电梯维保行业管理软件系统ERP操作基础手册.doc

管理轻松一点、决议更胜一筹

电梯维保行业管理软件系统ERP
操作手册

目 录
一、登陆 3
1、用户登录 3
2、系统登录 3
二、基础操作 4
1、常见图标 4
2、【单据“增加”“删除”“修改”操作】 5
三、存货管理 7
1、物品档案（电梯档案、配件档案、材料档案，工具档案。。。） 7
2、一般出库单 11
3、一般入库单 12
4、库存盘点单 12
5、报表 15
四、销售管理模块 15
1、协议管理 15
2、结算单 16
3、相关报表 18
3、发票登记 18
五、采购模块 20
1、供给商档案 20
2、采购协议单 20
3、采购收货单 21
4、采购退货单 22
5、采购发票 23
六、人事工资模块 23
1、人事档案 23
2、职员借款登记 24
七、售后服务模块 25
1、保养计划 25
2、保养登记 26
3、报修单登记 26
4、维修单登记 26
八、质量管理 27
1、质检登记 27
2、相关报表 28
九、应收应付 28
1、收款单 28
2、付款单 29
3、其它应收应付管理 30
十、系统维护 31
十一、审核中心 32

一、登陆
1、用户登录
 全部用户使用本系统时全部必需经过身份验证和帐号确定，才能进行本系统操作。
 服务器: SQL服务器名称或IP地址。(服务器名称是：ufserver)
 数据库: 软件所使用数据库。(hz)
 用户名: 操作用户名称。(sa)
 口 令: 操作用户进入本系统口令。(741852)

2、系统登录
选择部门名称;
 选择用户名;
 输入密码,按确定即可登陆;

二、基础操作。
1、常见图标
增加：新增一个单据。
修改：对保留后没有审核单据进行修改。
删除：对保留后没有审核单据进行删除。

撤消：对增加、修改、删除操作后且没有保留操作前,对其操作撤消。
保留：对所做操作进行保留.在新增保留后会得到一个单号。
查找：查询满足条件统计。

设计:设计打印单据样式。
预览：预览单据格式。
打印：设置打印项
引入：在新增条件下引入单据。(所引入单据必需是经过审核传输清除单据）
打开：打开已经有单据。（所打开单据必需未经过审核并没传输过单据）
首条：跳至所开单据第一条。
上条：跳至目前单据上条统计。
下条：跳至目前单据下条统计。
末条：跳至所开单据最终一条。
退出：退出目前模块
库存：显示目前库存报表。
分布：查看目前库存分布。
帐目：查看目前供需帐目。
审核：审核目前单据。
反审核：对目前单据进行审核撤消。
传输：对已经审核单据进行传输，传输至下一个审核部门。
导出：对列表、报表、单据导出至EXCEL文件。
批量录入：为降低反复工作.快速建立数据。
附件：为各模块添加多种文件.图档。
2、【单据“增加”“删除”“修改”操作】
操作说明：
    单据增加：点击菜单上“”―填写单据头,右键单击表格在菜单中点击，填写明细信息或点击，把不需要项删除，单据填写完成后―“”。
    单据修改：点击菜单上“”―打开要修改单据(只包含未审核单据)―“”,修改完成―“”。
    单据删除：点击菜单上“”―打开要删除单据(只包含未审核单据)―“”―删除完成―“”。

注意事项：

    单据保留以后，必需要在“审核单据”里进行审核、各级部门依次传输完成以后，才能使单据生效，不然库存和财务帐不会发生改变。
    单据操作-“”操作有两个作用：为了录入方便和为操作单据提供依据。
    假如“”后窗口中没有自己要修改、删除单据，则说明此单据已经审核过了不能进行删除，要修改或删除请在“审核中心”中将单据找回并进行反审核。

