一般公文格式.doc

一般公文格式一般公文格式一般公文格式是指平行文或下行文的格式，又称通用型公文格式。根据国务院新办法规定，公文格式一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成，平行文和下行文格式一般由除签发人以外的上述其他各要素组成。一份完整的公文分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(又称“间隔线”)以上的各要素统称公文眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称公文主体；置于主题词以下的各要素统称公文版记。一般公文格式各部分的要素及其编排顺序、标识规则如下：一、眉首部分眉首部分又称文头和版头，包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号等要素。份数序号。“绝密”或“机密”公文应当标明公文份数序号。份数序号即该份文件印制份数的顺序编号，以阿拉伯数字标识在公文版心的左上角第一行。份数序号总位数根据公文印数确定。如公文总印数100件，其第1份文件份数序号即为“001”。“绝密”或“机密”公文分发给收件人时，均要按数序号登记。非密级公文不偏份数序号，必要时可在版记最后的印发日期前标明印发份数。秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。按保密法规定，秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级。保密期限即对公文保密期的规定，至保密期限之后公文自行解密。保密期限标识一般以日、月、半年、年为时间段。秘密等级和保密期限标示在首页版心右上角第一行位置，右边顶格，秘密等级和保密期之间加。如秘密等级为机密、保密期限1年，则标识为“机密1年”。如为“秘密”等级无保密期限，则只标“秘密”2字，两字之间空1字。紧急程度。紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，标在版心右上角第一行，右边顶格，两字之间空1字。公文如需同时标识秘密等级与紧急程度，“紧急程度”应标在“秘密等级”下1行。发文机关标识。俗称文件红头。由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成，一般采用红色小标宋体，居中均匀排列。发文机关标识上边缘距版心上边缘25mm。联合行文时，主办机关名称在前，其他机关名称并列下方，右侧“文件”二字上下居中排布；不管联合行文机关多少，都必须保证公文首页显示正文。发文字号。发文字号又称文号，由发文机关代字、年份和序号组成。在发文机关标识下空2行居中标识。发文字号的书写顺序是：机关代字、年份、序号，如“国统字20051号”表示国家统计局在2005年度制发的第1号文。发文字号由本机关公文管理部门统一编写。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不应编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号之下4毫米标一条与版心等宽的红色反线。二、主体部分主体部分是公文的最主要部分，包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、发文机关印章、附注、附件等要素。公文标题。完整的公文标题包括发文机关名称、事由、文种三要素。其中，发文机关名称应当与发文机关标识中的发文机关一致，使用发文机关全称或规范化简称；事由应准确、简要地概括公文的主要内容，文种要符合法定文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。标题位于红色反线下方(空2行)，用1行或分行居中、对称排列；移行排列时要注意保持标题中的词意完整、引用的书名、人名、数字等不要拆开跨行。主送机关。主送机关，又叫做“抬头”，指公文的主要受理机关。主送机关写在正文之前、标题之下(空1行)，左侧顶格，后加全角冒号。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。如主送机关较多时，应按其性质、级别或惯例依次排列，同类并列机关中间用顿号、类与类之间用逗号隔开。其排列顺序通常为：一是按先地方机关后中央机关；二是按党政军群(有关团体)顺序；三是按发文内容需要确定。若主送机关太多，则要注意必须保证首页显示正文。