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强化物资采购管理 努力降低采购成本

当前的市场经济条件下，随着建筑市场竞争的加剧，使施工企业的利润越来越低，而建筑企业的物资采购管理是成本降低的主要方面，涉及到建筑企业的健康发展，因此，采购管理作为施工企业的生产经营管理过程中的基本环节，已经越来越受到企业的广泛重视，所以，只有搞好物资采购管理，才能更有效的降低成本及风险，提高企业的经济效益；公司（原局承包部）自成立之初，就非常重视公司的物资采购管理，形成了自身特点的物资采购管理形式—即实行大宗物资的集中采购，利用公司的资信优势、采购批量优势及资金集中支付的优势，达到降低采购成本的目的，通过实施物资的集中采购，公司每年可节约采购费用1000万元左右，所取得的实际成本降低率在5%左右，现把公司的物资采购管理的情况总结如下：
一、物资采购管理的模式：
由于公司分布区域较广，包括青岛、北京、济南、哈尔滨、潍坊等八个地区，因此在物资采购方面，根据公司的分布特点，公司一直实行区域性（或公司）的大宗物资集中采购供应，项目没有采购权，项目有对材料价格、质量方面的建议权，材料的采购供应权在各地区经理部，材料合同的签订权在各地区经理部或公司，通过实施物资的集中采购，实现一定区域内所有项目的资源信息的共享及资金的统筹安排。

二、实施物资集中采购的要求及意义：
1、 采购环节必须坚持；
（1）材料的集中采购（区域或公司）；
（2）材料的招标采购（必须做）；
通过材料的集中采购，一是形成采购量大的优势和供应商谈判，做到量大价优，达到降低采购成本，二是减少资金使用量做到资金的统筹安排，三是减少诉讼风险，四是有稳定可靠的质量保证，五是供应链上的强强联合可以加强我们的市场竞争实力。
2、分类采购方式（材料招标的分类）：
（1）大宗材料，价值大的、量大的，每个项目都使用的材料，做到集中采购、集中招标，如钢材、水泥、商品砼、门窗及地方材料等，按规定通过（a）一定量；（b）一定时间（在市场上价格变动较大的）的招标采购。
（2）零星材料，如临建用、小五金、铁丝、安全网等按项目打包招标，确定供应商，形成忠实的合作，不允许每一品种分别购买、分次购买，或在一个项目零星材料供应商就达几十家的情况。
（3）其它特殊单项材料如安装主材，装修材料，通过价格、质量、安全、服务以及信誉公开招标综合考核确定供应商。
通过以上材料招标的分类及通过材料的集中招标，将从过于频繁的材料招标及日常的询价等事务性操作上解脱出来，主要精力将放到建立相对的供求关系、市场变化及需求合理性的研究。
3、物资采购需求的准时性：

（1）结合公司物资管理系统的应用，材料总需求计划一定在工程开工前或初期做好，采购时间上做到准时采购、准时采购基本就是与供应商签订在需要的时候提供需要数量的原材料的协议，最终目的为一种或几种物资建立单一可靠的供应渠道，减少供应商数量；好处是（A）追求零库存，（B）质量的一致性；（C）资源的节约；（D）成本的降低；（E）便于和供应商建立长期的合作关系。
（2）减少物资需求计划的临时变更调整和紧急采购，赢得降低采购价格的谈判空间。
4、实行资金的集中支付原则：
（1）实施物资的集中采购，资金的集中支付是前提，公司在集中控制的基础上，要求必须做到资金的集中使用，真正地发挥公司所属各项目经理部资金的协调使用，通过资金的协调，从而达到各项目所需的物资平衡，最大限度地满足资金不好或需要垫资项目的物资需要，也有利于满足公司扩大再生产的需要。
（2）公司通过实行资金支付会签制，严格按照工程收款控制物资货款的支付，防止出现超负和超支情况的发生。
5、正确处理好执行力的问题：
在实施物资集中采购过程中，公司要求局部利益服从整体利益即各项目、经理部的利益必须服从公司的整体利益，要在制度上克服不知放权、不知用人的现象；要与领导保持信息的对称性，对项目上或各级负责人存在问题的，可以直接向公司领导传递信息，在制度上，行政上解决物资集中采购过程中的执行力问题。

三、实施物资集中采购的效益分配：
由于物资的采购差价涉及到公司与项目承包的利益分配，对采购所取得的材料差价：不是一次固定价合同的工程，是根据工程进度需要向业主报价的工程，由各区域物资部门统一报价，统一采购，在承包兑现时把所取得的材料差价50%留给项目，以提高项目人员的参与性、配合性及积极性；对于一次性固定价合同工程，由于投标时考虑的其它因素较多，材料的采购差价全留在公司或通过标价分离的形式，把分离后的40%-60%留给项目部。
四、实施物资集中采购的成本降低情况；
1、青岛地区物资采购成本降低情况分析：

