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企业信息化管理平台—协同办公系统设计方案书（常用版）
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企业信息化管理平台
协同办公系统设计方案书

目录
第一章 项目背景 8
1.1 XXX集团公司简介 8
1.2 XXX集团公司信息产业协同办公的背景 8
1.2.1 行业发展的需要 8
1.2.2 企业内部发展的需要 9
1.3 本项目建设目标与范围 9
1.3.1 建设目标 9
1.3.2 建设范围 10
第二章 XXX集团公司技术与实施分析 11
2.1 XXX集团公司现状与面临问题的初步诊断 11
2.2 XXX集团公司管理目标分析——六大整合 13
2.3 XXX集团公司信息化目标分析——六化 14
2.4 XXX集团公司系统建设目标分析——六大平台 15
2.5 XXX集团公司项目实施需求分析 17
2.5.1 统一认识，制度保障 18
2.5.2 优先解决迫切需求 18
2.5.3 多种培训策略相结合 19
2.5.4 提供无须技术人员维护的后台工具以及运维服务 19
2.6 XXX集团公司需求分析总结 19
第三章 XXX集团公司系统规划 21
3.1 XXX集团公司企业信息空间的构建 21
3.2 XXX集团公司企业门户设计理念与规划 22
3.3 XXX集团公司协同办公系统设计理念与规划 23
3.4 XXX集团公司系统建设效益分析 25
3.4.1 广泛的沟通渠道 25
3.4.2 规范的行政管理 25
3.4.3 全面的信息共享 25
3.4.4 深入的系统集成 26
3.4.5 智能的业务运作 26
3.4.6 全新的企业文化 26
第四章 XXX集团公司系统总体设计 28
4.1 设计原则 28
4.1.1 安全性原则 28
4.1.2 成熟性原则 29
4.1.3 标准化原则 29
4.1.4 易用性原则 29
4.1.5 开放性原则 30
4.1.6 可维护性原则 30
4.1.7 高效性原则 30
4.1.8 先进性原则 31
4.2 设计标准与开发规范 31
4.3 系统结构设计 33
4.4 系统性能设计 34
4.5 技术实现路径 34
4.5.1 基于J2EE的分布式计算技术 35
4.5.2 构件技术 35
4.5.3 UI技术 37
4.5.4 单点登录技术 38
4.5.5 SOA技术 39
4.5.6 Portlet技术 39
4.5.7 自定义工作流技术 40
4.5.8 可信的WebService技术 41
4.6 系统安全保障设计 43
4.6.1 安全体系设计原则 44
4.6.2 系统安全体系设计 45
4.6.3 CA的建设与接口 48
4.6.4 邮件系统接口设计 48
4.6.5 财务系统接口设计 49
4.7 系统运行环境 49
4.7.1 数据库服务器IBM System p5 561 49
4.7.2 应用服务器IBM System p5 550A 51
4.7.3 数据管理与备份方案 52
4.7.4 电子签章软件 52
4.7.5 即时通讯软件 64
4.7.6 短信平台 65
第五章 XXX集团公司综合办公应用 68
5.1 公文流转 68
5.1.1 主要功能特点 68
5.1.2 普通用户的界面操作功能 70
5.1.3 公文管理员的管理功能 72
5.2 综合事务 74
5.2.1 会议管理 74
5.2.2 车辆管理 76
5.2.3 办公耗材管理 77
5.2.4 宣传品（礼品）管理 78
5.2.5 合同管理 78
5.2.6 出差管理 79
5.2.7 请假管理 79
5.2.8 信息化运维管理 79
5.2.9 计算机类资产管理 80
5.3 知识管理 80
5.3.1 综合信息 80
5.3.2 信息收集和发布平台 83
5.3.3 企业社区 84
5.3.4 在线帮助 84
5.4 项目管理 84
5.5 个人工作平台 89
5.5.1 待办工作 89
5.5.2 员工通讯录 89
5.5.3 个人文档管理 90
5.5.4 电子邮件 90
5.5.5 日程安排 90
5.5.6 工作委托 90
5.5.7 即时通讯 92
