企业事务处理流程图.doc

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第6章 事务处理流程图
6·1 概 述
6·1·1 事务与事务处理
1．事务处理与事务处理系统
事务: 事务是具有特定目标的任务, 它一般联系企事业单位中的管理工作。事务可大同小, 但必须具有"将定目标"。例如, 库房管理中的"入库"是一个事务, 其目标就是记录检验过的货物已进入仓库成为库存。这样的特定目标应该是明确的, 表示应该是简洁的。
事务处理; 事务处理是完成事务的动作。因此事务处理应服务于该事务的"特定目标"。它说明怎样完成"特定目标"所规定的一系列要求。例如, "入库"事务处理应完成: ①登记进入仓库的货物( 名称、 规格、 单价、 数量、 产地等) 及位置( 仓位) ; ②由于库存增加而修改库房占用流动资金的数额; ③计算库存是否超限等。
事务处理系统: 事务处理系统为一组事务处理的有机组合, 它具有下述特点:
( １) 系统性和特定的系统目标。
( 2) 所含一组事务, 正好能覆盖系统目标。
( 3) 每个事务既有一定独立性, 相互间又有一定联系, 这种联系是经过数据进行的。
例如, 将库房管理作为一个事务处理系统。它包括入库、 出库、 库存查询与分析三个事务。( １) 其系统地反映在三个事务按一定关系形成一个整体, 并具有特定的目标: 对货物出、 入库进行管理, 并对库存进行有效分析。( 2) 所列三个事务正好覆盖系统目标。( ３) 库、 出库、 库存查询与分析都具有一定独立性, 相互间又有一定联系。
2．事务处理对象
事务处理的对象是信息, 信息是赋予约定意义的数据。数据位于现代事务处理的中心现代化的管理以数据为依据。所有事务处理都能够看作是在一组数据集上的操作。
这里所述数据不但是数, 还包括字符、 图形、 语言文字, 诸如姓名、 颜色、 真假一类的概也都可作为数据被处理, 甚至报表、 文件、 台帐、 各种凭证、 电报、 传真等也可作为数据被处理。
数据是事等处理的依据, 也是事务处理的结果。例如, 入库事务, 处理对象有入库单( 凭证) 、 日或月入库文件、 库存文件( 台帐) 。
3．事务处理流程与数据流程
事务处理流程与数据流程有紧密的联系, 事务处理流程是事务( 或事务分解的一组动作) 之间相互关系及处理的先后次序的表示。如前所述, 数据是事务的处理依据, 也是事务的处理结果。一个电务使用一些数据, 经处理产生另一些数据．所产生的数据与另外一些数据又为另一个事务所使用, 并产生另一些数据。这样, 一些数据经处理成新的数据, 它们再经处理又形成另一些数据, 这就形成数据流程。
处理流程侧重于处理功能的描述, 数据流程侧重于数据流动与演变的描述。数据流程中的会合点或演变点即是处理节点。因此, 事务处理流程与数据流程应该是一致的。
例如, 图6．1是库房管理的流程图, 其中矩形框是处理节点, 其它均为数据。

