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现代供应管理基本操作手册

239
2020年4月19日
文档仅供参考

导 读
金蝶EAS供应管理系统提供包括供应类单据处理、报表查询等企业日常全部供应管理功能,并与库存管理系统、内部交易管理系统、销售与分销系统、应付系统、核算系统、总账管理系统、HR系统等各业务系统一体化集成,保障业务信息与财务信息的高度同步与一致性,为企业决策层提供实时的业务管理信息。
金蝶EAS供应管理系统经过国内上百家大型集团企业客户应用实践,已经形成了一整套规范的业务处理流程。作为熟悉采购业务的您,如果初次接触金蝶EAS,对金蝶EAS供应管理系统操作不熟悉的情况下,我们期望经过本教材能够让您快速有效进行入门操作。

本手册的目的:
本手册经过实际的业务案例,一步步的引导您的操作,从而能够快速的了解这个产品。

本手册的使用对象:
本手册是金蝶EAS产品手册体系中,快速入门教材的供应管理业务分册,主要面向企业里处理供应链中供应管理(采购管理)业务的人员。

本手册的使用方法:
1、请贵公司系统管理员协助安装演示环境与演示数据中心;
2、参照本手册的操作步骤,一步步的录入数据并操作;
3、使用过程中如遇系统配置、参数设置等内容,请参见相关模块参考指南。

目 录
导 读 1
第一章 环球国际集团企业背景 5
第二章 环球集团供应管理业务 7
2.1 普通采购业务(现购) 7
2.1.1 基础数据设置 7
2.1.2 业务流程 18
2.1.3 实例演示 19
2.1.4 小结 38
2.2 普通采购业务(赊购) 39
2.2.1 基础数据设置 39
2.2.2 业务流程 50
2.2.3 实例演示 51
2.2.4 小结 66
2.3 普通采购退货业务 67
2.3.1 基础数据设置 67
2.3.1 业务流程 68
2.3.3 实例演示 69
2.4 集中采购(集中采购、分开收货、分开结算模式) 80
2.4.1 基础数据设置 80
2.4.2 业务流程 80
2.4.3 实例演示 82
2.5 集中采购(集中收货,集中结算,内部调拨交易、内部结算 ) 103
2.5.1 基础数据设置 103
2.5.2 业务流程 105
2.5.3 实例演示 106
2.6 非生产采购业务(固定资产、低值易耗品) 130
2.6.1 基础数据设置 131
2.6.2 业务流程 132
2.6.3 实例演示 132
第三章 供应管理主要系统功能 143
3.1 采购价格管理(供货信息) 143
3.1.1 概述 143
3.1.2 供货信息的新增 143
3.1.3 供货信息的核准与反核准 146
3.1.4 供货信息的查询 147
3.1.5 未建立供货信息的物料查询 148
3.1.6 实际案例操作 149
3.2 采购询价/比价单 149
3.2.1 采购询价单 149
3.2.2 采购比价单 154
3.2.3 实际案例操作 159
第四章 供应管理主要统计报表 165
4.1 采购物料ABC分析 165
4.2 供应商ABC分析 167
4.3 采购价格周/月报表 169
4.4 采购耗用分析表 172
4.5 供应商交易情况表 175
4.6 采购历史价格查询报表 177
4.7 采购订单应到未到明细表 180
4.8 采购合同执行情况表 181
配套光盘说明 185

第一章 环球国际集团企业背景
环球国际集团为深圳挂牌上市的内地综合性集团,在全国各地和海外设有一级、二级分支机构,生产、经销家电产品和通讯产品。环球国际集团下辖两个子集团:环球家电集团和环球通讯集团。家电集团设在深圳,通讯集团设在深圳。
环球集团本部为承载环球国际集团业务的财务实体组织,下设财务部、人力资源部、总经理办公室,分别垂直管理集团内部的财务核算、资金管理、人力资源规划等集团业务。
环球家电集团以制造、销售家电产品为主要业务,家电集团下设三个财务实体组织:深圳彩电厂、广州显像管厂和承载环球家电集团业务的环球家电集团本部。
深圳彩电厂:主要业务是生产彩电及其它家电产品。公司设有采购部、销售部等若干个部门。
广州显像管厂:主要业务是生产家电产品配件产品显像管。公司设有采购部、销售部、库存部等若干个部门。
环球家电集团本部:环球家电集团本部承载家电集团的账务及家电集团的物流业务。
环球通讯集团以制造、销售通讯产品为主要业务,通讯集团下设三个财务实体组织:深圳通讯公司、广州通讯公司和承载环球通讯集团业务的环球通讯集团本部。
深圳通讯公司:主要业务是生产机顶盒及其它通讯产品。公司设有采购部、销售部等若干个部门。
广州通讯公司:主要业务是生产卫星接收器等其它通讯产品。公司设有采购部、销售部、库存部等若干个部门。
环球通讯集团本部:环球通讯集团本部承载通讯集团的账务及通讯集团的物流业务。