5.6 系统管理 92
5.6.1 综合管理 93
5.6.2 组织信息 93
5.6.3 权限维护 93
5.6.4 系统审核日志 94
第六章 XXX集团公司项目实施方案 95
6.1 项目组织管理 95
6.1.1 项目组队 95
6.1.2 项目组职责分工 97
6.1.3 投入本项目的力量 100
6.1.4 项目管理 102
6.1.5 软件质量管理 107
6.1.6 系统环境质量控制 114
6.2 项目实施计划 117
6.2.1 项目计划 117
6.2.2 需求调研 118
6.2.3 规划设计 119
6.2.4 系统配置与开发 119
6.2.5 安装调试 120
6.2.6 用户培训 121
6.2.7 系统试运行 122
6.2.8 项目验收 123
6.3 系统环境安装实施方案 123
6.3.1 基本要求 123
6.3.2 场地准备 124
6.3.3 系统联调 125
6.3.4 系统测试 125
6.4 项目培训方法 126
6.4.1 针对XXX集团公司特点的培训策略 126
6.4.2 培训师资 127
6.4.3 培训方式 127
6.4.4 培训对象 127
6.4.5 培训环境 129
6.4.6 作息时间 129
6.4.7 培训内容 129
6.4.8 培训费用 132
6.5 需求变更管理 132
6.5.1 提出修改 132
6.5.2 双方的反应 132
6.5.3 双方的认可 133
6.5.4 实施 133
6.5.5 修改程序流程 133
6.6 项目文档管理 134
6.6.1 文档编码规范 134
6.6.2 文件命名规则 135
6.6.3 文档鉴定制度 135
6.6.4 文档管理流程 135
6.6.5 项目文档 136
6.7 项目风险管理 139
6.7.1 项目风险管理方法 139
6.7.2 项目风险预测与识别 139
6.7.3 项目风险评估与分析 140
6.7.4 项目风险处置 140
6.7.5 项目风险及化解办法 140
6.7.6 人力资源风险 142
6.8 系统验收管理 142
6.8.1 系统验收前准备 143
6.8.2 系统验收过程 144
6.8.3 组成验收小组 144
6.8.4 工程上线验收 145
6.8.5 系统设备及软件安装调试初步验收 146
6.8.6 系统设备及软件系统试运行 147
6.8.7 系统设备及软件安装调试最终验收 147
第七章 售后服务与技术支持 152
7.1 400热线服务 152
7.1.1 服务热线 152
7.1.2 服务内容 153
7.2 技术支持 155
7.3 客户跟踪 156
7.3.1 项目实施阶段的客户跟踪 156
7.3.2 项目验收后的客户跟踪 157
7.4 驻场服务与应急服务 158
7.4.1 保修期服务 158
7.4.2 保修期后服务 159
7.5 升级策略 160
7.6 系统环境售后服务承诺 160
7.6.1 安装调试 161
7.6.2 原厂家承诺的质量保障 161
7.6.3 保修期内服务内容和方式 162
7.6.4 保修期外服务内容和方式 164

第一章 项目背景
1.1 XXX集团公司简介
XX产业集团是一个集科研开发、生产经营、技术服务、系统集成于一体的大型高新技术企业集团，以电力系统自动化、信息化和能源管理系统解决方案为主营业务，是国家和山东省重点扶持的高新技术企业之一。
    XXX集团公司1971年建厂。1975年研制出计算机辅助设备—光电输入机，并于1980年荣获中国计算机行业第一块国家质量奖银牌。1982年与山东工业大学合作开发了我国第一台微机电力远动设备，将企业带入了电力系统自动化领域。历经30多年的发展，公司已经拥有包括一个上市公司在内的11个权属企业，资产总额达22亿元。现有员工2000余人，本科及以上学历人员占70.43%，产品覆盖了电力自动化、信息化以及铁路、能源（矿山、油田、大型冶炼与化工）等领域，目前有电厂自动化、保护及变电站综合自动化、配电自动化、电能计量计费管理、企业信息管理、智能通信电源、无线通信等8大系列300多个品种。
。
1.2 XXX集团公司信息产业协同办公的背景