6．1．2 事务处理模型
事务处理或事务处理系统在客观世界中大量存在。可是计算机化的事务处理系统并不是实际系统的翻版。在设计一个计算机事务处理系统时, 应对实际系统进行抽象, 即经过如下步骤定义事务处理模型。
1．抽象与定义信息
信息是人们对客观世界认识的结果。人们自觉或不自觉地认不间断地接受信息、 消化处理信息, 并发送新的信息。而应用计算机技术接受、 处理、 发送信息时, 首先应从客观世界抽象信息, 并予以定义。
一般生产单位处理的信息, 主要涉及人、 财、 物三个方面。所有信息都是这三方面客观存在的映射, 它们反映了人、 财、 物三方面的变化, 相互差异与关系。因此, 这些单位的信息抽象与定义, 应从人、 财、 物的客观存在与活动出发。
2．描述信息流, 定义信息网络
一般都说企业中存在四条流: 人流、 物流、 资金流和信息流。实际上, 信息流是另外三条流客观存在与活动的映射。例如, 物流反映了从原材料入库到产品销售的流程, 有入库、 出库、 加工、 在制品、 装配、 产品、 销售等环节。与物流相对应的信息流以凭证、 台账、 报表等形式进行流动。反映物流的状况, 有入库单、 领料单、 库存台账、 加工进度、 加工工时消耗、 加工质量、 加工设备与能源情况、 在制品库存情况、 产品库存情况等信息。管理人员是经过信息流来了解与控制物流的。因此, 信息流的完备与流畅程度反映了一个企业的管理水平, 也是设计事务处理系统的重要基础工作。
信息是应充分利用的一种重要资源, 信息流应能使各层次管理人员满足关于信息的需求, 因而信息流的描述是事务处理设计中十分重要的一部分。
企事业单位的管理一般分三个层次: 决策层) 管理层, 操作层。各条信息流及各信息流的纵横关系形成一个信息网络。不同层次管理人员关于信息的需求不同, 决策层高层管理人员需要宏观的信息, 以便进行辅助决策或规划; 管理层的中层管理人员应对各专业信息进行详细操作; 操作层的有关人员则是采集信息并进行录入与初加工, 因此这样的信息网络呈立体形( 如图6．2) 。信息从操作层采集初加工后送到管理层; 管理层对信息进行专业加工, 汇总成宏观信息传送到决策层。不同层次的管理人员利用相应网络上的信息进行操作, 经过信息网络了解单位的活动与环境, 又反过来经过信息网络控制单位的活动, 使单位的各种活动都处于最佳状态。

3．研究信息演变规则, 规划事务处理任务.
所谓信息流并不是信息单纯的物理移动, 它包括了信息从产生到归宿过程中一系列演变的过程。所谓"演变"包含两重含义:
( 1) 一组信息经会合成为另一组信息( 其中不排斥某些信息从前一组延伸到下一组的情形) 。
( 2) 一组信息引发产生另一组新的信息。
信息的演变与信息属性有关。从信息资源生命周期看, 事务处理的信息有四类:
计划类, 描述有关计划的信息。
业务类, 执行计划时产生的各种信息。
状态类, 描述执行计划过程中特定断点状态的信息。
分析类, 描述执行计划的结果及有关趋势的信息。
信息的演变就是这四类信息周期性地进行变化。即首先有计划类信息; 由计划引出业务类信息; 又由于业务, 随之产生状态类信息; 对状态进行分析, 得到分析类信息; 分析类信息反过来又影响并产生新的计划类信息, 使之进入下一个周期。整个演变过程可称之PTSA循环。其中P( Plan) 表示计划类信息, T( Transaction) 表示业务类信息, S( State) 表示状态类信息, A( Analysis) 表示分析类信息。
PTSA循环每完成一个周期, 便产生新的信息, 并进入下一个周期, 形成了信息的流动。客观上反映了管理活动的推进, 这种活动可由图6．3表示。
引进PTSA循环目的是揭示事务处理中信息演变的规则, 以便掌握信息处理的规律。

4．信息的存储原则
信息的存储应考虑到避免冗余及适应事务处理的变化这两方面。避免冗余, 并不是键厅一切冗余, 有时为了提高处理效率允许部分冗余 适应事务处理的变化, 就是充分利用数据库技术, 进行信息储存设计。即数据库结构的设计不是手工处理的翻版, 而应建立在数据库理论之上。
5．定义事务处理模型
根据上述抽象与定义的信息网络和数据库布局与结构的考虑, 说明有哪些加工、 处理、 变换的节点及这些节点的操作规范, 从而定义了一个事务处理模型。一个模型应包括: 信息网络的结构与存储的规格说明, 所包含的功能节点及功能的操作规格说明等。在下面6．3节中将结合实例予以具体分析。
6.2 事务处理流程
6.2.1 例析
[例6.1]1990年度高级程序员级( 下午) 试题二。
阅读下列说明和流程图, 回答问题1至问题3, 把解答填入答卷的对应栏内。
[说明]
某毛纺厂生产500种毛料商品, 这些商品送到300个销售点销售。销售点应在收到商品后的规定时间内把货款汇给毛纺厂。
流程图6.4描述了该厂发货、 收款、 催款的处理过程。其中商品文件和销售点文件的记录格式如下:
商品文件
商品代号
商品名称
单价
销售点文件
销售点代号
销售点名称
地址
发货单的格式如下
发出日期
销售点代号
商品代号
数量
金额
:收款单的格式如下:
收款日期
销售点代号
商品代号
数量
金额
该商品的发出日期

