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珠海抱负科学工业有限公司ERP管理信息系统应付管理系统-培训手册作 者： 王淑芳建立日期： 25-Apr-修改日期：18-Apr-03控制编号：版 本： 02审批人：RISO项目经理 拷贝编号_文档控制修改记录日期作者版本修改参照号18-Apr-03王淑芳2.0审视者姓名职位传阅者拷备号姓名部门资料管理员项目资料室文档保存人员注意：如果你接到本文档电子备份件并要打印出来时，为了文档控制请将你名字写在封面相应位置。如果你接到本文档硬拷贝件时，为了文档控制请将你名字写在封面相应位置。目录文档控制ii编写阐明1使用对象1参照文档1第一部份 供应商管理2操作阐明2供应商2第二部份 发票解决12操作阐明12发票解决12第三部份 预付款解决19操作阐明19预付款19第四部份 付款23操作阐明23付款23第五部份 过帐与关闭会计期26操作阐明26月末关帐流程26编写阐明 本文档为最后顾客使用手册,分供应商管理、发票解决、预付款解决和付款四某些操作阐明使用对象本最后顾客培训手册中供应商及发票某些合用于财务部门解决应付款发票财务人员，付款某些合用于作供应商付款财务管理人员。参照文档第一部份 供应商管理 操作阐明本章内容重要简介在应付款系统中对供应商增长、合并。 供应商新增供应商录入菜单： 供应商基准输入1、进入“供应商”窗口（供应商主界面）。 供应商全称：规范地录入供应商全称。 供应商编号：输入供应商编号。供应商税务代码 。失效日期，用来防止某日期之后此供应商发票或采购订单输入。 父供应商名称 。供应商是特许公司或子公司时父公司名称。父公司在系统中也必要定义为供应商。 编号 父供应商编号。 客户编号 Classification：分类。 类型：将供应商分为如下6类：国内,国外,Tax authority,public sector companies,suppler供应商、Employee员工,。 员工：选取有效员工姓名以将员工作为供应商形式进行关于费用报销。除非将员工输入为供应商类型，否则您不能选取员工姓名。 编号：您已将其作为供应商记录员工编号 一次性交易One time：启用此选项以指定该供应商作为一次性供应商。您可以通过使用“供应商查找”窗口找出所有一次性供应商。 SIC ：原则工业代码 Minority owned：少数股权。 供应商是少数股权公司时 Small business：小公司，可以使用此选项来跟踪与小公司进行业务进展 Woman owned：妇女拥有， 可以使用此指定来跟踪与妇女拥有公司进行业务进展 所有供应商接受值将默认到您为供应商输入新采购订单。您可以在采购订单输入过程中改写任何接受默认值。 Enforce Ship-To Location逼迫发运目地 ：您在此字段中输入值，它可以拟定接受地点与否必要与发运目地相似。可选如下项：None无： 接受地点可以不同于发运目地。Reject回绝： 在接受地点不同于发运目地时，采购管理系统将不容许接受。Warning警告 ：在接受地点不同于发运目地时，采购管理系统将显示一则警告信息，但仍容许接受。 Receipt Routing接受途径： 您对货品指定默认接受途径：Direct delivery（直接交货）、Inspection required（规定检查）或Standard receipt（原则接受）。 Match approval level发票匹配： 如果将 Oracle 应付款管理系统与 Oracle 采购管理系统或另一集成采购产品一起使用，您可以启用发票与原始采购订单联机匹配功能。匹配可以保证您仅支付已订购货品或劳务，并保证供应商对项目或劳务不超额开单。如果项目开单金额和数量超过您定义金额和数量容限，则应付款管理系统将对发票应用挂起并制止付款，直至您释放挂起。2-way双向 ：在您与采购订单匹配时，应付款管理系统将自动执行双向匹配：1. 已开单数量 = 已订货数量2. 发票价格 = 采购订单价格3-way三向 ：此外规定接受：3. 已开单数量 = 收到数量4-way四向 ：此外规定检查：4. 已开单数量 供应商合并 发票：在“供应商合并Supplier Merge”窗口中，选取要从旧供应商传送给新供应商发票：All（所有）：传送旧供应商所有发票。