当前XXX集团公司面对国内外巨头的直接竞争与挑战，为更好地应对挑战，急需以信息技术为支撑点，以信息化为突破口，通过建设办公自动化等系统推动企业的业务流程再造与组织结构重组以提升竞争力。这种通过信息化求生存谋发展的迫切需要，与我们整个电子行业面临的生存与发展挑战是分不开的。
1.2.1 行业发展的需要
早在进入21世纪之初，国家就提出了“信息化带动工业化”这一战略方针。我国电子信息产业为了迎接WTO后市场开放的挑战，用最先进的信息技术全面渗入电子行业设计、生产、流通、管理过程，加速电子信息产业、产品的结构调整，完善电子信息产业管理体制，满足市场和消费者的需求，提高整体竞争实力。
1.2.2 企业内部发展的需要
如何实现资源的优化组合使“1＋1＞2，这是当前XXX集团公司面临的主要问题，实现企业内部资源互补，资源融合，资源协调，资源统一，从而实现企业在战略目标上的实现。要注重的是不同企业文化的融合、品牌的集中，不但要整合行业内资源，还要完成企业内部业务流程重组与再造、建立科学高效的管理方式。面对多点离散办公的集团本部与相隔千里的下属生产点，如何实现一体化运作呢？
答案就是信息化，即“在信息的空间重建企业的运作”——将改革、发展规划与信息化建设充分结合起来，利用信息化手段建立电子工业企业联合重组下的改革、管理、运营支撑体系，辅助推进和落实改革的各项任务，使管理横跨全省、业务遍布全国的公司成为一个完整、流畅的管控一体化企业系统。
1.2.2.1 协同办公系统化解整合危机
要实现这样一个“信息空间”，仅有ERP系统与传统的办公自动化系统是远远不足够的，要建设一个包含办文、办事、办会、沟通、信息发布与获取以及涵盖各部门职能业务、涵盖员工各种日常办公工作的综合性办公系统，该系统不但能够与财务、ERP、人力资源管理等系统互联互通，还能够通过互联网让总厂全省员工在任何时间任何地点使用，无分时间地点地协同工作，建成一个用户范围最广泛的总厂一体化运作管理的大平台。
1.3 本项目建设目标与范围
1.3.1 建设目标
系统应实现XXX集团公司两级用户和应用系统的协同，提高办公效率；按照“全集团一套系统、一个平台、一个门户、二级应用”的总体建设思路，构建一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖XXX集团公司信息产业的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满足XXX集团公司工业公司跨时间、跨区域、跨部门的集团化协同办公要求；根据不同的业务，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起，促进信息的有效利用和科技创新。
系统应提供对各个业务环节进行整合的方案，建设一个可以面向整个业务过程来进行管理的协作平台。
从应用的层面看，本平台以部门之间、跨部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。对于系统本身，任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕本平台工作，共同完成本平台所要求的相关应用。
从管理的层面上看，本平台的设计应基于资源协同，实现“以点带面”和“协同运作”，任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来，并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换。
1.3.2 建设范围
本系统涵盖以下建设范围：
1）覆盖XXX集团公司集团以及下属10多个下属以及关联公司统的需求调研、方案规划、开发、实施和培训；
2）系统配套的服务器，系统软件，机架式安装所需的零配件如显示器、键鼠、切换装置和支持所有应用模块所需购买的第三方软件产品的采购、安装、调试和集成工作；
3）建立一套完整的配套管理体系。

第二章 XXX集团公司技术与实施分析
随着集团业务的不断发展，XXX集团公司企业规模不断扩大，原有的管理体制已经不能适应企业管理需要。现在存在的问题有：管理层次过多，响应环境变化的能力不强；生产、经营部门授权不足、制度执行不力；流程运行不畅、效率低下，资源未能充分有效整合；职工危机意识、竞争意识不强；信息传递效率低，沟通不及时，信息数据没有充分共享等。
