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公司制度建设基本原则讲义

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2020年4月19日
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管
理
制
度

公司制度建设基本原则

第一条 目的。为加强公司制度建设,健全公司制度体系,推进公司依照现代企业制度开展管理。
第二条 本公司任何一项制度的制定,其目的是为了健全公司各项工作的管理,保证其规范运作,所有制度都必须建立在保障公司良好经营秩序的基础上。
第三条 公司制度的制定、适用、修改、废止、解释和编纂等事项,适用本原则。
第四条 公司的制度建设必须依照规定的权限和程序,从公司整体利益出发,维护公司制度体系的统一性和权威性。

行
政
管
理
制
度

公文管理办法

第一章 总则

第一条 为了统一公司行政制度管理,适应公司发展需要,配合推进公司制度化标准化管理,制定本规定。

第二章 公文管理细则

第二条   为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本细则。
第三条   本规定所称公文指公司与政府职能部门、相关单位间传送的文件,以及公司内部各部门相互间传送的各类文件(包括会议纪要)、制度规范(不含合同文件)等。
第四条   公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条   行政部是公文处理的管理机构,指定专职人员负责公文处理工作。

第三章 公文格式

第六条   公文一般由秘级和保密期限、紧急程度、单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
一、 涉及公司秘密的公文须标明密级和保密期限,其中,”绝密”、”机密”、”秘密”级公文还应专人专管;
二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明”紧急”、”加急”;
三、发文单位标识使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文的,主办单位排列在前;
四、发文字号包括单位代字、年份、序号,联合行文,只标明主办单位发文字号;
五、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位;公文标题中除法规、规章、制度名称加书名号外,一般不用标点符号;
六、主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称;
七、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称;
八、 印章:公文应加盖公章;
九、 成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准,电报以发出日期为准;
十、公文应当标注主题词;
十一、 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位、领导,应当使用全称或者规范化简称;
十二、 份数指需要发送及归档的文件份数;
十三、 各单位发文(包括传真件)参考格式见<红谷置业投资有限公司公文格式>。
第七条   公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 发文办理

第八条 发文
一、以公司名义或部门名义发出的文件,由经办部门按公文管理规定要求拟定文稿及办理发文审批;发文前,经办部门将文件、电子文档、发文审批依据交行政部,行政部核对、登记后进行发文。
二、公司内部发文,发文单位填写”文件会签单”,由行政部负责送达并做好发文登记、存档工作。
第九条 发文程序
一、流程 :拟稿 核稿 会签 签发 编号 校对、打印 盖章 发文。
二、会签时限
1、”普通”公文应在8个工作小时内会签完毕;”紧急”类公文应在4个工作小时内会签完毕;”加急”公文应随到随签,必要时能够集体商榷(紧急程度由拟稿单位确定、管线领导审定,并说明理由);
2、如公文涉及事项复杂,行政部可适当延长时限,但不得超过本条第1款所规定时限的两倍。
第十条 签发
一、签发权限:
1、涉及公司管理制度、办法及规定性文件,由总经理签发;
2、公司重要对外文件(如对政府函件),由总经理签发;
3、公司各职能部门间知会性函件,由该部门负责人签发;
4、人事任免通知,按人事管理权限签发;
二、对会签有不同意见者,经整理后再送签发人,文件一经签发,不再改动。如确需修改,须经签发人同意。
第十一条 编号
拟稿部门应附送已审批的”公文发文表”、公文稿样及公文电子文档,交由行政部统一登记、编号。

第五章 收文办理

第十二条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批示、承办、催办等程序。
第十三条  上级 单位下发或交办的公文,行政部使用”来文处理单”提出拟办意见送领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的须明确主办部门。紧急公文,须明确办理时限。
第十四条   承办部门收到交办的公文后须及时办理,不得延误、推诿。紧急公文须按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的行政部并说明理由。
第十五条 以公司(包括各职能部门)为收文单位的外单位来文,原则上由行政部统一接收、批转、传递、登记、跟踪。
第十六条 公文批示
一、公文批示时,对有具体办理事项的,批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其它批示人签阅视为同意;没有具体办理事项的,签阅表示阅知;
二、批示人不能亲自批示(如开会、外出等),由行政部负责电话联系,并根据电话记录代为签署意见,事后,由批示人补签;
三、”普通”公文应在8个工作小时内批示完毕;”紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕;”加急”公文应随到随批,必要时能够集体商榷。
第十七条   送负责人批示或者交有关部门办理的公文,行政部要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第六章 公文归档管理

