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员工离职管理办法超全

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2020年4月19日
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员工离职管理办法
目 录

1.目的 2
2.范围 2
3.名词解释 2
4.职责 2
5.管理制度 2
5.1离职审批流程 2
5.1.1员工主动离职审批流程 2
5.1.2员工被动离职流程 3
5.2离职交接流程 4
5.3离职分析 6
5.4退休及返聘流程、政策 6
6.注意事项 7
7.附件 7

1.目的
为规范公司的离职管理流程，保证公司各项工作的正常运行，降低员工离职给公司带来的风险，同时在离职面谈的过程中挽留优秀员工，了解离职员工的真实想法，以助改进公司的经营管理，特制订本办法。
2.范围

3.名词解释
3.1离职：指员工主动申请辞职或者被动辞退等原因，办理所有物品、财务、信息及工作等各项交接手续，离开工作岗位，与公司解除或者终止劳动关系。
3.2离职流程：指员工离职所需要办理的各项手续。
3.3离职面谈：员工在提出离职申请后，由人力资源部相关人员进行面谈，对优秀员工予以挽留，了解员工离职的真正原因，以制订有利于公司发展的人力资源策略和经营管理方式。
4.职责
4.1离职人员所属部门：负责系统内部离职审批流程跟踪、离职交接手续的指导办理工作，一般由部门人事员负责。
4.2人力资源部：负责离职面谈、离职审批、离职交接和离职分析工作，保证离职交接程序完整无误。
5.管理制度
5.1离职审批流程
5.1.1员工主动离职审批流程
5.1.1.1员工提出离职：员工如有离职意向，应至少提前一个月向人力资源部及所在部门负责人处提出书面辞职申请，试用期员工提前三天向人力资源部及所在部门负责人处提出书面辞职申请《员工离职申请》。员工主动离职，书面申请应包括如下内容：姓名，所在部门，离职原因，个人原因辞职要求写明“本人主动提出辞职”，辞职书要求有日期及本人签字。
5.1.1.2部门负责人进行离职面谈：部门负责人接到员工辞职的第一时间和辞职员工充分沟通，了解离职原因，确定是否挽留。
5.1.1.3辞职员工部门在进行面谈后，同意员工离职或无法挽留的，用人部门意见在OA流程中写明，即《》
5.1.1.4人力资源部相关人员根据部门提供材料与离职员工面谈，人力资源部按辞职员工级别安排离职面谈，进行离职面谈记录，见附件《离职面谈表》，同时，面谈情况填写至OA流程。
5.1.1.5离职面谈应包括但不限于以下内容：
5.1.1.5.1了解该员工离职的真实原因、背景、技能水平、收入情况、出勤情况。
5.1.1.5.2了解该员工掌管的工作、进度和角色。
5.1.1.5.3了解该员工掌握公司机密的程度。
5.1.1.5.4对优秀员工予以挽留，探讨改进当前工作状况的方法以及改进其工作环境、条件、待遇的可能性。
5.1.1.5.5阐明公司和员工各自的权利和义务。
5.1.1.5.6听取该员工对公司的意见和建议。
5.1.1.5.7征求对公司的意见和建议。
注；可参照《面谈记录表》中结构性问题与辞职员工本人了解或进行相关调查。
《面谈记录表》作为离职分析的依据。
5.1.2员工被动离职流程
被动离职一般分为：违纪辞退解除劳动合同、公司单方辞退解除劳动合同、劝退解除劳动合同、因涉及刑事案件或嫌疑违反公司制度尚在调查阶段者等停职等。
5.1.2.1违纪辞退解除劳动合同的：
5.1.2.1.1确定员工严重违反劳动纪律，如连续旷工三天以上，公司能够依据劳动合同法规定处理。
5.1.2.1.2 此种情况，可不发起OA审批流程，直接发起交接流程（旷工人员返回公司办理离职手续时，首先进行离职交接）。
5.1.2.2公司单方辞退（或者公司主动提出、双方协商一致）解除劳动合同的：
5.1.2.2.1此种情况，应有相应的法律手续，如解除劳动关系协议书等。具体手续不在此管理办法详述。
5.1.2.2.2试用期员工不能胜任工作,经用人部门报人力资源部,在《试用期日志集》中阐明终止试用的理由，经授权领导审批后，人力资源部与员工本人进行面谈、记录，办理离职手续。
5.1.2.2.3此种情况单方辞退（或者公司主动提出、双方协商一致）、试用期终止，需要OA程序审批。
5.2离职交接流程
5.2.1 OA审批流程完毕，人力资源部在OA中发起《员工离职交接》流程，一般情况下离职交接程度在OA中完成，对于紧急离职的情况能够先发起纸版交接单（见附件）。
5.2.2员工按照公司要求进行各项交接。
5.2.2.1工作交接：员工回原所在部门办理工作交接，确认原岗位工作交接完毕，部分岗位需要填写《文件资料移交清单》《客户资源信息移交清单》，由所在部门考勤员提供当月考勤表，考勤表由考勤员、部门主管、员工本人三方确认。
