函收取工作流程 2
卫生、 保洁管理流程 8
办公家具维修调整流程 9
办公区调整流程( 办公区及公位) 10
电话维修流程 11
电力设施维护维修流程 12
员工午餐管理流程 13
安全保卫工作流程 14
购置流程 15
临时培训、 开发环境搭建流程 16
绿化、 饮水管理工作流程 17
外埠员工、 客户住宿申办流程 18
办公家具申购流程 19
携物物出门审查流程 20
用电设施维护流程 21

传真发送流程图

开始

急件!
机密!
CEO!

《传真发送工作规 定》

确认、 分类

确认后先发送

市内 长途
长途登记

按来件顺序发送
登记

发送

签字、 确认

原件是否保存

Y N

保存/归还当事人
归还当事人/销毁

费用汇总、 分摊、 上报

结束

传真件收取流程图

开始

《传真收件工作规定》

可根据内容判断
收到传真, 判断是否有收件人名。

N

Y Y N

盖章、 登记

送各部门判别

Y
急件
分部门放置于文件分类架中
机密件
CEO
马上!
每15分钟一次 N
登记、 编号说明情况
送相关部门接口人或当事人

存档
签收

费用统计、 分摊、 汇总上报

结束

分部门放置于暂放加

发送信件工作流程

1、 部门确认
2、 每月25号汇总
3、 负责分摊表
每月分摊表留档查看
报费用核对员
费用统计
补充封装材料
检查无误联系发送
分检封装
需求人确认
需求分类
办理发送登记
需求有误重新填写
1、 本市件
2、 外埠件
3、 国际件
1、 EMS
2、 市内速递
3、 挂号函
4、 平信
5、 包裹
发送登记本
需求发生
Y

《信件收发管理规定》

N

发送结束

信函收取工作流程
收取信件发生

1、 EMS
2、 市内速递
3、 挂号函
4、 包裹单
5、 汇款单

分 检
收发信件管理规定

1、 收件地址
2、 收件人
核 对

Y
办理退信手续
有 误
N

检验无误

分类登记

投 送

收件登记本
接收人签字

收取结束

电话接听工作流程

N
Y

无人接听电话记录
《前台接听程序规范》
被访问人
暂离座位位
前台接听辨别需求是否正当
结束
来电发生
1、 员工语音信箱
2、 代为转达联系方式
礼貌谢绝
恢复待命
转接完成
二次转接
迅速转接

来宾接待工作流程
来访需求

来宾接待程序规范

问明需求是否正当, 作出反应

保卫人员协助阻拦

N
Y

电话联系被访问者
礼貌请其离去

需在休息区会见
参观拍照需求

N
请示领导批准放行
Y
需要进入办公区

来宾登记本

请来宾在休息区等候

办理登记发放来宾卡
办理登记发放来宾卡

会见完毕目送客人离去

保卫人员视卡放行

保卫人员视卡放行

访问结束
访问结束

有关部门员工全程跟随

会议室、 洽谈室工作流程

开始

通知申请部门暂时无法满足, 建议重新安排
部门申请、 预定

N

Ｙ
会务登记: 部门、 时间、 人数、 所需服务

在会务情况一览板上标出”已预定””
布置会场, 服务准备

使用

时间未延长 时间延长
在会务情况一览表上标出”使用”
通知会务人员

提前30分钟通知会务人员

通知卫生人员清扫

更改会务登记表
会务人员通知下一个单位

在会务情况一览表上标出”空闲”

重新安排会议预定

结束

名片制作流程图

员工将人名及相关信息交至部门秘书

秘书检查是否正确 正确有误

退回更 改

N

Y
秘书将人名及相关信息交至行政管理员

管理员检查是否有误
退回更 改

Y

N
传真至印刷厂
N

底样分部门存档
电话询问及确定时间

电告有关部门

查收名片检查是否有误

印方有误 供稿有误

退回重印
通知部门更改
送达部门签收
N

电告有关部门

送达员工手中( 科贸及希格玛)
登记员工生日
结束
签字登记
记录意见
领导签字
撰写生日卡
生日礼品发放流程

协助购买或补充更改

卫生、 保洁管理流程

开始

检查记录

每日检查有记录

不能现场解决问题立即通知保洁公司协商解决
发现问题

现场纠正当时解决

每月工作情况同保洁公司负责人交换意见

经常出现问题, 多次协商不能解决

使办公区保洁用品带到公司整体要求

更换保洁公司
更换保洁员

结束

办公家具维修调整流程

开始

现场检查并对问题进行判断

问题较大需专业修理

维修、 调整到位
回应解决方案及承诺时间
部门确认方案和费用
认可
联系厂家或维修人员
不满意
部门验收结果
不认可

满意

费用分摊至使用部门

追踪结果征求用户意见
接到维修、 调整申请
小修立即解决

结束

办公区调整流程( 办公区及公位)