第十八条 公文办理完毕后,应当及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。具体根据<公司档案管理规定>办理。

第七章 附则

第十九条 本办法由行政部解释、补充和修订,总经理办公会讨论决定。
第二十条 本办法自公布之日起执行,如有补充、修订,则依新办法为准。

档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强档案的管理工作,确保现有档案齐全、完整、准确、安全,更好地为各项工作服务,根据<档案法>及有关档案工作条例,制定本档案管理制度。
第二条 公司档案工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分,是维护公司合法权益,经济利益和历史真实面貌的一项工作。公司档案工作实行统一管理和分级管理相结合的原则。
第三条 公司档案主要是指公司在各种经济和社会活动中形成的具有保存和使用价值的文字、图片、影像、软盘、光盘、图纸、实物等材料。

第二章 档案管理体制和职责

第四条 公司档案管理涉及行政、人事、财务、开发、工程、销售、策划等各部门。
第五条 公司行政部负责对公司各部门的档案(工程图纸、财务档案除外)进行集中统一管理。
第六条 公司各部门的档案管理工作由部门负责人指定专人兼(专)职负责。兼(专)职档案管理人员负责本部门归档资料的收集、整理、立卷、归档工作。公司行政部负责进行业务指导。

第三章 文件材料的积累与归档

第七条 公司在经营管理过程中形成的文件材料应由具体承办人负责收集、整理,处理完毕后,及时(不能跨年度)全部移交给行政部档案管理人员。
第八条 归档范围
一、行政综合类
公司组建、变更涉及资产产权变动等方面的材料;股东会、董事会、总经理办公会形成的决定及其它材料;公司各类证照;验资、审计、评估、权属报告文件;上级下达的有关批复、规定、办公资产购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改选过程中形成的材料;涉及企业形象的外界媒体报道、公司与外界进行的有关企业形象的合作、参加展览会等形成的文件资料等;
二、人资类
公司人员聘任、解聘、工资、福利、社保、奖励惩处、考核培训等文件材料;
三、财务类
公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表;
四、开发类—开发部
国有土地使用权出让合同、建设用地批准书、建设用地规划许可证、规划设计要点、方案批复、建设工程规划许可证、固定资产投资许可证、报建图、报建审核书、建筑许可证、商品房预售许可证、项目验收合格证(规划、消防、人防)、产权证等各项权证、批复文件、项当前期图纸及相关各类合同、协议,有关商务纠纷的重要文电等;
五、工程类
包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的材料和其它相关文件;
六、合同类
包括工程招投标、建筑施工、设备设施、竣工验收的合同文件、预决算等文件;
七、销售策划类
各项企划文件、销售方案、业务数据及售房合同等资料文件;
八、市场信息类
各部门提供的有关市场信息及其它渠道收集的国内外经济信息;
九、声像信息类
公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。
附:根据公司的实际情况,上述各类档案文件原件(工程图纸、财务除外)由行政部统一管理,各对口部门只对复印件及无存档价值的零散文件进行管理。
第九条 归档时间
本年度各项管理工作中形成的文件材料,应及时交公司行政部存档,需要设定密级的重要文档须于文档形成之时交分管副总经理或总经理核定密级。
第十条 归档要求
一、归档的文件材料应完整,准确地反映公司(或部门)在各项活动中的真实过程,必须是定稿后,由公司(或部门)负责人签发的原件,同时尽可能提供相应的电子文档。
二、归档的文件应由档案管理人员统一编制档案目录(应有相应的电子文档),案卷一式两份,一份由档案管理人员存档,另一份报行政部负责人备案。
三、凡是在公司业务活动中形成的文件材料都应按规定收集齐全,整理归档,任何个人不得据为已有或拒绝归档。
四、凡个人应归档的文件资料未及时归档的,经报公司主管领导同意后,可滞发其当月工资(直至交出文件资料为止)。