Unpaid(未付)：只传送供应商未支付发票。None(无)：不传送旧供应商发票。PO：如果要将所有采购订单从旧供应商传送给新供应商，请选取“PO（采购订单）”。输入供应商名称及地点：输入旧供应商名称和地点以及新供应商名称。应付款管理系统会将信息从旧供应商传送给新供应商。复制地点：如果您要将旧供应商地点重新指定给新供应商，请选取“Copy Site (复制地点)”并且不要输入新供应商地点。在合并期间，应付款管理系统将输入合并日期作为旧供应商地点失效日期并使用您选取要传送信息来创立新供应商新地点。 如果您要将旧供应商地点信息与新供应商地点信息合并，请勿选取“Copy Site(复制地点)”，而是在“Site(地点)”字段输入新供应商既有地点之一。合并期间，应付款管理系统将输入合并日期来作为旧供应商地点失效日期并将您选定所有信息与新供应商地点信息合并。 选取“合并Merge”。应付款管理系统将提交并发祈求以运营供应商合并程序，此程序会将信息从旧供应商传送给新供应商，并同步运营供应商合并报表，查阅该报表并保存以作为供应商合并活动审计线索。 第二部份 发票解决操作阐明本章内容重要简介在应付款系统中对发票解决：1、 普通发票（不匹配订单）录入与分派2、 预付款发票2、材料采购发票（匹配订单）录入3、发票审批。发票解决普通发票录入菜单：发票录入发票 发票Invoice: Type发票类型：系统默认发票类型为“原则”。 Standard原则：指由于采购货品或接受劳务而从供应商处获得发票。Credit Memo贷项告知单：指对于已开发票货品或劳务而从供应商处获得红冲发票。Debit Memo借项告知单：指对于已开发票货品或劳务由于供应商没有开红冲发票而由自已建立红冲发票。 Po默认：指为匹配采购订单而创立发票。 发票日期：输入发票日期或接受应付款管理系统默认值（当天日期）。如果您输入了将来期间内日期，应付款管理系统将在“审批”过程中使“将来期间”中发票处在挂起状态。依照应付款管理系统选项和默认值设立方式，应付款管理系统也许将使用您输入发票日期作为发票“条件日期”和“GL 日期”默认值。 发票编号：输入供应商传发送给您发票“发票编号”，应付款管理系统不容许您为相似供应商输入重复发票编号。 发票币种：在您输入以非本位币币种表达发票时，选取发票使用外币，使用顾客汇率类型输入汇率将发票和发票分派兑换成本位币以创立日记帐分录。以本位币表达发票金额与发票付款金额之间任何差额均将记录为已实现损益。 发票额：输入发票总金额，对于类型为“Standard”、“PO”发票，输入一种正值。而对于“Credit Memo”、“Debit Memo”类型发票，则输入一种负值。对“Expense Report”和“Mixed”类型发票，则既可输入正值，亦可输入负值。付款条件：系统依照供应商默认付款条件自动计算。描述：输入发票摘要阐明。完毕以上工作后按“Ctrl+L”保存，并点击“分派”键以定位至“分派”窗口进行发票分派。发票分派菜单：发票录入发票 类型：为您订购货品或服务选取“项目”或“税”。金额：输入分派行金额。税码：选17%l GL Date：分派 GL 日期默认值是您输入发票 GL 日期。您可以改写此默认值并将分派 GL 日期更改为打开或将来期间内任何日期。应付款管理系统将使用“GL 日期”来拟定创立分派日记帐分录时间。 帐户：按“Ctrl+L”键选取发票分派到总帐会计帐户。如果发票要分派到各种会计帐户，以相似方式完毕输入分派。注意,项为不含税金额,税要选取税码,计算后输入，如果分派总额不等于发票总额，应付款管理系统会在发票“审批”过程中将发票标记为“分派差别”挂起。 按 “Ctrl+S”键保存您所做工作l 在工具栏“查看会计办法”浮现如下窗口原则发票产生会计科目如下：借：应付帐款-暂估应付212102应交税金-进项税21410201贷：应付帐款-抱负总部212104（分公司购总部产品，统一为此科目）第8节 输入采购订单匹配发票操作阐明本操作阐明输入采购订单匹配发票办法。操作途径N发票输入发票操作过程要匹配特定采购订单装运或分派，环节：途径：应付发票录入发票发票信息输入与上面讲原则发票输入操作相似。输入完以上信息，点匹配浮现如下窗口办法有如下两种：1 输入采购订单编号，然后按查找2 输入项目，切删除项目阐明，然后按查找浮现如下窗口1. 匹配打勾2. 