电梯维保行业管理软件系统ERP操作基础手册.doc

管理轻松一点、决议更胜一筹电梯维保行业管理软件系统ERP操作手册目 录一、登陆31、用户登录32、系统登录3二、基础操作41、常见图标42、【单据“增加”“删除”“修改”操作】5三、存货管理71、物品档案（电梯档案、配件档案、材料档案，工具档案。）72、一般出库单113、一般入库单124、库存盘点单125、报表15四、销售管理模块151、协议管理152、结算单163、相关报表183、发票登记18五、采购模块201、供给商档案202、采购协议单203、采购收货单214、采购退货单225、采购发票23六、人事工资模块231、人事档案232、职员借款登记24七、售后服务模块251、保养计划252、保养登记263、报修单登记264、维修单登记26八、质量管理271、质检登记272、相关报表28九、应收应付281、收款单282、付款单293、其它应收应付管理30十、系统维护31十一、审核中心32一、登陆1、用户登录全部用户使用本系统时全部必需经过身份验证和帐号确定，才能进行本系统操作。服务器: SQL服务器名称或IP地址。(服务器名称是：ufserver)数据库: 软件所使用数据库。(hz)用户名: 操作用户名称。(sa)口 令: 操作用户进入本系统口令。(741852)2、系统登录选择部门名称;选择用户名;输入密码,按确定即可登陆;二、基础操作。1、常见图标增加：新增一个单据。 修改：对保留后没有审核单据进行修改。删除：对保留后没有审核单据进行删除。撤消：对增加、修改、删除操作后且没有保留操作前,对其操作撤消。保留：对所做操作进行保留.在新增保留后会得到一个单号。查找：查询满足条件统计。设计:设计打印单据样式。预览：预览单据格式。打印：设置打印项引入：在新增条件下引入单据。(所引入单据必需是经过审核传输清除单据） 打开：打开已经有单据。（所打开单据必需未经过审核并没传输过单据）首条：跳至所开单据第一条。上条：跳至目前单据上条统计。下条：跳至目前单据下条统计。末条：跳至所开单据最终一条。退出：退出目前模块库存：显示目前库存报表。分布：查看目前库存分布。帐目：查看目前供需帐目。审核：审核目前单据。反审核：对目前单据进行审核撤消。传输：对已经审核单据进行传输，传输至下一个审核部门。导出：对列表、报表、单据导出至EXCEL文件。批量录入：为降低反复工作.快速建立数据。附件：为各模块添加多种文件.图档。2、【单据“增加”“删除”“修改”操作】操作说明：单据增加：点击菜单上“”填写单据头,右键单击表格在菜单中点击，填写明细信息或点击，把不需要项删除，单据填写完成后“”。单据修改：点击菜单上“”打开要修改单据(只包含未审核单据)“”,修改完成“”。单据删除：点击菜单上“”打开要删除单据(只包含未审核单据)“”删除完成“”。注意事项：单据保留以后，必需要在“审核单据”里进行审核、各级部门依次传输完成以后，才能使单据生效，不然库存和财务帐不会发生改变。单据操作-“”操作有两个作用：为了录入方便和为操作单据提供依据。假如“”后窗口中没有自己要修改、删除单据，则说明此单据已经审核过了不能进行删除，要修改或删除请在“审核中心”中将单据找回并进行反审核。单据删除后那么单据单号也将被删除。即以后此单单号将不存在。假如单据在修改或删除过后，没有进行保留，修改删除操作无效。单据是谁制单，只能由谁打开删除。（制单人为系统登录人）假如制单人因某种原因辞职，而所经办单据没有处理完成，此时要想进行修改，请经过信息管理员将密码修改，然后本部门主管，以制单人身份登录，将其单据进行修改或删除。 【单据数据录入】在全部单据中全部有表头数据项和表里数据项，在录入时假如能很好掌握其输入方法，能大大提升工作效率。表头项数据录入：录入时能够用点击鼠标方法在使光标在不一样字段中移动，也可用键盘上“TAB”键移动光标到不一样字段上。然后进行字段内容输入，假如碰到字段内容只能选择下拉框内容时，可用鼠标进行选择，也可经过光标上下移动键进行选择。开一张单据时在单据中窗口中首选显示是目前系统日期。更改日期有两种方法：1. 直接在“制单日期”栏中日期编辑框中根据系统日期格式输入新日期。2. 选中在全部单据中全部要进行制单日期输入，每打日期中具体“年份”“月份”“日”，（选中后会出蓝底白字），然后经过点击制单日期编辑框中“”“ ”键，或经过键盘中上下光标键，来增加降低“年份”“月份”“日”数目。 表里项数据录入：增加表项统计，将光标在表项里点击鼠标右键，选择并点击“”，光标将自动跳动到物品编码一栏下，直接输入物品编码，或模糊查询得出物品编码，再用鼠标移动光标或用“回车键”进行移动光标，到下一个字段下进行输入字段内容。删除表项统计，将光标放到每条统计前“”上点击鼠标左键，发觉此统计从黑色底，此时表示选中这条统计，点击鼠标右键, 选择并点击“”，选中明细删除。