上海震旦家具有限公司SAP实施专案销售和分销订单处理流程.doc

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订单处理流程

1. 流程说明
1.1. 总述:
该流程描述了营业生成订单至产销下单安排出货的全过程。因处理阶段不同, 应切为营业处理段及产销处理段。
注意事项: 因分公司与总部分别为两个销售组织, 故在两个销售组织中分别由营业助理与产销人员创立订单, 并保持其完全一致性。
1.2. 流程重点:
1、 订单生成的系统操作
2、 订单进程中的状态查询
1.3. 操作要点:
必须
1、 订单中合同编号必须输入, 必须输入营业同仁信息, 如是公绩, 应输入责任中心虚拟的同仁编号。
2、 经权责主管签核之订单传真至产销部。
3、 责任中心助理在对订单保存后即在系统中生效, 并将进入下一步骤。故在SAVE前必须仔细检查订单准确性。
4、 若销售商品为特销或促销商品则须在责任中心下单过程中, 须在分公司对总公司的PO中将采购价格更改为特销或促销商品的转拨价。
5、 下单前可进入系统查询库存状况, 以方便确定出货时间。
原物料销售( 例: 布) 对供应商销售: 由产销创立订单
对客户销售: 由营业助理创立服务订单完成( SM模组) 。
6、 产销对营业的答交由系统生成之答交表完成。营业对出货时间有疑义, 则须在该表上相应栏位细写要求, 并MAIL 至产销部门。
7、 创立订单时, 必须输入”订单原因”。

不得
1、 在订单SAVE后对订单进行直接修改而不列印”异动单”。
2、 出货前临时取消出货必须检查该订单是否已过帐。若已经过帐则需用”销退”方式建立新的订单。

1.4. 单据流:
营业( 订单1) --营业( 收预付款) --财务( 入帐) --产销( 订单1、 2) --产销( 答交) --营业( 确认) --产销( 出货) --成品( 发货过帐、 开票) --营业( 收款) --财务( 清帐)
订单1为分公司-客户订单
订单2为总公司-分公司订单、 总公司对直接客户订单

订单类型:
订单1: 一般订单、 特销订单、 销退单
订单2: 一般订单、 特销订单、 出口订单、 销退单、 出样展示、 出样售出、 出样退回、 原物料
销售

互动表单: 答交表( 系统)

销售合同档案维护—YSD01( 系统)

2. 流程图

3. 系统操作
3.1. 操作范例
创立标准订单( 分公司-顾客、 总公司-分公司)
打印交易申请书( 订单)
打印异动单
创立分公司采购订单
更改分公司采购订单
3.2. 系统菜单及交易代码
后勤→销售和分销→销售→订单→创立(修改)
交易代码:VA01(VA02)

后勤→物料管理→采购→采购订单→创立
交易代码:ME21

销售合同档案维护
交易代码: YSD01

3.3. 系统屏幕及栏位解释
3.3.1. 创立标准订单: 分公司-顾客
生成分公司订单有两种方法: 直接创立订单; 参照报价单创立订单。

3.3.2. 直接创立

栏位名称
栏位说明
资料范例
订单类型
订单类型代码
ZFXF
销售组织
销售组织代码
F011
分销渠道
10直销; 20经销; 30出口; 40对分公司销售
10
部门
01家具产品; 02服务
01
销售办事处
责任中心代码
4005
销售组
联络处或责任中心代码
005
按<Enter>键进入下一个画面。

3.3.3. 带参照创立

按<带参照创立 >键进入下一个画面。

在<报价单>一屏中

栏位名称
栏位说明
资料范例
报价
被参照报价单的编号

按<Enter>键进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
售达方
销售顾客的顾客编号

送达方
收货顾客的顾客编号(送货地址与售达方不一致时,须维护送达方)

订单编号
合同编号( 此栏位必输)
SD TEST205
请求交货日期
希望交货的日期
/03/01
交货工厂
分公司分别为: F011; F015……;
总公司为: FW00; FW01……
F011
物料
物料编号
100527
订单数量

10
按<Enter>键进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
……
……
……
物料
物料编号
100183
100062
订单数量

10, 10

按<Enter>键进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
颜色
可配置的特性, 选择特性值

按<Enter>键进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
颜色
可配置的特性
FS-Q08

按<Enter>键进入下一个画面。

确认计划行,在<发送建议>框中确认系统的发送建议
按<复制>键进入下一个画面。

按<显示屏幕抬头细目>键,进入下一画面

条件:
1． 路径: 表头/条件/类型/选择”ZF99 顾客预付款”
预付款输入金额, 点击”激活”
2． 同理, 可选择其它条件类型
3． 对于每一个行项目, 打折方式与报价单相同

