信息化时代创新铁路档案管理模式研究_狄强军.pdf

562023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS信息化时代创新铁路档案管理模式研究狄强军（国能朔黄铁路发展有限责任公司，河北 沧州 062350）摘要：信息化时代，我国的综合国力在不断提升，铁路建设也在飞速发展，在做好铁路项目建设的同时，也要加强对铁路档案的重视程度，为铁路建设提供重要支撑。本文分析了铁路档案的形成及面临的形势，进一步剖析了铁路档案管理工作中存在的现实问题，提出了相应的对策。关键词：铁路档案；档案管理；创新模式随着国内铁路建设的快速发展，产生了大量的文件资料，同时也面临着文件资料的管理问题。基于这种情况，需要相关的档案资料管理机构为铁路建设项目的档案管理及其有效资料的收集、整理与利用提供专业的指导和支持。一、铁路档案的形成及面临的新形势随着社会经济的建设与发展，铁路建设也成为促成我国经济发展不可或缺的重要支柱。在铁路建设带来经济发展的同时，还给我们带来了前所未有的机遇和挑战。铁路建设在建设的过程中产生大量的图纸、文字、图表、数字、声像等各种不同载体且具有保存价值的文件资料，这些文件资料反映了他们在铁路建设过程中的整个活动过程。同时，也是铁路建设与发展的历史见证，更是铁路工作者们辛勤的劳动成果和智慧的结晶。经过档案工作者对这些文件资料的整理、归档，最终形成铁路建设档案。铁路建设档案具备档案的本质属性，即原始记录性。他的主要内容不仅包括了工程前期的各种工程招投标文件、工程勘察设计与施工文件、施工承包合同协议书、中标通知书、施工方案、施工作业指导书、工程监理文件、工程线路断面图等文件资料，还包含了工程质量安全事故报告、工程质量评定报告、竣工验收报告与验收证书、工程数量汇总表、施工技术总结、工程特殊结构设计等各种具有保存价值的文件、图纸与图片资料等。因此，按照相应的技术专业划分，建立对应的归档体系，以对铁路建设项目的主要内容与过程进行客观描述和反映。在铁路建设档案的管理过程中，由于铁路建设涉及的部门、领域数量众多，且每一个铁路建设项目时间较长，每一阶段具体工作的开展有一定的复杂性。需要配备专业的档案管理人员对铁路建设档案进行整理、归档，并且在管理过程中要熟悉建设项目的技术方案和技术标准，充分发挥铁路建设档案的现行价值，还要掌握相关的文件规定和整理范围，严格按照相关规定对文件资料进行全面、及时、准确的收集、整理、归档，最终形成完整、统一的铁路建设档案，便于今后工作的查找和利用。在对纸质铁路档案做好整理和利用的同时，还要进一步开展铁路档案信息化的建设和利用，结合新时代的要求，创新改革和完善铁路档案工作的理念、技术、方法和模式，充分发挥铁路档案作为基础性战略资料的至关重要的作用，打造铁路档案以“政府为主导，公共服务为辅助”的新格局。二、铁路档案管理工作存在的现实问题铁路档案所涵盖的种类方方面面，每个部门都需要专业的档案管理人员管理档案，既有利于各种门类档案管理的完整性，又为铁路档案信息化建设奠定了扎实的基础，提供了可靠的依据。但在管理过程中仍会存在一些问题。第一，我国铁路建设的发展进程要有充足的资金作为物质保证，铁路在建设过程中会有资金的往来和财务运营，会形成铁路财务档案，其真实地反映了在铁路建设中的整体经营状态，同时也是铁路财务运营管理中的重要凭证。但是随着国家政策的改变，铁路事业也进行了改制，对于铁路财务档案的管理意识较为淡薄，在对财务档案的收集和整理过程中会出现漏洞和不足，影响了经济效益和内部管理。会计档案的制度还会出现不健全，很多档案内容没有纳入到管理范畴，在审计工作中会暴露出很多问题。572023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛第二，由于铁路系统由原来的国家管理变为企业化管理，因此引发人事档案管理出现了一些问题。主要有：目前的铁路人员结构是多元化的。例如有编制内员工、聘用制员工、执法人员等，不同编制的人事档案管理还是延续之前的管理模式，并没有充分发挥出人事档案的现实作用，并且隶属关系的不同，人事档案的归属也存在着分歧，很多人事档案涵盖的信息不够全面。