第四章 档案管理

第十一条 档案的分类与编目
一、档案的分类以公司全部档案为对象,统一进行编号;编号规则为:”申标联合”拼音的第一个字母+”档案类型”的第一个汉字+项目编号+类别缩写+年份+三位数字+补充合同代号,如: 工程类合同档案编号为:JX(合)01G07001。其它部门的档案根据上述编号规则原理进行编号。
二、 档案管理人员对接受的各类档案平时要及时地登记,并编制目录。档案保管要配备专用的柜架,而且具备防火、防盗、防尘、防潮、防有害生物等八防措施。
三、档案管理人员要定期对档案进行检查、清点、发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十二条 档案的移交
一、档案管理人员接受档案时要履行交接手续。档案管理人员调动工作时,必须办理完档案移交手续后方可离岗。
二、公司各部门变动、撤消时,应将原机构档案移交上级领导指定的部门保管。
第十三条 档案的鉴定
一、档案管理人员应根据有关规定划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分为:永久;长期(10~30年);短期( 以下)三种,凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。
二、公司要定期对档案进行鉴定,鉴定工作由公司分管领导、行政部负责人、档案管理人员共同组成的鉴定小组进行。
三、凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在<档案销毁清册>上登记,报送公司领导审批后由专人监销,<档案销毁清册>应立卷永久保存。
第十四条 档案的统计
行政部须建立档案统计制度,对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计,并按规定向分管领导报送<档案统计表>。
第十五条 档案的利用
一、档案管理人员应编制各种档案检索工具,以保证及时、准确地利用档案信息。
二、档案的借阅
1、各部门人员查阅内部档案要在本部门办公场所内进行,原则上不外借;如有特殊情况需要外借或查阅保密档案时,必须经分管领导批准,外借档案需履行批准手续,限期归还。
2、各部门工作人员复印或直接利用公司档案文件必须经分管副总经理同意,并办理相关登记手续。
3、合作单位需借阅、利用公司与其业务相关的档案文件,需持单位介绍信,并由本公司业务对接人带领,经公司分管副总经理批准,并办理相关登记手续。
4、利用档案者,在查阅档案时必须爱护档案,不得涂改、抽拆档案文件,未经许可,不得擅自传阅、转借、复制档案材料。
5、利用档案者需履行借阅手续,填写<档案借阅登记表>。
三、利用档案信息要遵守<红谷置业投资有限公司保密制度>,任何个人无权擅自公布档案内容,对涉及侵犯公司利益者应追究相应的法律责任。

第五章 附则

第十六条 本办法由行政部解释、补充和修订,总经理办公会讨论决定。
第十七条 本办法自公布之日起执行,如有补充、修订,则依新办法为准。

保密管理办法

第一章 总则

第一条 为保守本公司秘密,维护公司的利益,保障企业的稳定发展,制定本细则。
第二条 本公司秘密是指关系公司权利和利益,依照特定程序确定,在一定时期内只限一定范围的人员知悉的事项。
第三条 公司各部门所有员工都有保守本公司秘密的义务。

第二章 保密范围和密级确定

第四条 以下所列事项均属保密范围:
一、凡政府、主管部门下发的内部参阅、秘密级以上的文件;
二、公司重大决策中的秘密事项;
三、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;公司在开发报建、设计施工、推广销售、售后服务及物业管理过程中不宜公开的信息;诉讼或仲裁事项及纠纷的解决方案等;
四、章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研究报告;本公司内部上报、下发和相互交换的内部文件、资料;
五、本公司和各部门、每个时期的工作计划、总结和情况综合文件、资料;
六、公司各类行政、业务会议的文件、资料、记录(录音、录像)、纪要;
七、财务运作、资金运作计划、统计报表,财务预决算报告及各类财务报表、金融管理部门的原始数据、资料;
八、人事档案,职工个人工资、奖金及劳务性收入资料,职工情况综合材料;
九、由本公司产生的市场调查、预测、投资项目可行性研究、项目评估、项目进展情况等专题报告及有关资料;招投标资料、底价及竞争对手的有关情况等;
十、生产关键技术、生产工艺、技改、营销策略等资料;
十一、工程预算、结算书和各种图纸;
十二、办理银行贷款按揭和产权所需的有关资料;
十三、购房业主资料;
十六、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;
十七、生产事故、意外或突发事件;
十八、其它经公司确定应当保密的事项。
第五条 属保密范围的文件、资料、图纸等,应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。
一、公司经营发展中,直接影响公司权益或利益的重要决策文件资料、财务报表、工艺技术文件、员工薪资资料列为绝密级;
二、公司的规划、统计资料、重要会议记录、重要经济合同及协议、公司经营情况、公司掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息列为机密级;
三、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、公司人事档案、一般经济合同及协议、列为秘密级。
四、属于公司秘密的文件、资料,保密期限届满,自行解密。