XXX集团公司为适应市场化改革和新一轮联合重组需要，力求通过充分利用信息化管理工具切实推动企业管理变革，理顺绩效考核机制，实现XXX集团公司更高层次、更高水平的科学管理，不断进行业务流程重组，理顺核心业务流程，提高信息化水平，确立XXX集团公司工业在下一轮竞争中的优势地位，使企业各项管理工作再上台阶，最终达到资源有效整合，发挥最大效益的目的，推动企业做大做强、做实做好。
2.1 XXX集团公司现状与面临问题的初步诊断
电子信息产业的公司制改造已完成，形成了多点生产的运作格局，依托传统的 、纸质办公模式，已不能满足管理的时效性和准确性的要求，因此为了提升公司管理，促进企业发展，需要建设一套符合电子信息产业自身特点的办公自动化系统，实现各单位、各部门跨地域、高时效地协同工作。

图：XXX集团公司多点生产、离散运作的现状
在整合初步到位、“怎样合理布局管理架构以实现企业经营的规模效益？
n 如何理顺企业内各部门、企业与下属企业之间的定位、管理职责和流程关系？
n 如何优化管理流程，提高执行力以提升企业经营管理效率？
n 如何解决企业分散的信息资源的整合？
n 如何解决在变革管理过程中分散的组织结构导致的管理沟通障碍？文化融合传播障碍？
n 如何解决本部对各部门、下属企业的生产、经营、销售、财务等信息的了解与掌控？
为了解决这些问题，XXX集团公司管理信息化的核心思想是利用信息化工作来推动企业信息化经营管理模式的确立和完善：
n 做实和做到信息化企业管理——“一体化经营模式”，用信息技术重建企业运作空间。
n 以信息系统推动和服务信息化企业管理——信息化规划工作与信息系统建设。
n 信息化工作的落地——着手协同办公系统与门户系统的建设。
2.2 XXX集团公司管理目标分析——六大整合
对于任何大型企业集团，规模不等于效益，做大不等于做强，尤其对于多地、多层的XXX集团公司，必然会遇到战略分散、组织分散、流程分散、信息分散、资源分散、文化分散的发展瓶颈，必须通过信息化手段来推动管理的“六大整合”目标：战略一致、组织扁平、流程结合、信息集中、资源共享、文化一统，从而突破瓶颈，从做大走向做强，从实现规模扩展走向实现规模效益。

n 从“战略分散”到“战略一致”
将多家原来各自为政的下属企业，在XXX集团公司统领下，统一传递、执行与落实共同的企业战略，为同一个目标而不是多个目标而共同努力。
n 从“组织分散”到“组织扁平”
面对不同管理模式的下属企业，基于扁平式组织管理模式，建立系统、科学、规范的管理制度体系去保障企业管理有序、高效运行。
n 从“流程分散”到“流程优化”
企业当前有大量的工作缺乏约束和指导，尚未形成规范的工作流程体系。下属企业自身已经存在各种隐性与显性流程，须在全省范围内进行流程清洗、梳理、整合、优化并贯彻落实执行。
n 从“信息分散”到“信息集中”
随着企业日益发展，各种信息资源也越来越丰富多样化，但分散在各个部门和各个下属企业的信息资产缺乏有效的管理。须以领导决策为导向，在全省范围内进行信息采集、汇总、存储、管理、统计分析、统一发布。
n 从“资源分散”到“资源共享”
集团本部与每个下属企业都有广泛的内部企业资源与外部社会资源，这些都是XXX集团公司发展壮大的宝贵资源，资源唯有一体化整合、管理与利用才能发挥XXX集团公司整体综合优势。
n 从“文化分散”到“文化一统”
面对具有多种多样的部门小文化的下属企业小文化，如何从全集团统一文化的高度去整合各种文化，取其精华，继承、发展、融合为全新的XXX集团公司统一的企业文化，并向各部门与下属企业进行传播、实践与再创新。
2.3 XXX集团公司信息化目标分析——六化
为了支撑上述六大管理目标的达成，我们认为XXX集团公司信息化的目标是：“在XXX集团公司的管辖范围内，最大限度地实现数字化的运营与管理，以全面实现信息化对业务流程的支持为起点，通过提高信息质量，整合信息管理，在先进技术手段的支持下，推动XXX集团公司专业化和精细化的管理需求，借助先进技术和管理平台，实现集成的、科学的、精细化的企业管理体制，提高XXX集团公司的核心竞争力。”
XXX集团公司信息化目标具体可展开为以下“六化”：

n 流程规范化
电子信息产业本部实行标准管理，各个部门与下属企业执行相对标准的流程，通过信息系统得以推行和固化。
n 资源一体化
