OA办公自动化系统建设项目用户操作手册.doc

OA办公自动化系统建设项目用户操作手册

24
2020年5月29日
文档仅供参考

办公自动化系统(OA)建设项目

用
户
使
用
手
册

版本:1.0
目 录

1. 引言
1.1. 编写目的:
  普通用户的使用指南,主要用户群是OA的所有用户。
1.2. 项目背景:
略。
1.3. 定义
略。
1.4. 参考资料
无。
2. 用途
2.1. 功能
2.1.1 登录系统
打开IE浏览器,在地址栏中输入,输入用户名和密码并按”登录”,就能够登录系统。
2.1.2 系统架构组成
登录系统后进入主界面:左侧为相应菜单项,点击即可打开相应的系统功能页面;
右边为待办事宜及待阅文档。以下分开来介绍。
2.1.2.1 待办事宜、待阅文档
1) 用户在系统主界面中,看到自己的待办/待阅记录(系统默认是按流程类型进行折叠,并显示各类型的待办/待阅数目)。
2) 点击相应的流程类型以展开/折叠该类型的待办/待阅,并单击需要处理的文档,以打开文档进行查看和处理。
3) 如某一文档处理完成,并提交到下一环节,回到系统主界面后,点击”主页刷新”,刚办理完毕的待办记录将从您的主页消失。
4) 对于待阅文档,您能够在主界面选择相应的一个、多个或一类文档,一次性按”已阅”按钮处理完成。也能够点击相关文件进入文件里”已阅”。
2.1.2.2 主要菜单项
2.1.2.2.1 新建菜单
菜单项的第一条即为”新建菜单”。点击后选择相应的文档类型,能够进入一个新窗口显示该类型新创立的文档。
2.1.2.2.2 待办文档
菜单项中的”待办文档”,点击可看到 ”按流程类型”、”按到达时间”、”按要求完成时间”三个子菜单,可根据需要点击相关菜单,查看待办文件不同的排序显示方式。
2.1.2.2.3 已办文档
菜单项中的”已办文档”,点击相应的文档类型,系统将在右面的页面显示该类型的本人所有的已办文档,选择相应的文档点击打开,在已办文档中,用户能够查看当前文档的状态和处理意见。
2.1.2.2.4 待阅文档
菜单项中的”待阅文档”,可按流程类型查看不同类型的待阅文件。
2.1.2.2.5 已阅文档
菜单项中的”已阅文档”,可按流程类型查看不同类型的已阅文件。选择相应的文档点击打开,在已阅文档中,用户能够查看已阅文档的相关人员的传阅意见。
2.1.2.2.6 个人事务
2.1.2.2.6.1 个人邮箱
点击可进入该用户的个人邮箱,进行收发邮件等操作。
2.1.2.2.6.2 出差授权
此项操作可将登录用户的部分权限分配给其它人员,主要用于用户出差时,可由其它人代为处理出差期间的工作。点击”新建授权”进去,选择”授权对象”、”授权时间”,即可在指定的时间内将本该给授权人员的公文转给授权对象来处理。
2.1.2.2.6.3 修改个人资料
能够修改姓名、职务、电话等等个人相关信息。
2.1.2.2.7 公务邮箱
此项菜单仅公务能够看到。收到的各项公文,可进行收文登记、转发公文等操作。
2.1.3 常见按钮说明
标签/按键
操作说明