三、存货管理1、物品档案（电梯档案、配件档案、材料档案，工具档案。）功效介绍：本模块用来统计您企业物品编码、名称、规格、类型、标准成本、计划成本(进价)、销售价、最高库存、最低库存等资料，方便您对以后所发生单据查询。进入界面：新增物品资料一、输入基础信息：单击工具栏上“”按钮，光标将自动跳到基础资料页面中物品编码一栏中。然后输入物品编码等信息。每一个物品类型属性是不一样。假如我们要增加电梯档案，鼠标要定位到电梯档案，再点击“增加”。增加其它物品档案，则鼠标定位到其它物品类型。二、物品类型：物品类型定义，属于什么类型。物品类型在系统选项中进行定义。三、图片：只有在“基础信息”输入完且保留后，且物品图片已经扫描好存放在某个位置后才能进行加载图片。加载图片步骤：在“图片”选项框中选择图片存放位置（产品图样A、B、C）-点击“”-打开图片-。：指是将图片从系统中删除。：指是按比列放大或缩小图片去预览图片。四、列表显示：物品显示方法为列表。五、报表【电梯档案查询】通常在报表里双击物品编码时，全部会弹出一个显示物品相关信息窗口，用户能够看到物品图片（假如加载了图片），附件（双击附件可看具体内容）。修改物品资料对物品内容进行，唯一物品编码不能更改外，其它内容全部是可修改，不过我们不提议修改。（物品编码可经过物料管理模块里这个功效进行编码转换）删除物品资料对物品资料进行删除，假如物品在系统单据中被引用，那么将不能删除。2、一般出库单功效介绍：指是非采购出库，比如：借还出库。（注意：依据和众电梯内部步骤，我们一般出库单同时用来开销售出库，这里一般出库单只记库存帐，当财务人员开结算单时，引入销售类型出库单，并保留审核以后财务帐才记上。）操作说明：常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开” “保留”。 出库单经过审核传输完成后，库存会自动降低。 出库单签证号填好以后，在开结算单时会引入到结算单明细里。3、一般入库单功效介绍：指是非采购入库，比如：借还入库。库存盘点也是经过一般入库单进行调整。操作说明：常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。 一般入库单经过审核传输完成后，库存会自动增加。 当进行库存盘点时，假如有盘亏盘盈，则会进行盘点调整（详见库存盘点）。盘点调整是经过一般入库单进行调整。操作过程是：进入一般入库单后，单击“打开”盘点调整单，会发觉在一般入库单中一般入库类型自动为“盘点调帐”，备注中注明盘点调整。 一般入库单单证号可自动生成：在基础资料仓库中，填入简写，则该仓库一般入库单单证号便会自动生成 4、库存盘点单功效介绍：库存盘点可进行临时盘点、月末盘点、季度盘点。库存盘点时首优异行盘点数录入，然后进行【查对】（核正确方法有部分查对和全部查对），查对以后点击【审核】。审核时软件会提醒您系统自动生成一张一般入库单，然后您把该一般入库单审核掉，盘点结束。当需要盘点物品很多时，能够快速盘点，把事先准备好excel数据（物品编码和盘点数量）复制好，然后鼠标右击明细行，选择【导入数据】，然后点击【从剪切板粘贴数据】，再【确定】，然后保留单据、查对、审核。注意事项：第一点：盘点日期要填真实盘点库存日期，第二点：盘点是分仓库盘点，注意仓库不要选错。操作说明：常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。其中打开选项中有未调整盘点表、已调整盘点表快照库存盘点表。 录入盘点日期、仓库、盘点物品（盘点物品应为库存中实际物品）数量，金额。 录入完后，单击工具栏上“保留”。生成一张未调整盘点单。 单击工具栏上“”旁向下箭头选择“部分查对”或“全部查对”。（提议选择部分查对） 指是你所录盘点物品和帐上同一物品进行查对。查对完后其得帐上数，差数。 指是你所录盘点物品和帐上全部物品进行查对。假如在物品帐上有某物品帐目，而你进行盘点录入时又没有录入其盘点数量，则系统默认这种物品盘点数量为零。 查对完后，假如想调整这张盘点表，只要单击工具栏上“”，则自动生成一张“已调整盘点单”，查对且审核盘点单据，将成为已调整盘点单。 在“一般入库单”中打开盘点单，会在备注中看到此库存盘点单号，盘点时间。 这张一般入库单经过审核记帐后，调整成功。以后帐上数目其实就是库存实际数。 假如库存盘点后查对后，全部统计差数为零，则表示无需调整。所以盘点单在审核时会提醒你无需调整。 所生成调整单，只调整有差异物品。 只有审核生成一般入库调整单，才能使物品库存数和帐上数相同。5、报表【进出存明细查询】是物品全部进出库单据明细查询。【进出存汇总是按月】查询物品期初、本期出入数，本期出入金、本期余数和余额。