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关。正文。正文是公文的核心部分。用来表述公文的具体内容。正文紧接主送机关下1行，每自然段开头左侧空2个字，回行顶格。数字、年份不能回行。为了公文防伪，新办法取消了“(此页无正文)”版式说明，并明确规定盖章的公文页必须有正文内容。如公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页面。附件说明。公文如有附件，应在正文下1行标识附件说明。附件说明包括“附件”二字和附件名称，“附件”前空2字，后标全角冒号。如有2个以上附件，要以阿拉伯数字标识附件序号（如“附件：1. 2.”）；每个附件名称分行并列排列，附件名称后不加标点符号。如附件名称较长需回行时，下一行的左边第一个字应与上一行附件名称第一字对齐。附件序号和名称应分别与正文后面所附的附件排列顺序和标题相一致。被批转、转发或以命令发布的公文，不应作附件处理，即不加附件说明。附件是公文的附属公文，是文件的组成部分。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号的应标阿拉伯数字序号；如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识该公文的发文序号并在其后标识“附件”或“附件”加序号。附件中若有附件，一般附在其主附件后面，子附件说明只注明“附”字和附件名称。印章。公文，除会谈纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章是公文的生效标识。单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只加盖机关印章。印章应端正、居中下压成成文日期，印章上端距正文2-4mm。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上(下套方式)；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上(中套方式)。两个机关联合制发的公文，需加盖2个印章时，应将成文日期拉开居中，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，相距不超过3mm，并互不相交或相切。三个以上机关联合制发的公文，需加盖3个以上印章时，应在成文日期和正文之间署写各发文机关名称(一般用简称)，加盖相应机关印章，以防止出现空白印章。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，则居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。公文用印的颜色为红色，印迹必须端正、清晰、完整。印章加盖后，其字迹应端正地自左而右环行，完整、清晰地表达发文机关的名称，以体现公文的严肃性和有效性。成文时间。成文时间一般以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准；会议通过的公文以通过日期为准。成文日期关系到公文的生效时间，国家行政机关公文中成文日期的年、月、日要用汉字完整书写(如“二五年十一月二十一日”，不能写为“2005年11月21日”或“二零零五年十一月二十一日”)。单一机关发文的成文日期一般右侧空4个字。联合发文的成文日期标识方法按上面“印章”中对其相关要求书写。党委群团机关成文日期，使用阿拉伯数字如“2010年7月2日”。附注。附注指正文内无法表述，但又需说明的事项。公文如有附注，标识在成文日期下1行，加括号，左空2字。如“(此件传达到县、团级)”、“(联系人：，联系电话：)”等等。三、版记部分版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等。版记部分位于公文最后一页的底部，均在偶页页面。版记中各栏目间用黑色实线割开。主题词。是按照主题词表选用的用来标引公文主题内容的词或词语，主要功能作用在于方便电脑存储和文件检索。主题词标示版记顶部，左侧顶格，由“主题词”3字(后加全角冒号)及若干词组组成。“主题词”为黑体字，词组为宋体字。主题词须选自规范的主题词表(如国务院公文主题词表或本机关的主题词表)，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。每份公文的主题词一般不超过5个，其词组的标引顺序为：类别词、类属词和文种，词组间不加标点符号，空1字。