实现信息建设的统一标准，统一平台，统一数据库和统一网络。
n 管理精细化
不但利用信息化保障管理水平的提升，而且通过信息手段来驱动企业改革。
n 决策科学化
利用高质量的实时数据分析经营现状、预测趋势，为经营决策提供有力支持。
n 数据集中化
通过信息平台的建设，实现核心应用和关键平台的物理及逻辑集中化，从而共享资源，降低成本和管理风险，实现系统集成和信息协同效应。
n 服务专业化
建立专业的IT治理体系，关注核心领域，拓展差异化优势，外包非核心领域。
2.4 XXX集团公司系统目标分析——六大平台
任何一个信息系统应用与建设是解决企业实际管理问题、实现企业信息化目标的手段与工具。针对上述管理目标与信息化目标，XXX集团公司协同办公系统需要用协同工作管理机制来重建企业运作空间，用流程管理机制来规范行政管理流程和业务管理流程，用信息门户技术整合企业信息资源，用知识管理机制来进行知识资产的整理利用，打造XXX集团公司“六台合一”的综合数字化管理平台：

图：XXX集团公司“六台合一”的综合数字化管理平台
n 统一集成工作平台
XXX集团公司各级领导与人员都以协同办公系统作为工作的主要平台，平台除了集成本项目各种办公应用，还具备充分的扩展性，能够链接与集成目前与未来各种专业业务系统，使所有用户在统一的界面上使用不同的软件系统。并且，平台的集成框架具备个性化定制能力，可以按照不同部门、不同领导的需要，为不同类型的用户实现不同的界面风格与定制不同的软件功能使用权限。通过网络与通讯平台的支持，使出差或外地人员可以随时随地实现移动办公。
n 统一信息发布平台
协同办公平台也是一个内部信息发布系统，为信息发布交流提供一个有效的场所，实现企业内部各种信息（办公信息、文件、函件等）的统一管理和发布，以及个性化的服务。平台也支持发布互联网上的各种信息，包括行业信息、社会信息以及网上订票订购、网上银行等在线服务。
n 统一实时通信平台
提供了点对点或点对多个点的信息通讯的功能，包括电子邮件、即时通信、短信收发、网上 、留言、意见征询、文件传阅、视频会议等等，它为企业提供快捷、灵活、方便的信息传递机制，实现了用户文件共享、文字信息、语音信息、视频信息的传递及积累；系统中的工作流以及待办事宜等信息可以发送到相关人员的 上，解决外出工作人员的后顾之忧。
n 统一流程整合平台
实现企业内各种业务工作与管理工作的电子化流转，范围基本覆盖了纸质办公时期的所有工作流程类别，各种工作流程均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，并采用尊重工作人员传统办公习惯的人性化设计，真正顺利实现无纸化办公。
n 统一信息集成平台
集成与汇总XXX集团公司内各部门、各下属企业目前与未来各种业务系统独立的、静态或者动态的业务数据，包括财务系统、CRM系统等，并进行统一的统计分析，为企业领导决策服务。这些数据、信息还可以集成到工作流平台中，使用户能有效获取处理信息，提高整体反应速度与工作效率。
n 统一知识管理平台
系统利用长久积累的信息、文档、知识资源与专家技能，改进行动决策能力、快速响应能力、提高工作效率和公务员整体素质。平台将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将会逐渐缩小，提高企业协作能力，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度地释放人的主观能动性。
2.5 XXX集团公司项目实施需求分析
办公自动化建设是一种“三分技术、七分管理”的系统工程项目，信息技术是手段，解决管理问题是目的。因此，除了对本项目进行上述技术需求分析外，还必须针对XXX集团公司的管理现状与项目建设目标，对项目实施进行需求分析，找出确保项目成功的管理实施路径（而不仅仅是技术路径），才能真正实现信息化促进管理变革的目的。
根据XXX集团公司管理人员的总结、我们前期的调研，结合大型企业集团建设办公自动化项目所遇到的共性问题，我们认为本项目在实施过程当中主要将遇到以下问题，必须提出针对性强的切实可行的实施解决方案：
n 本项目涉及集团本部、以及下属的企业，覆盖面大，用户众多，合理安排实施、推广、培训工作是项目能否按时按质按量成功实施的关键。