5.2.2.2物品交接：根据《员工离职交接单》的内容进行物品、员工宿舍及固定资产(含车辆)、工具、图纸、杂志书籍、印章档案、工作服务、计量器具交接，由相关部门负责人签字确认。
5.2.2.3财务交接：由财务部门对员工的借款情况及相关费用支出情况进行审核，并签字确认财务交接情况。
5.2.2.4信息交接：由IT部门对离职员工的计算机进行核查，并对邮件系统权限或OA系统权限进行修改或注销，注销离职员工的OA/ERP号码。
5.2.2.5人事交接
5.2.2.5.1由人力资源部最终确认员工离职月份的出勤情况。
5.2.2.5.2员工交回由员工本人保存的《员工手册》、胸卡、考勤卡、餐卡、车卡，其中员工手册、车卡为非必备项。对于擅离人员未及时交回考勤卡、餐卡以半月为单位进行注销。
5.2.2.5.3由培训职能负责人签字确认员工的培训协议执行情况，确定是否存在培训费用补偿问题。
5.2.2.5.4在各项人事交接完成后，人力资源部为员工结算离职工资，随员工正常月薪发放日予以转账。须进行离职审计的员工，人力资源部还将依据离职审计报告的结果为员工结算离职工资，随员工正常月薪发放日予以转账。
5.2.2.5.5为员工开具“离职证明”，即解除劳动关系证明，一式四页。具体说明如下：
1、填写企业名称、被解除劳动关系者姓名、性别、年龄基本信息项目。
2、原签合同起止时间，查阅《劳动合同管理台帐》，根据最近合同起止日期准确填写
3、解除劳动关系时间应与该员工离职时间一致，一般为员工工资结算截目时间一致。
4、是否在岗、参加工作时间、经济补偿情况项目可不填写，特殊情况与负责人确认后填写。
5、解除劳动关系理由及解除方式，有如下几种情况，可供参考：
①解除劳动关系理由：因个人原因，本人提出解除劳动关系
解除方式：协议
②解除劳动关系理由：合同到期不续签
解除方式：终止
③解除劳动关系理由：因工作失误/违纪解除劳动关系
解除方式：违纪
④解除劳动关系理由：不适合本岗位工作解除劳动关系
解除方式：协议
⑤因家里有，另谋发展，本人提出解除劳动关系
解除方式：协议/其它
注：本公司一般为主动提出辞职的员工，开具解除劳动关系证明时，填写：“本人主动提出与公司解除劳动关系”，同时签名。
6、企业意见：盖公章，日期为解除劳动关系时间。加盖公章时，填写用印审批单，后附离职人员相关资料。
7、开具解除劳动关系时间为每月10日前完成。
5.2.2.5.6与员工确认社保及公积金转出等程序，根据国家有关规定，员工离职后十五天内转移社会保险等手续。
5.3离职分析
人力资源部每月汇总整理离职面谈记录，统计相关离职数据，分析员工离职原因，从中提出改进建议，并每月上报离职汇总分析。
5.4退休及返聘流程、政策
5.4.1年度退休人员信息确定（每年11月，确定下一年度退休人员名单）
5.4.2每年12月人力资源部组织制定下年度招聘整体规划，下一年度退休人员名单需要向各系统提供，以便考虑本系统整体人力规划与人员补充计划。
5.4.3各系统提前考虑整体人力规划问题，确定为以下哪种情况：退休返聘、自然减少、人力补充，人力资源部提前与各系统进行上述事宜的沟通确认。
5.4.4人力资源部于员工退休之日前一个月下发退休通知书（解除/终止劳动关系审批单），经各级审批，依审批意见办理相应手续。
5.4.5退休返聘手续:
1、人力资源部发《退休通知》，即在oa发解除/终止劳动关系通知单。
2、部门提交《返聘申请》：部门在《解除/终止劳动关系审批单》写明意见。
3、本人提交《工作申请》《返聘人员登记表》
4、本人家属在《工作申请》发表意见，是否支持。
5、人力资源部组织相关人员签发聘用手续，核定返聘人员工资待遇。
6、退休人员到人力资源部办理解除劳动关系手续及签订返聘《用工协议》。
5.4.6返聘人员不再享受工龄工资、年休假等待遇。
5.4.7退休人员至退休之日办理相应的离职交接手续，具体参照离职流程。
6.注意事项
6.1本流程管理办法适用于员工离职，基于员工被淘汰、被辞退的情形则无离职审批流程，但人力资源部将视情况与被淘汰、被辞退的员工进行离职面谈。
6.2本流程管理办法在实施过程中需注意两个时间点，即员工合同到期时间及员工试用期截至之前两星期。终止劳动合同的，务必于员工合同到期前，至少提前一个月发放“终止劳动合同通知书”并书面送达，同时将员工本人签字确认的“终止劳动合同通知书”留存员工副档。终止试用期的，务必于员工使用期满前，至少提前三个工作日发放“终止试用通知书”并书面送达，同时将员工本人签字确认的“终止试用通知书”留存至员工人事副档。
6.3若人力资源部面谈后意见与部门意见不一致，应先将结果反馈给部门负责人，并与部门负责人沟通协调，若无法达成一致，报授权领导决定。
6.4人力资源部对本规定拥有最终解释权。
7.附件