项目建议书培训课程.doc
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1、项目建议书在线培训课程注:项目建议书培训课程摘译自基金会中心的项目建议书编写指南 引言本培训课程的内容是怎样编写项目建议书,但是,项目建议书并不是孤立的,它必须是计划、调研、宣传、与捐赠机构(基金会和企业)沟通的整个过程的一个组成部分。这个过程基于一种信念,即,在非营利机构与捐赠机构之间可以建立一种合作伙伴关系。在花费大量时间进行筹资时,人们很难想到捐赠其实也并非易事。事实上,捐赠机构捐赠的资金本身并没有价值,只有在与非营利机构的实实在在的项目联系起来时,它才会产生价值。这确实是一种理想的合作伙伴关系。非营利机构有想法,有能力解决问题,但是没有资金将其付诸实施。捐赠机构有资金,但是没有开展项目
2、所需要的其他资源。把两者有效地结合起来,其结果就是一种动态的合作。在募集民间资金的时候,需要遵循一个一步一步的过程。成功需要花费时间和坚持不懈。在你编写出一个项目建议书后,可能要等上一年时间才能获得实施项目所需要的资金。而且即使项目建议书编写得十全十美,并提交给了适合的机构,仍有可能由于种种原因遭到拒绝。 筹资是一项未来的投资。你的目标应该是建立一个基金会和捐赠企业的网络,许多这类捐赠机构会经常性地做小笔的捐赠,少数捐赠机构会定期做大笔的捐赠。坚持遵循这个过程的各个步骤,你就能年年保住多数经常性的捐赠机构,而在大型捐赠机构的流动中达成平衡。我们所建议的并不是一个需要死板地遵循的公式,而是一种建
3、议的做法,可以根据每个非营利机构的需要和各种不同情况加以调整。筹资是一门艺术,也是一种科学。必须发挥自己的创造力,并保持灵活性。收集背景资料在编写项目建议书时,你需要做的第一件事是收集资料。你需要三个方面的背景资料:项目概念、计划和经费。如果这些资料都不是现成的,那么就要确定谁能帮助你收集哪个方面的资料。如果你所在的是一家小型的非营利机构,没有专职人员,那么一位了解情况的理事会成员就是合理的人选。如果你所在的是一家大型的非营利机构,就应该有项目计划人员和财会人员可以帮助你。你一旦弄清楚了需要和谁谈,就要确定要问哪些问题。这个收集资料的过程可以使项目建议书的实际编写过程变得比较容易。而让其他人参
4、与到这个过程中,也有助于让你的机构里的主要人员认真地考虑该项目对机构的意义。概念重要的是你必须把握好该项目是否符合你所在机构的理念和使命。项目建议书要解决的问题(要满足的需要)也必须记录在案。这些概念必须在建议书里清楚有力地表达出来。捐赠机构希望了解一个项目是否有助于加强非营利机构的大方向,而且需要让他们相信该项目的理由是令人信服的。你应该收集关于你的机构以及项目针对的问题的背景资料,使你的论点具有充分的依据。计划下面是你需要的有关计划的信息清单: 项目的性质和怎样开展; 项目的实施时间表; 预期项目成果和怎样评估项目成果; 对工作人员和志愿者的需要,包括对现有人员的安排和新聘用人员等。费用在
5、项目计划细节和时间没有定下之前,你不可能确定所有与项目有关的费用。因此,主要的财务数据收集工作是在项目建议书的叙述部分写完之后。但是,在这个阶段,你需要规划出大致的费用预算框架,以确保项目成本与预期的成果相比是合理的。如果成本显得过高,即使得到一笔基金会的赠款,你仍须缩小计划的项目规模,或者进行调整,剔除最不经济有效的开支。项目建议书的内容概要:概述项目理由和项目建议书的概要一页对问题或需求的说明:为什么做这个项目是必要的两页项目介绍:关于项目怎样实施和评估的具体细节三页经费预算:对项目的经费需要的说明和注释一页机构介绍:非营利机构的历史和治理结构;主要活动,服务对象,服务内容。一页结论:概述
6、项目建议书的要点两段概要项目建议书的第一页是整个建议书最重要的部分。在这一页,你要给读者一个对后面内容的概览。具体地说,第一页是对所有关键内容的总结,是一份推销文件,目的是说服读者考虑支持该项目。一定要包括以下内容:问题简要说明你的机构认为存在并准备去解决的问题或需求(一至两段);解决方式简述项目的内容,包括要开展的活动,项目受益者的预期人数,实施方式,实施地点,实施时间,项目执行人员(一至两段)经费要求说明实施项目所需要的赠款资金数额,以及你对项目未来的资金来源的计划(一段)组织机构及其专长简要介绍你的组织机构的名称、历史、目的、活动,强调其具有实施项目建议书的能力(一段)。说明需求如果捐赠
7、机构在看完概要部分后还继续看下去,那就说明你成功地引起了对方的兴趣。你的下一个任务是利用对方对你的项目开始产生的兴趣,使捐赠机构能够理解项目将要补救的问题。对需求的说明将使读者能够更多地了解存在的问题。在说明时要列举事实和证据作为项目必要性的依据,证实你所在的非营利机构了解这些问题,因此能够合理地加以解决。用于作为依据的信息资料可以来自该领域的权威机构或个人,也可以来自机构自身的经验。关于需求的段落应简明扼要,但又要具有说服力。就像一个好的辩论家,你必须集中所有的论据,然后以符合逻辑的顺序一一提出,能够很容易地说服对方相信其重要性。在你整理论据时,须考虑以下六点:首先,确定哪些事实或统计数据可
