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用友T财务软件操作基础手册.doc
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用 友 T3 软 件 操 作 手 册 版本号:1.0 上海金亚计算机 软件部(著) 目 录 一、系统管理 3 1.1.系统登录 3 1.2.建立帐套 4 1.3.手工\自动备份 9 1.3.1.手工备份 9 1.3.2.自动备份 11 1.4.操作员设置 12 1.5.权限设置 14 二、T3操作 16 2.1.系统登录 16 2.2.基础档案 17 2.2.1机构设置 17 2.2.2.部门设置 17 2.2.3.职员档案 18 2.2.4.用户分类及用户档案 19 2.2.5.供给商分类及供给商档案 21 2.2.6.存货分类 21 2.2.7.存货档案 22 2.2.8.会计科目 23 2.2.9凭证类别 28 2.2.10.项目目录(现金流量项目) 30 2.2.11.外币种类 32 2.2.12.结算方法 33 2.3.总账系统 34 2.3.1.总账步骤 34 2.3.2.填制凭证 35 2.3.3.审核凭证 39 2.3.4.记账 41 2.3.5.月末转账 43 2.3.6.期间损益结转 43 2.3.7.汇兑损益结转 45 2.3.8.反记账(恢复记账前状态) 45 2.3.9.月末结账 46 2.3.10.反结账 49 2.4.项目管理 50 2.4.1.项目核实科目设置 50 2.4.2.项目大类及项目目录设置 51 2.4.3.填制项目相关凭证 53 2.4.4.项目账簿查询 53 三、UFO报表 55 3.1.资产负债表 55 3.2.利润表 61 3.3.现金流量表 61 四、签字页 61 一、系统管理 1.1.系统登录 安装T3产品以后,在电脑桌面会有“系统管理”和“T3”两个图标,这里双击“系统管理”,出现登录界面,点击系统--注册 输入用户名admin,管理员密码为空: 确定即可登录系统管理。 1.2.建立帐套 点击帐套—建立 在弹出建立帐套界面中填写帐套信息,以下图: 已存帐套:系统将现有账套以下拉框形式在此栏目中表示出来,用户只能参考,而不能输入或修改; 帐套号:系统依据现在帐套号次序,自动分配一个帐套号,用户也可自行修改; 帐套名称:自己定义帐套名称,能够是企业名称; 帐套路径:用于存放此帐套路径,提议最好别设置在C盘,通常来说,只要软件不是安装在C盘,这里默认路径就不是C盘,默认即可; 启用会计期:用来输入新建账套将被启用时间,具体到“月”,默认是电脑系统日期目前月份。 点击下一步,输入单位信息,以下图: 单位名称为必输,其它信息可填可不填。点击下一步,设置核实类型,以下图: 本币代码和本币名称直接默认为人民币即可; 企业类型:可依据企业实际情况或工商注册企业类型为主,假如帐套存货出入库(包含到材料出库单、成品入库单)情况下,必需选择“工业”类型; 行业性质:可依据企业实际情况选择,帐套提供国家要求财务制度最新会计准则; 帐套主管:可默认为demo,帐套建立成功以后可自行修改帐套主管。帐套主管是指拥有操作帐套最高权限; 按行业性质预置科目、科目预览:根据选择行业性质,假如勾选“按行业性质预置科目”情况下,系统会自动预置相对应行业性质科目,而且在此能够点击“科目预览”查看系统自动预置科目,若需要在建立帐套以后自行导入科目档案或手工增加科目档案,则不勾选; 点击下一步,设置帐套基础信息,以下图: 存货是否分类:假如您单位存货较多,且类别繁多,您能够在存货是否分类选项前打勾,表明您要对存货进行分类管理;假如您单位存货较少且类别单一,您也能够选择不进行存货分类。 注意:假如选择了存货要分类,那么在进行基础信息设置时,必需先设置存货分类,然后才能设置存货档案。假如您选择存货不分类,那么在进行基础信息设置时,您能够直接设置存货档案。 用户是否分类:假如您单位用户较多,且您期望进行分类管理,您能够在用户是否分类选项前打勾,表明您要对用户进行分类管理;假如您单位用户较少,您也能够选择不进行用户分类。 注意:假如您选择了用户要分类,那么在进行基础信息设置时,必需先设置用户分类,然后才能设置用户档案。假如您选择用户不分类,那么在进行基础信息设置时,您能够直接设置用户档案。 供给商是否分类意思同用户是否分类。 有没有外币核实:假如您单位有外币业务,能够在此选项前打勾;不然能够不进行设置。 