【招生】来访家长接待礼仪与注意事项.doc

幼儿园的接待来访家长的礼仪与注意事项
当招生季节来临时，每个园所长几乎都是绞尽脑汁费尽心血，印制精美的招生简章，刊登招生广告，举办招生活动，更新硬设备等等，这样大费周章说穿了只有一个目的....吸引家长的目光以便使他来园所参观时留下良好印象并进而报名注册。
　　而园所长可曾想过好不容易花了大把的钞票与功夫把家长吸引到园所时，您园所的同仁是用甚么样态度与服务质量来接待家长？是不是园所里只有园所长知道如何接待家长，而老师因为没有经验也没有受过训练，所以应对进退总是无法让人满意甚至造成家长反感，于是园所长几乎 不敢离开园所，如有事外出，心里也总是七上八下挂念着园所，并且用手机频频打回园所深怕有任何闪失，这是否
就是您此时心情的最佳写照呢？
※园所接待礼仪训练纲要
　　工欲善其事、必先利其器，为了使接待的过程标准化、专业化，园所应准备一份完整的「园所简介」以便于让老师向来访家长做园所介绍。制作「园所简介」可采用资料本、幻灯片、或拍摄VCD，让家长进入园所的第一时间开始，就可感受园所的专业。
　　「园所简介」最好能透过全体老师的集思广益将园所的优点都能纳入其中，内容应该包含园所的立案执照、园方及所有教职员的得奖奖状影印本、园所教学特色介绍、师资阵容介绍、幼儿学习活动与日常生活照片精彩剪辑、餐点表、注册明细及幼生报名表缴费收据等等。

一、简介内容应注意以下三点：
1、园所简介内容应分为四大主轴进行编排，以达园所介绍与招生的效果。
（1）环境篇－园所情境动线设计说明、功能教室、大型玩具及教具介绍。
（2）教学行政篇－园所教育理念、立案及得奖事迹、师资阵容介绍、教师成长记录、园所教学目标、课程规划、各种才艺教学内容、餐点调配、卫生管理等等。
（3）活动篇－幼生作息时间安排、节庆活动、亲职活动、户外教学。
（4）注册篇－新生入园需知、报名表、收费明细、缴费收据。再把园所相关于这四大类的资料汇整其下，配合照片说明，避免编排内容迭床架构，让介绍的老师无法循序渐进引导家长导致不能突显园所的专业形象。
2、应注意美编的效果，红花还得有绿叶衬，一份能让人赏心悦目的简介数据，除了内容的充实外，图案、动画、色彩等都是重要的因素，所以整个园所简介的内容在美编设计上，最好能透过专业人员的处理，或让园所里有这方面才能的老师来协助设计编排。
3. 园所简介必须展现园所的专业形象，所以只要是过时的数据或照片，一定要随时更新并放进最新的信息，如此才能吸引家长目光，达到宣传与招生的效果。想要改变结果先要改变行为，想要改变行为就要先改变观念，而学习才能改变观念。所以当园所长想要在短时间内要求全体同仁都能有良好的接待礼仪，首先要从观念去改变同仁以建立共识，让全体同仁对于招生先有正确的观念，再针对家长来园参观时所需要的接待礼仪作规划，在园务会议中让全体同仁都能参与讨论，从家长进园到送家长离开园所的每个步骤一一条列出来，无论是顺序性或标准接待动作都要有完整的说明及记录，再透过反复的练习，严格的要求之下，才能让每一位家长到园所时都能有很特别的感受，经由这特别感受才能吸引家长报名注册。园所只要经过一次的细部接待礼仪训练，往后每学期只须做局部修改及反复训练即可，并将这样的训练排入园务会议的流程中，成为园所的文化，则将会对园所往后的招生有莫大的帮助。
二、接待礼仪的训练须注意的要点如下：
１.当陌生的家长来园，接待人员应表现出亲切的态度，先自我介绍：「您好！我是○老师，非常欢迎您来参观。」并请教对方大名及小朋友年龄，如果小朋友跟在家长身边，请别忘了称赞小朋友并和他打招呼再送上一份小玩具，让小朋友能感受园所的热情，家长也会因此感受到园所的贴心。接着请家长入座并供上茶水，且告知家长你要先为他做简单的园所介绍，再带他参观园所的环境。
２.园所简介说明过程中须简明扼要，在每一段落中观察家长的反应及适度发问让家长响应，从家长的回应中去发掘他的需求，如果观察不出来亦可询问家长是否还有不清楚的地方，再做重点说明，这样比较能抓住重点并满足家长的需求，否则接待人员只顾着介绍却没留意家长的反应，这样的介绍将得不到效率。
３.引导家长参观园所时，除了园所的共同区域外（如游戏区、图书室、视听室等），可视小朋友就读的年龄班别作为参观重点，如果是小班年龄就参观小班教室，并在介绍过程中着重于环境的安全设计及同侪互动的重要性，让家长能清楚的了解小朋友在我们园所里可以得到安全的照顾及学习到很多知识。中、大班也是用同样的方式进行。整个参观时间最好能在20分钟以内结束，以便把重点放在家长的报名注册上。
４.与家长谈话中要询问对方是透过哪一种渠道认识我们园所，是招生简章、广告招牌、或其它宣传品（透过统计可让园方在下次要做宣传品时有参考值）。更要在对谈中适时的宣传园所的优点、特色以增强家长对园所的认同。
５.最后一定要询问家长何时让小朋友来试读或直接入园就读，并在说明注册及缴费明细时，准备收取订金或学费，所有的步骤要一气呵成。顾客的消费行为是须要引导的，所以当接待人员有条有理的引导着家长了解园所，并感受到园所的专业与特色，将有助家长提早决定报名注册，如此才能达到招生的目的。
６.如果经过一番介绍后，家长并没有马上报名缴费，而是说再考虑看看，此时接待人员的风度就非常重要，千万不要显露出不耐、不悦的表情或语气。漂亮的结束是为下一次的接触留下好的前奏，所以还是要用很热忱的口吻告诉家长很高兴能让你有服务的机会，但是很可惜自己可能解说并不好，所以不能让家长下决定（让家长有愧疚感），最后将准备好的数据袋送给他，并告诉他隔天再打电话给他以了解他的决定，别忘了隔天就一定要打电话追踪。