会展项目管理服务方案.docx

会展项目管理服务方案一个优质服务的诞生，不仅在于系统方案的精心设计，更取决于 服务实施过程中的管理，特别是对于本次服务管理项目，就显得更加 重要，而制定周密的服务管理计划和服务方案则是加强程管理、保障 实施的有效手段。会展现场服务是会展项目具体落实的直接反映，因而十分值得 主办单位重视。同时，会展现场管理、控制和协调的内容十分庞杂，如果处理不当， 任何一件小事都有可能发展成大问题。所以，需要不断提高服务水平，用优质的服务来回报会展项目的各方 参与人员。1. 观众登记和入场管理观众登记处的主要任务之一就是维护展览会 入的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会 现场。为了提高工作效率，绝大多数会展组织者都偏向与把预先登记的观众 和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分为 两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关 手续就可以换取胸卡，后者则要在人员的指导下填写登记表，然后再 登记处办理手续。科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位 日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。另外值得一提的是，一些展览会还在入处设置了展览活动及论坛议 程牌，这样无疑也便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会 的总体结构和主要活动安排。2. 参展商管理展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进 行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加了部分参展企业 的名册；还编制了含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、 专业市场；又在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展 中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖 双方搭建平台。博览会的开幕式组织工作在开幕式前要求所有的室内、室外的布 展工作完成，准备迎接参观者的参观，如何做好开幕式也是项目经理 的协调体现。1、确定邀请参加博览会开幕式贵宾名单2、确定邀请参展企业的记者名录3、开幕式的场地搭建要求挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方要求布展的庄重大方要求放音设备到位相关的礼仪及场地氛围设计要求4. 开幕式主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定要求: 简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心5. 开幕式时间建议为10-15分钟6. 开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排 工作三、博览会召开期间的组织工作博览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作，前期大量的 组织工作体现出的博览会效果，参展商满意，参观者满意，才能说明 展会的成功。要求：1. 做好大会的参观人数的统计、分类。2. 发放大会的博览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发放）3. 协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与博览会有机 结合4. 做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务为企业提供洽谈间（休息室）为企业提供签订合同场所及时将参观者的信息反馈给企业积极与企业沟通，了解企业的想法及要求5. 统计大会的成交额做好记录6. 积极听取参会代表对大会的意见和建议7. 根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会四、撤展展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时，进行会场 登记情况工作和出访工作。派送撤馆通知要求：1、保持馆内秩序2、要求每个参展商清理自己的展品，并保管好3、按照先后有序的组织出馆工作4、进行最后的清理工作五、会后总结博览会的会后总结，是以后博览会的延续，也是成功案例的表现， 因此项目经理在结束整个展会后，要求对整个博览会工作及整体情况 进行一个整体分析，以便今后工作的合理开展。第三部分博览会的 策划会议，无论是国际性会议还是国内会议，包括两种情况：1、以技术交流为主的学术会议（内容主要是从技术的角度探讨，交 流某一领域的最新技术）2、以产业发展动态为主题的会议（政府的导向性比较浓厚，以政府 对产业政策的发展动向进行交流探讨，以什么样的宏观形式促进某领 域的发展）展中，为展商提供增值服务，有站家现场答疑会和各类研讨会，帮助 企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭 桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参 展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人” “如何更方便撤展” “参展手续”等方面知 识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一界的增值服 务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业 的知名度。3、现场广告管理在这次大型会展活动中，获取广告收入的渠道很多， 如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什 么样的广告载体，会展必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有 参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简 单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。4. 安全管理会展现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾 和卫生。为此，会需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部 门的支持。5. 交通、物流管理对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的 至关重要的部分。事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场 的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返与 地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。对于大型会展活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握 一份想联系人名单、场馆地图、展品抵达场馆的时间、现场交通规划 草图、紧急情况应对计划、现场联络点，包括安全和志愿者。6. 餐饮管理会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所 签订的协议内容而定。展览会主办单位在为参展商、观众以及所有工作人员提供现场餐饮服 务时，一般采取以下两种方式：（1）指定餐饮服务商。提供现场餐饮武夫，绝大多数会展主办单位都倾向于指定一家餐饮代 理商，负责供应展出期间的各项餐饮（包括各种快餐、自助餐、工作 餐、冷热饮料等）。当然，场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。（2）推荐场馆及周遍餐饮设施。有时候，一些小型展览会的主办单位可能不负责现场餐饮（主要是午 餐）问题，但事先都应向参展商和观众声明，并详细介绍和推荐场馆 及周边的餐饮设施。