点击〖完成〗按钮,完成此次操作。帐套建立完成以后,弹出编码方案设置窗口,以下图: 科目编码级次:系统最大限制为九级十五位,且任何一级最大长度全部不得超出九位编码。通常单位用42222即可。用户在此设定科目编码级次和长度将决定用户单位科目编号怎样编制。比如某单位将科目编码设为4222,则科目编号时一级科目编码是四位长,二至四级科目编码均为两位长。如,1001,1002为银行存款,中间两位02为银行存款科目下面一个子科目“工商银行”,最终两位01为工商银行科目下面子科目; 用户、部门、地域、存货、收发类别、结算方法、供给商分类编码:编码方案了解同科目编码; 注意:在建立账套时设置存货(用户、供给商)不需分类,则在此不能进行存货分类(用户分类、供给商分类)编码方案设置。灰色区域不许可修改,黄色区域许可修改。 点击确定按钮,进入数据精度设置界面,以下图: 确定即可。 确定以后弹出是否启用系统,点击是,设置启用购置系统,以下图: 选择总账系统,根据系统正式启用日期设置会计期间,而且日期为自然月份1号。 注意:若启用日期为10月1号,则期初余额是9月期末余额;若目前月份是10月,不过启用日期为8月1号,则期初余额是7月期末余额,而且在确定时初余额以后补录8月、9月、10月份发生凭证数据。 至此,帐套建立和设置完成。 1.3.手工\自动备份 1.3.1.手工备份 登陆系统管理,点击“帐套”——“备份”,以下图: 然后选择需要进行备份帐套: 若此帐套不再使用,则勾选“删除目前帐套”,那么当帐套备份完成同时会删除此帐套,请慎用。 点击确定,等候备份进度: 当帐套备份完成同时选择硬盘路径: 注意,备份路径不要设置在系统C盘,避免电脑出问题重装时丢失了帐套。 1.3.2.自动备份 设置自动备份,点击“系统”——“设置备份计划”,以下图: 在弹出备份计划列表中,点击增加: 在弹出备份计划设置界面中,设置对应信息,以下图: 1、 输入备份编号 2、 填写备份计划名称 3、 选择备份类型(默认即可) 4、 选择发生频率,默认是天天,能够选择是每七天或每个月,提议天天自动备份 5、 设置开始时间,通常为中午12点开始实施 6、 设置有效触发期间,通常为两小时,在12点开始,14点之前完成所选择帐套自动备份 7、 保留天数:通常保留7天备份即可,因为每次备份全部会包含上次备份,所以只保留7天即可,系统会自动删除7天之前备份。 8、 选择存放路径、选择需要天天备份帐套、点击增加即可 1.4.操作员设置 点击权限——操作员,能够修改操作员或增加、删除操作员,以下图: A、增加操作员: 输入操作员编码(操作员登陆系统账号),输入姓名(做账时显示名字),口令可有可无,按实际情况设置,点击增加即可。 B、修改操作员: 选中某操作员,点击修改按钮: 除了编号不能够修改之外,其它信息全部能够修改。 注:假如操作员已经在某一个帐套里操作过单据,则不能够直接删除,只能在修改窗口中点击注销目前操作员。 1.5.权限设置 在权限设置中,能够针对帐套设置操作员对此帐套所能操作权限,包含设置操作员为帐套主管、增加操作员对帐套操作权限、删除操作员对帐套操作权限,以下图: a、增加权限 点击增加按钮,能够设置003操作员对于002帐套权限: 在左侧产品分类选择中双击选择需要分配权限,变成蓝色则是已经选中;也可双击取消选择。 在右侧明细权限选择中双击选择需要分配权限,变成蓝色则是已经选中;也可双击取消选择。 b、设置帐套主管 选择操作员、选择帐套,勾选帐套主管,则会提醒是否设置操作员为帐套主管,点击是即可完成。这么此操作员就拥有帐套主管权限了。 二、T3操作 2.1.系统登录 双击桌面T3图标,在弹出登录界面中输入用户名、密码、选择要登录帐套,选择会计年度和操作日期,确定即可登录系统,以下图: 确定以后,能够看到系统界面了 2.2.基础档案 2.2.1机构设置 2.2.2.部门设置 点击基础档案——机构设置——部门档案,以下图: 输入以后点击保留。 2.2.3.职员档案 点击基础档案——机构设置——职员档案,以下图: 2.2.4.用户分类及用户档案 输入类别编码和类别名称以后,点击保留,可继续增加。 用户档案: 确定输入用户档案以后,点击保留即可。 2.2.5.供给商分类及供给商档案 操作同用户分类及用户档案操作。 2.2.6.存货分类 输入类别编码和名称以后,点击保留 2.2.7.存货档案 信息输入并查对确定无误后,点击保留按钮即可。 2.2.8.会计科目 在会计科目中可操作:增加科目、修改科目、删除科目(提议不要删除系统自带科目)、指定科目 ① 增加科目 输入科目编码和名称,点击确定。 ② 修改科目 点击修改按钮 ③ 指定科目 指定现金总账科目 点击向右按钮,可把待选科目放到已选科目中即能够下图: 指定银行总账科目 指定现金流量科目 把需要出现金流量表科目移到已选科目中,确定即可。注意,若以后新增银行存款子级科目(如银行存款-建设银行),则需要在此将新增银行移动到已选科目中作为现金流量科目。 注:若其它货币资金需要出现金/银行日志账或现金流量表情况下,也需要把对应其它货币资金科目移到对应总账科目标已选科目中。 2.2.9凭证类别 凭证类别可依据企业实际情况进行增加,如:收付转。以下图: 2.2.10.项目目录(现金流量项目) 选择项目目录、点击增加按钮,以下图: 选择现金流量项目为小企业(),点击完成即可。 点击维护按钮可对现有项目进行增加、修改和删除。 2.2.11.外币种类 假如企业包含到外币账户核实情况下,需要设置外币档案 输入币符和币名,点击确定 选择折算方法,输入记账汇率,确定。注意:记账汇率必需对应这算方法计算公式。 2.2.12.结算方法 点击增加按钮,输入结算方法类别编码和类别名称,如上图,最终点击保留即可。 至此,基础档案基础设置完成。 2.3.总账系统 2.3.1.总账步骤 步骤说明: ① 填制凭证 ② 审核凭证:注意审核凭证不能够是同一个人; ③ 记账:将已经审核凭证进行记账,登记到账簿中出具报表;(不审核也能够直接记账,需要在总账选项中设置“未审核凭证许可记账”) ④ 月末结账:月末结账包含汇兑损益结转和期间损益结转等; ⑤ 转账凭证审核:假如汇兑损益结转和期间损益结转产生凭证话,需要在【审核凭证】功效中审核结转生成凭证,再次记账即可; ⑥ 月末结账:对一个期间凭证进行结账封存。 2.3.2.填制凭证 点击【填制凭证】功效,点击增加,以下图: 凭证填制完成,点击保留即可。 注:1、当在指定科目中指定了库存现金和银行存款(包含子级科目)作为现金流量科目标情况下,包含到库存现金和银行存款(包含子级科目)凭证全部要选择对应现金流量项目才能保留;操作步骤以下图: 录完库存现金分录以后按下回车键,系统自动弹出选择现金流量项目标选择窗口,以下图: 点击增加,选择项目以后点击保留即可。(一样,银行存款/工商银行科目标现金流量项目也在录完以后按下回车键即可弹出项目选择窗口)。 假如忘统计现金流量项目标话,能够在填制凭证界面中,选中对应凭证分录,点击快捷菜单栏【流量】按钮进行修改/增加/删除流量项目,以下图: 2、若凭证所选科目设置了辅助核实属性,则在填制凭证时候,需要选择对应项目,如:应收账款设置了用户往来辅助核实项目 那么在填制凭证时候,需要选择具体用户出来作为凭证辅助明细: 选择科目以后,按回车键,系统自动弹出选择用户窗口,需要指定用户,分录填制完成以后,能够看到此分录对应用户以下图: 一样,若科目设置了供给商往来、部门往来或个人往来,则在填制凭证时候一样需要选择对应辅助核实项目作为凭证辅助明细,不然不能够保留凭证。 2.3.3.审核凭证 系统不支持制单人和审核人为同一人,所以,需要更换用户登录系统进行凭证审核。 点击【审核凭证】功效,以下图: 设置过滤条件(能够依据凭证月份作为过滤条件),点击确定,弹出凭证列表,以下图: 系统给出凭证总数、已审核张数和未审核张数,双击需要审核凭证,弹出凭证审核界面,以下图: 其中: 审核凭证:对目前凭证进行审核(只能审核目前打开凭证); 取消审核:取消已经审核目前凭证; 成批审核凭证:对目前列表凭证进行批量审核(依据前面过滤条件显示凭证列表); 成批取消审核:取消目前列表全部已审核凭证; 审核以后,能够看到全部凭证审核情况,以下图: 确定,关闭凭证窗口以后,能够看到列表中显示凭证列表审核状态: 至此,过滤出来凭证审核完成,退出即可。 2.3.4.记账 点击【记账】功效,弹出记账操作界面,以下图: 选择需要记账凭证范围,点击下一步,查看记账汇报,以下图: 点击下一步,进行记账,以下图: 点击记账按钮,系统弹出试算平衡结果表,以下图: 点击确定以后,等候系统自动记账完成即可。 2.3.5.月末转账 2.3.6.期间损益结转 进行期间损益结转之前,需要设置期间损益科目。路径:总账——期末——转账定义——期间损益,以下图: 选择“本年利润科目”,点击确定即可,以下图: 确定以后,点击【月末转账】功效,以下图: 选择结转月份,然后点击期间损益结转单选项,点击全选,确定即可生成期间损益凭证。 注意:期间损益结转生成凭证以后,需要对此凭证进行审核记账。 