8、以作为项目的最佳依据。确保你所提供的数据是准确无误的。如果让捐赠机构来告诉你说你的信息已经过时或者不准确,那就太令人尴尬了。太一般或宽泛的信息无助于你提出一个为你的项目赢得资助的论据。与你所在的机构或所提交的项目无关的信息会引起捐赠机构对整个项目建议书产生疑问。在提交的信息与项目计划的规模之间也须有一个平衡。第二,给予读者希望。你所描绘的情形不应过于黑暗,使得解决问题的前景显得渺茫无望,会让捐赠机构考虑对某种解决方式做投资是否值得。下面举一个对需求的合理说明的例子:“乳腺癌是致命的。但是统计数据证明,定期体检可以在早期阶段查出大部分乳腺癌患者,从而降低死亡率。因此,鼓励进行预防性体检的项目有助
9、于减少乳腺癌的死亡率”。要避免夸张过头和明显的感情渲染。第三,确定你是否想把项目做成一个示范。这样就有可能扩大潜在资助者的基础,但是做成示范的做法只对某些类型的项目有效。如果不是真正适合,就不要尝试提出这样的论据。如果你把项目作为一个示范提交,那么资助者就很可能期待你的机构提出一个推广计划。如果决定要做成示范,你就应该描述一下你所针对的问题在其他社区也在发生。一定要说明你的解决方式怎样也能成为其他社区的解决方式。第四,确定把需求说得很紧迫是合理的。你要求资助者更关注你的项目建议书,因为你要解决的问题比别人的更严重,或者你提出的解决方式比别人的更合理。下面举一个客观而有份量的说明需求的例子:“滥
10、用药物是一个国家问题。每一天,全国各地都有儿童死于药物过量。在南布朗克斯,问题更为严重。在这里,死于药物过量的儿童人数超过任何其他地方。这是一种流行病。因此,南布朗克斯区比其他城区更需要我们的药物预防计划”。第五,确定你是否能证明你的计划以不同或者好于此前其他项目所采用的解决需求的方式。有时很难在不批评竞争对手的情况下说明你的项目的需求。但是你必须小心避免这样做。批评其他非营利机构在资助者看来是不容易接受的,可能还会致使资助者更仔细地审阅你的项目,试图搞清楚为什么你认为需要贬低别人来加强自己的理由。资助者可能已投资于其他那些的项目,或者正开始考虑资助他们,现在你引起了他们对这些项目的注意力。如
11、果有可能,你应该表明你注意到在同一领域开展工作的其他机构,并与他们和睦相处。要牢记,如今的资助者对合作非常感兴趣。他们甚至可能会问你为什么不与那些被你视为主要竞争对手的机构合作。 第六,避免迂回推理。在迂回推理时,你提出实际问题就是没有采用你的解决办法,然后提出你的办法作为解决问题的方式。例如,对修筑一个社区游泳池的迂回推理可能是这样的:“问题是我们社区里没有游泳池。修筑一个游泳池就能解决问题”。而另一种更具说服力的理由是说明游泳池对社区的意义,可以提供娱乐、锻炼和理疗。在说明时可以引用一次民意调查的结果,强调目标人群对游泳池的计划使用量,最后将建议使用量与对提高社区居民生活质量的潜在收益联系
12、起来。对需求的说明不用很长和很复杂。简明扼要的信息有助于吸引读者的注意力。项目介绍项目建议书的这一部分应该分为五个小部分:目标、方法、人员安排和管理、评估、可持续性。目标和方法决定人员安排和管理要求,然后又成为评估的重点以评价项目的效果。项目的可持续性直接产生于项目的成功,因为成功的项目才能吸引其他资助。五个小部分放在一起,构成对整个项目环环相扣的一个概览。目标目标是可衡量的项目成果。目标决定采用的方法。目标必须是有实质内容的、明确的、具体的、可衡量的、在特定时间内可以实现的。申请赠款的机构往往混淆具体目标与总体目标,总体目标是概念性的,比较抽象的。下面举例说明一个项目的总体目标及其辅助性的具
13、体目标:总体目标:我们的课余项目将帮助学生提高阅读能力。具体目标:我们的课余补课项目将帮助50个学生,在参加该项目六个月后,在标准阅读考试中,把阅读分数提高一级。这个例子中的总体目标是抽象的:提高阅读能力,而具体目标则要明确得多,可以在短期(六个月)内实现,并且是可衡量的(把50个学生的阅读分数提高一级)。由于对资金的争夺激烈,因此明确具体的目标对于项目建议书的成功与否就得越发关键。再举一个例子,具体目标至少有四种类型:1. 行为预期将会产生一种人类行为。例子:参加的70名儿童中将有50名学会游泳。2. 表现预期在具体说明的时间框架内一种行为将会发生,达到一种预期的熟练程度。例子:70名儿童中
14、的50名将在六个月内学会游泳,并将通过一个由红十字会认证的救生员进行的基本游泳熟练考试。3. 过程:某件事发生的方式本身就是结果例子:我们将记录下采用的教学方法,发现那些教学方法最成功。4. 产品某种有形的物体产生。例子:编写一本将来使用的针对该年龄组的儿童和熟练组的游泳教学手册。在编写任何项目建议书时,你都会要制定一个或更多这类的目标,根据项目的性质而定。对目标的陈述一定要非常清楚。目标一定不能淹没在冗长的词句中,一定要十分突出。例如,也许可以采用数字、短句、或者空格来在行文中表示目标。最重要的是,制定的目标要切合实际。不要承诺你做不到的事情。要牢记,资助者希望在项目完成报告里看到的是, 项
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