行政支持部制度标准、管理控制与监督办法(2篇).docx

行政支持部制度标准、管理控制与监督办法原则1、各学校、分支机构、公司根据实际情况制定行政制度。2、各学校、分支机构、公司行政规章制度不健全的，请参照总部行政制度编撰，执行。3、各学校、分支机构、公司必须执行管理控制内容。4、总部行政监督，定期检查。目录1.8各区域环境维护。1. 9搬家、搬运1. 10发布行政通知及文书规范三、制度及人员管理1.总部标准公司通讯2. 管理控制2.1与物业保持良好关系，按时交费，尽量避免滞纳金。2.2使用公司执照申请宽带、固话，手机等，须用公司执照申请，注意不使用时注销。3. 监督办法3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。(1) 铃响接起，主动说出；“你好，公司品牌名”。(2) 时刻使用礼貌用语。你好、请稍等、不客气、再见、谢谢等。(3 )吐字清晰，普通话，语气轻柔，富有热情。(4) 接电话时，对拿不准的事情，可先记下对方，通过询问自己上级，再主动联系来电者，及时答复，不可没有音信，不了了之。(5) 熟悉员工分机电话号，不公开领导和员工的座机和手机号。(6) 电话投诉等事宜，自己无法处理的问题，请转至相关负责人。(7) 接电话时，通常为推荐产品合作类电话，不给予转接，以委婉的方式，告知网站公开 进行联系，比如公共邮箱。(1) 访客进门时，主动说。你好。若前台此刻有电话或正在忙，须主动与访客示意稍9等，不得不理睬或怠慢访客。(2) 任何访客如需前台长时间等待，须主动示意前台稍坐，倒水。(3) 如投诉类访客，请参照 处理。(2) 不确定问题须报主管解决。(3) 服务周到，态度亲和，切忌摆出个人情绪及生硬态度。(1) 每天巡视公共区域每台机器、纸张、其他物品，确保整齐、有序。(2) 严格控制纸张成本。建立废纸收集筐，以便两面使用。(3) 发现打印复印时，字迹模糊或纸张污染，立即关闭电源，在机器处贴好维修通知，再报it或供应商维修，维修时先清除预留机器内电子文件，控制纸张成本。(1) 与物业保持良好关系，注意沟通。(2) 遵守大厦物业管理条例。(2)饮用水选择正规品牌产品。(1) 每笔费用须记录台账，方便借款核销、年度总计和年度预算。(2) 与供应商、各部门往来的票据，包括支票、现金、汇款单、等，须在付款凭条、收款凭条签字，避免出现问题。(3) 及时支付和收取票据。(4) 各类票据留存或复印，按年度归档。(5) 跟进财务付款、报销销账。(1) 前台环境整理有序，包括饮水机、家具、书刊纸张、纸杯、电话传真、各类电线、窗帘等。(2) 需要监督保洁员擦拭前台门、内窗、灯具、各类电器、地面、座椅、绿植叶片等，确保前台环境清洁、无尘。(3) 禁止前台区域大声喧哗。(4) 下班前关闭公共区域和前台各类电源。1. 2办公用品米购1.6库房管理及调配1. 7工位安排1.8各区域环境维护。1. 9搬家、搬运1. 10发布行政通知及文书规范公司着装佩戴要求2. 管理控制2. 1前 务态度、保密工作。2. 2加强各类办公用品成本控制，闲置用品回收再利用。2.3行政行文规范。2.4时刻检查公共区域环境、各工位环境、单独办公室、会议室环境，保持干净、整齐，忌灰尘，布置人性化，体现良好的企业文化，人文关怀。3. 监督办法3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。三、制度及人员管理1.总部标准1.1行政制度修订，岗位流程修订1. 2行政人员定期培训1.3保洁管理1.4考勤管理2. 管理控制2.1行政制度的合理性，实效性。3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。未经指定的员工，请不要随意操作上述设备设施。公共区域电器按正规操作方法使用。或关闭电源，或补充水源。1.3消防通道和消防演习消防门能顺利开启。未经行政中心同意，负责人不得私自交由他人保管和使用。卡应该用挂绳挂在胸前的位置，以易于辨识。同时，佩戴门禁卡在火灾发生时，方便刷开大门逃生。未归还者不予办理离职手续。1. 6下班及假日前安全检查如有加班人员，须提示加班人员自行关闭相应电源和大门。2. 管理控制2.1突发或投诉事件，须移到会议室处理，且勿在前台开放区域处理。2.2电器和线路隐患，须经常查看，一定要引起重视。2. 3每季度或每半年 消防逃生要点并消防演习一次。3. 监督办法3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。1. 6活动结束后，尽快做好财务核销工作。1.2会议2. 管理控制2.1活动和会议须严格按预算执行。2.2活动和会议提前准备周全。3. 监督办法3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。3. 2重点检查管理控制中提到的各方面重点。3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。出车前检查：机油油位油箱油位仪表台故障灯轮胎玻璃水携带两证行车中检查：在行驶中常发现车辆问题，及时排查并汇报上级。收车后检查：每次任务收车时记录公里数，填好出车记录表，打扫车内卫生(内室、外观、后备箱)并按指定地点指定车位停放车辆。若早六点至早八点发车、晚九点至晚十点半点收车及节假日有出车任务，司机可以打的取车或回家。以下特殊情况可以将车开回家： 早晚都有出车任务； 早六点以前出车，晚十半点以后收车；另外，车辆必须停放在家附近正规停车场内；1.3绩效考核(1) 事故类。一次事故且为主要责任的，季度绩效考核减 分；次要责任的，季度考核减 分；违章扣 分。