2.3.7.汇兑损益结转 操作方法同期间损益结转。 2.3.8.反记账(恢复记账前状态) 路径:总账——凭证——恢复记账前状态,以下图: 弹出恢复记账前状态设置界面,以下图: 其中: ① 最近一次记账前状态:若目前期间期间损益结转(或汇兑损益结转)未记账,则可取消最近一次凭证记账,恢复至上一次凭证记账前状态;若目前期间期间损益结转(或汇兑损益结转)已记账,则可取消期间损益结转(或汇兑损益结转)记账状态,从而修改期间损益结转(或汇兑损益结转)凭证; ② 10月初状态:不管期间损益结转(或汇兑损益结转)是否记账,只要选择此选项,确定以后,系统自动恢复至月初未记账状态(不过系统不会删除已经保留凭证),此时能够对凭证进行反审核修改。 2.3.9.月末结账 点击【月末结账】功效,以下图: 选中需要结账月份,点击下一步: 点击对账,等候对账完成,以下图: 点击下一步,弹出试算平衡汇报,以下图: 若试算不平衡,此处汇报中会给出不平衡原因,再依据不平衡原因进行检验;若试算平衡,则直接点击下一步,以下图: 系统提醒能够结账,直接点击“结账”按钮即可完成月末结账;结账以后,再次点击【月末结账】功效能够看到目前期间已经变成11月了,以下图: 2.3.10.反结账 在【月末结账】窗口中,最下面有反结账提醒,选中最近一次已经结账会计期间,按键盘Ctrl+Shift+F6组合键,能够进行反结账,以下图: 弹出输入目前用户登陆密码: 确定则可完成反结账,以下图:10月份“是否结账”状态已经取消了。 2.4.项目管理 2.4.1.项目核实科目设置 对需要纳入项目核实科目进行项目辅助核实设置,以下图: 双击需要进行项目核实科目,点击“修改”,打勾辅助核实“项目核实”,然后点击确定,以下图: 2.4.2.项目大类及项目目录设置 进入项目目录菜单,点击增加,设置项目大类,以下: 如上图,每次新增了项目核实科目需要在项目目录中进行设置, 新增项目目录需要添加到系统当中,点击维护,以下图: 2.4.3.填制项目相关凭证 进入总账,填制凭证如若碰到项目类科目,凭证会弹出填制项目辅助核实窗口,以下: 保留凭证后,系统会自动汇总项目类科目数据。 2.4.4.项目账簿查询 系统自动统计项目查询报表能够在项目管理菜单下查询,以下图: 注意:在查询项目账簿时,注意选择“包含未记账凭证” (相关软件记账操作能够参考该手册总账操作部分),这么查询出来数据将会更全方面,以下图: 三、UFO报表 3.1.资产负债表 路径:点击左侧菜单栏【财务报表】功效按钮,以下图: 点击左上角“新建”图标按钮 点击格式——报表模板 选择行业、报表,点击确定,以下图: 确定以后,系统自动创建资产负债表模板: 这种情况下,我们通常需要调整一下单位名称、年、月、日位置,则在数据——关键字——偏移中去设置,以下图: 设置正确以后,能够看到正确位置: 用户可依据实际需要进行调整。 格式调整正确以后,把报表“格式”状态换成“数据”状态(其中:“格式”状态可进行报表格式调整比如位置偏移和单元格公式设置;“数据”状态可录入关键字得到报表数据),操作方法,单击报表模板左下角“格式”按钮,则自动转换成“数据”状态: (在“数据”状态下,点击“数据”按钮,则自动转换成“格式”状态) 在“数据”状态下,对报表进行追加页数(若目前只有一页情况下,则追加11页,十二个月之中每30天份数据用报表一页作为存放),路径:点击编辑——追加——表页 输入11,确定 则报表模板能够看到整个报表中有12页了。 这时候点击到目前会计期间页数(比如第10页),然后点击数据——关键字——录入功效,以下图: 录入单位名称、年、月点击确定 点击确定以后,在弹出是否重算第窗口中点击“是”,重算完成以后能够看到报表数据了。当月末已经记账前提下,数据才能正确显示,若未记账前提下进行报表运算,则数据不一定正确。 最终,将报表保留至当地路径即可。点击左上角保留按钮: 选择当地文件夹,下次使用时候直接打开报表即可。 3.2.利润表 操作方法同资产负债表 3.3.现金流量表 操作方法同资产负债表 ―――――以下为空白――――― 四、签字页 我企业今收到上海金亚计算机软件操作手册,符合本企业软件使用要求! 用户方签字确定:_________________ 日期:_________________ 金亚方签字确定:_________________ 日期:_________________- 配套讲稿:
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