第三章 保密措施

第六条 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由行政部或主管副总经理指定专人执行,采用电脑存取、处理、传递的公司秘密由经办人或电脑管理员负责保密。
一、查阅密级资料必须进行登记并有相关领导的准许、签名,否则不得查阅、复制和摘抄;
二、 机密级以上资料的收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;
三、 在设备完善的保险装置中保存。
第七条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先报请公司总监以上领导批准。
第八条 涉及属于公司秘密内容的会议或其它活动,主办部门应采取下列保密措施:
一、根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员范围予以指定。二、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。三、确定会议内容的传达范围。
第九条 不准在私人交往或通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准经过其它方式传递公司秘密。
第十条公司员工发现公司密级文件有可能泄露时,应当采取补救措施并及时报告行政部并采取相应措施;
第十一条 资料密级的确定由资料签发人员根据本制度第五条所确定的范围而确定。其中,秘密或机密资料由资料签发人员确定并明确资料的传阅范围,绝密资料由公司总经理确定并规定资料的传阅范围。非涉密范围内的人员不得以任何形式阅读、复制、咨询或传播列入保密范围的资料(事项)。掌握或已获悉各种保密资料(事项)的涉密人员也不能以任何形式或经过任何途径将未解密资料(事项)向涉密范围外的人员传播。
第十二条 密级资料的涉密人员范围:
一、绝密级:公司副总裁级以上人员,以及她们指定的相关人员;
二、机密级:公司部门经理级以上人员,以及她们指定的相关人员;
三、秘密级:公司部门业务主管级以上人员,以及符合其分管业务类别的人员。
第十三条 保密资料的保管或销毁:
一、列入保密范围的资料,资料发放部门必须根据文件签发人确定的密级确定资料的密级、加盖密级标记、明确发放范围,指定专人发放;
二、保密资料的发放必须履行签收登记手续。其中,绝密资料原则上必须直接送交接收人员,若需要经过第三方转交,必须将资料密封后方能办理代交手续;
三、保密资料必须按发放数量定期进行检查或收回。属于绝密级的每月必须检查一次,其它密级资料每季度必须检查一次资料的保管情况和查阅程序是否符合规定。
四、 列入保密范围的资料收回后必须妥善保管,除需要作为档案存档外,其余定期销毁。需要销毁的资料,负责保管部门必须列出销毁清单,按管理权限报批同意后由相关职能部门及行政部监督人员监督实施。
第十四条 违反保密管理规定,按以下规定处罚:
一、泄露公司秘密资料,处以通报批评以上行政处分并处以每次100元的经济处罚;
二、泄露公司机密资料,处以停职检查以上行政处分并处以每次500元的经济处罚;
三、泄露公司绝密资料,处以开除留用以上行政处分并处以每次 元以上的经济处罚;
四、盗窃公司机密资料,处以开除行政处分并处以 元以上的经济处罚;
五、盗窃公司绝密资料,处以开除处分并根据公司所受经济损失处以5000元以上的经济处罚;
六、盗窃或故意泄露公司机密级以上资料触犯国家法律的,除按上述规定处理外,送司法机关处理。
第四章 附则

第十五条 本办法由行政部解释、补充和修订,总经理办公会讨论决定。
第十六条 本办法自公布之日起执行,如有补充、修订,则依新办法为准。

车辆管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强公司机动车辆管理,确保行车安全,提高办事效率,合理开支经费,特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司所有用车。