铁路系统转企后，经历了一系列的改革，改革阶段人事档案的内容还不够完善，导致在日常的人事工作中无法有效地利用人事档案。第三，铁路施工项目档案也出现了管理和归档方面的问题。随着我国铁路的高速发展，铁路建设项目在不断地增多，在建设过程中会产生大量的项目档案，项目档案中包括了施工项目和施工技术，这些项目档案最初的形式是文件，行使着文件的现行价值，但完成文件的现行使命后在进行归档过程中会存在严重的问题。一是受工程周期的长短，铁路建设的工程周期一般较长，给工程档案的管理带来了些困难。例如：设备运行档案、施工技术档案、隐蔽工程档案等。在对这些档案的归档过程中，并不是所有的档案都符合归档的要求，这就要求专业的档案管理人员对需要归档的档案进行甄别，使其得到长期的保存和利用。二是由于工程进行的周期很长，往往会跨越好几个年份，那么所产生的的档案也会跨越好几年，到了验收阶段很多工程档案是滞后的，不能及时收集和整理，这样就很难保证工程档案的长期保存，给档案信息的管理带来了很大的限制，影响着铁路项目的维护和发展。第四，铁路工程项目档案是重载铁路档案的重要组成部分，直观地反映了铁路工程基建的原貌，也是最为真实的历史记录，对于重载铁路的建设也有着极为重要的参考价值。其主要包括各种地下状况、地上建筑物，涵盖的一些隐蔽工程、建筑物等基本的建设情况，工程项目档案还是铁路竣工验收、日常维护的有力依据和凭证。另外，在重载铁路的改建和扩建过程中也需要具备这样的技术资料。档案管理人员不但要对这些重载铁路的工程档案进行收集和整理，还要为其他的业务工作提供查询业务，便于在工作中利用。铁路工程项目主要包括轨道工程、桥梁工程、隧道工程、路基工程等，所涉及的项目文件量多复杂，收集时间长，整理难度大。由于工程项目档案的文件资料多而杂，特别是对重载铁路建设项目管理缺乏系统研究，其配备的制度也不够健全和完善，对于很多不适应铁路建设改革的规章和规范性文件需要进行清理和修订。对于管理重载铁路工程项目档案还缺乏专业的档案管理组织，对于管理工程项目档案不够重视。由于重载铁路工程项目档案形成的周期长、数量大、专业性强、载体多样性且科技含量高、施工项目流动性强，很多施工单位只重视经济利益和工程进度，并没有对档案管理工作足够重视，因此导致项目档案管理机构不健全、档案管理制度不健全。除此之外，管理重载铁路工程项目档案还缺乏高素质的档案管理人才，档案管理不够专业。第五，铁路项目在建设工程中产生的文书档案同样是重载铁路档案的重要组成部分，做好铁路文书档案的归档工作有利于提高铁路档案管理工作效率和工作质量，了解铁路的发展历史，提供真实有力的证据，而且对研究铁路文化建设、提动铁路品牌建设提供了重要的建设基础和支撑。目前，铁路文书档案归档工作开展缓慢，尤其是文书档案管理工作容易被忽视，铁路企业往往追求的是经济效益最大化，只注重眼前的利益，忽视了铁路文书档案管理工作对于铁路企业文化沉淀所积累下的品牌价值，缺少对铁路文书档案管理工作的投入，并未对铁路文书档案形成长远的统筹规划管理，只对一些平时零星散乱的文件资料整理，导致很多有价值的文件资料被遗落，得不到有效留存。另外，随着信息技术的更新进步，档案管理工作也逐步地由纸质管理变为电子化的管理，而在实际的铁路文书档案管理工作中，电子信息化软硬件投入跟不上档案电子信息化的发展趋势，设备严重落后，缺乏先进的电子存储介质，存放档案的硬件设施也达不到标准，在一定程度上制约了铁路文书档案信息化的步伐。三、创新铁路档案管理模式的有效对策工程项目档案是重载铁路工程项目建设的组成部分，切实加强对工程项目档案的管理工作，建立健全工程项目档案管理制度是做好档案管理工作的第一步。在制度中要把对档案质量和文件资料的要求以及对案卷的卷内排列、案卷目录及内容的填写、案卷的装订和档案入盒的要求在工程项目档案中体现出来，并形成具有指导意义的文件，印发给各施工项目部执行。指导性的文件也是工程项目档案验582023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS收的有力依据。