抄送机关。抄送机关是指除公文主送机关外需执行或知晓的其他机关。“抄送机关”标在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与第一行冒号后的第一个抄送机关首字对齐；在最后一个抄送机关后用句号。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。如主送机关需要移至主题词之下位置标识时，标识方法同抄送机关。印发机关、印发日期和份数等。印发机关即印发公文的机关，应写全称。印发日期即印制公文的日期，要写年月日全称，用阿拉伯数字标识。印发机关和印发日期在同一行，印发机关左空1字、印发日期右空1字。份数即该文件的实际印发份数，一般标识在印发机关和印发日期之间，或版记最后一行的右下方。如需要标识审核人、校对人时，则可在印发机关和印发日期下1行标识，但要求标识均匀，对称美观。四、公文版式及其他有关规定 (一)公文用纸和版心规格国家行政机关公文格式国家标准规定，公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm）；纸的规格一般为60g/m2-80 g/m2的胶板印刷纸或者复印纸。公文版心规格为：156mm225mm(不含页码)。公文页边为：上白边(天头)空37mm1mm，下白边35mm1mm；左白边(订口)空：28mm1mm，右白边(翻口)：26mm1mm。 (二)排版规格公文排印，汉字从左而右横排，少数民族按其书写习惯排印。正文用3号仿宋字(16P，其字型高与宽为5.6mm，下同)，一般每页排22行，每行排28个字。行距(即字体高度加行间距离)以3号仿宋字距再加上3号仿宋体字的7/8倍(10.5mm)为宜，一般为10mm。一般公文格式(平行文或下行文)的发文机关标识上边缘至版心为25mm，上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。眉首部分下方的红色“反线”(即间隔线)为红色实线，位于发文字号下方4mm，红线粗1mm，与版心同宽，一般长156mm。版记部分的横线为黑色实线，与版心同宽，一般长156mm。(三)公文字号公文的印刷字体，一般按发文机关标识、大标题、小标题、正文等顺序，依次从大到小选用。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识；发文机关标识字与以醒目美观为原则酌定，但一般应小于“国务院文件”标识字号，即应15mm22mm。发文机关标识版记应由本机关的文秘部门统一规定，不要随意变动，以保证公文权威性。公文标题用2号小标宋体字(21P)。秘密等级和保密期限、紧急程度、主题词标识用3号黑体字，其中主题词词组用3号宋体字。正文、发文字号、主送机关、附件说明、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等，均为3号仿宋体字。签发人用3号楷体字；份数序号阿位伯数字用3号半角黑体。(四)公文中表格公文如需附表，竖表和横表都应在版心之间。横排的表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口(也称翻口)一边。(五)页码公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页面不标识页码。 (六)装订要求公文一般应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距书芯上下各1/4处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。特定公文格式一、上行文上行文用于向上级机关报送的请示、报告或意见等。上行文格式除具有一般公文格式(平行文和下行文格式)要素外，与一般公文格式不同之处有以下几点：眉首部分批示城。上行文的眉首部分(文头)须留出供上级领导批示签署意见的空白区(称批示城)，空白区高度为55mm，即眉首区各要素标识比一般公文格式整体下移55mm，发文机关标识与版心上边缘距离为80mm。签发人。上行文应在首页注明签发人姓名。签发人标识形式由“签发人”三字(右加全角冒号)与签发人姓名组成，用3号楷体字平行排列于发文字号右侧，签发人姓名右空1字；其发文字号应左移，左边前空1字。联合发文时，主办机关签发人姓名置于第1行，其他各有关机关签发人姓名从第2行起在主办机关签发人姓名之下按发文机关排列顺序依次排列，签发人姓名之间用分号分隔，红色反线相应下移。印章。联合行文的上行文，加盖主办机关的印章。