东博煤炭有限责任公司物资管理办法(试行).doc

东博煤炭有限责任公司物资管理办法(试行)

东博煤炭有限责任公司物资管理办法（试行）

总 则
一、目的为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各部门生产经营所需的物资供给，加强公司各项物资采购的监督管理力度，规范采购行为；结合公司实际，特制定本管理办法。
二、 适用范围：本公司物资采购，土建、矿建、设备采购，备品配件，机电产品、生产技改、大修项目、以及综合性原辅材料、行政物资采购。
三、公司物资采购实行统一管理、集中采购、分级负责的体制。
本办法所称物资采购管理包括物资采购计划、实施、仓储、供应等全过程的管理、控制和监督。
四、物资采购遵守的原则
1、未经审核批准的物资采购计划一律不得采购；
2、库内已有的闲置物资首先使用，不得采购；
3、凡本地区能解决的，不到外地采购；
4、采购金额达到5万元以上的或外地采购的，必须签订经济合同；
5、在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；
6、对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。
7、坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实行阳光采购；
第一章 采购管理部门的职能职责
公司供销部（以下简称供销部供应）统一管理公司物资采购工作，贯彻执行公司的各项规章制度、及时了解国家的相关政策变化，建立健全各项管理制度，完善业务流程；全面负责物资的询价、比价工作，所办合同的草拟、签定审批程序工作，实施招标前的供应商提供及联络工作；履行以下主要职责：
1、负责物资采购管理制度及业务流程的制定；
2、负责公司物资供应商管理；
3、负责公司物资采购质量管理工作；
4、负责大宗物资、原辅材料、设备、备品配件，机电产品、行政物资、工程项目所需物资的采购；
5、负责所采购物资的质量索赔和供应商售后服务跟踪调查，参与供应商推荐和考核工作；
6、负责询价后的计划接收，询价、比价审批及采购工作；
7、执行集团公司合同管理流程及操作指南，参加本部门采购合同的谈判草拟、流程审批及合同签定工作；
8、负责办理跟踪物资验收、运输、入库、交接、发票入帐、资金支付、合同终止等全过程的控制履行工作；
9、执行货比三家的采购原则，掌握材料供应来源，并对其进行调研、分析，进行询价、比价，过程中的实施控制；并对供应商进行能力评估，建立供应商档案；
10、联络、提供招议标厂家，做好招标前的询价工作；及时提供招标项目的技术资料、资质，厂家信誉等相关信息，供招标委员参考；
11、负责对不合格产品的组织、联络、协调、处置工作；
12、负责本部门各项资料汇总和存档工作；
第二章 物资的采购供应及监督
一、公司对所属物资采购管理按年度进行考核，具体考核办法由总合管理部、财务部共同确定。采购前的控制由综合管理部对询价全过程的监督，财务应当对询价后全程跟进督查；
二、公司和所属综合管理部、财务部门按照各自的职责范围，对物资采购工作进行定期或专项审计、监察，由监察部门对违规行为进行处理。违反本办法规定，有下列情形之一的，给予批评教育，情节较重的，按照《公司管理人员违纪违规行为处分规定》给予处分：
1、未按照规定订立书面采购合同，或未按照规定方式进行采购的；
2、无计划采购非应急物资，或盲目制定采购物资计划造成物资积压的；
3、擅自采购未授权物资的；
4、采购质量不合格物资的；
三、监督部门要对供销部自行组织采购的物资要实行严格的监督检查，对采购行为可以采取实地调查、电话咨询、信息化查询，对采购方式是否实行了比价采购，采购价格与备案的（三方询价经审批后的）价格对照等手段进行监督；对采购质量要听取使用部门的反馈意见等有效地对采购的物资实施监督和管理。
四、对生产急需、紧急抢险以及不可预料因素而急需材料、设备、配件的采购，电话请示分管领导后执行采购，采购结束后5天内必须补办有关手续（计划、审批单）。
第三章 物资的管理
一、采购审批权限：
