流程文件的编制指南模板.doc

流程文件的编制指南模板

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2020年4月19日
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流程文件的编制指南
1 目的与适用范围
本文件作为质监局管理标准化流程文件的编制方法和规范的指南, 适用于质监局在管理标准化体系建设过程中所策划的所有流程文件的编制。
2 流程文件的内容规范
2.1 流程的定义
流程是对工作事项/活动进行策划的结果。
2.2 流程的内容
流程要包括对工作事项/活动进行策划的所有内容, 既一般定义为的: 5W1H。
5W ——When: 实施流程的时机, 既启动流程的条件/依据, 也称
为”输入”;
——Who: 规定由”谁”来实施流程;
——What: 流程需要完成的工作内容, 包括内容的先后顺序
和接口要求;
——Where: 完成流程规定内容所需的环境和资源;
——Why: 流程实施的结果——流程内容目标, 也成为”输出”。
1H ——How: 规定流程中所需完成的各项内容的方法, 也成为工
作标准。
依据上述对流程内容规范的定义, 我们将形成流程的文件内容划分两个部分: 流程图部分和工作标准部分。
2.2.1 流程图的格式及其内容定义

2.2.2 工作标准内容规范
XXXXXX流程工作标准
任务名称
流程阶段
流程工作内容
时限
重要输入
重要输出

流程执行依据

程序内容

关键控制节点

流程输出标准

3 流程图绘制规范
3.1 对流程图整体布局的要求
Ø 使用PowerPoint软件绘制泳道式流程图;
Ø 为便于浏览, 一页流程图中活动框的数量一般不应超过20个, 保证一页流程图在A4页面范围内能清楚显示, 否则可分页绘制;
Ø 尽量避免多条交叉线;
Ø 在保证能体现流程活动先后顺序的前提下, 活动框的排列应尽量紧凑。
3.2 流程图常见符号使用说明
准备
1) 流程开端

使用说明: 用来表示一个流程的开始。
2) 任务或工作
流程动作

使用说明: 用来表示具体的任务或工作; 一般用动词词组命名流程活动, 例如: 调研需求、
专家评审等。
信息文档
3) 文档

使用说明: 用来表示工作活动结束产生的输出结果。包括文档、 报告等知识成果、 工作表单。

决策点
4) 判断框

使用说明: 用来判断流程的去向, 即需要决策的事项。
5) 动态连接线
单向肘形连接线 双向肘形连接线

使用说明: 用来连接流程图内的各符号。

6) 跨越( 不交叉)

使用说明: 用来表示不交叉的两条流程线。
流程名
7) 预定流程

使用说明: 用来表示在所描述的流程中, 需要调用的同级别或下属级别的其它流程。
存储数据
8) 记录或汇总

使用说明: 用来表示一个文档在此处需要被存档。
A
9) 跨页连接

使用说明: 一页图中不能完成的流程能够分页绘制, 用跨页连接符号表示连接点。
结束
10) 流程终点

使用说明: 用来表示流程的结束。

4 流程图的格式要求及填写说明
4.1 流程图格式
流程名称:
流程编号:
流程责任者: 层级:

部门/岗位1 部门/岗位2 部门/岗位3 部门/岗位4

判断2
结束
判断1
工作内容7
工作内容5
工作内容4
工作内容6
工作内容3
工作内容2
工作内容1
开始

步骤7
步骤6
步骤5
步骤4
步骤3
步骤2
步骤1

编制: 审核: 批准:

4.2 流程图填写说明
Ø ”流程编号”按照流程体系进行编码; 具体编码规则建议沿用原业务标准化流程体系编码规则。
Ø ”流程名称”指描述流程主要内容的名称;
Ø ”流程责任者” 指对该流程的运行状况及流程的改进负主要责任的部门或岗位。
Ø ”层级”分为一、 二、 三级。根据质监局管理标准化体系建设的工作事项梳理结果设置, 一级流程图描述质监局核心业务/管理的一级职能; 二级流程图一般描述一级职能中的子职能; 三级流程图一般是二级职能中具体工作的流程图;
Ø ”编制”栏由流程图和流程工作标准的绘制录入人员签字。
Ø ”审核”栏由流程报批前的审核人签字。
Ø ”批准”栏由流程发布的批准人签字。
5 流程工作标准格式要求及填写说明
5.1 流程工作标准格式
XXXXXX流程工作标准
任务名称
流程阶段
流程工作内容
时限
重要输入
重要输出

流程执行依据

程序内容

关键控制节点

流程输出标准

5.2 流程工作标准填写说明
Ø ”任务名称”指活动或动作的名称。
Ø ”流程步骤”指活动、 动作的顺序。
Ø ”流程执行依据”指执行此项任务的法律依据
Ø ”流程工作内容”:
n ”程序内容”描述完成一个或多个活动所需要的步骤或工作内容、 方法;
n ”关键控制节点”指一系列活动中发挥关键作用的活动或工作;
n ”流程输出标准”指衡量某一活动或一系列活动完成的准则或要求。
Ø ”时限”指完成某一活动或动作所花费的时间或最后期限。
Ø ”重要输入”指进行一个或多个活动前所需要的重要信息或数据、 文档、 实物。
Ø ”重要输出”指完成一个或多个活动后所产生的重要信息文档、 实物或文件。