浮现已开票数量、单价、匹配金额注意：匹配金额应和发票一致，如果有误，请更改3. 注意：已开单为0、已接受有数量才可以匹配4. 按匹配完毕发票与采购订单匹配。要进一步进行匹配，可以与采购订单继续匹配。选取“分派”按钮。对于要匹配每个采购订单分派，选取采购订单分派，然后输入“已开票数量”或“匹配金额”。系统将依照“单价”自动计算并输入剩余字段。（已开票数量单价=匹配金额）。5. 要复核新建发票分派，在“发票”窗口中选取“分派”按钮。6.7. 然后手工分派税类型为税金额输入进项税额税码选17%科目自动带出要匹配所有采购订单装运（迅速匹配），环节：1. 在“发票”窗口中输入“迅速匹配”发票类型。注意：输入了PO默认类型，系统将提示输入PO编号，然后会自动默认供应商、供应商编号、地点和币种。2. 输入所有基本发票信息，但不可以人工输入分派。3. 选取“匹配”按钮以使系统定位至“与PO匹配”窗口并自动进行匹配。系统会将发票与匹配装运分派进行完全匹配并自动创立发票分派。可以通过改写默认值来调节任何匹配。4. (可选)复核由采购订单默认“付款条件”，可在“发票”窗口中更改发票“付款条件”。5. 在“与PO匹配”窗口中选取“匹配”按钮以保存匹配。6. 要复核系统创立发票分派，请在“发票”窗口中选取“分派”按钮。 发票审批在支付或过帐发票（涉及预付款）之前，您必要使用如下二种办法之一来提交用于发票“审批”：1、 联机提交发票审批菜单：菜单：发票录入发票查询要审批发票，然后点击“1”键，进入“1”窗口，点击“审批”选 点”拟定”。发票挂起和释放菜单：发票录入发票查询要挂起发票，点击“挂起”键，进入“发票挂起”窗口。“审批”将验证关于输入发票匹配、税、期间状态、汇率和分派等信息，并自动将挂起应用于例外发票。如果发票具备挂起，您可以通过更新发票或采购订单改正导致“审批”应用挂起例外信息并重新提交“审批”，应付款管理系统将在例外信息不再是问题时自动释放挂起。你可以手工挂起发票，但应付款管理系统并不自动释放您手工挂起，必要进行手工释放应用于发票挂起。在发票“活动”界面，点释放。选出释放名称和释放因素然后拟定，重新审批。发票取消菜单：发票录入发票查询要取消发票，然后点击“1”键，进入“1”窗口，点击“取消发票”选项后再点击“拟定”。发票查询菜单：发票录入发票供应商名称：模糊查询供应商名称PO编号：可按采购订单来查询发票编号：可按供应商发票来查询类型：预付和原则金额：发票金哦日期：可按一定日期范畴来查询发票状态 已付：发票与否付款入帐：与否入帐状态：与否已核销凭证编号按“查找“浮现如下窗口也可查询可户欠款余额 输入客户名称点“计算欠款余额”，点击“计算”未付额：尚欠供应商货款数发票数：未付款涉及到发票数量按“发票”即浮现明细发票清单。如下图：第三部份 预付款解决操作阐明本章内容重要简介在应付款系统中对供应商预付款、发票核销预付款与撤除预付款核销。预付款预付款申请菜单：发票录入发票在“发票”窗口中选取“预付款”作为发票类型并输入所有基本发票信息。请参阅：发票录入。 “暂时”类型是指可以用来核销发票预付款，“永久”类型普通指不作核销预付款，如押金。系统默认值为“暂时”。点击“分派”键来查系统分派。使用审批其他发票方式审批预付款。按 “Ctrl+S”键保存您所做工作。支付预付款菜单：发票录入发票InvoicesEntryInvoices您可以按照支付其他发票方式来支付预付款。您不能某些支付预付款。并且必要在全额支付预付款之后才干对发票核销预付款。参阅发票工作台付款。核销预付款菜单：发票录入发票1. 在“发票”窗口中，查询要被核销采购发票。2. 选取“1”按钮并选定“核销/不核销预付款 ”复选框。选取“OK”。 应付款管理系统将显示您可以用来核销发票所有可用预付款。 选取您要核销所有预付款。Amount To Apply：输入发票核销额。GL Date：您也可以更改 GL 日期，此日期也即您在核销预付款时应付款管理系统创立冲销预付款分派会计日期。Invoice Overview：要查看关于预付款详情，请选取预付款，然后选取“Invoice Overview”。 Apply/Unapply：对发票核销预付款金额，并保存您所做工作。撤除核销预付款 如果预付款未支付或未对发票核销，您可以取消这些预付款。要取消已核销预付款，您必要一方面撤除核销预付款并撤除支付此预付款付款单据。 取消未支付或未对发票核销预付款：1. 