处理1-处理3把当天的发货单合并到发货文件。处理4-处理6把当一的收款单合并到收款文件。每天在处理3和处理5做过之后, 由处理7在发货文件夹中当天已收款的记录上, 加上已收款标记, 处理8在月末执行一次, 它有三个功能: ①汇总输出本月发货清单;②删除发货文件中已收款的所有记录,形成一个新的发货文件,作为下月初处理时的初始文件;③产生催款通知单,以便对对联些一个月以前已发货但至今仍未收到货款的销售催款。处理9也每月末执行一次, 除输出本月收款报告外, 还删除收款文件中的所有记录。现假定不会有完全相同的发货单。
[问题1]指出流程图6.4中应在哪几个处理框中检杳发货单和收款单的错误,并分别指出它们各能指出什么错误。
[问题2]如果把流程图6.4中从日收款分类文件到处理7的连线改成从日收款文件到处理7的边线,则有什么缺点,理由是什么?
[问题3]如果把流程图6.4中从日收款分类文件到处理7的连线改成从收款文件到处理7的连线,则有什么缺点,理由是什么?
该题描述了销售管理中的三个"事务"。发货与收款这两个事务是单独处理的, 另外还有一平衡处理事务。
在发货事务中, 处理的依据是: 发货单、 销售点文件、 商品文件。处理的要求是: 货物发出要正确; 发出货物要有记录。于是反映在流程图上"处理1", 应检查上发货单是否正确, 这是试题中问题1要求的。检查发货单是否正确是与发货单格式有关。检查上面五个项目是否合法以及金额与数量是否一致( 单价×数量=金额) 。
经处理1检查发货单正确后, 输出日发货文件, 以记录发货情况。
由处理1产生的"日发货文件"是按时间顺序的流水账, 这对收款结算是不方便的。于是将它按销售点代号分类, 这由处理2完成, 目的是为了提高处理效率。
由于货款不是当日付清, 于是应有总的发货文件, 以便对应付款结算。故处理3合并日发货分类文件到发货文件中去。显然, 发货文件是经过分类的, 而且该文件应是常存的。而日发货文件与日发货分类文件都是临时的。
同样, 收款事务处理的依据是: 收款单、 商品文件与销售点文件。处理要求是: 检查收款单的正确性与汇总日收款分类文件及收款文件, 以入每月报收款报告。其中处理4应检查收款单的正确性, 检查方法是参照收款单格式检查前面五项合法性与正确性。其分类与合并的目的是: 分类是为效率, 合并是为月报。
平衡发货与收款的处理由处理7及处理8完成。处理7完成发货文件上登录"已收款"标记, 作已收款标记的条件是: 发货文件与日收款分类文件上销售点代号、 商品代号、 商品发出日期、 数量与金额应该一致。显然, 这里应检查: 重复付款、 找不到相应发货记录、 商品数量与金额方面不一致等错误。
由于发货与收款两个事务是分别处理的, 最后进行汇总平衡, 两者会合点如倾听设置, 原题在处理7。即处理7的处理依据是: 发货文件与日收款分类文件。会合点能不能变化, 能够有几种会合方式:
( 1) 日发货分类文件与收款文件会合。因为发货在先, 收款在后, 因此不能这样会合。
( 2) 发货文件与收款文件会合。这样做有两方面缺点: 一是处理7每天执行一次, 收款文件由于包含已处理过的收款记录, 因而降低了处理7的效率, 增加不必要的开销。二是若处理7每月执行一次, 就不可能及时纠正当天收款单的错误。这个会合也不合适。
( 3) 发货文件与日收款文件会合。由于日收款文件没有分类, 也将影响处理7的速度。
因此试题中将发货文件与日收款分类文件会合是合适的。
上述( 1) ( 2) ( 3) 回答了试题中问题2与3。
6.2.2 事务处理流程式要点
1．1987年-1995年试题综述
1987年到1995年有关事务处理流程的试题共17题。其中: 销售管理方面的题4例; 生产管理方面的题3例; 电信计费方面的题2例; 经济信息统计方面题2例, 文件合并题2例( 实为1题) ; 库房、 工资、 考务、 图书编目的题各1例。
表6.1 历年试题涉及问题表
试题\关系\问题
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l
1987年试题一