    单据删除后那么单据单号也将被删除。即以后此单单号将不存在。

    假如单据在修改或删除过后，没有进行保留，修改删除操作无效。

    单据是谁制单，只能由谁打开删除。（制单人为系统登录人）

    假如制单人因某种原因辞职，而所经办单据没有处理完成，此时要想进行修改，请经过信息管理员将密码修改，然后本部门主管，以制单人身份登录，将其单据进行修改或删除。

【单据数据录入】

在全部单据中全部有表头数据项和表里数据项，在录入时假如能很好掌握其输入方法，能大大提升工作效率。

表头项数据录入：

    录入时能够用点击鼠标方法在使光标在不一样字段中移动，也可用键盘上“TAB”键移动光标到不一样字段上。
    然后进行字段内容输入，假如碰到字段内容只能选择下拉框内容时，可用鼠标进行选择，也可经过光标上下移动键进行选择。
开一张单据时在单据中窗口中首选显示是目前系统日期。更改日期有两种方法：1. 直接在“制单日期”栏中日期编辑框中根据系统日期格式输入新日期。2. 选中 在全部单据中全部要进行制单日期输入，每打日期中具体“年份”“月份”“日”，（选中后会出蓝底白字），然后经过点击制单日期编辑框中“”“ ”键，或经过键盘中上下光标键，来增加降低“年份”“月份”“日”数目。

表里项数据录入：
增加表项统计，将光标在表项里点击鼠标右键，选择并点击“”，光标将自动跳动到物品编码一栏下，直接输入物品编码，或模糊查询得出物品编码，再用鼠标移动光标或用“回车键”进行移动光标，到下一个字段下进行输入字段内容。

删除表项统计，将光标放到每条统计前“”上点击鼠标左键，发觉此统计从黑色底，此时表示选中这条统计，点击鼠标右键, 选择并点击“”，选中明细删除。
三、存货管理
1、物品档案（电梯档案、配件档案、材料档案，工具档案。。。）
功效介绍：
本模块用来统计您企业物品编码、名称、规格、类型、标准成本、计划成本(进价)、销售价、最高库存、最低库存等资料，方便您对以后所发生单据查询。
进入界面：

新增物品资料
一、输入基础信息：单击工具栏上“”按钮，光标将自动跳到基础资料页面中物品编码一栏中。然后输入物品编码等信息。每一个物品类型属性是不一样。假如我们要增加电梯档案，鼠标要定位到电梯档案，再点击“增加”。增加其它物品档案，则鼠标定位到其它物品类型。
二、物品类型：物品类型定义，属于什么类型。物品类型在系统选项中进行定义。

三、图片：只有在“基础信息”输入完且保留后，且物品图片已经扫描好存放在某个位置后才能进行加载图片。加载图片步骤：在“图片”选项框中选择图片存放位置（产品图样A、B、C）----点击“”----打开图片-----。
：指是将图片从系统中删除。
：指是按比列放大或缩小图片去预览图片。

四、列表显示：物品显示方法为列表。

五、报表【电梯档案查询】
通常在报表里双击物品编码时，全部会弹出一个显示物品相关信息窗口，用户能够看到物品图片（假如加载了图片），附件（双击附件可看具体内容）。

修改物品资料
对物品内容进行，唯一物品编码不能更改外，其它内容全部是可修改，不过我们不提议修改。（物品编码可经过物料管理模块里这个功效进行编码转换）
删除物品资料
对物品资料进行删除，假如物品在系统单据中被引用，那么将不能删除。
2、一般出库单
功效介绍：
指是非采购出库，比如：借还出库。（注意：依据和众电梯内部步骤，我们一般出库单同时用来开销售出库，这里一般出库单只记库存帐，当财务人员开结算单时，引入销售类型出库单，并保留审核以后财务帐才记上。）
操作说明：
常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开” “保留”。
· 出库单经过审核传输完成后，库存会自动降低。
· 出库单签证号填好以后，在开结算单时会引入到结算单明细里。

