连锁管理系统操作说明书.doc

精品文档就在这里
-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

盖达尔连锁管理系统操作使用说明书

第一章功能模块操作说明
［盖达尔连锁管理系］主要有前台和后台两种操作版本。
５.１基本信息管理

［基本信息管理］是整个系统所有操作的信息来源，贯穿于整个系统的业务流程；因此，基本信息数据的准确性直接影响到整个系统数据的准确性，在进行基本信息录入时，一定要做到准确、详细。基础信息的建立，是开始使用本系统之前所必须做的重要工作之一。它主要包括［公司部门］、［内部职员］、［往来单位］、［银行帐号］、［会员管理］、［仓库资料］、［固定资产］、［会计科目］、［销售门店］、［库存商品］等功能模块；
５.１.１公司部门
［公司部门］的设置是为了，在整个管理系统的方便，对各个部门的仔细设置能够给管理带来很大的好处，对于各个部门的设置要能够具体分类：部门代码和部门都不能重复，部门代码编码建议用部门名称的各个大写字母；

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
本系统所有的数据添加的流程均是：
单击［增加］后在相应的文本框里输入内容后，单击［保存］即可，
［修改］数据直接是先在相应的文本框里输入内容后，单击［修改］即可，系统会出现如下图所示的界面
确定需要修改单击［确定］就可以；

［删除］数据的操作是直接［删除］当前文本框里所显示的数据；系统也会弹出类似与［修改］操作的界面，只要［确定］就可以进行［删除］操作。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
５.１.２其他类似操作
内部职员\往来单位\银行帐号\会员管理\仓库资料\固定资产\会计科目\销售门店\库存商品，这些操作和部门操作方法类似。不再重复介绍：
5．1．3库存商品
库存商品主要记录商品的各种详细信息如：商品全名、商品编号、规格、计量单位、生产厂家、批准文号、注册商标、批号、有效期以及商品的预设售价等。库存商品信息库建好后，发生业务时只需调用库存商品内的信息即可。进行库存商品录入时首先应做好商品的分类工作，系统允许5级分类，分类方式用户可自行定义。界面如下图：

1. 建立商品分类
商品分类的正确建立可方便库存管理、销售管理及各种统计报表。建议分类方式如下，例如文具类：
第一级：按镜片、镜架、隐形眼镜、配套等大类进行分类；
第二级：在第一大类基础上按品牌进行分类如对镜片：阳光镜片、树脂镜片等。
第三级：在第二级基础上按产地进行分类如：广州阳光镜片、美国阳光镜片等；。
第四级：在第三级基础上按商品的基本信息录入等：“规格型号”、“颜色”和“球面”、“计量单位”这四个选项；
第五级：根据商品分类输入每种商品的详细信息。
*分类级数用户可以自己定义*
**对于镜片的球面度数和柱面读书的设置如下：
近视或远视度数需带“-或+”标志；
商品分类方式确定后，即可建立树型目录，进入[基本信息]/[库存商品]
1) 点击［增加］按钮进入“基本信息－商品信息框”，在“商品全名”处输入商品类别，在“商品编号”处输入自定义商品编号，以及它的产地后［保存］即可；
2) 可以对商品分类进行［删除］、［修改］
2. 输入商品信息
当建好商品类别后，即可输入商品信息，进入[基本信息]/[库存商品]，选定商品类别后点击［增加］，录入商品实际信息时应注意：
1） 选择树型结构后，选择需要编辑的商品的分类后，正确填写商品的全部信息后［保存］即可；
2） 以对商品进行［删除］、［修改］。
3） 基本单位（小）”输入商品的最小零售单位，此计量单位系统默认显示在各类业务单据中，并作为数据处理的计量单位，如盒、瓶等。“整件单位（大）”输入该商品的大单位，如件、箱等，当发生业务时，用户可根据实际情况对计量单位进行选择，系统会根据“单位换算比率”来进行大小单位间的数量换算。
3. “有效日期（月）”输入商品从生产日期到失效日期的时间长度，如：12、24。表示有效期为一年、两年。此数据将自动转换为“有效日期（日）”。
5．1．4往来单位

往来单位主要记录业务往来单位和个人的相关信息，如：单位名称、地址、联系电话、信用额度、开户行、帐号及税号等信息。系统允许分类，具体分类操作方法可参考库存商品的分类操作方法。
1） 单位名称”和“单位编号”栏内容不能为空，否则信息无法保存。
2）当系统设置使用信用额度时，“信用额度”的数值将会影响该单位的往来款项金额，即超过信用额度的往来金额，系统将自动提示不能过帐，但可存入草稿。
3） 初应收余额”和“期初应付余额”的数值可以在这里录入，也可以在[期初建帐]/[应收应付期初]中录入。
5．1．5内部职员

1.部门信息和职务信息的分类
部门信息和职务信息的分类和商品分类的方法一致；
2.[基本信息]/[内部职员]记录公司每个员工的基本信息，如：电话、地址、所属部门等。：
**规定是公司所有员工严格按照统一编号：规则如下：
部门代码(2位)+编号(8位)，其中编号是员工的关键，编号是所有员工的整体编号；
比如财务部的张三则定义成：CW00000001
该界面上的“职员全名”和“编号”不能为空；“所在部门”、“所属职务”为可选栏，部门的增加及修改可以自己定义。
5.1.6银行帐户

银行帐户记录公司的银行存款情况，当用户前台使用银行刷卡系统时，在此帐户下应以卡类名称建立多个分类帐户，以便与银行对帐及统计。系统允许多级分类。“科目全名”及“科目编号”不能为空；“期初余额”的数值将影响现金银行期初值的变化。
5.1.7仓库资料