1、公司实行集中采购制，凡是需采购的物资必须由部门负责人审核，报公司主管领导审批后实施。采购物资计划实行动态管理，供销部根据实际情况及时进行调整。
2、凡是公司内需采购的物资计划，根据权限报相关分管领导审批的：
（1）采购概算在5万元以下的，由经办部门分管领导审批；
（2）采购概算在5万元以上，30万元以下的，由经办部门分管领导、总经理审批；
（3）采购概算在30万元以上的，由董事长/总经理或其授权人审批；
（4）设备、固定资产等重大物资由董事长或集团公司高管审批；
3、凡是需采购的物资计划未按规定执行审批程序的供销部一律不接收计划或实施采购。
二、采购计划：
1、物资采购实行计划管理。所有采购物资必须依据财务预算安排编制采购计划，按照分级管理权限，经计划或预算管理部门审核后，按计划实施上报；
2、物资采购计划分为月度采购计划和零星采购计划、行政物资采购计划。月度采购计划由生产技术部统一负责编制，零星采购计划由所属部门负责编制；行政物资采购计划由综合管理部负责编制；
3、编制物资采购计划须明确物资的名称、规格、型号、数量、用途、技术要求、供货时间、采购方式、标准、建议生产厂家等内容。
4、物资采购计划依据物资需求建议计划，综合平衡库存、期货等资源进行编制。能够调剂平衡的，不得列入当期采购计划；
5、物资需求建议计划由物资需求单位提出，报公司主管领导审批；
物资需求建议计划分为年度、季度和工程项目需求建议计划。年度需求建议计划应当依据本公司物资消耗规律和储备定额编制；季度和工程项目需求建议计划应当依据生产、矿建、建设任务、投资计划、财务预算、供货周期等进行编制。编制需求建议计划应按标准选用技术成熟、性能稳定、安全可靠的物资。
6、物资采购计划按以下程序编制：
（1）各部室物资采购计划要按程序进行上报。在每月的25日之前上报下个月的采购计划，由生产技术部编报；零星物资采购计划应在当月的10号前上报，由各部室编报；行政物资采购计划应在当月的20号前上报供销部，由综合管理部编报；
各部室如不按规定时间上报计划，造成物资缺口及发生的经济损失，由迟报部室承担经济责任。
（2）计划外急需采购的物资，由部室填制《急需物资采购计划单》，负责人签字，分管领导签署意见，总经理批准。
（3）工程项目所需物资需要提前采购的，有关采购计划应报公司总经理审批提前20天上报。
7、物资采购计划已经实施必须严格执行。确因生产建设计划或设计变更等原因需要调整的，在物资采购计划实施前，可变更物资采购计划必须报总经理批准；
8、因物资采购计划变更造成的盈亏，由申请部门或单位承担。对积压物资，生产技术部应通过调剂、代用等措施加以利用；
9、多报计划致使设备、大型材料（备用除外）闲置一个月以上者，每发现一台/次，绩效考核扣除申报部门1分，月度内除正常二次计划外，只允许报一次应急计划外，每多报一次，绩效考核扣除申报部门1分。
10、物资采购计划表格式统一（后附）
三、供应商管理
1、公司对物资供应商实行统一归口管理，统一建立公司物资供应商库，供销部负责物资供应商管理；
2、公司实行供应商准入制度。供应商准入必须具备以下基本条件：
（1）具有法人资格；
（2）具备国家和公司要求必须取得的质量、安全、环保以及其它生产经营资格；
（3）具有良好的商业信誉和业绩，近三年经营活动中无违法记录；具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况；
3、提供经国家有关部门认可的新产品、节能环保型产品、具有自主知识产权产品的供应商和集团公司内部符合准入条件的生产企业，应当优先准入；
4、采购物资供应商准入由综合管理部组织招标的或组织有关部门、专业技术人员、使用单位评审确定；准入供应商有效期为三年，期满后复审。复审合格的，列入合格供应商；不合格的，取消合格供应商资格；
5、供销部和所属部门每年对供应商进行一次考评，考评内容包括交货数量、物资质量、合同履约、售后服务、诚信经营等。考评结果作为确定供应商是否继续有效和供应商分等级管理的主要依据，并予以公布；
采购物资供应商由供销部组织有关部门、专业技术人员和使用单位考评，考评结果报综合管理部备案。
6、供应商有下列情形之一的，取消合格供应商资格，并在集团公司范围内通报：
（1）考核不合格的；弄虚作假的；