附注。上行文应在附注栏注明“联系人姓名及电话”，外加括号。二、命令命令格式可称为行政机关公文中的最高形式。其格式为：发文机关标识。命令的发文机关标识由发文机关名称(全称或规范化简称)后加“命令”或“令”组成，如“中华人民共和国国家统计局令”，用红色字印制，其字体与一般公文格式的发文机关标识相同，字号由发文机关酌定。其标识位于上边版心线下方20mm处(即距公文纸顶部57mm)。发文字号和正文。命令的发文字号为“令号”，如“第号”。位于发文机关标识下2行居中排列。在“令号”下2行标识正文内容。签名章和成文时间。由于“命令”或“令”比较严肃、内容简练，所以正文结束下面须加盖印章和书印成文时间。命令的印章不是发文机关名称印章，而是发文机关负责人(即第一把手)的手写签名章，其位于正文下1行右侧空4字。签名章左空2字标识负责人的职务，如“总理”、“部长”、“局长”等。在签名章下1行右空2字标识成文年、月、日。如几个机关的联合命令，其发文机关为各有关机关，将“命令”或“令”字在发文机关标识后居中排放。签发人名章也依次并列盖印，但主办机关应放第一位，并应注明各签发人职务全称。面对社会发布的命令(令)不加主送机关。其他格式同一般公文格式。三、会议纪要会议纪要格式标识由“会议纪要”组成，其标识位置同一般公文格式，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。发文字号一般由年份全称和顺序号组成，如“第号”。会议纪要标题可不标发文机关。其最大的不同之处是，会议纪要不盖机关印章，且通常在正文之后标明主持人、出席人姓名。其他格式与一般公文基本相同。四、信函信函式格式的发文机关名称标识于距纸顶端30mm处，字体一般为小标宋体，字号上发文机关酌定，发文机关名称后不加“文件”二字。如国家统计局函件标识为“中华人民共和国国家统计局”，国家统计局办公室函件标识为“中华人民共和国国家统计局办公室”。在发文机关全称下4mm印一条武文线(上粗下细)，在纸的底部距纸边20mm印一条文武线(上细下粗)，线长均为170mm，左右居中，发文机关名称及双线均为红色。信函的公文标题标识于武文线下空2行，与一般公文格式相同。但秘密等级和保密期限、发文字号则与一般公文格式不同，并列标识于武文线下第1行。左空1字位置标保密等级或紧急程度，右空1字标识发文字号。其他格式要素均与一般公文相同，但信函格式第1页不编页码。五、请 示（一）适用范围请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是所有相对下级机关都可以使用的上行文种。从行文目的来看，请示可分为请求指示类请示和请求批准类请示两种。请示在公务活动中的使用范围较为广泛。在统计机关的工作中，请示是使用频率较高的公文文种之一。请示主要用于：相对下级机关对党和国家的有关路线、方针、政策和法律法令不够明确，请求上级机关作出明确解释和答复；工作中出现新情况或新问题需要处理，而无章可循，无法可依，难以处理，希望上级给予明确请示；工作中遇到了困难，需要上级帮助解决；因本地区、本系统、本单位情况特殊难以执行统一规定，需作变通处理，请求上级机关批准的问题；涉及本部门业务范围但无权自行处理的重要事项；本机关、本单位意见分歧，无法统一，要求上级裁决的问题；建立机构、增加编制等需要向上级机关请求指示和批准的问题；其他按上级有关规定应当请示的问题。（二）体式和写作要点1、请示的标题由发文机关、请示事项和文种组成。其请示事项词组前，一般不使用“申请”、“请求”等词语，避免与文种“请示”在语意上重复。如市统计局关于改革区县GDP核算方法的请示，标题不要写成“市统计局关于请求改革区县GDP核算方法的请示”。 2、请示的主送机关一般只为一个直接上级机关。受双重领导的机关向上级请示时，明确主送机关和抄送机关。即应根据请示的事项职责归属，主送其中一个负责批准答复的上级机关，抄送另一个上级机关。3、请示正文通常包括：请示原由。请示开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大和复杂，往往会用稍长的篇幅，分几个层次或从不同角度加以说明。不论篇幅长短，都必须把原由说清楚，为请示事项提出充足的事实依据。请示事项。把需要上级机关审批的问题，作出具体明确的说明，并提出切实可行的意见。请求批复。请示的结尾一般用“以上请示当否，请批示”、“妥否，请批示”或“以上请示，如无不妥，请批转执行”等惯用语。请示批复要写得谦和得体，不宜用“请即从速批复”之类的请求语。4、撰写请示应注意以下几点：一文一事，不能一文多事。