7. 证件管理为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，会展主 办单位一般会对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证 件才能进入场馆。通常来说，在依次展览会中，主办机构至少要印制六种证件，分别发 放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办 机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包 括领导和讲演嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会 使用停车证。主办机构必须加强对展览会证件，尤其是门票的管理，否则很容易出 现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。还有一点需要指出，如果展览会拟出售门票，主办单位需事先向税务 部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。8. 参展商和观众投诉处理在会展活动举办过程中，不可避免地出现 个别参展商和专业观众对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满， 并向主办单位接待办公室提出投诉的现象，有些则直接到问询处投诉， 这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。9. 新闻管理一般来说，国内1万平方米以上的展览会都会在现场设 立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能即使发布各种信 息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据会展规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展 览会的官方信息，并接受媒体的采访。所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会 的相关情况。10. 布展、撤展管理布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长 短依展览会的不同规模和主题而定。对于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、 搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开 幕作好筹备工作。11. 展品运输管理会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、 展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是 一项重要工作，而且专业性很强。在实际工作中，会展主办单位往往会委托一家专业运输公司来负责展 品运输工作。会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海 关备案。主办单位委托哪家运输公司，海关就受理哪家公司的报关业务。国际展览会的参展商有海外参展商和国内参展商之分。其中，海外参展商通常由一些国际性的运输公司代理。12. 酒店、旅游服务酒店服务是会展主办单位参展商提供的基本配套 服务项目。概括而言，常见的酒店服务主要有：(1 )主办单位自行安排。(2)专业代理机构或旅游代理商代为办理。在旅游服务上，会展主办单位一般都会指定一家旅游公司为大会的旅 游代理商。这样，旅游公司可以利用自己的独特优势，并与目的地旅游社或管理 公司(DMC )合作，承揽相关旅游考察业务，协助预定酒店，协调活 动中涉及的各级目的地、各部门的接待工作，保证参展商或专业观众 旅行活动的顺利进行。13. 会展资料的采集与编写(1)展览资料1) 印发宣传资料。印发宣传资料是展览物资管理工作的组成部分，同时也是展台贸易工 作的组成部分，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，以及展览会 期间在展台上散发。2) 参展商资料。参展商需要编印一些自己的宣传资料。基本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等。展台小册子是参展商的主要资料。3）资料编印。选产资料具有广告作用，为了给潜在客户和新闻界留下良好和深刻的 印象，必须注意其质量。（2）会议材料的印刷与制作。举行会议或展览必须印刷一些宣传品及会议资料，它有告知会议的信 息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料之用，甚至也可以在 会后留存建档、参考使用。14. 会展设备管理1. 会议所需视听设备各种类型的会议都需要使用视听设备，尤 其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严格，对音响、麦克风、 放映机、银幕等都要有一定的质量要求，往往需要由专业人员协助规 划。（1）放映设备。放映设备是指在会议室内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影 机等。（2）音响设备。音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人如果能将下列 几项音响方面的基本因素考虑进去的话，将对会议质量的提高有相当 大的帮助。1）麦克风2）录音（3）特殊视听系统。2. 视听设备与会场布置的关系会议厅的容量、座位与舞台的安排都 与视听设备有直接的关系。(1) 视听设备的安排影响会议室座位的容量。(2) 座位安排对视听的影响。(3) 会议场地视听设备的调查。本方案从会场布置流程、施工中遇到的紧急问题、应急措施、售 后服务保障、设备(材料)技术性能等方面对项目的部署实施方案进 行了详细的阐述，第十二届中国中部投资贸易博览会(山西太原) 大同特色商品展销会场地配套活动项目根据需要派相关技术人员到 现场积极配合完成设备的安装、布置、调试等相关服务；同时配合客 户对设备的各项检查，提供各种必要的说明。质量承诺我公司已通过ISO91： 20质量体系国际认证，我方将对本工 程材料的采购、生产制造、检验包装、运输、安装调试、售后服务等 各个环节进行严格的质量管理和质量控制。我方保证提供工程设备，属本公司制造的，将严格按ISO91： 20质量保证体系要求生产，按国家有关标准进行检验。检验合格 产品，并有质量保证证书和产品合格证书。我方保证在贵方规定时间内完成并提供工程所需的工程设备。按 招标文件规定的技术性能、质量标准提供未经使用过的全新货物。我 方所提供的货物符合国家标准。我方保证货物是全新的，未经使用过的，并完全符合谈判文件规 定的质量、规格和性能的要求。我方保证货物在正确安装、正常使用 和保养条件下，在使用寿命内具有满意的性能。我方提供的货物的质量保证期为设备验收合格后1年的免费售后服务，以及系统的终身维护。在质量保证期内，我方对由于设计、 工艺或材料缺陷而发生的任何不足或故障责任，费用由我方承担。现场服务本公司将为用户提供专业技术人员到现场安装调试，解决安装现 场中的一切技术问题。技术服务本公司提供以下技术服务内容：1、我公司确保技术建议以及所提供的软硬件设备的完整性、实 用性、保证全部系统及时投入正常运行。若出现因我方提供的软硬设 备不满足要求，不合理，或者所提供的技术支持和服务不全面，而导 致系统目标无法实现或不能完全实现的状况，我公司负全部责任。2、如果设备在质保期内发生软、硬件故障，我公司在2小时内 作出响应，并在12小时内免费上门服务，否则贵方可自行采取必要 的措施，由此产生的风险和费用由我公司承担。3、我公司对提供的设备提供1年免费保修，光源电器10月，灯 具2个月。显示屏等电子设备1年。保修期内出现故障，如在24小 时内不能解决问题，我公司免费同样的品牌、规格或更高的部件更换 到位，以保证系统运行不得中断。保修期从项目验收之后开始计算。4、人员培训：我公司提供一期系统的专项培训，包括1-2名统管 理员培训，保证用户得到必须的培训。培训内容包括：灯具、电子设 备等的具体制作工艺介绍，服务流程，具体安装方法介绍，使用维护 方法介绍等。培训的最终宗旨为：让使用单位了解设备材料的制作过 程、安装方法、日常维护方法等，以便能够使货物的使用寿命得到保 证。