（2）不履行或不当履行合同义务造成公司损失的；
（3）有价格欺骗行为的，或者采取不正当竞争手段的；
（4）因故意、过失提供不合格物资的；其它违法违规行为的。
7、任何部门和个人不得违反规定向供应商收取费用。
四、询、比价管理
1、物资采购价格根据不同的采购方式分别确定，但因价格原因造成采购金额高于批准概算或年度投资计划的，重新履行采购程序或按管理权限报总经理审核后方能执行：
（1）采用招标采购的，根据中标结果确定；
（2）采用电话、实地调研方式采购的，由供销部组织制定定价方式，并确定价格；并按管理权限报批后执行；
（3）根据市场调研，制定合理的材料、设备、配件、低值易耗品等物资的采购最高限价，确保以合理的价格采购到合格的产品，应严格采用同等质量比价格、同等价格比质量，同等价格质量比售后服务、到货是否及时来拟定供应商；
（3）对于小型设备、材料采购时要做到货比三家，必须了解至少三家以上厂商产品价格及质量、信誉等情况然后确定价格。对于用量大的原材料、设备、配件、低值易耗品等物资，以生产厂家出厂价格为基准进行比价；
（4）询价员应经常到周边市场进行常用的各种材料价格调研，了解准确的市场价格、市场分布；
2、供销部负责组织建立物资采购价格信息库，对物资采购价格进行采集、汇总、分析、预测和发布，作为确定物资价格的参考依据；
3、每年至少两次进行大面积的市场调研，全面掌握材料整体市场动态，市场分布情况，质量信誉情况；对常用的固定厂家材料，要掌握准确的价格变动情况；
4、建立材料价格信息库。
五、质量管理
1、公司实行“谁采购、谁负责”的质量负责制。采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究设计选型、供应商选择、采购实施、计划提出部门质量、技术要求等人员的责任；
2、采购物资严格执行有关技术标准，实行标准化设计、标准化采购。任何单位、部门或个人不得以设计指定、技术指定、使用指定等方式指定采购特殊物资；
3、除特殊原因外，供销部采购应从公司供应商库中选择供应商，并对供应商质量保证能力进行检查或验证；
4、订立物资采购合同，必须明确物资质量标准或要求，约定质量验收方法和质量责任的承担。依据合同金额的大小必须约定质量保证金为10%，质量保金支付期限一般要求在六个月以上，重要材料、设备在十二个月以上；
5、所属部门对重要物资或国家规定需要进行质量检验的物资，委托质量检测机构进行检验。小型材料、设备必须由使用部门、采购员联合检验，检验不合格的，不得入库。并由签订采购合同部门向供应商索赔。
六、物资验收入库管理
1、物资的验收由使用部门牵头、生技部设备员、采购员参加。应按照合同条款及技术协议规定验收。验收后发现有问题，涉及到违反合同或不满足合同要求时，需要进行索赔等有关事项的，由合同签定部门牵头，相关部门协助。有关索赔事项，应在诉讼时效期间内处理质量和其他有关问题，避免造成经济上不应有的损失；
2、物资入库时，保管员要与交货人、采购员办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点验收，保管员、使用单位、采购员应按验收单上的要求签字，以履行其职责；
3、在验收中发现问题的，要及时通知供销部，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。 验收中的不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或故意验收，保管员负全部经济责任；
4、物资验收后应由生技部设备员填写“物资验收单”，使用部门、分管经理签字后交采购员一份（附发票入帐）、财务一份，设备员一份存档。
七、物资的发放管理
1、物资的领用、发放，须按“先进先出，计划供应，节约用料”的原则进行发料，发料时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序，对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失，保管员承担全部经济责任；
2、各部室领用物资时，须填制“部门领料单”，部门负责人签字，凭“部门领料单”到仓库领取物资，领取物资时要有保管员、领用人、部门负责人、分管经理的签字；