n 企业内各种业务流程与管理流程还存在不清晰、不稳定、不规范的问题，这些流程不进行梳理就难以开展流程电子化工作，更谈不上流程的优化。
n 虽然本项目已经有了明确的建设目标，但由于筹备时间较短，尚未对企业内部进行广泛的民主的需求调研，因此项目在实施过程当中必然遇到大量的需求变更问题，如果有效解决需求的变化问题，是项目建设目标能否达到的关键。
n 下属各单位信息化水平参差不齐，电子信息产业各部门的信息化观念、重视程度同样也参差不齐，需要一把手在人力、财力、物力上的支持，需要一把手的亲自参与，否则解决管理问题的办公自动化项目很难推进。
n 系统上线以后的正式运行阶段是系统真正发挥价值的时候，但目前XXX集团公司信息中心没有充足的IT技术力量与管理力量，系统运行的管理、维护工作难以保障。
在以往同类大型企业集团办公自动化项目的实施经验以及智慧的基础上，为了帮助XXX集团公司项目成功，XX公司针对上述问题将采取以下解决方案：
2.5.1 统一认识，制度保障
建议XXX集团公司在企业内部做好统一认识、统一思想的培训宣传工作，让电子信息产业各部门、下属各厂、公司领导层充分认识到企业信息化对企业战略执行、企业管理变革优化的必要性、重要性。建议XXX集团公司指定信息化管理制度，并将信息化工作纳入企业各级管理人员的绩效考核体系中，使全省信息化工作得到制度保障。
2.5.2 优先解决迫切需求
办公自动化建设过程中，优先解决电子信息产业各部门与各厂的迫切问题，例如各厂向电子信息产业提出的审批申请流程，充分考虑各级管理人员的切身利益，同时不断调动更广泛的积极性，让项目快速见效的过程中也让广大用户快速从传统办公模式转变为电子办公模式，对信息化工作有了更直接的体验，继而提出更多更广的信息化需求，推动办公自动化滚动发展。在这个过程当中发生的需求变更，将发起需求变更流程，由双方共同组成的需求变更管理委员会进行统一评估，筛选真实有效的需求，确保不偏离项目建设目标，确保系统开发实施工作的有效性。
2.5.3 多种培训策略相结合
项目培训工作应该与系统开发实施工作同步进行。首先对全集团各级管理人员的信息化技能进行摸底调查，提前进行“扫盲”培训并狠抓考核，确保在系统上线之前，广大用户具备基础的计算机操作能力，如Windows、Office以及上网操作。对于广大用户的办公自动化培训工作，我们将采用理论与实践结合、现场与远程结合、共性与个性结合、培训与考核结合、自助与他助结合的培训策略，一方面系统自身的人性化易用性设计将大大降低学习难度（一部分计算机操作熟练的用户无须培训），另一方面系统提供网上培训、自助功能，让每一位用户随时进行学习，并能在系统提供的学习论坛上进行经验交流。特别地，必须加强对电子信息产业各部门与各厂骨干的培训，尤其对位于流程的关键节点的领导与管理人员进行重点培训，确保流程畅通无阻。
2.5.4 提供无须技术人员维护的后台工具以及运维服务
系统后台管理维护是办公自动化系统的稳定运行与发展的坚强后盾，因此XX公司将选择成熟的技术路线，并提供一整套能够让非IT专业人员维护的易用的后台工具。系统后台采用分级管理，即由熟悉各自业务的各级管理人员维护本部门、本厂的管理流程，无须电子信息产业总部专人负责。不但系统后台要能够让非IT专业人员维护，系统前台更要作大量的人性化设计，充分尊重用户原有的工作习惯，才能帮助XXX集团公司尽快过渡到网上电子办公，降低前台维护工作量。根据本项目的要求，XX公司还将派驻技术专家到XXX集团公司现场提供长期运维服务支持，实现运维过程的自动化，所有IT资源都在自动监控之下运作，发现问题能提前报警、智能分析、提前排除隐患，确保XXX集团公司业务顺畅运作。
2.6 XXX集团公司需求分析总结
综上所述，通过本项目的建设，将实现六大平台合一的协同办公系统，该系统符合“六化”信息化目标，从而为“六大整合”的管理目标服务。

图：XXX集团公司协同办公系统项目目标实现路线图

我们认识到新一代企业集团办公自动化系统的建设是一个系统工程，我们将利用长期服务电子信息产业企业信息化的经验和对电子信息产业、企业管理的理解，以“平台”为基础，以“应用”为目的，以“安全”为前提，以“标准”为关键，以“服务”为保障，系统地建设XXX集团公司办公自动化系统，为XXX集团公司长远的发展打下基础。