在<文本>项中,输入各栏必须的信息,如:是否有业绩拨补,预开发票, 分批交货顺序……
如发生业绩拨补, 选中”业绩拨补”, 双击文本框, 进入下一画面

输入规则: 拨补对方责任中心编号/同仁编号/百分比( 不含百分号) 。例如以上屏幕中, 4002/808/50
即表示拨补到4002责任中心的808( 工号) 业务员, 比例为50%。

如发生预开发票, 选中后, 双击文本框进入, 同上。
输入规则: 在文本框中, 输入”*”

营业同仁
路径: 表头/合作伙伴/伙伴功能/点击下拉菜单/选择”VE”
表头/合作伙伴/伙伴功能/合伙人/输入同仁编号
例外: 如该订单属共绩, 应输入本责任中心虚拟的同仁编号
按<enter>键进入下一个画面。

按”后退”键, 进入下一画面

选择”订单原因”

保存订单, 在屏幕下端的提示行中, 系统给出订单编号

3.3.4. 维护合同信息
事务代码: YSD01

按”ENTER”键, 进入下一画面

点击”执行”, 进入下一画面

点击”新增”, 进入下一画面

输入合同号及金额, 保存
如发生诉讼, 待签呈核准后, 填入”诉讼日期”, 保存

必须: 交货验收后, 必须在订单中回填验收日期。
路径: 表头 /销售/担保

3.3.5. 创立标准订单: 总公司-分公司
创立总公司销售分公司的订单, 需参照分公司订单, 过程如下:

栏位名称
栏位说明
资料范例
订单类型
订单类型代码
ZFXZ
销售组织
销售组织代码
F001
分销渠道
10直销; 20经销; 30出口; 40对分公司销售
40
部门
01家具产品; 02服务
01
销售办事处
责任中心代码
1020
销售组
联络处或责任中心代码
020
按<带参照创立>键进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
订单
所参照订单的编号

备注:分公司参照报价单创立订单类似,在报价单中输入需参照的报价单的编号

按<带参照创立>键进入下一个画面。

按<继续>键进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
采购订单编号
合同编号
SD52360
销售范围
销售组织/渠道/部门
F001/40/01
备注:在订单中更改以上各项.

按<enter>键进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
销售范围
销售组织/渠道/部门
F001/40/01
备注:必须首先在订单中更改以上各项, 然后回车( enter)

按<enter>键进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
售达方
销售顾客对象

送达方
收货方

备注:其次在订单中更改以上各项, 然后回车

按<enter>键进入下一个画面。

按<重新确定>键进入下一个画面。

若要从默认仓库以外的地点发货, 需要更改交货工厂, 且需逐个项目更改确认
重新确定总公司订单的计划行, 即: ATP检查

系统给出发送建议: 不可能, 在MRP之后, 需第二次处理总公司订单, 重新进行ATP检查, 具体操作, 详细说明请参见: UM_SD10_Special Case

3.3.6. 打印交易申请书( 订单)
后勤→销售和分销→销售→订单→修改
交易代码:VA02

栏位名称
栏位说明
资料范例
订单
输入要打印的订单

单击:在屏幕菜单栏左上角<销售凭证>的下拉菜单的<发送输出到>命令

按<打印>键,进入下一画面

系统提示输出已成功发送

3.3.7. 创立分公司采购订单
交易代码: ME21

栏位名称
栏位说明
资料范例
供应商
分公司仅能选择”AOF总部”
14000001
订单类型
分公司与总公司的采购订单
ZZ
采购组
对此次采购活动承担责任的组织( 所有分公司对总公司采购均使用000, 即: 分公司向总公司采购)
000
采购组织
采购组织代码( 在分公司向总公司采购中, 此代码与分公司销售组织代码同)
F011

选择”参照采购申请”, 进入下一画面

打勾, 进入下一画面
系统提示采购订单生成, 并给出采购订单编号

选择”库位”为分公司工厂下的库位, 如: F011
点击”采购+细节”, 进入下一画面

按”Enter”键, 至下一画面

保存, 进入下一画面

系统给出采购订单编号, 记录。

3.3.8. 更改分公司采购订单
系统中路径为: 后勤→销售和分销→销售→订单→创立( ME22N) , 建议不使用该路径
直接使用交易代码: ME22
备注:如果是分公司销售特销或促销商品, 生成采购订单时,如分公司进货成本发生变化,应依商品特效部或市场处的规定,手工修改其净定购价,即:净价。详细操作如下所述:

栏位名称
栏位说明
资料范例
采购订单
输入要更改的订单编号

按<ENTER>键,进入下一画面

栏位名称
栏位说明
资料范例
净价
分公司向总公司购买的进货成本价(更改前)
50

在该栏位中输入要更改的数值

栏位名称
栏位说明
资料范例
净价
分公司向总公司购买的进货成本价(更改后)
45

按<ENTER>键,进入下一画面

系统给出信息,价格已被更改的状态
按<保存>键,进入下一画面