√

1987年试题二

√
√

1987年试题三
√

√
√

√

√

1988年试题一
√

√
√
√
√
√
√

1988年试题二

√

√

√

√

1988年试题三
√

√

√

1989年试题一

√
√

√

1990年试题二
√

√
√

1990年试题三
√

√
√

√

1991年试题三

√

√
1991年试题四
√

√

√

1991年试题五

√

√

1992年试题一

√
√
√

1993年试题一

√

√

√

1994年试题一

√

√

√

1994年试题四

√

√
√

1995年试题一
√

√
√

在这17例的题中, 提出的问题主要可分为:
( a) 完善处理流程, 或指出处理内容, 或指出处理结果。
( b) 指出流程图中错误, 或为避免错误应在某处添加某处理项目。
( c) 为某目的需改哪些处理, 或改变处理会引起什么后果。
( d) 指出错误清单内容。
( e) 文件的记录应包含哪些内容。
( f) 处理需什么样文件, 或文件有什么特征, 或引入某文件有什么好处。
( g) 文件怎样分类, 或指出关键字。
( h) 某处理的频度。
( i) 输入数据的格式。
( j) 题意中的分类有何好处。
( k) 为某目的适当修改文件的记录内容。
( 1) 指出图中数据流名, 或指出哪些位置数据可增加或删去。
从上表能够看出, 提出问题最多的是( e) 即关于文件记录的内容。其次是文件的分类排序( g) , 再次是当处理改变或某目的应改哪些处理的( c) , 及完善处理( a) 。
从趋势来看, , 事务处理从简单的分类、 合并、 统计等处理发展为数据流分析与文件的关系, 即逐步向系统发展, 亦即逐步由文件系统的内容向数据库系统的内容发展。
2．事务处理流程要点
事务处理流程图一般由若干处理与若干数据组成, 在评估流程式图并回答试题总是问题时, 应该注意下述一些问题。
从"处理"的角度来说, 必须注意:
( 1) 每个事务处理均有一个特定目标, 这一目标往往都是文字说明的。与此对应的处理应能覆盖所设定的目标。例如, 前述1990年度高级程序员下午试题二的目标是发货、 收款、 催款。其中处理1、 4、 7、 8覆盖了问题的上目标。因此, 对于说明处理要求, 都应从问题目标进行考虑。
( 2) 除覆盖问题目标的处理外, 还有两类处理应予考虑: 一是为了处理的正确性, 设计一些处理框, 以检查输入数据的数据项及数据的值域; 另一种是检查数据会合时数据的一致性。例如1990年度高级程序员下午试题二中, 处理1、 4分别检查发货单、 收款单的正确性; 而处理7检查发货文件与日收款分类文件中相关数据的一致性。二是为了处理的效率, 如速度、 次数、 减少处设防问等而引进了一些处理。
( 3) 在一个流程式图内, 在一条流程上的各个处理不能有功能上的重复。如有重复, 不是有错, 就是流程还可优化。
( 4) 每个处理总有处理的依据--使用数据, 以及处理结果--产生数据。例如, 1990年度高级程序员下午试题二中, 处理1是发货处理, 其依据发货单是显见的, 但还需商品文件, 这是为了能查出发货单中商品是否为所储商品, 该商品是否满足该单发出; 另一方面, 还需要考虑发货对象, 即是否注册的销售点。因此还需销售点文件。而作为处理1产生的数据, 是日发货文件。使用或者产生数据与处理相互匹配是十分重要的。
从数据的角度来说, 必须注意:
( 1) 注意流程图最初的输入数据与最终输出数据, 考虑从输入到输出之间数据演变的情况。例如, 1990年度高级程序员下午试题二, 最初; 输入为发货单、 收款单、 输出为月发货报告、 月收款报告及催款通知单。从输入到输出数据演变, 由于发货与收款单独处理, 于是数据演变为: 发货单-发货文件-月发货报告; 收款单-收款文件-月收款报告; 收款单--收款文件--月收款报告; 而发货文件与收款文件会合有催款通知单。根据数据的演变与流程, 关于从输入到输出应有哪些数据就比较清楚了, 其作用也能够从演变方面了解。
( 2) 考虑数据流程中, 哪些数据应作为文件形式出现, 哪些是中间使作的临时数据。在数据演变中, 一些数据经多个"处理"加工后得到结果, 每加一次就产生一个新数据, 对这些数据分析, 就能得出各数据的存储要求。
( 3) 对数据按问题要求设计数据结构。输入/输出数据的结构与问题有关, 而中间数据的结构除与输入/输出数据有关外, 还与处理有关。例如, 上述举例的试题, 仅考虑发货、 收款、 催款, 并没有考虑发货时工厂有没有这些商品库存, 也没有考虑销售点的能力, 是否可发这些货。因此, 在商品文件中并不标记库存, 在销售点文件中并不标记最大销售量。发货文件虽然类似发货单的格式, 但考虑支该笔发货有没有付款, 故结构上还应增加一数据项, 以表示付款与否。
( 4) 为减少数据冗余, 保证数据一致性, 数据文件设计中应考虑关系, 亦即各种文件的记录之间的联系。
6.3 事务处理流程图设计举例
6.3.1流程图设计较
每个企业按人、 财、 物的信息资源, 可划分为若干系统任务, 每个任务对某种信息资源进行管理。虽然不同任务管理的对象与管理的模式不同, 但其流程图设计原理是一样的。本节以物资供应这一任务为例设计相应的流程图。
1． 决策层管理人员对于物资供应信息的需求
决策层管理人员关于物资历供应的目标是: 保证生产、 压缩资金占用。
决策层管理人员控制物资供应活动, 必须掌握物资借供应的四类周期性变化验的信息, 她们的需求可见表面6.2

以上信息, 应成为物资供应流程的输出或所能访问的文件。
2． 物资历供应流程图
物资供应的目标是保证生产、 压缩资金占用, 这就是说, 物资供应应根据企业生产经营的计划, 按时提供必要的物资, 但又不能扩大库存, 以压缩资金占用, 按照对信息资源管理的周期: 产生一获取一服务一归宿来考虑供应的事务。这些事务应能覆盖物资供应的目标。表6.3列出了为这一层分解出的6个任务。

计划管理是将企业生产经营计划转化为物资供应的有关计划; 合同管理便落实这些计划, 获取所需物资; 获得物资后便有保管, 另外考察是否满足生产需要, 应有仓库管理及齐套管理; 最后统计分析以了解物资消耗、 利用情况、 资金占用情况; 计划价格管理是由于原材料价格波动而一般设计的。还可有一些事务, 但它们是次要的, 或由于计算机化管理而成为不必要的。
对于上述6个事务, 每个事务的目标分别为:
计划管理: 根据企业生产计划与资金情况, 编制物资供应计划、 物资储备计划以及采购计划、 用款计划。
合同管理: 根据计划, 采购落实合同, 对合同有效管理, 跟踪物资在途、 入库情况, 进行合同统计, 并对退货、 理赔作出报告。
仓库管理: 有效管理材料入库、 出库以及物资存放, 并对库存进行有关分析统计。
齐套管理: 按生产计划及工作令, 保证生产氙需用资, 对材料缺料作出局快速反应。
统计分析: 进行常规统计分析工作( 如物耗、 利用率、 资金周转周期、 材料质量等) 。
计划价格管理: 编制内部计划价格。
为达到上述目的, 可对每个事务再分解成若干功能, 要求每组功能可覆盖相应事务的目标。每个功能将对应流程式图上一节点。表6.4为事务分解表。