工程名称
工程结算值(万元)

结算金额

采购金额

采购差额
采购成本
总降低率
青岛汽车站
2875
10720432
10215714
504719
4.70%
青岛消防干警宿舍
1290
3785081
3680316
104765
2.77%
青岛市北区政府综合培训中心
6069
19127449
18136647
990802
5.18%
青岛环海高层公寓
3500
1316737
12594932
566805
4.30%
2、北京地区物资采购成本降低情况分析：
工程名称
工程结算值(万元)

结算金额

采购金额

采购差额
采购成本
总降低率
空军总院住宅楼
3057
11482693
11756541
-273848
-2.38%
人大学生公寓楼
3547
20870873
160556027
4814846
23.07%
3、潍坊物资采购成本降低情况分析：
工程名称
工程结算值(万元)

结算金额

采购金额

采购差额
采购成本
总降低率
潍坊财政局
570
1246615
1131582
115033
9.23%
潍坊中国联通
1937
6372647
6154612
218034
3.42%
4、济南地区物资采购成本降低情况分析：
工程名称
工程结值
(万元)

结算金额

采购金额

采购差额
采购成本
总降低率
济军政治部住宅
1654
1866379
1688431
177948
9.53%

成本降低情况分析说明:
1、采购物资成本的降低率情况:青岛经理部的成本降低平均水平在4-5%，成本的降低率不包括采购费用，青岛地区，所收取的采购保管费用2.5%,减去支出的保管费用0.625%,所得为1.875%，其它地区所收取的采购费用为1.5%,北京只提供了两个工程,一个降低率为负2.38%,一个为23.07%,不能反映一般问题,但总体水平要高于5%这个水平，潍坊、济南供应总量较少，按所供应的情况分析，成本降低率也不低于5%的水平，综合全公司，采购物资所取得的实际成本降低率一般在5%左右。
2、采购物资资金的支付情况：由于工程款回收的滞后性及垫资行为的发生，采购物资的资金支付一般采用六个月承兑支付以及资金支付的不及时，公司采购物资的履约率在75%左右，每年约5000-10000万元不能按合同支付，这样将使2-5%的采购效益流失。
3、所分析的几个工程，青岛地区前两个为不需垫资工程，后两个为垫资工程，北京地区有一个垫资项目，当时正是通过经理部资金的集中支付以及通过物资供应管理部门实施的物资集中采购供应，保证了工程的按时完成，并都取得了一定的经济效益和社会效益，其它地区的情况也大致如此。
五、实施物资集中采购的工作流程：
1、物资集中采购工作的职能分工：
（1）由施工管理部和各地区物资部门负责大宗材料的采购供应管理，负责材料价格信息的收集、整理、发布，负责整理各项目的物资需用计划，编制物资采购计划，负责组织材料招标选定大宗物资供应商或生产商，负责上述合同的谈判及采购合同的评审工作。

（2）项目经理部负责提供项目物资需用计划，负责进场物资的现场管理及按照材料的采购合同进行材料的验收调拨结算工作。
（3）公司财务部和各地区经理部财务部门负责采购资金的协调支付及负责各项目的采购成本核算和分包队伍的转帐结算工作。
2、物资集中采购的信息收集：
（1） 政策信息：是指国家对物资工作的方针政策，市场管理的有关
规定。例如国家整治小煤窑及公路限载引起市场价格的变化等。
（2）货源信息：物资供应管理部门必须搞好市场调查，及时掌握市场变化情况及其它地区的市场情况，多渠道组织货源。例如在施工青岛市北区培训中心工程期间，工程所有的镀锌板有我方供应，青岛的供货单价在5800元/吨左右，而通过我们的了解，在淄博的货源供货单价仅为4700元/吨左右，物资部门便组织人员到淄博采购，近这项采购差价超过15万元，而且跟有关供应商建立了长期的合作关系。
（3）价格信息：通过网上查询、物资分类询价、各地的物资信息及各地的工程造价信息等，及时了解市场的供求趋势及影响价格的其它因素,及时掌握生产厂家或供应单位的价格及其变化情况。
根据以上信息，建立区域物资价格资料档案，物资部门建立的资料档案包括供应商、物资名称、供应价格、有效时间等；定期发布材料的指导价格，作为材料的招标及物资采购的价格依据，同时为公司工程的投标报价提供合理数据资料和信息，为工程的投标报价服务。