(2) 服务类：收到一个员工合理投诉，经调查属实，季度考核中减 分。(3) 检查类：检查车辆卫生、保养、零件及配备品时，发现一项不合格，季度考核减 分。1.4奖惩制度全年安全行车无事故、无违章的；交通事故对方全责的，年终时给予司机一次性现金奖励 元。1.5调派车辆原则专职司机可根据领导情况，自行出车。1.6车辆财务管理2. 管理控制2.1司机须遵守交通法和公司车辆制度，安全第一。2. 2定期调研司机的服务满意度，问题频发司机给予指导或辞退。2.3严格控制司机财务报销。3. 监督办法3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。七、福利采购和发放1.总部标准1.1福利采购按预算执行。1.2选择批发采购商或固定采购商，一件商品要几家评估价格，选择价格最低的供应商，签订合同。1.3采购数量与hr统计的员工 人数相符。个别情况，可采取少量机动。1.4根据财务进度，应提前半个月 安排，提前发放。2.2几家供应商评估价格，选择最低价格供应商。3. 监督办法3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。3. 2重点检查管理控制中提到的各方面重点。3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。行政支持部制度标准、管理控制与监督办法（二）市政府各部门各直属机构：为进一步改进机关作风，提高行政效能，优化发展环境，服务争先进位、率先崛起，市政府决定在市直机关全面推行办文办事限时、首问负责和责任追究等三项制度。现作如下安排：一、办文办事限时制（一）市政府各部门、各直属机构办文、办事，均实行限时制度。凡是法律、法规、规章以及其他规范性文件明确规定办理时限的，必须严格执行，所承诺时限只能少于规定时限。没有规定办理时限的，应根据具体情况，按照快速、高效的原则，合理确定办理时限。办文、办事要坚持时间服从任务需要，急事急办、特事特办。（二）市政府办公室转有关部门承办的紧急公文，加盖公文限时办理专用章。承办部门在收到市政府办公室转办的公文后，要立即按国家行政机 文处理办法办理，落实办文责任，在规定的时限前办结并反溃只涉及一个部门职责范围的一般性公文，应在 个工作日内办结。主办部门需要与多个部门会商解决问题的公文，应主动会商，在 个工作日内办结。因特殊情况，一时不能在规定时限内办结的公文，应将办理有关情况，及时告知市政府办公室。（三）规范性文件由市政府法制办负责管理。凡列入市政府年度规范性文件制定计划的，部门应将规范性文件送审稿及其说明直接送法制办统一、修改，法制办应在 个工作日内完成 工作;特殊情况下需要论证、协调的，应在个工作日内答复，说明情况并及时 论证和协调。部门规范性文件在印发前，应报送市政府法制办进行合法性，自公开发布之日起 日内上报备案;规范性文件报送备案后 日内没有接到备案处理决定或意见的，视为准予备案。（四）各部门接收、承办的其它各类公文，也要按照 限时制的要求，确定合理的办文时限。（五）涉及经费、编制、土地、案件处理等特殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的理据和处理意见及时告知报文单位。（六）市政府、上级部门交办的事项和指派的任务，承办单位要根据要求，确定专人负责，限时完成。因特殊情况不能按时完成的，应及时报告情况，说明理由。（七）对各地、各单位报送的请求性事项和公文，市政府有关部门、机构凡在规定时限内不能按时办结或没有按时反馈办理意见的，视为默认或同意。由此而产生的后果，由办理单位负责。（八）各部门接待同级、下级有关单位前来办事的同志，要积极、热情，能够及时办理和答复的，应及时办理和答复。因客观条件限制，不能及时办理的，属本部门职权范围内的，应在 个工作日内办结；因特殊原因不能按时办结的，应在 个工作日内回复办理情况。属主办部门会同相关部门办理的事项，主办部门必须抓紧会商，并在 个工作日内办结；因客观原因不能按时办结的，主办部门应在 个工作日内回复办理情况。属需调查论证的事项，应先在 个工作日内答复，说明情况，并及时 论证，上报结果不得超过法定和规定的工作日。需要市政府审批的事项，应提出本部门的初步意见，在 个工作日内报市政府审批，市政府审批后，立即回复。特殊事项或重大事项，以市政府要求的时限为准。违背政策或条件所限不能办理的，要做好解释工作。二、首问负责制（一）深化审批制度改革，严格落实市 清理行政许可项目、清理与行政许可有关的各种收费、清理行政许可程序，实行集中审批制度、集中收费制度、集中代理制度的要求，发挥市行政服务中心的“一站式”服务的快速通道作用。凡是市政府决定进入市行政服务中心办理的项目，一律在窗办理。不能进入行政服务中心的参照管理。（二）凡县区政府、基层单位和外来投资者、群众、企业（以下简称申办人）到市行政服务中心各窗办事时，所遇到并问及办件、服务窗和值班、投诉等岗位上的第一个工作人员（以下简称“首问责任人”）必须负责解答、办理和帮助联系经办事项。（三）凡在接待申办人办事或咨询时，首问责任人应主动亮明身份，做到态度热情、用语文明、服务周到，切实为申办人着想，不得漫不经心或推诿扯皮。（四）办理事项属于首问责任人及所在窗职责范围的，能够当场办理的应予即时办结；不能当场办理的，要“一次性告知”不能即时办理原因或需要补充的材料以及如何办理等，并耐心解答申办人的相关询问。办理事项不属于首问责任人及所在窗职责范围，但属于本单位职责范围的，由首问责任人受理，本单位相关科室予以办理，窗送达结果，不得让申办人在窗、单位两头办理。（五）办理事项不属于首问责任人及所在窗和本单位职责范围的，首问责任人应主动做好说明解释工作，并告知或尽可能帮助申办人了解承办单位。