开始

部门提出需求, 填写需求报告

事业部总经理批准

暂时无法解决
物业支持部提出方案

能够解决

无意见
有意见

部门验收
所发生费用分摊至部门
一周内询查
征求意见
调整修改
使用部门确认方案

结束

电话维修流程
开始

《通讯系统维护管理办法》

通讯维护

员工报修
定期检查巡视, 每天一次

当日给予答复, 小修当日解决
发现问题及时修理

未批准
提交报告申请费用
一天不能解决的问题须做出书面报告

维修费用, 公共部分摊入所在区域部门, 部门区域内摊入所在部门
领导批准

作分摊表部门签字确认
实施

转资产管理部办理
设备报废

结果通知部门

询查维修后效果

结束

验收
部门需求24小时内予以答复
大修当日提出解决方案
急修24小时解决
小修当日解决
查找问题、 确定方案
每日巡检, 发现问题或部门报修
开始
电力设施维护维修流程

参照〈电力设施设备维修办法〉

不合格

合格

通知有关人员

验收、 使用

小修当月分摊、 部门专项费用一次记入部门、 公共费用按所在办公区分摊

费用分摊至使用部门

检查结果, 跟踪使用情况

结束

员工午餐管理流程

Y
Y

N

希格玛办公区

填写领用申请并领用
领用餐卷
领用餐卡
结束
费用根据登记分摊至使用部门
每月底将下月费用打入卡内
每月初对食堂费用审核结算
每月底业务支持部为员工办理续卡工作
到北图食堂就餐
到地下餐厅用餐
午餐时到前台领取餐卷
报道时到业务支持部领取饭卡
是否是新员工
科贸办公区
开始

早7: 30开门, 准备好打卡机
切断电源, 保留消防电源及照明
发现问题立即解决, 重大问题迅速向主管上报
门、 窗检查关闭; 财务室检查; 电源、 火源检查
巡查: 下班后1小时加班需要签字备案, 不得留宿任何人员
每小时巡查一次
门口须有人值班
门口须有人值班作好巡查记录, 携物得有出门条
工作时间
8小时以外
安全保卫工作流程
结束
符合要求
客户进入办公区须签字
每天巡查外部两次, 及时发现问题
午餐时办公区巡视, 加强防范工作
下班前准备好打卡机
18: 00时前开始检查各处死角、 纸篓, 杜绝非正常火源
〈保安员岗位职责〉
开始
保安员

向来宾介绍签字要求

N

Y

资产购置流程

参照《IT类个人固定资产领用标准》

1、 填写《固定资产收货单》
2、 资产卡片上签字确认。
申请部门办理领用手续
时间: 3个工作日
负责人: 林鹏
业务支持部按申请采购
调整《部门剩余额度》
Y
Y
Y
参照《部门剩余额度》
填写采购申请单
结 束
N
企划办审批
提交额度增补报告
N
是否有采购额度
N
修改设备配置
配置是否符合规定
开 始
结 束

完成时间
费用标准
配套设施
不符合要求
结束
追踪使用效果, 记录反馈意见
符合要求, 投入使用
配套方案交部门接口人确认后执行。
1、 不带装修一周完成
2、 简易装修两周完成
3、 整体装修30-40天完成
4、 ( 电力增容及外部因素具体商议)
支付部门验收
数量、 品质
时间、 费用
接口人

面积
家具
设备
电力
网络
交通

落实需求
物业部接收申请核对需求
部门报汽化办总经理批准
经部门总经理审核签字批准
申请部门提交需求报告
开始
临时培训、 开发环境搭建流程

参加《办公区装修申请\执行\管理办法》

结束
对合理要求, 进行调整补充
每周征求员工意见
参照《绿化管理办法》
《饮水管理办法》
厂家按时提供水源验证证明
水制检查: 每半年一次, 达到用水标准
饮水断水一次后更换供应商
饮水: 不断水、 不空桶
绿化解决不了提出警告三次后更换供应商
绿化问题: 发现后一周内解决。
出现问题
绿化、 饮水管理工作流程

开始

绿化每天检查一次
饮水每小时巡查一次

结束
公司同意支付费用的, 客户退房后统一办理
总经理审批
电话、 传真通知协议单位
符合条件, 2小时内反馈
《住宿管理办法》
核查费用标准
填写住宿申请表
部门提出申请
开始
外埠员工、 客户住宿申办流程

确认住宿饭店时间、 天数

是否符合条件

不符合条件

员工入住
费用自理

公司支付费用的客户

开始
办公家具申购流程

提出正规书面申请

提出需求申请

申请部门总经理审批

参照《部门剩余额度》
是否有采购额度

企划办审批

神州集团相关部门审批

通知申请部门签字提货, 办理领用手续
办理固资申购手续
固定资产
资产管理员核查归属范围
低值易耗
结束
费用分摊至使用部门
资产管理员备案、 采购

放行
作好记录
发现情况
要求填写出门条
开始
携物物出门审查流程

保安员24小时值班

无故不填写

重新填写出门条
数量、 物品不符
核查物品、 数量

重新核查经过

问题不清
劝阻不得出门

结束

结束
修理完毕
及时反馈处理结果
3日内修复( 无配件情况另仪)
较大故障争取当日处理
小问题当时解决
与维修人员联系
空调系统
照明、 办公用电
发现问题
与科贸物业联系
发现问题
科贸办公区
希格玛办公区
保安员每小时巡查一次
与希格玛物业联系
小问题当时解决
较大故障争取当日处理
《巡检记录》
每日对办公区进行巡检, 作好记录
开始
用电设施维护流程

1、 照明设施
2、 办公用电
3、 管道空调