环球国际集团组织架构图

第二章 环球集团供应管理业务
采购业务是企业以支付货币资金或形成负债为代价,换取生产经营所需物资的活动,是企业生产经营的重要组成部分。采购业务根据采购的付款方式、采购存货的类型、是否集中采购等等不同的标准,能够将采购业务进行归类。如:普通采购业务、集中采购业务、非生产采购业务等。那么各种采购业务在金蝶EAS系统中如何操作,下面将按照采购业务类型再结合具体的案例逐一介绍。
2.1 普通采购业务(现购)
在一个集团中,由于各个成员单位管理及运作的特殊性、行业特点等原因,每一个组织单元都有可能是一个单体(能独立处理企业自身整个供应链管理业务,该组织单元是实体采购组织、实体销售组织、实体库存组织和实体财务组织),那么针对单体的采购业务我们称为普通采购业务。
2.1.1 基础数据设置
基础数据设置:整个集团所有的基础数据设置非常繁多,请与系统管理员联系。在普通的单体采购中需要设置的基础数据主要有:客户/供应商、物料、采购组。
客户/供应商:供应商和客户的信息非常相似,对于企业来说,供应商是其上游的客户,也是企业正常运转的资源提供者,供应商的管理与客户管理一样重要,两者在ERP系统中都算是非常关键的信息。
操作前提:供应商依赖的其它基础资料有组织架构、记账分类、结算方式、币别、现金折扣国家、省份、城市、区县、地址等,维护供应商之前必须先维护以上几类基础数据。如果供应商采用编码规则,则需要定义好编码规则备用。操作员已经具备对应的维护权限。
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖基础数据管理〗®〖主数据〗®〖供应商〗,进入”供应商”主界面。如下图所示:

〖操作演示〗:点击左边的工具条上的【】,弹出”供应商分类-新增”窗口。如下图所示:(下图中显示的”重点供应商”、”一般供应商”等就是自定义增加的类别)

〖操作演示〗:增加完类别后选择某类别再单击【】,出弹”供应商—新增”界面。如下图所示:

注意:新增供应商时,必须是在录入好< 基本资料 >并保存后才能录入< 财务资料>和< 采购资料>。否则系统会给出相应的提示。而且EAS系统对于有多页签的核准是按页签进行审核的因为可能不同的页签需要不同的用户进行录入,例如供应商的核准,就是按照< 基本资料 >、< 财务资料>和< 采购资料>单个核准,如果供应商的所有信息都是由同一用户录入,建议将所有页签的信息录入完后再做一次性核准,此时只需要核准一次就能够将供应商属性所有的页签一并核准。
〈采购资料页签〉

采购资料页签主要字段属性说明:
黄色为必录字段
采购组织编码:采购组织的选择确定了该供应商能在哪个采购组织下做采购业务。
采购组织名称:又采购组织编码自动携带,不能手工录入。
结算公司:确定最终是与哪家供应商结算,系统默认为当前供应商。能够修改。
送货公司:确定最终是哪家供应商发货,系统默认为当前供应商。能够修改。
物料:
操作前提:供应商依赖的其它基础资料有组织架构、记账分类、计量单位等,维护物料之前必须先维护以上几类基础数据。如果物料采用编码规则,则需要定义好编码规则备用。操作员已经具备对应的维护权限。
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖基础数据管理〗®〖主数据〗®〖物料〗进入”物料”主界面。如下图所示:

〖操作演示〗:点击左边的工具条上的【】,弹出”物料分类-新增”窗口。如下图所示:(下图中显示的”原材料组”、”产成品组”等就是自定义增加的类别)

〖操作演示〗:增加完类别后选择某类别再单击【】,弹出”物料—新增”界面。如下图所示:
〈基本资料页签〉:

基本资料页签的主要字段属性说明:
黄色为必录字段
物料的基本分类:提供用户已经定义好的类别选择。
基本计量单位:系统预设有多组计量单位组和计量单位,能够按情况选择单位。也能够手工新增。
〈财务资料页签〉