第二章 车辆使用程序

第三条 车辆使用实行派车制度。用车人须填写派车记录单申请派车,经部门负责人、行政部分管负责人批准后,方可派车。
第四条 驾驶员按派车记录上报批准的行车时间、路线和目的地行车。
第五条 用车完毕,驾驶员需填写用车实际情况记录,用车人填写结束时间并签字认可。
第六条 严禁公车私用。
第七条 对近似方向、相同时间内的派车要求尽量合用,以减少派车次数和成本。

第三章 车辆管理

第八条 公司公务车辆由公司行政部管理。
驾驶员每月报销费用时,应如实填写用车里程,每个月月底前上报上月的车辆公里总数,审核人员按照出车申请单核对出车记录,经与财务部门分管会计联审后予以报销。手续不全不予报销。
第九条 公司实行加油卡管理,由公司行政部统一购买、管理,除特殊原因外,司机必须严格按加油卡加油,填报加油数量登记表,加油发票统交专管人员统计费用和核算油耗,在每次油卡充值时,一定要打出油卡清单,如出现不合理油耗将不予续费。
第十条 公司车辆实行专人(本车司机)保养责任制。驾驶员发现无力排除的故障,应及时报告其主管,不得带病出车。
第十一条 车辆出现任何故障或损坏,应及时报告分管负责人,以便及时备案和区分损坏责任, 在得到分管负责人许可并填写维修申请单之后到指定维修站维修。
第十二条 公司有重大或集体性活动时,由公司行政部统一安排使用包括公司总经理、副总经理等高层职员专用车辆及享受公司补贴的自带车等所有车辆,各级领导、各部门和驾驶员应顾全大局,听从统一指挥调度,如不听从指挥调度,则取消自带车补贴。
第十三条 下班或节假日公司车辆必须按规定停放在指定地点,除特殊原因或得到主管人员的许可外车辆不允许在外过夜。因保管不善造成车辆被盗、损坏,驾驶员需承担相应赔偿责任。

第四章 驾驶员管理

第十四条 驾驶员须遵守公司制定的驾驶员岗位职责。
第十五条 驾驶员须有良好的职业技能和服务意识,保证车辆的卫生良好,在接待过程中能够体现和树立公司的形象。不开斗气车,严禁违章驾驶,否则每次处以50元的经济处罚。
第十六条 公司公务车辆配备专职司机,未经公司副总经理以上领导批准非专职驾驶员不得驾驶公司车辆。
第十七条 交通事故、违章责任所产生的费用,如不在保险公司理赔范围内,原则上由驾驶员自行承担;如遇特殊情况,经公司总经理特批,可报销费用的50%-100%。
第十八条 司机不允许参加公司领导因公业务招待用餐和娱乐活动,由司机自行解决用餐,公司给予误餐补贴。