在该系统的建设过程中，我们将全力以赴，以自身雄厚的技术实力及多年的设计实施经验，帮助XXX集团公司建设一个即符合现实应用需求，又能够适应未来战略发展需要的，安全、实用和先进的以事务联动和业务整合为目的的协同办公平台，为XXX集团公司的办公自动化建设在电子信息产业以及国内大型企业集团树立典范工程。

第三章 XXX集团公司系统规划
协同办公系统建设是一项规模庞大、技术含量高、结构复杂、功能强大、涉及面广、建设周期长的大型系统工程，必须对XXX集团公司办公自动化建设进行统一规划，才能够使办公自动化系统建设健康、有序地进行，从而带动XXX集团公司工业信息化以及人员信息技能的提高，满足改革发展的大局需要。
3.1 XXX集团公司企业信息空间的构建

图：物理分散的传统企业空间
面对战略分散、组织分散、流程分散、信息分散、资源分散、文化分散的企业发展瓶颈，必须进行务实的管理创新方能取得跨越式突破与发展。纵观全球，大型跨国企业集团都通过“全球化”实现业务创新，通过“信息化”实现管理创新。所谓管理创新的信息化，正是将传统的企业管理运作在信息的空间中进行重建，解决各种传统管理模式下难以解决的问题，并且为企业在新一轮市场竞争中获得持久强大的新的竞争力。

3.2 XXX集团公司企业门户设计理念与规划
从集成整合的对象的角度，企业门户可以分为三类：
（1）信息门户EIP（Enterprise Information Porta1），即用户能在一个门户系统中打破各大业务系统的限制，统一获取企业所有的信息。XXX集团公司提出得“一个门户，二级应用”即属于不同层级的信息门户。
（2）应用门户EAP（Enterprise Application Porta1），即用户能在一个门户系统中无须重复登录，直接使用各大业务系统，并且打破各大业务系统的限制，以业务为中心组织各种系统的功能。
（3）知识门户EKP（Enterprise Knowledge Porta1），是EIP发展的高级阶段，即用户能在一个门户系统以业务为中心，打破各大业务系统的限制，自由地使用各种数据、信息与知识，并且知识是主动地、智能地提供。
在本项目中，应该是同步建设上述三类门户，近期建设中偏重EIP并开始进行注重知识沉淀，EAP与各大业务系统同步建设，远期条件成熟以后建设更完善的知识管理系统实现EKP。
3.3 XXX集团公司协同办公系统设计理念与规划
协同办公系统由于用户面最广、部署推广容易，而成为构建企业信息空间的第一软件系统。XX公司针对电子信息产业联合重组、机构整合要求而设计的协同办公系统，部署方式灵活，适应母分与母子公司管理体制，基于“人员整合”理念，以团队沟通协作为核心，通过“信息＋流程＋事务”三类协同机制，采用“终端集成＋应用集成＋网络集成＋设备集成”四类技术，使所有的用户不受时间和地域的限制，都在统一、安全、个性化、人性化的前台工作环境上展开日常工作。同时，严密的一体化管控后台，又确保了信息空间与企业管理体系的一致对应。

图：XXX集团公司协同办公系统设计理念
n 团队沟通协作
提供XXX集团公司各级领导、管理人员与广大职工人与人之间、团队与团队之间多种沟通渠道。
n 提供视频会议、在线交流、电子邮件、网上 、 短信等通讯手段与实用的文件快速传递。
n 延续多种传统沟通形式：请示汇报、指示、约见、留言等。
n 辅助企业文化建设的企业级论坛与部门级论坛。
n 信息协同
追求在XXX集团公司范围内各种信息的一次录入重复利用，将分散的信息关联组织起来，从海量信息中找出价值信息。
n 以文档中心、知识库为基础，不断沉淀与分享全部员工的技术、业务知识与经验 。
n 与财务、ERP、eHR等交换信息，以及发布互联网的社会、行业新闻与交通天气信息等。
n 提供强大的搜索引擎，挖掘企业内部与外部互联网零散而海量的信息。
n 集中的信息化问题与需求处理流程。
n 流程协同
把XXX集团公司中各种跨地域、跨组织、跨应用流程及人员相关、业务相关流程进行连接、嵌套、整合，构造一个完整的企业流程体系。
n 实现集团本部、股份公司以及下属分公司之间的跨组织流程、本地与异地之间的跨地域流程、与财务、ERP整合的跨应用流程的来回跳转、嵌套。
n 协同和衔接与人员相关、业务相关的各种文件流程、行政流程、业务流程、监控流程等。
n 流程能实现连续处理、转发，也能自动从相关事务的任何环节中发起流程。