3、一般入库单
功效介绍：
指是非采购入库，比如：借还入库。库存盘点也是经过一般入库单进行调整。
操作说明：
常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。
· 一般入库单经过审核传输完成后，库存会自动增加。
· 当进行库存盘点时，假如有盘亏盘盈，则会进行盘点调整（详见库存盘点）。盘点调整是经过一般入库单进行调整。操作过程是：进入一般入库单后，单击“打开”盘点调整单，会发觉在一般入库单中一般入库类型自动为“盘点调帐”，备注中注明盘点调整。
· 一般入库单单证号可自动生成：在基础资料—仓库中，填入简写，则该仓库一般入库单单证号便会自动生成

4、库存盘点单
功效介绍：
库存盘点可进行临时盘点、月末盘点、季度盘点。
库存盘点时首优异行盘点数录入，然后进行【查对】（核正确方法有部分查对和全部查对），查对以后点击【审核】。审核时软件会提醒您系统自动生成一张一般入库单，然后您把该一般入库单审核掉，盘点结束。
当需要盘点物品很多时，能够快速盘点，把事先准备好excel数据（物品编码和盘点数量）复制好，然后鼠标右击明细行，选择【导入数据】，然后点击【从剪切板粘贴数据】，再【确定】，然后保留单据、查对、审核。
注意事项：第一点：盘点日期要填真实盘点库存日期，第二点：盘点是分仓库盘点，注意仓库不要选错。

操作说明：
常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。
其中打开选项中有未调整盘点表、已调整盘点表快照库存盘点表。

· 录入盘点日期、仓库、盘点物品（盘点物品应为库存中实际物品）数量，金额。
· 录入完后，单击工具栏上“保留”。生成一张未调整盘点单。
· 单击工具栏上“”旁向下箭头选择“部分查对”或“全部查对”。（提议选择部分查对）
· 指是你所录盘点物品和帐上同一物品进行查对。查对完后其得帐上数，差数。
· 指是你所录盘点物品和帐上全部物品进行查对。假如在物品帐上有某物品帐目，而你进行盘点录入时又没有录入其盘点数量，则系统默认这种物品盘点数量为零。
· 查对完后，假如想调整这张盘点表，只要单击工具栏上“”，则自动生成一张“已调整盘点单”，查对且审核盘点单据，将成为已调整盘点单。
· 在“一般入库单”中打开盘点单，会在备注中看到此库存盘点单号，盘点时间。
· 这张一般入库单经过审核记帐后，调整成功。以后帐上数目其实就是库存实际数。
· 假如库存盘点后查对后，全部统计差数为零，则表示无需调整。所以盘点单在审核时会提醒你无需调整。
· 所生成调整单，只调整有差异物品。
只有审核生成一般入库调整单，才能使物品库存数和帐上数相同。
5、报表

【进出存明细查询】是物品全部进出库单据明细查询。
【进出存汇总是按月】查询物品期初、本期出入数，本期出入金、本期余数和余额。
【库存报表】是查询物品目前库存情况。
【仓库进出存汇总按日期】是按日期查询查询物品期初、本期出入数，本期出入金、本期余数和余额。
【单据状态查询】是查询全部单据现在所处位置，审核情况，开单人。
四、销售管理模块
1、协议管理
功效介绍：
安装协议、维保协议、工程合相同其它协议全部在这里进行登记。
操作说明：
常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。
图所表示：我们首先填表头信息：选择用户、协议类型等其它相关信息然后填表项信息：选择对应设备编号，回款批次等信息。协议新增保留以后，审核，系统会自动生成一张已经审核好其它应收款单据，那么协议金额会挂到对应用户（工程名称）账户上，就是形成应收款。我们能够经过应收应付模块里【用户应收总账】、【用户对账明细】这两个报表来查询用户帐情况。协议保留以后就会依据协议内容形成【收款批次提醒报表】、【协议到期提醒】。

2、结算单
功效介绍：
配件更换结算单、维修结算单、混合结算单全部在这里进行登记，单据开好审核以后，用户相对应应收款就会自动生成。

操作说明：
常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。
图所表示：点击增加，然后点击【引入“出库单”】，则相关信息全部会引过来，然后再填写其它信息（选择对应设备编号）