【库存报表】是查询物品目前库存情况。【仓库进出存汇总按日期】是按日期查询查询物品期初、本期出入数，本期出入金、本期余数和余额。【单据状态查询】是查询全部单据现在所处位置，审核情况，开单人。四、销售管理模块1、协议管理功效介绍：安装协议、维保协议、工程合相同其它协议全部在这里进行登记。操作说明：常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。图所表示：我们首先填表头信息：选择用户、协议类型等其它相关信息然后填表项信息：选择对应设备编号，回款批次等信息。协议新增保留以后，审核，系统会自动生成一张已经审核好其它应收款单据，那么协议金额会挂到对应用户（工程名称）账户上，就是形成应收款。我们能够经过应收应付模块里【用户应收总账】、【用户对账明细】这两个报表来查询用户帐情况。协议保留以后就会依据协议内容形成【收款批次提醒报表】、【协议到期提醒】。2、结算单功效介绍：配件更换结算单、维修结算单、混合结算单全部在这里进行登记，单据开好审核以后，用户相对应应收款就会自动生成。操作说明：常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。图所表示：点击增加，然后点击【引入“出库单”】，则相关信息全部会引过来，然后再填写其它信息（选择对应设备编号）3、相关报表3、发票登记功效介绍：用户付款之前会提出开发票要求，用户能够在这里进行登记，然后打印出发票给用户。操作说明：常规操作：包含了“增加”“修改”“删除”“打开”“保留”。第一：当协议回款时，点击增加，“引入”所要收取款项明细，图（1）、图（2）.第二：当结算单回款时，点击增加，选择用户，填写发票号码，发票类别，然后明细选择【结算单回款】（以下图3），填写结算金额，保留。图（1）图（2）图（3）五、采购模块1、供给商档案供给商档案跟用户档案类似，不做尤其说明2、采购协议单采购协议新增和之前单据全部类似。3、采购收货单当从供给商那里采购新物品，新增一张采购收货单，审核以后，则库存会增加，应付款也会挂上。当结算方法选择“现金”时，则系统会自动生成一张收款单而且已经审核。4、采购退货单5、采购发票六、人事工资模块1、人事档案功效介绍：该模块用来登记企业职员信息，方便管理职员档案。填写了出生年月则会生成“职员生日提醒”，填写了操作证审证日期则会生成“技术人员操作证审证日期提醒”。2、职员借款登记功效介绍：用来登记内部职员向企业借款。对应报表：在备注一栏，我们能够进行批注，在备注这一栏右击，选择“修改内容”，对于借款已经还款统计我们批注“已归还”。七、售后服务模块1、保养计划2、保养登记保养登记引入保养计划。3、报修单登记4、维修单登记维修人员外出维修回来填一下维修单，把维修情况登记一下，方便了解电梯情况。八、质量管理1、质检登记功效介绍：质检登记是用来登记每台设备检验情况，新增质检登记，点击【引入年检到期电梯】 ，会把每个月年检到期电梯引入过来，然后保留。2、相关报表九、应收应付1、收款单功效介绍：收款单指是对收款数据已收管理。收款单审核后，能够在“用户财务总帐”中看到用户“结算”数目增加。录入方法:单据增加、修改、删除操作1、单据增加：点击菜单上“增加”填写单据头,右键单击表格,点击增加明细，填写明细信息“保留”2、单据修改 点击菜单上“打开”打开要修改单据(只包含未审核单据)“修改”,修改完成“保留” 3、单据删除 点击菜单上“打开”打开要删除单据(只包含未审核单据)“删除”-“保留”相关报表：【应收应付报表】1.收款单查询（图略）2.用户对账单明细（图略）3.用户应收总账（图略）2、付款单付款单指是对付款数据已付管理。付款单审核后，能够在“供给商财务总帐”中看到供给商“结算”数目增加。相关报表：【应收应付报表】1.付款单查询（图略）2.供给商对账单（图略）3.供给商应付总账（图略）3、其它应收应付管理1、其它应付款录入 其它应付款指是对除采购物品款以外多种款项进行应付款管理。比如：应付XX供给商运输费。其它应付款单据经过审核后，能够在“供给商财务总帐”中能够看到应付款增加。 2、其它应收款录入 其它应收款指是对除销售款外多种款项进行应收款管理。比如：应收XX用户广告费。其它应收款单据经过审核后，能够在“用户财务总帐”中看到用户应收款增加。十、系统维护这个模块是技术人员维护软件平台。系统信息是用来修改、删除、新增下拉内容。这里是用来增加部门。十一、审核中心审核中心是单据流转一个地方，当单据从上一个步骤传到下一个步骤时，下一个用户只要打开自己审核中心，进行审核传输。审核中心还有一个作用，当发觉单据开错了，则需要修改或删除，则进管理员账户，把单据查找，反审核，让单据回到最初开单地方，则能够对单据进行修改或删除了。