3、采购环节的计划管理：
（1）计划环节：工程中标后，项目经理部按月提出工程材料需用量计划，报各地区物资部门，各地区物资部门负责整理各项目的物资需用计划，编制物资采购计划。
（2）各地区物资部门根据项目的实际需用计划向招标确定的代理商、战略生产商或供应商发送指令。
4、采购环节的招标管理：
（1）根据公司的招标管理规定，成立各区域的材料招标委员会，人员包括各地区经理部经理、生产副经理、各地区物资、合约、财务部门负责人，各地区物资部门负责材料招标的日常管理工作。
（2）采取公开招标或者邀请招标方式，发放采购公司统一制定的招标文件及材料招标评标办法（见附录1），或向供应商发放采购材料询价表（见附录2）
（3）根据投标书公开招标或询价表，通过竞争性谈判确定代理商、战略供应商或生产商。
5、采购环节的合同管理：
（1）根据材料的招标和询价情况签订物资采购合同，合同的签订实行会签制，人员包括项目经理及相关人员，物资、预算合约、财务部门负责人，地区经理及公司法律顾问（见附录3）。
（2）由公司与供应商签订战略合作协议或者规定数量的采购合同，前者的协议价格为该供应商的出厂价下浮一定比例，后者为一定时期的固定价格。

（3）集中采购的目的是为了降低采购成本，如果项目能够提供综合价格低于公司或经理部所签订的材料采购价的供应商，公司通过审核后可以与之签订协议或合同。
6、采购环节的质量管理：
（1）现场材料的验收管理：由项目材料员负责材料的现场管理，验收时，组织项目技术人员、业主、监理及领用单位人员参与，核对材料的数量关及质量方面的要求，把好材料的验收关；如出现数量及质量上的问题，项目材料员要及时通知物资部门。
（2）现场材料的资料管理：由现场材料员负责材料的验收、调拨及各种质量证明的收集及建立各类物资管理台帐。
（3）进场物资由各项目材料员负责落实保管责任、保管措施以及领用方式。
7、采购环节的结算管理：
（1）根据供应商提供的项目收料小票和供应商提供的出厂发票等，由项目材料员办理验收、调拨手续。
（2） 材料员把验收单、调拨单以及采购发票及时送到财务部门，财
务部门根据合同及公司财务管理制度，支付材料采购款。
8、采购环节的资金支付：
（1）按合同付款是原则，合同付款条件是基础，合同的付款条件要慎重，合同的付款条件要从招标上开始把握。
（2）资金支付的集中，前提是根据项目的资金或地区资金的承受能力加以支付，保持与公司资金回笼的一致性。

（3）实行资金支付的会签制：由地区物资负责人根据合同要求应付比例签核应支付资金额，地区经理部经理根据当月工程量签批实际支付额，会签单不允许走形式，不允许领导先签好字在让手下签。
9、实施物资集中采购工作流程图：
物资集中采购工作流程图
详细供货计划
项目经理部
供应采购物资

物资需求计划 物资采购计划
物资的验收调拨 供应商的评价
集中采购物资的价格发布

供应商

物资招标选择合格供应商
签订物资采购合同
办理支付采购价款
供应商的管理

公司或地区职能部门
采购物资的结算、汇总

物 财 合
资 务 约
部 部 部
六、实施物资集中采购应注意的问题：
（1）考察采购：不提倡到处考察，甚至利用考察之名旅游；耽误了时间、资金，考察采购太频繁应尽量避免。
（2）照顾关系；业主、上级领导有些必须要用的，但必须把握好质量关、价格关、付款关，不允许在质量上、价格上、付款的额度上给予任何照顾。这要通过招标环节来约束。

（3）电话采购或不事先确定价格采购；严禁不问价格、不招标，打电话送材料，后结帐的方式，一定要合同签订在前，按合同条款办事。
（4）正确处理与供应商的关系，禁止和供应商吃、喝、拿、卡等，不要有过多的欲望，要敬而远之，保持一定的距离。
（5）采购人员与现场其他管理人员更好的沟通，技术人员对材料及供应商的意见，项目经理的意见都要认真分析，不要武断地不负责任地决定物资的采购及物资。
七、实行物资集中采购的难点及对策：
（1）物资采购是个十分敏感的问题涉及到公司与项目之间的利益，涉及到项目及项目间的资源交流、供应商的选择与管理、市场价格信息的收集与判断、资金的支付、合约的管理，必须得到各个业务部门及与各项目间的协调，仅靠一个部门的资源来做到物资的集中采购，是很难取得满意的效果的，因此公司领导必须给予重视且通过公司的管理制度来执行。
（2）通过资金的集中管理，在公司或经理部做到资金的协调使用，通过公司领导或经理部领导的资金协调，从而达到各项目所需的物资（不管项目是否需垫资）平衡，做到资金的集中使用，实现资金真正意义上的集中管理。
（3） 加强物资需求计划的管理，减少需求计划的临时变更、调整和紧急采
购，提高物资采购需求的时间性和准确性。
（4） 目前，物资管理人员的能力和水平参差不齐，有些物资管理人员买卖

东西或在施工现场开验收单调拨单还可以，谈不上真正的物资管理，不能适应目前市场经济条件下物资管理的需要，建筑企业的物资管理涉及到市场分析、工程预算、经营报价及谈判技巧等多方面知识，因此，要加强物资管理人员的培训，加强公司物流经理及物流师方面人才的培养。