第五章 附则

第十九条 本办法由行政部解释、补充和修订,总经理办公会讨论决定。
第二十条 本办法自公布之日起执行,如有补充、修订,则依新办法为准。

车贴管理办法

第一条:目的
为了提高公司中高级管理人员工作积极性和工作效率,缓解公司公务用车需求矛盾,特制定本办法。
第二条 车辆补贴对象
车辆补贴对象为自带车辆并经公司审批同意给予用车补贴的公司中、高层和对公司有重大贡献者。
公司高管总监级:指公司各部门的部门总监;
公司中层经理级:指公司各部门的部门经理(不含副经理);
对公司有重大贡献者:指经公司总经理办公会和董事会批准认定的为公司带来重大经济利益做出最主要贡献的员工。
第三条 补贴细则
公司根据员工所在岗位与职务的不同,对自带车辆的员工按以下标准提供用车费用补贴(固定补贴+浮动补贴):
一、固定补贴:
1、公司总经理自带车享受车辆全额费用补贴;
2、公司副总级: 元/月;
3、公司中层经理级:1000元/月;
4、对公司有重大贡献者:500元/月;
5、对主要工作为对外联络的部门的人员,以上补贴确存在着忙闲不足的差异(非个别月份),经本人申请,总经理办公会批准,可作特别调整。
二、浮动补贴:
1、车辆补贴原则上不包含自带车长途行驶所产生的费用(指目的地在南昌市的管辖范围外),如因公事确需出车,则员工应先填写因公出车单,经公司领导签字审批后报行政部备案,方可按实际发生的费用(指过路过桥、汽油费、停车费)予以报销。
2、因公长途费用的报销:凭分管领导批准的因公出车单,在回南昌后六个工作日内报行政部审核,财务复核,公司领导审批报销。逾期不予办理,视为放弃。
三、其它规定
1、除公司总经理以外,其它享受自带车补贴人员的车辆保险、养路、年检、保养、修理、事故、洗车等费用一律自理。
2、如员工职位升降,则自带车补贴标准也相应调整。
3、符合第一款规定条件的员工,申请补贴均须填报<车辆补贴申请表>,经批准后执行。
4、享受自带车补贴人员必须已取得C级以上有效驾照,并将购车凭证、行车证件等资料复印件交行政部存档。
5、享受补贴人员须持当期有效发票报销,补贴仅包含油费补贴和停车费补贴((副总及以上人员除外)。
6、享受自带车补贴人员不再享受公司福利交通费补贴。
第四条 其它约定
一、公司对享受补贴员工原则上不再派车。在车辆维修等期间,有用车需求仍需自行解决,不得调用公司公务车。如发生调用公司公务车情况,将取消其车辆补贴。
二、如自带车辆连续壹个月闲置未用,未达到提高工作效率的目的,经行政部确认落实后,报总经理批准,自闲置月份起取消其车辆补贴。
三、遇公司重大活动,公司可随时调用员工自带车辆。拒绝调用者,将取消其车辆补贴。
第五条 附则
一、本办法由行政部解释、补充和修订,总经理办公会讨论决定。
二、本办法自公布之日起执行,如有补充、修订,则依新办法为准。

资产管理办法

第一章 总则

第一条 为了确保公司资产的真实、完整、安全,提高资产使用效率,充分发挥资产的最大效益,特制定本制度。
第二条 本办法适用于公司固定资产、低值易耗品(以下简称”资产”)的购置、出入库、调配等有关管理工作及项目样板房财产的处理办法。
一、固定资产是指使用期限超过一年的房屋建筑物、机器、机械、运输工具、电子设备以及与生产、经营有关的设备、器具、工具等;不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在 元以上,而且使用年限超过两年的,也应列入固定资产。
二、低值易耗品是指不符合上述条件的劳动资料和物品。
第三条 公司的财产实行实物负责人制,由实物管理部门对本公司的所有财产全面负责管理。保管员对本单位的财产负责管理,资产使用人对本人使用的财产承担保管责任。

第二章 采购

第四条 物资需求确认。
一、由公司各部门根据物资采购预算、库存情况和工程实际需要向指定归口实物管理部门提出物质需求,归口实物管理部门审核是否有实物库存,如有实物库存则应充分利用,如无实物库存则由实物管理部门负责进行立项申请。
二、采购立项申请。实物管理部门在没有实物库存,又判断采购合理情况下,开始采购立项申请流程。
第五条 资产采购金额超过10万的,须进行集中招标或指定公司采购,金额较小或未有指定公司的,应货比三家,在保证质量的前提下,力求价格低廉。

第三章 资产的入库

第六条 由实物管理部门人员和保管员办理验收入库手续,开具<入库单>。
第七条 技术含量较高的专业设备需经相应部门检验、测试,并附上检测报告。
第八条 固定资产验收入库后,实物管理部门的固定保管员按其分类采用统一的分类编号,纳入固定资产目录,并制作标签将编号统一标示于该固定资产实物上,并设置固定资产卡片,记入固定资产台账。

第四章 资产的款项结算

第九条 审核审批流程
一、10000元以内付款审核审批程序:

会计制单

出纳付款

总
经理审批

副总经理会审

财务审核

行政部审核

部门负责人人

经
办
人

二、10000元以上(含10000)付款审核审批程序:

出纳付款

会计制单

董事长审批

总
经理审批

副总经理会审

财务审核

行政部审核

部门负责人

经
办
人

三、经办人持<请购单>、<入库单>、<发票>办理相关报账手续。
四、如发票未到,货物已进仓,应先行验收并把<验收入库单>的财务联报财务部。
第十条 财务部人员根据上述情况分别作出帐务处理,并登记总分类帐和明细分类帐,实物管理部门则根据入库单的明细登记台帐。

第五章 资产的出库

第十一条 资产的领用由实物管理部门填写<出库单>,经实物管理部门领导审批后,由领用部门或个人签收领用。
第十二条 实物管理部门保管员根据办妥的<出库单>登记台帐。
第十三条 公用的资产由实物管理部门保管,按谁使用、谁申请、及时归还的原则领用。
第十四条 实物管理部门根据办妥的<出库单>,送财务部门作出库帐务处理。

第六章 帐务管理

第十五条 公司各部门使用资产,由公司财务管理部按其分配办法,将发票转入有关项目公司入帐,公司实物管理部门按其分配办法登记入册备案。
第十六条 由公司购置但在公司以外使用的资产(如手机)按固定资产手续入帐,经办人视为使用人。
第十七条 资产入帐规则。为便于资产管理,下列品种资产不论数额大小一律作为固定资产入帐:
一、固定资产范围具体包括:冰箱、电脑、手机、复印机、空调、刻录机、汽车、摩托车、扫描仪、摄像机、数码相机、手提电脑、速印机、碎纸机、投影仪、音响、点钞机、绘图仪、专业软件( 元以上)、电瓶车、冲击钻等;
二、下列来源的资产不论是否超过 元,是否可独立存在,均不作为固定资产入帐:
1、成批或分散购入的办公家具(如大、中班台椅、柜、会议桌、沙发等);办公场地装修中所含有的空调;
2、样板房建造过程中购置的空调、冰箱、电视机、钢琴等;

第七章 财产调配

第十八条 资产的调拨——实物管理部门统一办理调拨手续,组织相关部门填制<固定资产内部调拨单>,经行政部负责人审核、财务部经理审核、主管副总审批后进行,调拨单要财务部和实物管理部门进行相应的帐务处理和登记。
第十九条 离职或工作调动的员工,必须退还其领用的全部固定资产和耐用物品,如未交清者,人事部门不能开具调离证明。保管员调动工作,交接双方应清查财产,列册移交,双方及总部保管员签字并经本部门经理确认。
第二十条 随同资产使用调动而无偿转移到公司以外的资产,财务上不办理资产转移手续。但实物管理部门及相关保管员在资产管理明细帐上应作资产变更登记,报出帐项目公司财务部备案。

第八章 盘点与维修

第二十一条 每年7月公司财务部会同行政部和各项目工地资产管理人员对固定资产状况进行每半年盘点;每年1月公司财务部会同行政部和各项目工地资产管理人员对上一年度的资产状况进行资产盘点,进行帐实核对及使用情况的登记。
第二十二条 盘点的主要内容是:资产是否贴有标签,使用保管人是否持有卡片, 实物资产是否与标签、卡片内容一致,资产是否正常使用,存放地点、环境是否符合要求等。
第二十三条 盘点物品时,会点人均应依据盘点人实际盘点数,详实记录于”盘点统计表”,并每小段应核对一次,无误者于该表上互相签名确认后,将该表编列同一流水号码,各自存一联,备日后查核,若有出入者,必须再重点查核。
第二十四条 实地盘查后,实物管理部门应当将盘查清单与资产卡片、台帐明细账进行核对,找出其中的差异。之后,盘查小组对差异部分进行调查。根据查实的原因,由盘查小组编制资产盘盈、盘亏表,并依此拟写处理意见后报行政部负责人审核,公司分管副总审批。财务部门根据审批结果进行账务处理。
第二十五条 为确保各项资产的正常使用,使用部门要经常对资产进行检查维护,发现损坏,需要维修资产的由行政部安排,不得擅自请人维修。
第二十六条 资产的维修应控制在合理范围内。超出合理范围的维修费用。由资产使用部门自行负担。

