质量记录控制程序(香港路打印)·.doc

1. 目的
为了规范管理，确保质量记录不遗失和泄露。对质量记录进行整理、编目、归档、储存、处理等操作提供指引。

2. 范围
适用于公司和各部门对质量记录的管理。

3. 职责
3.1 客户关系部指定人员负责监督、检查各部门质量记录控制情况。
3.2 部门文档管理员负责部门所有质量记录的管理及向相应部门经理申报已过期质量记录的处理。
3.3 部门经理负责审批已过期的质量记录的处理。

4. 方法和过程控制
4.1办公现场质量记录的管理
4.1.1 现场的质量记录应装订在统一的文件夹内，并在文件夹上标明记录名称。
4.1.2 现场质量记录应字迹清晰，无污损或破损现象。各业务口班长应负责对现场的质量记录进行定期检查。
4.1.3 每月5日前由班长负责将上月的质量记录收集整理，并交本业务口主办/主管审查后由主办/主管送至部门文档管理员处存档。
4.2收集的质量记录管理
4.2.1 部门文档管理员应在每月5日前将各业务口主办交回的质量记录收集齐全并存档。
4.2.2 部门文档管理员在收集存档时应检查各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格及时作废处理。
4.2.3 部门文档管理员在质量记录存档时应按照不同工作岗位、专业的类别进行排序，确保序号的连续性（序号有断号的需注明），并对存档的质量记录进行合理的编目、标识，以便于质量记录的查找。见《质量记录表清单》。
4.2.4 部门可结合部门的实际情况，对收集的质量记录按月/季/年定期将质量记录归档。对于数量较少或延续性强的质量记录，可每年归档一次，于每年一月进行。
4.2.5 如质量记录是传真件，应复印后保存复印件。如质量记录破损，应即时修补。
4.3已归档质量记录的管理
4.3.1 部门应安排适当的地点对已归档的质量记录进行存放，并标识质量记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人，并定期检查且在《质量记录检查记录表》上进行登记。《质量记录检查记录表》一般每月进行验证一次，以确保准确性。
4.3.2 质量记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害等。
4.4质量记录的借阅方式
各部门质量记录的借阅由文档管理员负责。借阅质量记录须在《借阅登记表》上登记。如借阅时间超过1天（隔夜外借），须经上级管理人员批准后方可借出。借出的质量记录由文档管理员负责跟进并及时收回归档。
4.5质量记录的报废
4.5.1 各部门须参照公司统一制定的《质量记录保存时间一览表》确定质量记录的保存期限。超过保存期限的质量记录可填写《质量记录报废申请表》并经部门经理批准后作报废处理。
4.5.2 闭路监控系统、停车场系统、智能报警系统产生的记录的保存期限至少为一个月，实现硬盘录制的，每周备份一次，保存期为5年。
5.关于质量记录的保存时间，遵循以下原则：
5.1 所有发生法律效力的合同、协议等，应作永久性保存
5.2 所有质量事故、突发事件等，应作永久性保存
5.3 其他所有体系文件及部门规定产生的记录无特别要求的，保存一年
5.4 被《保密、重要文件资料管理标准作业指引》纳入控制的文件，无特别要求的，应作永久保存
5.5特殊情况需作调整的，由客户关系部确定保存时间

6.记录
6.1 VKWY4.2.3-QP-02-F01质量记录报废申请表
6.2 VKWY4.2.3-QP-02-F02质量记录表清单