在“付款”窗口查询并选取预付款，取消预付款。2. 在“发票”窗口查询并选取预付款。3. 选取“活动”按钮并选取“取消发票”。 4. 选取 “拟定”以保存您所做工作。 应付款管理系统将自动为预付款创立冲销分派并将预付款金额减少至零。 要取消已核销预付款： 1 查询已被预付款核销发票。2 选取“活动”按钮并选取“撤除预付款”。同步可以取消被核销应付款发票。3 取消预付款付款。在付款窗口中查询已付预付款。4 取消预付款发票。查询预付款发票，选取“活动”并选取“取消发票”。5 保存所做工作。第6节 记录预付款退款操作阐明本操作阐明记录预付款退款办法。操作途径N发票输入新建操作过程阐明输入类型为原则新发票，以退款额借记钞票帐户，贷记应付款，再与预付发票核销以贷记预付款帐户。记录预付款退款，环节：2. 在“发票”窗口中，以供应商退回金额输入发票。3. 输入“原则”类型。4. 输入发票阐明以表白是退回预付款。5. 创立退款额发票分派，并借记钞票帐户或应收帐款帐户。并照常贷记应付帐款负债帐户。注意清空“税率”字段。保存。6. 选取“活动”以审批发票。7. 选取“活动”按钮以定位至“发票办法”窗口。选定“核销/撤除核销预付款”复选框并选取“拟定”。选取要核销退款预付款。在“核销额”字段中输入退款金额。可以更改GL日期。要查看关于预付款详情，请选取预付款，然后选取“发票概览”按钮。如果要审批预付款分派，选取“审批”。或者从“提交祈求”窗口提交审批。如果要为供应商打印预付款汇款告知书，选取“打印”。8. 选取“核销/撤除核销”按钮以将预付款金额核销至为退款输入发票。9. 保存所做工作。 第四部份 付款操作阐明本章内容重要简介在应付款系统中对发票付款。付款手工付款 菜单：付款录入付款类型：选取“手工”类型。输入用于付款银行帐户。 选取付款单据名。系统自动生成付款单据号。输入付款日期。输入付款金额。选取付款币种。选取要付款供应商。选取要付款供应商地点。如果要创立付款地址不同于供应商地点，则您需要更改地址。 选取“输入/调节发票”以定位至“发票选取”窗口，选取您要支付发票。发票总额必要等于您输入付款额。您也可以选取发票概览以查看关于发票详情。 按“Ctrl+S”保存您所做工作。应付款管理系统将记录付款并将发票状态更新为“已付” 3、在“付款Payments”窗口中选取付款类型“手工Manual”，然后输入您要进行付款银行帐户，以及要使用付款单据。应付款管理系统将自动为您输入剩余字段。4、请保存所做工作以完毕付款。应付款管理系统将记录付款，并将发票更新为已付发票。无效付款 菜单： 付款录入/付款对于错误付款，可对付款进行无效。 在“付款”窗口查询要无效付款，选取“ 1”按钮进入“1”窗口中。点“无效”复选框，输入无效日期和无效付款总帐日期，再点击“Ok”按钮。保存你所做工作。付款查询菜单：付款查询付款输入付款查询条件如：付款单据号、供应商名称或编号，点击“查找”按钮，进入“付款”窗口。第五部份 过帐与关闭会计期操作阐明本章内容重要简介在应付款系统中月末应付款业务过帐与关闭会计期。月末关帐流程日记帐过帐菜单：其她祈求运营 运营“应付款管理系统传至总帐管理系统”程序将应付款发票和付款业务日记帐分录传送到总帐，过帐程序可以随时运营提交。参数：批名：输入AP+当前日期。输入一种总帐日期，在该日期此前业务将会过帐。日记帐类别为所有 传到总帐：（普通选是）提交日记帐导入：是：应付系统里发票或付款信息按相似会计科目汇总后过帐，产生汇总日记帐分录 Ctrl+l一种会计期状态，该状态决定了你能否在此会计期输入发票和支付。 从未打开：系统不容许在一种从未打开会计期内进行发票、付款录入及付款作废等操作，当第一次定义一会计期时，Oracle应付帐款系统就给这一会计期指定从未打开状态，一旦将这一状态变化为打开或将来，就不能再将它改回到从未打开状态。将来：系统容许在将来会计期内进行发票录入，但自动批准时，在将来会计期中输入任何发票会被挂起，当打开该会计期并重新自动批准时，自动批准将解除挂起状态。打开：系统容许在一种打开会计期内进行发票、付款录入、作废付款以及过帐。已关闭：系统不容许在一种已关闭会计期内进行发票、付款录入以及作废付款等操作。 参照报表:应付帐款试算表发票登记表付款登记表 发票价格差别报表应计调节报表 预付款状态报表途径:Forms runtimes应付暂估报表