如请示出现一文多事，使上级机关难以处理并无法一一作出批复。逐级请示。请示一般不能越级行文，如因特殊或紧急情况，需要越有请示时，同时要抄送被越过的上级机关。单头请示。请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。需要同时送其他机关的，应用抄送形式，但不能抄送其下级机关。请示一般不直接报送领导者个人。除领导直接交办的事项外，请示不得直接报送领导者个人。请示和报告应分开。下级机关需要得到上级机关答复问题时用请示。只汇报工作，不需要上级机关批复的用报告。请示不易过长。请示的篇幅要力求简洁，不应长篇大论，必要时可用附件说明。5、机关内部签报机关内部签报，也叫“内部请示”。是指供机关内部使用的一种工作文件形式，不是一种正式的公文文种。常用于机关内部下级向上级请示工作，其内容类似上行文范畴。签报的标题一般为关于问题的请示；主送对象一般为直接的上级领导人；正文可按照请示正文的结构，阐明具体请示事项；结尾用语一般用“以上请示妥否，请批示”、“以上意见当否，请示”等字样；落款注明单位名称，一般由单位正职或主持工作的领导人签署姓名；成文日期为呈报单位负责人签报的日期。签报和请示的共同点是下级向上级请示工作时使用，二者的行文目的、基本结构相同，写作时都要求一文一事。不同点为：请示是正式文种，具有法定效力，而签报不是法定文种，是一种内部文件形式，一般只在机关内部使用；请示主送上级机关，并以发文机关的名义上报，签报则主送上级领导个人，落款由单位领导人签名。使用机关签报(内部请示)需注意以下几个问题：一是签报和一般工作报告不可混淆。如将请示写成报告则可理解为不要求领导批示，往往会误事。二是签报一般只呈报一位领导人(即本单位的上级主管领导)，是否需要转呈其他领导，由主管领导决定。三是签报不得直接呈送领导者个人，一般应先送办公室登记，由办公室提出拟办意见后呈送领导人。在请示公文的使用中，我们常会遇到请示与报告使用混淆的问题。依据国务院新办法，请求和报告是两个不同的独立文种，请求和报告有着明显的区别。其主要表现在：(1)行文的时间不同。请示的事项，必须经过上级机关审核批准后方能办理。因此，请求必须事前行文。报告是下级机关为使上级机关了解和掌握下级情况而制发的公文。因此，报告可以在事中或事后行文，一般情况下报告多是在事后行文。(2)行文的目的不同。请示的目的在于请求上级机关答复问题、审批有关事项或解决困难，请示带有请求性，一般上级机关应及时给予答复。报告则不同，报告是为了让上级机关了解情况，掌握事项的动态，更好地指导工作，达到下情上达的目的，报告的事项一般无需上级机关批准或批复。(3)行文内容不同。请示必须一文一事，切忌一文数事。报告可以一文一事，也可以一文数事。(4)处理方式不同。上级机关收到报告一般只作“阅件”处理，在一定范围内传阅。而对下级呈送的请示，上级机关必须对其内容进行研究及时给出批复。因此，请示与报告两个文种不能混淆，即不能将该用报告的错用请示，或将该用请示的错用报告；请示与报告也不能合用，切忌不可将请示或报告的事项合用“请示报告”形式上报。这里还要特别指出的是，不相隶属机关之间请示批准事项不应用请示，而应该用函。有的部门为了对平行或不相隶属的机关表示尊重，往往用请示向不相隶属机关请求批准事项。需知请示是上行文，只能向有隶属关系的上级行文时才能使用，向平行或不相隶属机关申请项目、经费，或询问事项等，不得使用请示。因此，各级统计局向同级政府部门(如发展改革委、财政厅(局)等)请求批准事项，应使用“函”。同理，国务院部门与国务院办公厅、地方部门与本级政府办公厅，如(国家统计局与国务院办公厅，省统计局与省政府办公厅)属平行关系，各级统计局一般也不应以请示向本级政府办公厅行文，一般应使用函。六、报 告报告适用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。报告是所有相对下级机关都可以使用的上行文，各级统计机关都可以使用。报告按其涉及的范围，可分为综合报告和专题报告；按其行文的目的和要求，可以分为呈报性报告和呈转性报告。本章陈述的内容分为工作报告、情况报告、答复报告。工作报告一、适用范围工作报告适用于下级机关向上级机关汇报一定时期内工作总体情况，包括主要作法、成绩经验和问题等；或某一个阶段、某项具体工作的进展情况、对某项工作或某方面工作提出意见或建议等。工作报告按其内容可分为综合报告和专题工作报告。二、体式和写作要点(一)工作报告的标题由“发文机关+报告事项+报告”组成。(二)报告应主送一个上级机关。如需送双重领导的上级机关应写明主送机关和抄送机关。必要时可抄送有关平行机关和直接下级机关。