每个功能的目标是明显的。为完成功能的目标, 必须分析该功能的处理依据及处理结果。处理依据即该功能的输入, 就是使用数据类。处理结果即功能的输出, 就是产生数据类。每个功能都能够看成将输入转换为输出的变换。所谓流程图就是这一系列变换的动态描述。为便于分析/综合, 将每个功能使用与产生的数据类列表, 即所谓"功能-数据类"表( 表6.5) ,由该表能够方便地描述有关的流程式图。
表6.5 物资供应的"功能-数据类"表
编号
功能名
使用数据类
产生数据类
P10
编制物供计划与储备
生产经营大纲文件
生产计划文件
材料定额文件
领导指示
物供计划文件
储备计划文件
P02
编制采购计划与用款计划
物供计划文件
储备计划文件
库存情况文件
资金情况文件
市场行情文件
临时生产计划文件
缺料情况文件
超储物资文件
资金占用情况文件
采购计划文件
用款计划文件
P03
计划执行的考核
采购计划文件
采购执行文件
物供计划文件
物资完成情况文件
缺料情况文件
储备计划文件
储备统计文件
各类计划考核表
物供计划执行文件
储备计划文件
P04
采购
采购计划文件
市场行情文件
合同
P05
合同审核与登录
采购计划文件
合同
合同文件
采购执行文件
非法合同文件
P06
合同执行
合同文件
( 日) 货单文件
( 日) 入库文件
不合格品文件
合同执行文件
P07
合同检查与统计
合同文件
合同执行文件
已完成合同副本文件
在途物资统计文件
理赔、 退货文件
合同统计文件
P08
货单审核与登录
合同文件
货单
采购计划文件
( 日) 货单文件
货单文件
非法货单文件
P9
检验入库
货单文件
检验单
( 日) 入库文件
入库文件
不合格品文件
P10
库存管理
( 日) 入库文件
( 日) 出库文件
库存文件
P11
限额发料
库存文件
物代计划文件
领料单
( 日) 出库文件
发料单
出库文件
P12
统计与分析
库存文件
出库文件
物供计划文件
储备计划文件
合同统计文件
库存情况文件
储备统计文件
超储物资文件
A类物资情况文件
资金占用情况文件
价格统计文件
物耗统计分析报告
实耗统计分析报告
材料利用率分析报告
资金周转统计分析
P13
齐套管理
生产计划文件
临时生产计划文件
工作令
库存文件
出库文件
在途物资统计文件
合同文件
物资完成情况文件
缺料情况文件
催货文件
P14
市场行情收集
合同统计文件
物资文件
情况汇报( 含情报网上信息)
市场行情文件
P15
计划价格管理
市场行情文件
价格统计文件
计划价格文件
P16
用款管理
用款计划文件
采购执行文件
合同执行文件
用款台账文件
其中, 每个功能将"使用数据类"作为依据, 经过处理后形成"产生数据类"。使用数据类有的其它任务传递而来, 而产生数据类, 又向其它任务进行传达室递。
3． 物资供应有关的数据类词典( 表6.6)
表6.6 数据类词典(物供)
编号
数据类名称
相关功能
流向外部
(产生)
(使用)
d01
物供计划文件
01
02、 03、 11、 12
决策层
d02
储备计划文件
01
02、 03、 12
决策层
d03
采购计划文件
02
03、 04、 05、 08