财务资料页签主要字段属性说明:
黄色为必录字段
财务组织编码:财务组织的选择确定了该物料能在哪个财务组织下做核算。
财务组织名称:由财务组织编码自动携带,不能手工录入。
记账分类:确定该物料发生业务时生成凭证的会计科目,凭证生成时按照物料选择的记账分类中设置的科目取。
计价方法:确定该物料的出库成本计算的标准。
核算类别:系统提供外购、委外、自制三种,当前系统还不区分类别。以备后续模块使用。
单位标准成本:用于成本管理模块。
〈采购资料页签〉

采购资料页签主要字段属性说明:
黄色为必录字段
业务属性组织:其实就是采购组织。
允许退货:选择则表示能够退货,反之则不能退货。
收货超收比例、收货欠收比例:控制入库单上的数量和采购订单数量的关系。
举例:如设置收货超收比例为10%,收货欠收比例为10%。采购订单的数量为100,那么入库单的数量能够为100(1-10%)~100(1+10%)之间的任何数量,采购订单都自动关闭,可是入库数量不能大于100(1+10%)。
〈库存资料页签〉

库存资料页签主要字段的属性说明:
黄色为必录字段
库存管理:系统默认勾选,一般建议勾选。
允许负库存:负库存在系统中是针对物料做控制的,如允许该物料能够负结存则勾选,反之不勾选。
使用批次管理:选择该参数,那么在库存单据录入的时候必须录入批号次。
保质期管理:选择该参数,那么该物料就需要录入保质期和保质期单位。系统默认的保质期和保质期单位分别为1和日。
采购组:采购组能够用来隔离业务数据而且为实现按组统计分析采购业务数据使用。采购组包括采购组的建立和采购组下采购员的分配,而采购组和采购员是采购订单、采购退货申请单、采购发票的必录项。
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖供应管理〗®〖采购管理〗®〖基础资料〗®〖采购组管理〗进入”采购组过滤条件”界面,选择好条件后确定进入”采购组”界面。如下图所示:

〖操作演示〗:在采购组织下,能够自定义增加采购组别。点击左边的工具条上的【】,弹出”采购组编辑”窗口。如下图所示:

〖操作演示〗:增加采购组后,单击工具栏上的【】,增加职员。点击增加后,弹出 ”职员”界面,在行政组织下选择职员,添加到指定的采购组中。如下图所示:

注意:一个采购组中能够选择多个职员。
2.1.2 业务流程

业务流程说明:
业务
目标
完成单体公司的普通采购业务——现购
业务
背景
单体公司具有采购和库存管理的职能,采购部门为自己的库存部门采购物料。
序号
业务单据
业务处理说明
组织
角色
1
采购申请单
录入采购申请的库存组织,申请的物料、数量和到货日期等信息
库存
组织
库存计划员
2
采购申请单
审批申请物料的数量和到货日期
库存
组织
库存计划主管
3
采购订单
关联采购申请单汇总生成或手工录入采购组织、供应商,申请组织、收货组织,物料、数量、单价、金额和到货日期等信息
采购
组织
采购员
4
采购订单
审批采购的供应商信用,物料的数量、单价和到货日期
采购
组织
采购员
5
付款单(预付)
关联采购订单汇总生成预付的付款单,根据预付比率控制预付金额,现购为100%预付
财务
组织
出纳
6
付款单(预付)
审批采购的供应商信用,预付金额等
财务
组织
财务
主管
7
采购收货单
关联采购订单按库存组织分组汇总生成采购收货单,填入收货数量,经过质检单反写收货合格数量。
库存
组织
仓管员
8
采购收货单
审批采购收货物料的数量
库存
组织
仓管员
9
采购入库单
关联采购订单或采购收货单按库存组织分组汇总生成采购入库单,填入入库数量、仓库、库位等信息。
库存
组织
仓管员
10
应付单
关联采购订单或采购入库单按财务组织分组汇总生成应付单填入应付数量、单价、金额。
财务
组织
应付
会计
11
应付单
审批应付供应商的信用,应付数量、单价、金额等
财务
组织
财务
主管
12
应付单
查找对应采购入库单进行实时核销
财务
组织
系统
13
付款单
关联应付单汇总生成付款单,填入付款金额
财务
组织
出纳
14
付款单
审批采购的供应商信用,付款金额等
财务
组织
应付
会计
2.1.3 实例演示
背景:环球国际集团的子集团环球家电集团下设广州显象管厂,广州显象管厂生产家电产品配件产品显像管。公司设有采购部、销售部、仓储部等若干个部门。是家独立的核算组织,该厂自身能够独立处理供应业务。
注:在本节将以环球家电集团下属的广州显象管厂的普通采购业务(现购)来介绍供应管理系统普通采购业务在金蝶EAS系统的操作及功能描述。有关普通采购业务涉及的基础数据的设置,请参照2.1.2基础数据设置中的介绍,本节将不再重述。
环球家电集团组织架构图