n 事务协同
尊重XXX集团公司用户日常工作习惯，以具体的某项工作事务为中心组织各项功能，加强诸多功能之间的联动，使用户专心于事务本身而不用考虑功能使用。
n 各种待办工作的提醒，以系统内、 短信、电子邮件等多种方式。
n 以日程为主线，一方面以用户为中心关联各种事务，事围人转，如会议、出差、派车、通知的协同；另一方面，在用户以“事”为中心组织工作时，实现顺利完成事务的多功能联动，如接待事务同时涉及到接待安排、会议安排、车辆调度等多事务和多功能联动。
n 集成外部政府、银行的各种网上服务。
n 对资源的统一调度安排，包括文件、会议室、车辆、办公用品、印章、财务、资产等。
n 信息在流程与功能模块之间相互引用、更新，流程实现数据的审批，模块实现数据的落地管理。
3.4 XXX集团公司系统建设效益分析
我们相信，XXX集团公司协同办公系统与企业门户系统建成以后，将能取得以下显著的效益：
3.4.1 广泛的沟通渠道
实现全企业协同工作，除了通过电子化的工作流程将电子信息产业本部与分布全省、分散全国的管理人员、业务人员连接起来以外，还要配合大量现代通讯手段，包括电子邮件、网络视频会议、网上即时通信、网上 、 短信等等，使得全电子信息产业职工尽管在物理上分散各地，却在同一个企业信息空间中实现“天涯若比邻”。
3.4.2 规范的行政管理
通过建设各种行政事务管理功能、各种行政申请、资产管理以及贯穿决策层、管理层到执行层的计划任务管理等系统，让全企业管理层和职工在网上进行各种繁琐的行政工作，布置落实任务，实现“复杂的事情简单化，简单事情规范化”。
3.4.3 全面的信息共享
在XXX集团公司全企业范围内共享各种通知、公告、大事记，各种文档、社会新闻、行业新闻等，让各职能部门与生产厂即时发布行政业务信息，全省职工第一时间获得所有信息，实现“轻点鼠标信息瞬间传达”。
3.4.4 深入的系统集成
随着信息化建设的深入，各大应用系统必然要进行面向用户业务处理过程的整合，除了实现统一登录以外，协同办公系统将与财务系统、CRM系统、ERP系统、BI系统等在业务逻辑与数据层面上进行广泛的整合，满总用户复杂业务自动化处理的需要。同时鉴于协同办公系统的特殊地位与用户使用习惯，协同办公系统将与企业门户系统紧密集成与整合。企业门户系统配合流程再造、流程优化工作，在管理上与技术上，与各大业务系统实现初步的流程整合。门户系统不但融合、内嵌了协同办公系统，还要全面集成各大业务系统，以业务处理为中心，为每项业务将不同系统的相关操作界面统一到一个界面中，应用功能相互联动，底层信息数据共享与交互，保证用户只须关注业务处理而无须分心考虑使用哪些系统、哪些功能模块来处理业务。这种以人为本、围绕着用户的事务与业务，组织安排各个业务系统相互配合、同时提供服务的企业门户系统，才是真正的大“自动化系统”。
3.4.5 智能的业务运作
而“自动化”再上一个台阶就是“智能化”，即针对不同用户的知识使用需求来设计与建造全面的知识管理系统，围绕用户处理业务过程自动提供所需要的数据、信息与知识，充分利用用户自己与其他用户在日常工作中沉淀下来的信息与经验。这种软硬件资源整合进一步解放用户受到的限制，最大程度发挥了信息化资源服务业务、服务管理、服务决策的价值。
3.4.6 全新的企业文化
信息化推动企业文化整合与改革，协同办公系统能够利用信息化帮助企业统一建设企业文化，使得XXX集团公司全员上下一心，产生认同感、归属感，集体荣誉感与主人翁精神，达致“齐心”、“同甘共苦”。投票系统、意见征询、企业论坛、统一的系统首页宣传以及思想政治工作的信息化等都被证明是有效的协同应用模块。

第四章 XXX集团公司系统总体设计
4.1 设计原则
根据以上对XXX集团公司办公自动化系统项目的需求分析，在设计整个系统之前，结合XX公司的电子信息产业企业信息化经验，对于系统的设计原则，我们归纳总结为安全性、成熟性、标准化、易用性、开放性、可维护性与高性能、先进性等八大类型要求，并以此作为本系统设计原则。
4.1.1 安全性原则
安全保密是企业信息化建设的关键。办公自动化系统涉及到XXX集团公司重要或机密信息，因此安全性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传输、网络、应用，采用多层次的安全保障措施。本次项