从查看状态进入处理环节进行处理

保存自己的修改记录,结束自己的待办,送下一节点处理

保存自己的修改记录,但保留自己的待办

查看当前传阅件的在阅和已阅意见

查看当前文档处理环节和处理意见

填写的处理意见

查看对应流程的流程图

查看该节点的操作说明

结束当前页面,返回上一页面,但不保存

弹出对应字段的选择框

清除对应字段选择的值

保存填写的处理意见按钮。

不同环节的操作人对正文内容修改后有痕迹显示

在成文封发环节,显示文档的排序编号。

在正文编辑时,把本机原有的WORD文档粘贴到正文

在成文封发环节,把正文套入设定的文件模板中,以规范格式

本地上载公章到系统

在成文封发环节,生成Adobe Acrobat 5.0软件格式。

生成Adobe Acrobat 5.0软件格式。

显示所选择的发文单位

红灯表示该文档已超时

黄灯表示该文档必须于当天处理处理完成,否则就超时。

能看到文件传阅的发起人、在阅和已阅的情况。

转她人传阅后,经过查看意见能够查看哪些人未阅,哪些人已阅及她们的意见分别是什么

对当前文档进行已阅

把选中的一个或多个传阅文进行已阅

把当前传阅件送本部门她人传阅

添加附件时,首先点击”浏览”,能够查看并选择本机的文件,然后必须点击”上载”,才能够把本地选中的文件附加到文档中。每个附件的大小不得超过10M.
删除附件:首先选中附件列表中的一个附件,然后点击”删除”,把选中的附件删除。
2.1.4 功能模块
2.1.4.1 发文管理
2.1.4.1.1 新建
打开系统主界面左面导航条中的新建文档菜单条,点击新建发文按钮,系统将另外打开一个窗口显示所建文档。选择此次发文是一级局文还是二级部文,点击流程确定按钮,确定流程。
2.1.4.1.2 编辑
2.1.4.1.2.1 公文处理单
如下图所示可编辑的内容包括按钮操作以及文字的输入;编号框在成文封发环节才能进行编辑。必须操作的几处:发文红头、发文字号、发文标题、发文单位、主题词。

2.1.4.1.2.1 正文
office控件的使用功能类似一般的word操作。正文的按钮使用说明如下图所示。
单击此按钮可复制硬盘上已排版好的文件。

单击此按钮可显示每个环节的处理人对正文的修改所留下的痕迹。

2.1.4.1.3 成文封发
发文管理的成文封发环节按钮操作说明:
A． 编号按钮,单击会弹出方框提供手动的录入编号数,也可选择默认的编号。
B． 使用模板按钮,系统有默认模板,直接单击就可使用。
C． 盖章按钮,复制本地的印章到正文。
D． 生成PDF按钮,直接单击就可使用,应用后会生成公文预览按钮。能够多次使用此按钮,方便用户修改正文的内容。
E． 公文预览按钮,单击查看模板样式,而且内容不会被修改。
F． 成文封发按钮,系统提示”封发当前文档,是否继续?”按确定。
G． 封发记录按钮,封发记录后出现此按钮,记录发送单位是否发送成功。
H． 提交按钮,文档提交结束。
2.1.4.2 收文管理
2.1.4.2.1 登记
2.1.4.2.1.1 手工登记
1. 登录系统,主界面左面导航条中点击新建文档收文登记按钮。点击流程确定按钮,确定局级、部室、县局收文流程。
2. 公文处理单:如下图所示可编辑的内容包括按钮操作以及文字的输入。必须操作的几处:文件标题、收文流水号。

2.1.4.2.1.1 公务邮箱转登记
1. 以公务身份登录系统,在主界面菜单栏中选择公务邮箱。
2. 单击文件查看。查看完毕,关闭文件,回到公务邮箱。
3. 在收到的公文前的方框打勾→在按钮条单击登记录入,确定后系统会提示”已正确发送到待办事宜中”。登记公文后,刷新页面。
2.1.4.2.2 拟办
1. 在公文处理单中,点击主办单位的按钮选择主要办理的单位;点击协办单位的按钮选择多个协助部门办理的。选择单位如下图所示。

2. 确定主办、协办单位后,点击提交按钮。则将此文档分发给所选择的主办、协办部门办理。
2.1.4.3 电子函件
2.1.4.3.1 新建
打开系统主界面左面导航条中的新建文档菜单条,点击电子函件按钮,系统将另外打开一个窗口显示所建文档。点击流程确定按钮,确定局级或部室函件流程。
2.1.4.3.2 编辑
2.1.4.3.2.1 公文处理单
如下图所示可编辑的内容包括按钮操作以及文字的输入;编号框在成文封发环节才能进行编辑。必须操作的几处:函件标识、函件字号、函件单位。

2.1.4.3.2.1 正文
office控件的使用功能类似一般的word操作。正文的按钮使用与发文管理相同。
2.1.4.3.3 成文封发
电子函件的成文封发环节按钮操作说明:
A. 编号按钮,单击会弹出方框提供手动的录入编号数,也可选择默认的编号。使用模板按钮,系统有默认模板,直接单击就可使用。
B. 生成PDF按钮,直接单击就可使用,应用后会生成公文预览按钮。能够多次使用此按钮,方便用户修改正文的内容。
C. 公文预览按钮,单击查看模板样式,而且内容不会被修改。
D. 成文封发按钮,系统提示”封发当前文档,是否继续?”按确定。
E. 封发记录按钮,封发记录后出现此按钮,记录发送单位是否发送成功。
F. 提交按钮,文档提交结束。
2.1.4.4 会议管理
2.1.4.4.1 新建
打开系统主界面左面导航条中的新建文档菜单条,点击会议通知按钮,系统将另外打开一个窗口显示所建文档。点击流程确定按钮,确定会议流程。
2.1.4.4.2 编辑
如下图所示可编辑的内容包括按钮操作以及文字的输入;编号框在成文封发环节才能进行编辑。必须操作的几处:会议名称、会议内容、发文单位、会议人员。