案例业务说明:
举例:广州显象管厂向供应商——唯冠科技公司采购荧光屏,具体业务描述如下表:
供应商
物料
数量(件)
含税单价
(RMB)
金额(RMB)
付款方式
唯冠科技
荧光屏
200
468
93600
现购
注:①、存货”荧光屏”的物料属性并没有设置特殊的属性。库存资料的设置如下图所示:

②、在该案例中,广州显象管厂是处理单体采购。那么首先必须保证广州显象管厂该组织单元必须是采购实体、和库存实体。而且必须指定库存委托组织。在组织单元”广州显象管厂”的<采购属性> 中指定”广州显象管厂”为库存委托组织。如下图所示:

业务操作步骤演示:
第一步:录入采购申请单。
采购申请单概述:采购申请是采购业务的起点,用于处理各种不同来源的采购需求。这些需求可能来源于MRP系统的运算结果、库存管理系统,或者直接来自于使用部门手工填写。这些采购申请,再经过物料需求部门、采购部门、采购部门等相关部门审批后,会交由采购部门来进行采购。
操作前提:岗位角色:库存计划员
登陆组织:切换组织进入到广州显象管厂
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖供应管理〗®〖采购管理〗®〖采购申请单〗®〖采购申请单新增〗进入”采购申请单”主界面,或者从〖供应管理〗®〖采购管理〗®〖采购申请单〗®〖采购申请单查询〗进入”采购申请单序时簿”界面后,选择菜单〖文件〗®〖新增〗(或用”Ctrl+N”),或单击工具条的【】,进入”采购申请单”主界面。如下图所示:

采购申请单主要字段属性说明:
黄色字段为必录
单据编号:由系统根据编码规则自动产生的,不能编辑(在〖系统平台〗®〖编码规则〗®〖规则定义〗中能够查看的到系统预设的编码规则但不能修改)。
申请日期:由系统自动根据系统当前日期填如,用户能够修改。申请日期与当前系统日期的先后系统不做控制。
来源单据类型:采购申请单能够”拉式生成”,如果关联生成关联单据的类型反写到采购申请单上。如果采购申请单是手工录入,那么该字段值为空。不能手工改写。
业务类型:用户选择,不能输入,从以下列表中选择,‘普通采购、直运采购’。默认为普通采购。
财务组织:如果当前的组织单元是财务组织那么系统默认取当前财务组织,也允许用户选择其它的财务组织。
申请组织用:户能够选择或手工输入,普通采购对应用户权限内所有实体库存组织。当前组织是库存组织且有权限,就取当前库存组织。
申请人:1、系统默认根据当前登录用户,自动填写该申请人字段的值2、用户选择或输入,用户能够选择的人员范围是所在管理单元下的行政组织中的所有员工。
单据头金额:系统自动填写,不能编辑,等于单体上‘金额’之和。
单据状态:不能编辑、不能为空,存在保存、提交、作废、审核、关闭5种状态,由系统自动确定。
物料编码:用户选择或手工输入,但输入的物料编码必须在系统的物料主数据中存在。而且该物料编码的可选范围为已经分配给该用户登录的管理单元的所有物料,如果是普通采购,还必须是已经维护了库存组织属性的物料编码。
物料名称:根据物料编码由物料主数据带入。
采购组织:1、系统根据用户在单头输入的申请组织,查询该组织的采购委托的采购组织(包括行政组织委托的采购组织和库存组织委托的采购组织),如果找到该部门的唯一委托的采购组织,在自动带入,如果找到多个,则默认为库存委托该采购组织采购的库存组织中的第一个组织;
2、另外系统需要判断物料主数据是否已经维护了该采购组织的采购属性,如果没有,则提示用户输入。没有则不能保存。
单价:物料选取后自动读取物料主数据中采购采购组织属性中的参考进价写入该字段,如果采购属性中的计量单位与采购申请上的计量单位不同,则须根据计量单位的换算计算单价。精度取物料主数据的单价精度。
单据体金额:只读,系统自动填写,金额＝数量×单价。
〖操作演示〗:根据业务说明,在采购申请单上录入必要的数据。完成之后单击【】并【】。提交后是否再需要交由其它操作员审核视实际情况定,本案例中由系统参数”采购申请单提交即审核”控制单据提交后自动审核。(系统参数的设置,请与系统管理员联系)。如下图所示:

第二步:录入采购订单。(采购订单关联采购申请单生成)
采购订单概述:采购订单管理是采购业务管理中一项重要的业务。采购订单是采购人员根据采购申请、采购询价或销售订单等采购需求,对合适的供应商下达的采购单据,是公司与供应商之间建立业务关系的重要单据。供应商根据采购订单安排生产,用户公司仓库人员进行物料的入库,生产计划人员根据采购订单的交货日期合理安排生产计划。
操作前提:岗位角色:采购员
登陆组织:切换组织进入到广州显象管厂
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖供应管理〗®〖采购管理〗®〖采购订单〗®〖采购订单新增〗进入”采购订单”主界面,或者从〖供应管理〗®〖采购管理〗®〖采购订单〗®〖采购订单查询〗进入”采购订单序时簿”界面后,选择菜单〖文件〗®〖新增〗(或用”Ctrl+N”),或单击工具条的【】,进入”采购订单”主界面。如下图所示:

采购订单主要字段属性说明:
黄色字段为必录
采购订单号:由系统根据编码规则自动产生的,不能编辑(〖系统平台〗®〖编码规则〗®〖规则定义〗中能够查看的到系统预设的编码规则但不能修改)。也能够是自己手工录入。
订单日期:当前生成采购询价单的时间,默认为当天。能够修改。
供应商:提交时供应商再进行选择,录入一个供应商保存一个单据号码。
采购组织:不能为空,用户能够选择或手工输入,但采购组织必须在系统定义。默认是当前用户所属采购组织。
采购组:能够选择定义好的采购组。
应计费用:确定在采购业务发生的一些采购辅助费用,如运费、装卸费等。可是该费用在订单上只是起辅助查看的作用,系统并没有对该费用做处理。如采购入库单关联订单时,入库单上的应计费用字段不会取订单的费用金额。
单价:默认为0,能够修改。
税率:默认显示为:17％,能够修改。
含税单价:手工输入。
实际含税单价:折扣后的含税单价,不可修改。如折扣方式为折扣率％,则等于含税单价*(1－折扣％);如折扣方式为单位折扣额,则等于含税单价－折扣。实际含税单价不允许≤0,即不允许为0或者负数;
〖操作演示〗:在”采购订单”界面,选择【拉式生成】弹出”关联生成”窗口,源单据类型选择”采购申请单”,转换规则为”采购申请——采购订单”。单击【确定】。如下图所示:

〖操作演示〗:【确定】后,出现”源单列表”,在界面的上半部分选择目标采购申请单,单击【增加】,将选择的采购申请单作为目标源单,并【确定】。如下图所示:

〖操作演示〗:【确定】后,采购申请单的相关信息自动携带到采购订单上。如下图所示:

〖操作演示〗:在采购订单单据头选择〈财务信息〉,将付款条件选择为”现购”,系统默认为”赊购”。如下图所示:

注意:付款方式为”现购”时预付金额和预付款比例不能手工录入。
〖操作演示〗:根据业务说明,在采购订单上录入必要的数据。完成之后单击【】并【】。提交后是否再需要交由其它操作员审核视实际情况定,本案例中由系统参数”采购订单提交即审核”控制单据提交后自动审核。(系统参数的设置,请与系统管理员联系)。如下图所示:

第三步:录入采购收货单。(采购收货单关联采购订单生成)
操作前提:岗位角色:物流仓管员
登陆组织:切换组织进入到广州显象管厂
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖库存业务管理〗®〖库存管理〗®〖入库业务〗®〖采购收货〗®〖采购收货单新增〗进入”采购收货单新增”界面,或者从〖库存业务管理〗®〖库存管理〗®〖入库业务〗®〖采购收货〗®〖采购收货单查询〗进入”采购收货单序时簿”界面后,选择菜单〖文件〗®〖新增〗(或用”Ctrl+N”),或单击工具条的【】,进入”采购收货单新增”界面。如下图所示:

温馨提醒:采购收货单的单据作用和相关字段属性说明请参见<快速入门——库存管理系统>书中3.1.1采购收货的介绍。
〖操作演示〗:在采购收货单界面单击工具栏上的【拉式生成】弹出”关联生成”窗口,源单据类型选择”采购订单”,转换规则选择”采购订单——采购收货”,点击【确定】。如下图所示:

〖操作演示〗:【确定】后,在”源单列表”中选择目标采购订单。如下图所示:

〖操作演示〗:【确定】后系统将选定的采购订单信息携带到采购收货单上。如下图所示:

〖操作演示〗:根据业务说明,在采购收货单上录入必要的数据。完成之后单击【】并【】。提交后是否再需要交由其它操作员审核视实际情况定,本案例中由系统参数”采购收货单提交即审核”控制单据提交后自动审核。(系统参数的设置请与系统管理员联系)。如下图所示:

第四步:录入采购入库单。(采购入库单关联采购收货单生成)
操作前提:岗位角色:物流仓管员
登陆组织:切换组织进入到广州显象管厂
广州显象管厂库存管理已经结束初始化
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖库存业务管理〗®〖库存管理〗®〖入库业务〗®〖采购入库〗®〖采购入库单新增〗进入”采购入库单新增”界面,或者从〖库存业务管理〗®〖库存管理〗®〖入库业务〗®〖采购入库〗®〖采购入库单查询〗进入”采购入库单序时簿”界面后,选择菜单〖文件〗®〖新增〗(或用”Ctrl+N”),或单击工具条的【】,进入”采购入库单新增”界面。如下图所示:

温馨提醒:采购入库单的单据作用和相关字段属性说明请参见<快速入门——库存管理系统>书中3.1.2采购入库的介绍。
〖操作演示〗:在采购入库单界面单击工具栏上的【拉式生成】弹出”关联生成”窗口,源单据类型选择”采购收货单”,转换规则选择”采购收货——采购入库”,点击【确定】。如下图所示:

注意:转换规则系统提供了四种,在本案例中采购收货单是关联采购订单生成的,因此须选择”采购收货—采购入库”。
〖操作演示〗:【确定】后,在”源单列表”中选择目标采购收货单。如下图所示:

〖操作演示〗:【确定】后系统将选定的采购收货单信息携带到采购入库单上。如下图所示:

注意:采购订单关联采购收货生成时,入库单的数量取的是采购收货单的基本数量而不是合格数量;入库单上的应计费用也不能取到采购订单上录入的费用金额。(采购入库单上的应计费用和采购收货单上合格数量是为以后EAS版本扩充所用)
〖操作演示〗:根据业务说明,在采购入库单上录入必要的数据。完成之后单击【】并【】。提交后是否再需要交由其它操作员审核视实际情况定,本案例中由系统参数”采购入库单提交即审核”控制单据提交后自动审核。(系统参数的设置,请与系统管理员联系)。如下图所示:

第五步:录入应付单。(应付单关联采购入库单生成)。
操作前提:岗位角色:财务应付会计
登陆组织:切换组织进入到广州显象管厂
广州显象管厂应付管理系统已经结束初始化
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖财务会计〗®〖应付管理〗®〖应付业务处理〗®〖应付单新增〗进入”应付单新增”界面。或者从〖财务会计〗®〖应付管理〗®〖应付业务处理〗®〖应付单查询〗进入”应付单序时簿”界面后,选择菜单〖文件〗®〖新增〗(或用”Ctrl+N”),或单击工具条的【】,进入”应付单新增”界面。如下图所示:

注意:广州显象管厂应付系统参数”应付系统是否与物流系统联用”控制应付系统与物流系统联用,单据类型为”采购发票”的应付单必须是拉式生成,不能手工新增。
〖操作演示〗:在应付单界面单击工具栏上的【拉式生成】弹出”关联生成”窗口,源单类型选择”采购入库单”,转换规则选择”(采购)采购入库——应付单”点击【确定】。如下图所示:

〖操作演示〗:【确定】后,在”源单列表”中选择目标采购入库单。如下图所示:

〖操作演示〗:【确定】后系统将选定的采购入库单息携带到应付单上。如下图所示:

〖操作演示〗:根据业务说明,在应付单上录入必要的数据。完成之后单击【】并【】。提交后是否再需要交由其它操作员审核视实际情况定,本案例中由系统参数”应付单提交即审核”控制单据提交后自动审核。(系统参数的设置,请与系统管理员联系)。如下图所示:

注意:应付单审核时,系统会自动做核销处理。而且在采购核销记录查询中能够查看到核销的记录。如下图所示:

应付单审核,根据系统参数”现购自动生成付款单”的选择,来控制应付单审核后系统是否自动生成付款单并付款。

温馨提醒:有关应付单的单据功能及核销条件,请参见<金蝶EAS快速入门——应收应付管理系统>。
2.1.4 小结
普通采购(现购)业务,是一种很常见的单体采购业务。单体采购的前提必须对该业务发生的组织单元的属性设置好,如在本案例中广州显象管厂处理单体采购业务,该组织单元必须是采购实体、和库存实体。而且需要指定库存委托组织。处理业务过程中,有些单据是流程中是非必要单据(采购合同、采购询价/比价单、采购收货单、发票),这些单据的使用能够结合企业的实际业务和业务控制程度。下面对这些非必要单据的主要功能做简要介绍:
1、采购合同:采购合同是采购人员代表公司与供应商之间建立业务关系的重要合约文件,具有法律效力。按照合同的类型,大致能够分为一般合同、框架协议等等。
采购合同的主要字段属性说明:
合同号:不能重复,不能编辑,由系统根据编码规则自动产生。
业务类型:用户选择,不能输入,V5.4支持的类型有:普通采购、直运采购。默认普通采购。
合同类型:用户能够自己定义,可是合同的类型与合同单体的模式并无直接联系。
注意:采购合同是一般合同或者框架协议,因此采购合同的录入具有很大的灵活性,如合同能够只录入数量而不录单价,也能够没有数量只有金额甚至是数量和金额都为空,合同也能够没有确定的物料。
2、采购询价/比价单:有关的介绍请参见本书的第三章。
3、采购收货单:有关的介绍请参见本书2.1.4中实际案例操作。
4、发票(采购发票/增值税发票):发票在EAS系统中并不是关键性的单据,它的存在
与否也不影响整个业务的操作。在本系统中发票主要是为了与金穗系统互相传输单据
信息,以达到金蝶系统的发票能够自动的传递到金穗系统减少人工录入,发票能够采
用套打打印以做某些单据的附件使用。发票只能关联应付单生成不能手工新增。
2.2 普通采购业务(赊购)
在一个集团中,由于各个成员单位管理及运作的特殊性、行业特点等原因,每一个组织单元都有可能是一个单体(能独立处理企业自身整个供应管理业务,该组织单元是实体采购组织、实体销售组织、实体库存组织和实体财务组织),那么针对单体的采购业务我们称为普通采购业务。
2.2.1 基础数据设置
基础数据设置:整个集团所有的基础数据设置非常繁多,请与系统管理员联系。在普通的单体采购中只需要设置的基础数据主要有:客户/供应商、物料、采购组。
客户/供应商:供应商和客户的信息非常相似,对于企业来说,供应商是其上游的客户,也是企业正常运转的资源提供者,供应商的管理与客户管理一样重要,两者在ERP系统中都算是非常关键的信息。
操作前提:供应商依赖的其它基础资料有组织架构、记账分类、结算方式、币别、现金折扣国家、省份、城市、区县、地址等,维护供应商之前必须先维护以上几类基础数据。如果供应商采用编码规则,则需要定义好编码规则备用。操作员已经具备对应的维护权限。
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖基础数据管理〗®〖主数据〗®〖供应商〗进入”供应商”主界面。如下图所示:

〖操作演示〗:点击左边的工具条上的【】,弹出”供应商分类-新增”窗口。如下图所示:(下图中显示的”重点供应商”、”一般供应商”等就是自定义增加的类别)

〖操作演示〗:增加完类别后选择某类别再单击【】,出弹”供应商—新增”界面。如下图所示:

注意:新增供应商时,必须是在录入好< 基本资料 >并保存后才能录入< 财务资料>和< 采购资料>。否则系统会给出相应的提示。而且EAS系统对于有多页签的核准是按页签进行审核的因为可能不同的页签需要不同的用户进行录入,例如供应商的核准,就是按照< 基本资料 >、< 财务资料>和< 采购资料>单个核准,如果供应商的所有信息都是由同一用户录入,建议将所有页签的信息录入完后再做一次性核准,此时只需要核准一次就能够将供应商属性所有的页签一并核准。
〈采购资料页签〉

采购资料页签主要字段属性说明:
黄色为必录字段
采购组织编码:采购组织的选择确定了该供应商能在哪个采购组织下做采购业务。
采购组织名称:又采购组织编码自动携带,不能手工录入。
结算公司:确定最终是与哪家供应商结算,系统默认为当前供应商。能够修改。
送货公司:确定最终是哪家供应商发货,系统默认为当前供应商。能够修改。
物料:
操作前提:供应商依赖的其它基础资料有组织架构、记账分类、计量单位等,维护物料之前必须先维护以上几类基础数据。如果物料采用编码规则,则需要定义好编码规则备用。操作员已经具备对应的维护权限。
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖基础数据管理〗®〖主数据〗®〖物料〗进入”物料”主界面。如下图所示:

〖操作演示〗:点击左边的工具条上的【】,弹出”物料分类-新增”窗口。如下图所示:(下图中显示的”原材料组”、”产成品组”等就是自定义增加的类别)

〖操作演示〗:增加完类别后选择某类别再单击【】,弹出”物料—新增”界面。如下图所示:
〈基本资料页签〉:

基本资料页签的主要字段属性说明:
黄色为必录字段
物料的基本分类:提供用户已经定义好的类别选择。
基本计量单位:系统预设有多组计量单位组和计量单位,能够按情况选择单位。也能够手工新增。
〈财务资料页签〉

财务资料页签的主要字段属性说明:
黄色为必录字段
财务组织编码:财务组织的选择确定了该物料能在哪个财务组织下做核算。
财务组织名称:由财务组织编码自动携带,不能手工录入。
记账分类:确定该物料发生业务时生成凭证的会计科目,凭证生成时按照物料选择的记账分类中设置的科目取。
计价方法:确定该物料的出库成本计算的标准。
核算类别:系统提供外购、委外、自制三种,当前系统还不区分类别。以备后续模块使用。
单位标准成本:用于成本管理模块。
〈采购资料页签〉

采购资料页签主要字段属性说明:
黄色为必录字段
业务属性组织:其实就是采购组织。
允许退货:选择则表示能够退货,反之则不能退货。
收货超收比例、收货欠收比例:控制入库单上的数量和采购订单数量的关系。
举例:如设置收货超收比例为10%,收货欠收比例为10%。采购订单的数量为100,那么入库单的数量能够为100(1-10%)~100(1+10%)之间的任何数量,采购订单都自动关闭,可是入库数量不能大于100(1+10%)。
〈库存资料页签〉

库存资料页签主要字段的属性说明:
黄色为必录字段
库存管理:系统默认勾选,一般建议勾选。
允许负库存:负库存在系统中是针对物料做控制的,如允许该物料能够负结存则勾选,反之不勾选。
使用批次管理:选择该参数,那么在库存单据录入的时候必须录入批号次。
保质期管理:选择该参数,那么该物料就需要录入保质期和保质期单位。系统默认的保质期和保质期单位分别为1和日。
采购组:采购组能够用来隔离业务数据而且为实现按组统计分析采购业务数据使用。采购组包括采购组的建立和采购组下采购员的分配,而采购组和采购员是采购订单、采购退货申请单、采购发票的必录项。
〖操作演示〗:在”金蝶EAS主控台”界面,选择〖供应管理〗®〖采购管理〗®〖基础资料〗®〖采购组管理〗进入”采购组过滤条件”界面,选择好条件后确定进入”采购组”界面。如下图所示:

〖操作演示〗:在采购组织下,能够自定义增加采购组别。点击左边的工具条上的【】,弹出”采购组编辑”窗口。如下图所示:

〖操作演示〗:增加采购组后,单击工具栏上的【】,增加职员。点击增加后,弹出 ”职员”界面,在行政组织下选择职员,添加到指定的采购组中。如下图所示:

注意:一个采购组中能够选择多个职员。
2.2.2 业务流程

业务流程说明:
业务
目标
完成单体公司的普通采购业务——赊购
业务
背景
单体公司具有采购和库存管理的职能,采购部门为自己的库存部门采购物料。
序号
业务单据
业务处理说明
组织
角色
1
采购申请单
录入采购申请的库存组织,申请的物料、数量和到货日期等信息
库存
组织
库存计划员
2
采购申请单
审批申请物料的数量和到货日期
库存
组织
库存计划主管
3
采购订单
关联采购申请单汇总生成或手工录入采购组织、供应商,申请组织、收货组织,物料、数量、单价、金额和到货日期等信息
采购
组织
采购员
4
采购订单
审批采购的供应商信用,物料的数量、单价和到货日期
采购
组织
采购员
5
付款单(预付)
关联采购订单汇总生成预付的付款单,根据预付比率控制预付金额,现购为100%预付
财务
组织
出纳
6
付款单(预付)
审批采购的供应商信用,预付金额等
财务
组织
财务
主管
7
采购收货单
关联采购订单按库存组织分组汇总生成采购收货单,填入收货数量,经过质检单反写收货合格数量。
库存
组织
仓管员
8
采购收货单
审批采购收货物料的数量
库存
组织
仓管员
9
采购入库单
关联采购订单或采购收货单按库存组织分组汇总生成采购入库单,填入入库数量、仓库、库位等信息。
库存
组织
仓管员
10
应付单
关联采购订单或采购入库单按财务组织分组汇总生成应