d04
用款计划文件
02
16

d05
各类计划考核表
03

d06
物供计划执行文件
03

d07
储备计划执行文件
03

d08
合同
04
05

d09
合同文件
05
06、 07、 08、 13

d10
采购执行文件
05
03、 16

d11
非法合同文件
05

d12
合同执行文件
06
07、 16

d13
用款台账文件
16

d14
已完成合同副本文件
07

d15
在途物资统计文件
07
13

d16
理赔、 退货文件
07

d17
合同统计文件
07
12、 14
决策层
d18
( 日) 货单文件
08
06

d19
货单文件
08
09

d20
非法货单文件
08

d21
( 日) 入库文件
09
06、 10
财务
d22
入库文件
09

d23
不合格品文件
09
06
质量
d24
库存文件
10
11、 12、 13

d25
( 日) 出库文件
11
10
财务
d26
发料单
11

d27
出库文件
11
12、 13

d28
库存情况文件
12
02
决策层
d29
储备统计文件
12
03

d30
超储物资文件
12
02

d31
A类物资情况文件
12

决策层
d32
资金占用情况文件
12
02
决策层
d33
价格统计文件
12
15

d34
物耗统计分析报告
12

决策层
d35
实耗统计分析报告
12

决策层
d36
材料利用率分析报告
12

决策层
d37
资金周转统计分析
12

决策层
d38
物资完成情况文件
13
03
决策层
d39
缺料情况文件
13
02、 03

d40
催货文件
13

d41
市场行情文件
14

d42
计划价格文件
15
02、 04、 15

使用物资供应以外任务的数据类称为"相关外部数据类", 表6.7表示这些数据类。

4．流程图
物资供应的流程图可从表6.5产生。每个功能即为一个得理框, 使用数据类与产生数据类就是其输入与输出。按表即可得物资供应流程式图6.5(a)至图6.5(e)。