(三)正文的开关要写明报告的依据、目的、原由，并用过渡语“现将报告如下”引出报告的主体内容。(四)正文主体的主要内容包括：一是概述工作的基本情况，及对工作的基本估价。二是归纳、提炼主要成绩和经验（或做法与体会）。三是找出问题和教训，以便今后采取相应的措施。四是在些工作报告还可以提出对今后工作设想和打算，便于上级机关掌握情况或决策时参考。(五)报告结尾一般可使用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审核”等惯用结尾语，或自然收束。(六)报告撰写时要合理安排其整体架构和内容。开头要概括、简洁，开门见山，直奔主题；成绩和经验要详实；问题与教训不作过多铺陈；工作设想和打算要简明扼要、突出重点，有针对性。篇幅较长的工作报告，要条理清楚，层次分明，结构严谨。向上级机关的工作报告内容须是重大活动或任务，以及某项重要工作情况，且确有必要时，才可向上级做报告。切不可事无巨细，事事报告。应避免以机关名义向上级领导者个人报送报告。根据规定，除上级领导直接交办的事项，或属紧急重大突发事项外，不得以机关名义向领导者个人报送报告。落实上级领导批办事项的报告，一般也应报送上级机关，按行文程序办理。地方各级统计机关向上级统计机关报送报告时，也应遵循这方面的有关规定。要注意把握报告与请求的区别。从两者行文目的看，报告的目的在于汇报工作、提出意见和建议，以便上级机关了解本单位的情况，从而有针对性地予以指导；而请示的目的是请求上级机关对某一事项或问题作出指示或予以批准。从行文目的看，报告不要求上级机关答复；而请示则要求上级机关及时批复回答，给予明确答复。实际工作中，报告与请示混用的情况有：一是文种误用或内容表述混淆。如有的汇报工作的报告用了“请示”，有的报告文中用过渡句“现请示如下”。二是工作报告中夹带有请示性事项。三是请示报告并用，即把工作报告和请示两个文种合并在一起同时使用。如关于*工作的请示报告。 情况报告一、适用范围情况报告适用于下级机关向上级机关及时反映汇报重大事故、严重自然灾害、重大突发事件，以及带有倾向性的问题和提供决策信息等，以使上级机关及时了解有关情况，掌握发展动向，作出正确判断，为其提供决策参考。此类报告一般包括反映某项工作、某一方面情况、某个问题的报告。情况报告可以分为事件性报告、问题性报告、某一活动情况报告等。二、体式和写作要点 (一)情况报告的标题和主送机关写法与工作报告基本相同。(二)情况报告正文首先对所要反映的情况或问题进行概述，然后重点阐述具体事项，分析产生问题的主客观原因，最后提出解决意见和办法。一般采用三段式结构：“情况、问题、建议”。情况要准确、清楚；问题要突出主次，力求具体、深刻；建议要有针对性，且行之有效。情况报告除清楚写明背景事实，要针对有关问题提出处理意见和措施。(三)情况报告结尾一般常用“以上报告如有不当（或不妥），请指示”句式，请求批转的重要的且带普通意义的报告，结尾用“以上报告如无不当，请批转贯彻执行”等句式，或自然收束结尾。 (四)情况报告要突出“情况”。包括上级关心的情况和问题等，尤其是工作中的新情况、新经验、新问题。在结构安排上，既可以按照事件发生发展的时间先后顺序叙写，也可按所提出问题的主次来写。(五)情况报告一般要“一事一报”，报送及时、内容单一，便于领导机关及时了解和掌握情况，有针对性地快速作出反映。情况报告有严格的内容要求。报告事项应为事关重大的情况和问题，内容重要，情况准确，事实清楚，建议可行，符合规范化的格式。报告是上行文，主送机关应是有隶属关系的直接上级机关，一般不应越级上报；在紧急情况下越级上报时，也应同时抄报越过的直接上级机关。除领导亲自交办的事项外，报告不得主送领导者个人，也不应主送上级机关的同时，主送上级机关负责人。情况报告虽然是反映工作中出现的新情况、新问题，但主送机关应为直接上级机关，不得向平行机关或不相隶属机关报送报告。情况报告要遵循一事一报的原则，主旨明确，一件报告只报告一项工作，体现其专一性，切忌在同一报告中反映几件个不相干的事项和问题。报告中不能夹带请示事项。情况报告应及时，具有较强的时效性。应注意情况报告与工作报告和意见文种的区别。情况报告与工作报告的区别是：情况报告是用于向上级汇报、反映重要情况、问题及动态的报告；工作报告是用于向上级机关汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况、主要作法、经验和教训等。情况报告与上行文“意见”区别在于：情况报告侧重于反映情况，不要求上级作出明确答复。只有所反映的情况带有普遍性，且针对问题提出的解决办法具有指导作用时，可要求上级加以批转，即通常所说的“呈转性报告”。