3、相关报表

3、发票登记
功效介绍：
用户付款之前会提出开发票要求，用户能够在这里进行登记，然后打印出发票给用户。
操作说明：
常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。
第一：当协议回款时，点击增加，“引入”所要收取款项明细，图（1）、图（2）.
第二：当结算单回款时，点击增加，选择用户，填写发票号码，发票类别，然后明细选择【结算单回款】（以下图3），填写结算金额，保留。

图（1）

图（2）

图（3）

五、采购模块
1、供给商档案
供给商档案跟用户档案类似，不做尤其说明

2、采购协议单
采购协议新增和之前单据全部类似。

3、采购收货单
当从供给商那里采购新物品，新增一张采购收货单，审核以后，则库存会增加，应付款也会挂上。当结算方法选择“现金”时，则系统会自动生成一张收款单而且已经审核。

4、采购退货单

5、采购发票

六、人事工资模块
1、人事档案
功效介绍：
该模块用来登记企业职员信息，方便管理职员档案。填写了出生年月则会生成“职员生日提醒”，填写了操作证审证日期则会生成“技术人员操作证审证日期提醒”。

2、职员借款登记
功效介绍：
用来登记内部职员向企业借款。

对应报表：
在备注一栏，我们能够进行批注，在备注这一栏右击，选择“修改内容”，对于借款已经还款统计我们批注“已归还”。

七、售后服务模块
1、保养计划

2、保养登记
保养登记引入保养计划。

3、报修单登记

4、维修单登记
维修人员外出维修回来填一下维修单，把维修情况登记一下，方便了解电梯情况。

八、质量管理
1、质检登记
功效介绍：
质检登记是用来登记每台设备检验情况，新增质检登记，点击【引入年检到期电梯】 ，会把每个月年检到期电梯引入过来，然后保留。

2、相关报表

九、应收应付
1、收款单
功效介绍：
收款单指是对收款数据已收管理。
收款单审核后，能够在“用户财务总帐”中看到用户“结算”数目增加。
录入方法:
单据增加、修改、删除操作
 1、单据增加：
       点击菜单上“增加”―填写单据头,右键单击表格,点击增加明细，填写明细信息―“保留”
  2、单据修改
    点击菜单上“打开”―打开要修改单据(只包含未审核单据)―“修改”,修改完成―“保留”
 3、单据删除
    点击菜单上“打开”―打开要删除单据(只包含未审核单据)―“删除”-“保留”

相关报表：
【应收应付报表】
1.收款单查询（图略）
2.用户对账单明细（图略）
3.用户应收总账（图略）

2、付款单
付款单指是对付款数据已付管理。
付款单审核后，能够在“供给商财务总帐”中看到供给商“结算”数目增加。
相关报表：
【应收应付报表】
1.付款单查询（图略）
2.供给商对账单（图略）
3.供给商应付总账（图略）

3、其它应收应付管理
1、其它应付款录入
其它应付款指是对除采购物品款以外多种款项进行应付款管理。比如：应付XX供给商运输费。
其它应付款单据经过审核后，能够在“供给商财务总帐”中能够看到应付款增加。
2、其它应收款录入
其它应收款指是对除销售款外多种款项进行应收款管理。比如：应收XX用户广告费。
其它应收款单据经过审核后，能够在“用户财务总帐”中看到用户应收款增加。

十、系统维护
这个模块是技术人员维护软件平台。系统信息是用来修改、删除、新增下拉内容。这里是用来增加部门。

十一、审核中心
审核中心是单据流转一个地方，当单据从上一个步骤传到下一个步骤时，下一个用户只要打开自己审核中心，进行审核传输。
审核中心还有一个作用，当发觉单据开错了，则需要修改或删除，则进管理员账户，把单据查找，反审核，让单据回到最初开单地方，则能够对单据进行修改或删除了。