做好工程项目档案管理是保证案卷质量的基础，将档案管理规范化也是做好档案工作的基础。由于重载铁路工程项目是一个系统性的复杂工程，每一个施工环节都会产生相应的文件材料，这就要求档案工作人员具备专业的学科背景知识进行专业的管理，同时需要技术工作人员具备较强的事业心和责任感，认真熟悉项目档案管理业务，根据实际情况制定档案管理办法，掌握收集资料要点，明确收集整理范围和收集要求，确保应归档的文件、资料完整。随着知识经济的到来，工程项目档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了挑战。为适应新的形势，档案人员应自觉学习、理解建设项目档案相关的政策、规定及业务知识，要善于与工程项目管理部门、监理单位、施工单位等进行交流沟通。管理好铁路企业的财务档案对于铁路项目的运营发展尤为重要。要提高对会计档案的管理意识。首先，要从会计档案的主要内容出发，针对会计档案的所涵盖的主要内容开展专业的培训，甄别出重要的、有价值的会计档案，通过专业的培训进一步强化档案管理人员的思想意识，端正其工作态度，一定要对会计档案的重要内容做好落实工作，杜绝违法现象的发生。其次，要进一步完善对会计档案的管理制度，用制度监督平时的工作，提高工作效率，杜绝违法现象的发生。从实际出发，根据铁路企业会计档案管理的特点入手，建立和完善会计档案管理的监督机制。例如，对职工医疗保险信息的监督、年度预算和决算的监督、各种报销凭证的会计档案管理监督等内容。铁路工程项目档案对于铁路运营的管理和铁路项目的长期维护有着不可缺少的作用和意义，要想改变原有的铁路项目档案中存在的问题，就要从两方面入手，分别是制度和信息利用手段。要从制度上加强对铁路项目的完善，完善对项目档案的整理和利用。例如，工程建设过程中产生的档案、竣工档案、验收档案、工程技术图纸和文件资料等相关档案资料，不仅要进一步强化对项目档案收集的全面性，还要注重对电子档案的保存。铁路项目档案对于铁路企业项目建设具有时效性，只有保证项目档案的完整保存，才能保证最佳的参考价值，保证在新技术、新方法、新工艺等方面对档案进行管理，把技术档案的现实作用充分地发挥出来，促进铁路档案发展的社会化。要想做好文书档案的管理，就要把握四项基本原则，分别是标准化、及时性、一体化、协同性原则。要树立“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作思路。提高文书档案工作质量，实现对文书档案标准化、规范化、现代化的管理。对档案进行标准化的管理是实现文书档案现代化管理的基础，要有专业的学科背景知识，在对文件进行整理归档时把握文件的形成规律，保持原有文件之间的联系，对文书档案进行价值区分，便于今后的保管和利用，还要保证纸质文件和电子文件的协调统一，保证同一全宗档案的完整，不同全宗的档案不得混淆。要对与铁路项目相关的重要文件资料、电子照片和实物档案进行及时的收集和归档，明确文书、设备、基建、实物、电子照片的归档要求和归档时间，做好档案的立卷、整理工作，并且及时地对收集的文件资料进行分类和整理，准确地划分出保管期限，确认重点工作、重大项目及重要的突发事件和基本职能活动产生的各种文件资料都能够及时地归档整理。要把文书工作与档案管理紧密地结合在一起，遵循一体化原则。如今是信息化时代，通过网络办公系统生成发文到归档留存全过程网络化流转，文件形成部门要按档案管理及归档要求进行统一格式的输入和输出，更好地实现文档一体化管理。文书形成部门与档案管理部门都要围绕着文书档案管理的大局，加强部门之间协同工作，有效地进行沟通，认真做好文件材料的归档立卷工作，把具有价值的文件资料进行保存，并且由文书处理部门或者业务部门有关人员收集齐全后，按照一定的归档标准进行分类整理、立成案卷。参考文献 1 武瑛.基于项目管理的工程档案管理模式探讨 J.企业改革与管理,2016(22).2 方月.强化交通运输档案管理的思考 J.中国高新技术企业,2016(34).3 杨可歆.浅析铁路档案管理工作的创新 J.山西青年,2016(09).4 祖天元.铁路档案收档立案工作的思考 J.黑龙江史志,2014(05).责编：陈頔