而上行文意见虽然也陈述情况但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某一重要问题作出分析与见解，意见陈述情况的目的在于对意见的提出作铺垫，所提意见和见解，主要是提供给上级机关批转或转发。答复报告一、适用范围答复报告适用于下级机关答复上级机关的询问。包括答复上级机关行文询问和上级领导批示交办事项情况的报告。这种报告针对性和时效性强。二、体式和写作要点 (一)答复报告开关扼要叙述报告的事由，即答复的上级机关询问内容或交办的具体事项或任务，后以过渡句“现将情况报告如下”引领下文。 (二)正文写明询问事项的具体情况及交办事项或任务的办理情况和结果。最后以惯用语结尾。 (三)答复报告内容较为单一，上级询问什么，就直接回答什么，专题专报。若是上级责成办理或检查有关事项，就应按“情况、分析、建议”三部分写。如果是向上级机关检讨某项工作中的错误，应首先概括陈述事件始末，然后分析造成错误的原因和应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。答复报告行文中应注意以下几点：一是除上级机关领导者个人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导者个人报送报告。二是答复报告正文应根据上级机关或领导人的询问，有针对性地作出报告，要突出专一性、时效性。 七、通 知通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知常用于下行文，也可作为平行文用于平行机关或不相隶属的机关，但不能用于上行文。通知是公文中用途最为广泛、使用频率较高的文种，各级行政机关都可使用，人民团体和企事业单位也可使用。通知传达的周知、办理或执行的事项都有明确的时间要求，具有较强的时效性。通知的分类提法较多，依据新办法，通知大体上可分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知。传达通知又包括发布性通知、部署性通知、知照性通知、会议通知等。批转通知和转发通知一、适用范围批转通知用于批转下级机关的公文。批转通知的“批转”意即“批准并转发”，常用于以下几种情况：一是上级机关认为所属下级机关所确定的重要措施，需要其他下级机关普遍贯彻执行的，可用批转通知下发，如国务院批转人口普查领导小组、公安部关于在第四次人口普查前进行户口整顿工作报告的通知。二是一个或几个同级机关，就解决有关自身业务范围内的重要事项提出处理意见，请求上级机关指示、批准，上级机关认为该问题重要，带有普遍性，不用“批复”答复，而使用“批转通知”告知所属机关遵照执行，如国务院批转国家统计局关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知。三是上级机关对下级机关上报的需要上级支持和协调的问题，以及上级机关认为下级机关上报的问题具有普遍指导意义，需要其下属机关引起重视或执行的，也常用“批转通知”，如国务院批转国家计委、国务院生产办、国家统计局关于改进工业生产评价考核指标报告的通知。批转通知一般只印发下级机关，也可同时抄送有关平级机关。转发通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级制约，只要符合有关规定，都可以使用。需要转发的公文，不论是转发上级机关还是不相隶属机关的公文，都应当对本机关、本地区、本系统或本部门有指导、借鉴意义或参照作用。转发通知通常印发下级机关，也可抄送相关平级机关。二、体式和写作要点(一)批转通知和转发通知均按下行文的通用格式，公文要素必须齐全。 (二)通知标题由“发文机关名称+事由+通知”三要素组成，事由通常为“批转（转发）+来文机关名称+来文名称”。如国务院批转国家统计局关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知为批转通知的标题，国务院办公厅转发国家统计局、国家经贸委关于做好工业统计制度改革意见的通知为转发通知的标题。 (三)批转通知内容由批转通知正文（或称批语）与被批转的文件组成。批转通知正文主要包括两部分：一是明确直述对批转文件的态度并提出一般执行要求，常用“（指批准机关或领导）同意（或原则同意）的请示，现转发给你们，请认真贯彻执行”等表述方式；二是必要时强调被转批文件所涉及工作的重要性，或突出来文的重点内容，强调来文的基本精神，并提出具体的指导性意见。(四)转发通知内容亦由转发通知正文（或称批语）与被转发的文件组成。