文件格式管理办法.doc

XS/WI-RS040 文件格式管理办法 A/2
文件格式管理办法
编制 ：
审核 ：
批准 ：
发布日期： 实施日期：
1 目的
1.1 为确保公司各级文件的编写在其结构、格式、书写等各方面的统一,确保公司体系文件、体系建设的规范性，特制订本管理制度。
2 适用范围
2.1 本办法适用于公司所有管理文件.
3 职责与权限
3。1 人力资源部：负责本文件的编写、解释、指导和监督检查，以及在文件发布前按照本文件要求进行标准化审核。
3.2 各部门:按照本文件要求规范本部门各类文件.
4 工作内容
4.1 封面要求
4。1。1 封面内容包括页眉（LOGO和拟制部门）、文件名称、编制人员、审核人员、批准人员、发布日期、实施日期等。页眉LOGO宽6。0cm，高1。2cm，封面正文下方公司图片宽1。75cm,高10cm。
（1)封面页眉如下图：
(2）封面无页脚设置.
4。1.2 文件封面标题为宋体加粗初号字，封面其它字体为宋体加粗小三号字
4。1.3 文件目录标题为宋体加粗一号字，目录内容为宋体小四号，目录段落行间距为固定值23磅.
4。1。4 文件所有字体均为黑色。
4.2 正文要求
4。2。1 正文页眉页脚
(1）正文页眉设置如下:
页眉包括文件编号、文件名称、文件版本/版次内容。页眉字体为宋体小四号。
(2）正文页脚设置如下:
页脚左侧为公司LOGO,LOGO宽5.4cm，高0。8cm，页脚右侧为数字页码,格式为 X (共 X 页）。页脚字体为宋体五号,页脚文字两端对齐。
4.2。2 正文标题为宋体加粗二号字，正文内容序号题目为宋体加粗小四号字，正文所有内容文字为宋体小四号字。
4.2.3 正文段落行间距为固定值23磅。
4。2。4 文件原稿采用A4单面纸的横排或竖排格式进行编制。
4.2。5 正文排版
（1）正文及标题排版如下：
4 ××××
4.1 ××××
4.1.1 ××××
(1）××××
（2）××××
a
b
……
(2)文件码与一码正文标题如“目的”“适用范围”等则空2个字符,文件码不能超过三码,码数与文字空两个字符。如还有支项，则以序列号 (1)、(2)、（3)分诉,分诉与文字不需要空格。若下还有支项，则以小写的英文字母a、b、c表示,无需空格。当支项仅为一项时,文件码不足三码时可继续编码或首字缩进四个字符。
4。3 文件要素描述
(1) 目的-— 阐明实施要素要求的目的。
(2) 适用范围—- 阐明适用的范围.
(3) 定义—— 对特定名词或术语的解释。
(4) 职责—— 阐明实施要素过程中所涉及的部门或人员的责任。
(5) 工作内容—- 阐明实施要素要求的全部活动.
(6) 相关文件-— 列出实施要素要求所需的各类文件，包括程序文件、作业
程序、技术标准及管理标准。
(7) 相关表单—— 列出实施要素所需的相关记录。
4.4 换版条件
4.4.1 同一份文件有重大修改或者修改面超过2/3以上时必须升级换版.
4.5 装订
4。5.1 文件的装订采用A4纸纵向布局和左装订线位置。上下左右页边距分别设置为2.4厘米、2。4厘米、3厘米、3厘米。当需要横向使用时，排版和装订采用左旋90°,上下左右页边距分别为3厘米、3厘米、2.4厘米、2.4厘米。
4。6 存档管理
4。6.1 文件的存档管理采用文件的编号检索方法进行管理。
4.7 表单无标准化格式，但必须统一有LOGO和表单编号,东旭集团LOGO宽6.0cm，高1。2cm。
修订记录
修订日期
变更内容

版本/次
修改人
批准人
总页数
2013。3.20
依公司最新组织架构文件内容变更
A/1

4
2013。8。30
依公司组织架构变更对应文件归口部门变更，及公司LOGO尺寸变更
A/2

4
2015-9-22
公司组织架构变更对应文件归口部门
A/3

4

3（共4页）