2.1.4.4.3 通知与会人
会议管理的通知与会人环节按钮操作说明:
1. 通知与会人按钮,打开文档,点击页面最上方的通知与会人按钮,确认后即将表单中所选的发文单位和参加会议人员则会在待阅文档中收到此文档。
2. 封发记录按钮,封发记录后出现此按钮,记录发文单位和参加会议人是否发送成功。
3. 提交按钮,文档提交结束。
2.1.4.5 会议纪要
2.1.4.5.1 新建
打开系统主界面左面导航条中的新建文档菜单条,点击会议纪要按钮,系统将另外打开一个窗口显示所建文档。
2.1.4.5.2 编辑
2.1.4.5.2.1 公文处理单
如下图所示可编辑的内容包括按钮操作以及文字的输入;编号框在成文封发环节才能进行编辑。必须操作的几处:纪要标识、纪要字号、文件标题、会议地点、参加人员、主题词。

2.1.4.5.2.1 正文
office控件的使用功能类似一般的word操作。正文的按钮使用与发文管理相同。
2.1.4.5.3 成文封发
会议纪要的成文封发环节按钮操作说明:
A. 编号按钮,单击会弹出方框提供手动的录入编号数,也可选择默认的编号。
B. 使用模板按钮,系统有默认模板,直接单击就可使用。
C. 盖章,复制本地的印章到正文。
D. 生成PDF按钮,直接单击就可使用,应用后会生成公文预览按钮。能够多次使用此按钮,方便用户修改正文的内容。
E. 公文预览按钮,单击查看模板样式,而且内容不会被修改。
F. 成文封发按钮,系统提示”封发当前文档,是否继续?”按确定。
G. 封发记录按钮,封发记录后出现此按钮,记录发送单位是否发送成功。
H. 提交按钮,文档提交结束。
2.1.4.6 请示汇报
2.1.4.6.1 新建
打开系统主界面左面导航条中的新建文档菜单条,点击请示汇报按钮,系统将另外打开一个窗口显示所建文档。
2.1.4.6.2 编辑
如下图所示可编辑的内容包括按钮操作以及文字的输入。必须操作的几处:请示标题、请示内容。

2.1.4.6.3 承办
查看文档,根据实际情况修改文档且给予意见。办理完后,到文档的最下方,输入相关的处理意见,然后单击按页面上方的提交,下一环节只有一个人有权限处理,则此文档直接提交;如果有多人处理,则选择相应处理人后,按确定,完成文档的操作。
2.2. 性能
2.2.1 精度
   略。
2.2.2 时间特性
略。
2.2.3 灵活性
略。
2.3. 安全保密
略。
3. 运行环境
操作系统要求WIN 或以上,浏览器要求ie6.0或以上。
3.1. 硬设备
普通PC机即可
3.2. 支持软件
操作系统:推荐使用Win Pro Win Svr WinXP Win
Office版本:要求office 或以后的版本office XP/office
Acrobat Distiller 5.0(OA收发员)
Adobe Acrobat 5.0(普通用户)
杀毒软件:使用趋势杀毒软件
防火墙:没有限制,安全级别不要设太高
IE拦截工具:全部卸载
Office控件:登陆主页面后,点击”控件下载”,选择”office控件”,下载安装即可。
浏览器版本:要求IE6.0+SP1
4. 使用过程
4.1. 安装与初始化
4.1.1 相关控件
经过系统提供的链接地址下载并安装office控件。
4.1.2 相关设置
浏览器安全设置:
1. 打开ie6.0,选择工具----internet选项

2. 选择安全---受信任站点,把OA系统服务器地址加入到可信站点列表中,然后点确定。

3. 在安全级别区域,点自定义级别,在安全设置窗口,设置ActiveX控件和插件各个选项为启用状态,然后确定。

Host文件设置:
1. 在系统安装目录下经过搜索hosts找到该文件,然后用记事本打开,
2. 在该文件末端,添加一下内容并保存,以深圳为例来进行相应设置
10.16.247.115
10.16.247.111

4.2. 输入
略
4.3. 输出对每项输出作出说明.
略
4.4. 文卷查询
无
4.5. 出错处理和恢复
无
4.6. 终端操作
略