转发通知正文开头则应用转述，如“意见已经（指批转机关的上级机关或领导）同意（或原则同意），现转发给你们，请认真贯彻执行”的表述方式。必要时也可对其所涉及工作重要性加以强调并提出具体要求。(五)批转通知和转发通知结尾一般不用惯用语，正文结束后自然收束。 (六)批转通知和转发通知的标题应规范、简洁、通顺。一要尽量概括简化，不要过于冗长，如：批转、转发几个机关联合发文，标题中可简化为在主办机关名称后加“等部门”（或“等单位”）的形式，省略其他机关名称；批转、转发一个机关的几个相关文件，标题可只标第一个文件标题，后加“等个文件”，不需将被转发文件标题一一列出。二是标题中一般不带标点符号，且不要出现介词和虚词重复。如省妇联关于批转市妇联关于（指事由）的意见的通知，可写为省妇联批转市妇联关于意见的通知。(七)撰写批转通知和转发通知正文时，应完整列示被批转和转发的文件标题（可不用引公文的发文字号），不应简化或省略被批转和转发文件标题的发文机关名称、事由和文种。对所批转、转发的文件的执行要求，应恰当地选择公文的惯用语，批转通知一般使用“认真贯彻执行”、“认真贯彻落实”、“遵照执行”、“切实遵照执行”等；转发通知一般使用“贯彻执行”、“遵照执行”、“参照执行”、“供参考”、“供研究”等，以上用语的含义有一定差别，应根据发文目的和被批转、转发文件的重要程度准确使用。(八)需要特别强调的是，被批转或转发的文件是通知整体内容的组成部分，与正文具有同等的效力，因此不能作为附件处理。对被批转或转发下级机关的公文，批转和转发机关要进行审核，确保准确、规范。批转通知和转发通知，其常见和应注意的问题有以下几点：一是要根据行文关系和适用范围，正确选用批转通知和转发通知。从行文关系看，只有上级机关可以批转下级机关的公文，不相隶属机关只能用转发通知转发给下级或平行机关。二是批转和转发通知的写作应符合要求。写作上常见的问题有：有的通知标题冗长、滥用书名号（）和介词“关于”重复；有的标题简而不明，似是而非，如关于转发两个文件的通知，标题中看不出转发公文的名称；有的标题缺少文种，如转发关于的意见，标题中错将被转发公文的文种当作通知文种；有的将批转和转发的公文以附件说明格式列为附件，等等。三是要正确把握批转通知、转发通知、印发通知的区别。批转通知有指令性，下级机关及有关人员必须执行；转发通知有的需要执行，有的只作借鉴或参酌；印发通知主要是传达周知或执行事项。批转通知是转发下级机关公文，转发通知可转发上级机关或不相隶属机关的公文，而印发通知所印发的是本机关制发的公文。四是正确使用批转通知与批复。批转通知多是批转下级呈报的呈转性报告、意见、请示等，其批转事项应为重要的、带有普遍意义的。批复是对下级机关请示事项的答复，其批复事项一般不带有普遍意义。批转通知普发下级机关，批复一般只主送请示机关，必要时抄送有关机关。公文结构上，批转通知须附批转的下级机关公文原件，批复则不附请示原件。要特别注意的是，对下级机关的请示，一般应用批复答复，只有上级机关认为问题重要，还有普遍性，才使用“批转通知”告知所属机关遵照执行。传达通知传达通知适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。传达通知一般为下行文，有的发布性通知、知照性通知同时为平行文。传达通知的使用范围广泛，包括发布性通知、部署性通知、知照性通知和会议通知等，这里主要介绍发布性通知。 (一)适用范围发布性通知，亦称印发通知。主要用于印发本级机关制订的需要下级机关和人员执行的规章制度，包括：规定、办法、实施方案、细则、制度、规则、标准、规范等。其发布的规章制度系本机关制订的不能独立行文的规范性文件。发布性通知带有强制性和规范性，受文单位应普遍遵守和执行。各级统计机关常使用发布性通知，印发本机关制订的规章制度、统计业务标准和各种调查方案等。印发本级机关和上级机关领导讲话的通知，也属发布性通知。(二)体式和写作要点1.发布性通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。2.发布性通知的标题通常由“发文机关+关于印发（规范性文件名称）+通知”组成，标题中的规范性文件应加书名号，如全国妇联关于印发全国妇联公文处理办法的通知。印发领导讲话的通知标题中不加标点符号，如省妇联关于印发同志在全省妇女工作会议上讲话的通知。3.发布性通知的主送单位应为下级机关及相关平行机关的规范化简称或统称。印发机关内部规范性文件，其主送单位应是机关内设机构的规范化统称。印发本机关领导讲话的通知，其主送单位一般为下级机关。印发上级机关领导讲话的通知，其主送单位为下