仓库基本信息包括：仓库代码、仓库名称、仓库类型、所属地区、仓库管理员、仓库大小、备注说明等；
*仓库代码编码的规则：地区简码+地区号+编号;比如上海第二仓库写成：SH-021-0002
5.1.8会员管理

会员管理记录了VIP卡持有者以及VIP卡的信息，如持卡人姓名、所属区域、地址、联系电话、VIP卡卡号、类型、折扣等。通过会员管理可实现对持卡人的消费折扣，还能通过“自动折扣”的设定实现对顾客累计消费的折扣改变；此外，还能对VIP卡的挂失及停用进行设置。会员管理又分为[会员卡管理]、[会员卡类型设置]、[会员卡自动折扣设置]三部分。
1. 会员卡管理
进入会员卡管理，可对会员卡进行挂失和停用设置，也可进行过滤及查询
点击［增加］按钮进入会员卡输入界面，该界面可对会员卡的相关信息进行录入。“发卡日期”为系统默认时间，可修改；当使用的会员卡超过“有效期”时间时系统会自动提示卡已过期；“持卡类型”为选取栏，增加及修改可在菜单“会员卡类型管理”中进行，也可直接设置；用户使用“自动折扣”功能时，只需选取即可，当用户定义了自动折扣设置时，系统可根据消费累计金额自动变更折扣值。
点击[查询]可按会员卡卡号、姓名、类型、有效期及发卡日期对会员卡信息进行查询；
2. 会员卡类型管理

会员卡类型管理记录会员卡的类型及折扣值；
3. 会员卡自动折扣设置

通过会员卡管理，系统会自动记录每位消费者的次消费金额，当消费金额累计达到“自动折扣率设置”的金额段时，即可享受与之相对应的消费折扣。进入“会员卡自动折扣设置”界面后点击[增加] 键，系统进入“自动折扣率设置”界面，在该界面输入每种折扣相对应的起始金额和终止金额。
5.1.9费用类型
费用类型用于建立费用科目，可根据公司的具体情况进行增加和分类，允许进行3级分类，其分类操作方法可参考“库存商品”的分类操作方法。
5.1.10其他收入
其他收入用于建立销售收入以外的收入科目，根据实际情况用户可自行增加及分类，允许进行3级分类，其分类操作方法可参考“库存商品”的分类操作方法。
5.1.11固定资产
固定资产用于记录固定资产项目，允许多级分类。
5.1.12会计科目
会计科目用于记录会计科目名称，允许多级分类。
5.1.13分店信息

分店信息必须在系统启用前设置，一旦设置后，只有相应的操作人员才能进行分店信息的编辑；分店信息包括：分店代码、分店名称、所属地区、共有柜组、店长、备注说明等；
1. 分店代码的编码规则：地区简码+地区编号+分店编号；
比如上海的第一分店：SH-021-00001
2. 分店信息录入
详细记录每个分店的基本信息，具备增加、删除、修改等功能；在进行分店信息编辑时“分店名称”、“分店编号”均不能为空，否则系统会不保存，便退出系统。
5.2系统维护
5.2.1期初建帐
当［基本信息］的录入工作完成后，应进行[期初建帐]。
因为期初建帐是为了，以后的操作进行的，必须设置该项。
操作界面如下图：

5.2.1.1库存商品期初
[库存商品期初]模块是，操作[进销存]的关键。

操作步骤：
只需要双击网格控件后，系统回弹出一个界面如图：

可以进行商品的选择。
选择了[商品名称]后就可以进行[期初库存商品]的修改
单击[修改期初]后回弹出如图界面

在上图中只要正确填写[期初数量]和[期初单价]后就可以了，这样一个商品的期初建帐就算完成了。
5.2.1.2[应付应收期初]
[应付应收期初],[现金银行期初]，[固定资产期初]的操作和[库存商品期初]操作类似：
双击[网格控件]，系统便相应的弹出对应的项目，进行设计。

5.2.2更换用户
该模块是为了，在不退出系统的情况下，更换操作员，系统会自动登记更换前的操作员的登陆系统的时间和退出系统的时间，同时也会登记当前操作员的登陆时间

5.2.3修改密码
该模块是为了修改当前操作员的[操作口令]而设计的，只能够修改本身的密码：
5.2.4超级用户
当系统第一次使用时，系统只能够一[超级]用户的身份进入该系统；
5.3采购信息管理
[采购信息管理]它包括了以下几个部分：
[商品需求]、[采购合同]、[采购入库]、[采购退货]、[库存状况]、[采购付款]、[委托代销]、[采购入库统计查询]、[采购退货统计查询]、[采购日报]、[采购月报]、[采购报表]
5.3.1商品需求

[商品需求]模块是为了系统的采购而设计的，它是分店生成的单据，总部是没有权利生成该单据的。只能够审核；提交[采购部]；采购部根据审核后的[商品 需求]单。生成才[采购订单]
,系统设计思想是：根据分店的需求或库存报警，生成的单据，在总部打开[采购信息管理]窗体时若有便能够看见[商品需求]，有相应的部门做出审核和决定。若分店没有[需求]，则上面的界面是非可视的。
负责采购的部门可以根据[商品需求]审核后可以修改后直接生成[采购合同]或[采购订单]；

这里的[采购合同]以便今后的[采购入库]和[采购退货]

[采购入库]时可以参照[采购定单]

---------------------------------------------------------精品 文档---------------------------------------------------------------------