3、保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货；
4、各部室领用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在部门领料单上作任何更改，如填写错误必须重写；对不符合规定的领料单，保管员有权拒绝发放材料；
5、办公用品的领用，由综合管理部审核、分管经理审批，领取后作登记；
6、生产用原料、劳动工具、维护材料(包括设备配件等)的领用由各部室负责人审核，分管经理审批，领用后作登记管理，工具采用交旧领新制；
7、属于劳保用品，一律按《劳动保护用品发放条例》执行，领用时由各部室申请，安环部审核，分管领导审批。超出条例范围领用的需经总经理审批；
8、物资出库后要及时登记账簿，保管员按月与材料会计核对账目，保管员按时填报材料购入、消耗日报表，保管员半年、年终必须各盘点一次，做到账账相符，账物相符，账卡相符，卡物相符；
9、所有发料凭证、原始单据应由保管员妥善保管，发料凭证、原始单据交财务的需及时传递办理进帐手续，不可丢失，否则，应承担全部经济责任；
10、严禁将物资借给外单位(个人)使用，违者罚款500元，同时追回外借物资，追回物资磨损、损坏的，由责任人按价赔偿。
八、采购实施管理
1、 供销部负责汇总询价后的材料采购计划。根据具体物资种类、数量、金额进行分类汇总。计划由供销部询价；询价后并填写“购置材料询价表”经分管经理对厂家、价格、质量审核作出批复意见后，报总经理签字批准后方能实施采购。对未批复的材料计划一律不得采购。紧急情况的采购，事前必须电话请示分管经理，采购结束3天内补办手续；
2、 经常性的零星物资、易耗品、消耗材料的采购可以采用比价确定固定供应商，但应根据市场定期调整价格；
3、比价后需确定采购的物资由供销部填写“购置材料定价表”必须经部门负责人、分管经理、总经理签字确认后方可实施采购；
4、单一物资的标的额达到5万元，需签定购货合同，要填写“合同审批流程表”并由相关负责人签批才视为有效合同。（附合同审批流程表）
5、供销部负责合同的起草、修缮工作；分管经理对合同的事实条款及内容负责；法务工作人员对合同条款及内容的合法性、严密性负责；财务负责人对合同付款方式、付款期限等进行审核并负责；
6、合同经办部门在合同签署后的三个月内，必须将生效合同原件，《合同审批流程表》复印件等想关材料送交综管理部备案；
7、在合同履行过程中，由原合同经办部门负责跟踪、催货、退货、付款以及（合同的变更、中止、解除以及履行完毕等），应及时以书面形式将合同履行情况报综管理部备案；
8、 供销部根据有关规定审批完毕后，立即组织采购。一般情况下，审批程序完成后，常用物品、低易物品十五日内到货，机配件一月到货，大宗物品根据实际要求采购，急用物品除外；
9、采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任；
10、对短缺物资，采购员要征求使用部门意见，在使用部门同意后方能采购使用部门愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任；
11、对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门负责人说明异常原因，提出相应意见方案，供销部应及时与计划申请部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。
12、公司采购合同的签订，材料、设备合同由供销部签订，采购入库手续归口由生技部组织办理。经济合同的执行应做到谁经办谁负责，设备到货后经办人应及时组织有关人员按合同内容进行验收，使用部门确认，生技部办理入库手续。
九、合同管理：执行东博煤矿合同管理操作指南
十、招标管理：执行公司招标管理操作指南
十一、罚则
违反本办法规定，未给公司造成损失的，由供销部提出整改意见，限期整改；造成损失的，报公司依据公司规定作做相应处罚。
十二、附则
本制度自综合管理部会议通过公布之日起实施，在实施过程中的问题由供销部负责解释。