第九章 报 废

第二十七条 根据盘点清查情况,发现资产丧失使用效能需要报废的,办理手续后,能够作报废处理。
第二十八条 资产报废审批操作程序如下:
一、公司在财务入固定资产帐的资产报废时,由实物管理部门填制<固定资产报废申请表>,详细说明固定资产的技术状况和报废原因,经使用部门负责人、公司行政部、财务部负责人、主管财务副总经理、总经理审批后方可报废。财务根据审批结果作相应帐务处理;
二、未在财务入固定资产帐的固定资产、低值易耗品报废时,除财务不做帐务处理外,其它审批程序按本条第一款执行。
第二十九条 有关人员审查鉴定审批后,资产管理员应作报废登记处理。

第十章 附则

第三十条 本办法由行政部解释、补充和修订,总经理办公会讨论决定。
第三十一条 本办法自公布之日起执行,如有补充、修订,则依新办法为准。

办公用品管理规定

第一章 办公用品

第一条 办公用品采购由行政部负责汇总、审核各部门”办公用品采购清单”,并按照”价廉物美”的原则统一采购。
第二条 办公用品交接及验收
一、办公用品验收时,行政部应有两人在场,经核对办公用品数量无误,货板相符后,方可验收入库;
二、送货单据上必须有明确数量、单价、总金额、售后服务单、质量保修单及使用说明书等资料。
第三条 办公用品帐务及使用管理
一、由行政部指定专人管理并设立”办公用品台帐”, 公用品入库后,使用部门到行政部做领用登记;
二、行政部负责对办公用品使用情况进行管理,每批货物入库前,对以前购进用品的使用及库存情况进行清点,核实存量进行登记,做到表实相符;
三、行政部在派发办公用品时,应使用”办公用品申领单”(或OA审批流转),由使用人在领用时按实签收;
四、公司员工入职时,根据<公司员工电脑及办公用品配置标准>予以配置办公用品;
五、低值易耗性办公用品每月每人平均不超过10元,年度核算后,如发现超额领用,超额部分根据实际价值从领用人工资中扣除;
六、员工离职时需将管制性办公用品退回行政部重新入库,如遗失损毁,将按折旧后的价值赔偿;
七、行政部根据合同约定,及时提供供货单据(有明确的数量、单价、总金额)、合同(如非书面合同则提交其它相应资料)进行请款申请;并在审批付款后向财务部门提供发票冲帐;

第二章 办公印刷品类

第四条 办公印刷类物品包括名片、便笺、信封、公文表单、手提袋、档案袋、宣传册等,由行政部负责统一印制,物品交接时、印刷品与付印要求一致方可验收入库;
第五条 供货单位物品交接验收时,行政部及使用部门的人员均应在场,如使用部门非特定或为行政部本身,则行政部应有两人在场共同验收;
第六条 行政部设置”办公印刷品台帐”,负责对其使用情况进行管理,货物入库后方可领用,并逐月核实存量,做到表物相符;
第七条 行政部根据合同约定(如无合同约定应在物品交接后10个工作日内),及时提供供货单据(附有明确数量、单价、及总金额)、合同(如非书面合同则提交其它相应资料)进行请款;并在审批付款后,向财务部门提供发票冲帐。

第三章 附则

第八条 本办法由行政部解释、补充和修订,总经理办公会讨论决定。
第九条 本办法自公布之日起执行,如有补充、修订,则依新办法为准。

办公设备使用管理规定

第一条 为了加强公司办公设备管理,确保办公设备安全正常使用,有效地利用办公设备及外围设备,提高工作效率,同时减少办公设备维修费用,现结合本公司实际情况,制定本规定。
第二条 本规定适用于公司列入资产管理的电脑、打印机、复印机、传真机及其它硬件设备,包括公司及项目工地配备的用于办公的电脑硬件及软件、打印机、复印机、扫描仪、不间断电源等外围设备。
第三条 本规定由公司行政部负责监督执行。
第四条 公司总部办公设备由行政部指定资产管理员监管,各项目工地由现场资料员监管,项目工地办公设备出现与台帐不符情况,应及时向公司总部行政部汇报。
第五条 员工入职时,根据工作性质和需要按照<公司员工电脑及办公用品配置标准>配置电脑。员工领用电脑时由