5．数据结构描述
物供计划文件: 物资编号、 型号规格、 牌号、 名称、 技术参数、 计量单位、 计划单价、 任务代号、 全年产量、 定额数、 全年需用量, 1-12月份每月需用量、 计划员名、 物供计划编号。
物供计划一般按生产任务、 分解全年产品产量对物资的需求量、 并落实计划员执行。
物供计划执行文件: 物供计划编号、 完成量、 在途量、 欠交量、 登记日期。
物供计划执行表明物资供应进展情况。一般合同与入库是表示进展的依据。
储备计划文件: 物资编号、 型合规格、 牌号、 名称、 技术参数、 计量单位、 计划单价、 上年消耗量、 全年需用量、 上半年需用量、 周转储备量、 计划库存量、 计划员名、 储备计划纺号。
储备计划执行表明物资储备进展。
采购计划文件: 物资编号、 ( 物供或储备) 度划编号、 计划南需用量、 尚需采购量、 1-12月份计划需用量与尚需采购量、 采购人员名、 合同已订数、 入库数、 在途数、 定点厂、 采购计划编号。
按计划分解采购计划。
采购执行文件: 采购计划编号、 合同编号、 合同数量、 采购员名、 预付款数。
使用该文件考核计划的执行比用合同文件方便, 故设此文件。
使用该文件考核计划的执行比用合同文件方便, 故设此文件。
用款计划文件: 物资编号、 采购计划编号、 计划用款数、 实际用款数、 1-12月份计划用款数。
按采购计划制订用款计划。
用款台账文件: 物资编号、 合同编号、 用款资金( 合计、 预付款、 托收付款、 支票付款、 凭证编号) 、 发票号码、 经手人、 备注。
跟踪用款情形。
合同或合同文件: 合同编号、 物资编号、 型号规格、 牌号、 名称、 技术参数、 计量单位、 单价、 原合同号码、 签约日期、 供方名称、 供方代表、 供方地址、 供方账户、 邮政、 电挂、 电传、 电话、 计划员名、 合同金额、 订货量及进度( 合计: 1-12月各月交货数) 、 更改标志、 交货标志、 运输方式、 结算方式; 更改后型号规格、 更改后单价、 更改后订货量及进度( 合计: 1-12月各月交货数) 、 备注。
6．登记合同的基本要素
合同执行文件: 合同编号、 货单编号、 发货量、 实收量、 入库量、 不合格品量、 检验单号、 登记日期。
跟踪合同执行情况。
( 日) 货单文件与货单文件: 货单编号、 日期、 物资编号、 型号规格、 单价、 数量、 合同编号、 合同数、 托运方式、 托运日期、 , 发货人、 备注、 原货单号码。
登录货单, 没有合同的货单一般符合采购计划, 则在备注中说明。
( 日) 入库文件与入库文件: 日期、 物资编号、 型号规格、 单价、 入库数量、 合同编号、 检验单号。
记录入库物资, 若干数据元素同货单文件。
库存文件: 物资编号、 型号规格、 牌号、 名称、 技术参数、 计量单位、 计划单位、 任务代号、 库存量、 最高库存量、 最低库存量、 有效期、 仓位。
记录物资在仓库中数量、 使用目的、 位置、 有效期等要素。
( 日) 入库文件与出库文件夹: 日期、 物资编号、 型号规格、 出库数量、 计划单价、 任务代号、 领用单位、 领用代号、 领用人。
表明物资流向, 。便于统计物资消耗、 资金流动竺情况。
已完成合同副本文件。该文件为合同执行完毕后, 将合同文件与合同执行文件联合而成的一个文件, 以备查。
不合格品文件: 货单编号、 合同编号、 数量、 不合格品量、 检验单号、 不合格摘要、 登记日期。
记录不合格品的文件。
发料单: 物资编号、 型号规格、 名称、 技术参数、 计量单位、 单价、 任务代号。
为物资历出库凭证, 有时也作进入加工线的标签。
还有一些统计、 分析文件、 大多与物资有关, 在此不再述。
6.3.2事务处理流程分析
事务处理流程图设计问题可分为三大类: ①流程图中"处理"的设置; ②信息( 数据) 变换与匹配问题; ③数据结构问题。
1． 商场进销存调事务处理流程分析
商业企业事务处理主要集中在商品的进销存调管理和财务管理方面。其中商品进销存调的业务量与处是速度决定了企业效益。为此对进销存调事务处理流程式进行分析。
( 1) "处理"的设置
在研究进销存调事务中包含四块不同的职能范围: 进( 商品进店) 、 销( 商品销售) 、 存( 商品库存) 、 调( 商品调拔) 。匹配好这四块关系; "进"要能满足"销" 的南需要, 又要力所能及保证效益; "销"要加速流通, 及时, 准确汇总分析, 提供高层决策, 为"进"提供依据, 同时由于自动收银机与信用卡的普遍使用, 流程式也为之一新; "存"要及时, 准确反映库存情况供"进"、 "销"功能的实现。
图6.6( a) 为商场事务处理"进"流程图。其中包括9个处理结点。它是以"编制计划"、 "合同管理"、 "进货审核"、 "验收"、 "入库"为流程的主线。辅以"核价"、 "调价"、 "合同统计"与"异常处理"。

分析流程中处理结点关系: 商业活动完全是一种市场行为, 可是它的活动却需要严格的计划。商场进货, 进什么商品, 进多少需要周密的计划、 准确运作。因此"进"流程中以编制计划开始, 编制计划与合同管理是前后关联的两个处理结点。合同是执行计划的结果, 任何合同都应符合的体现, 因此需要审核。可是没有合同的进货也常常发生, 于是流程处理应保持一定灵活性。进货审核与验收后商品就可入库。商品是有价格的, 商品的价格经常会有变化, 因此流程中应安排核价, 它应在进货审核与验收之后; 对核定价格还需复核, 这两个结点就属流程图中服务性结点。另外, 验收之后会有各种差错( 包括数量、 质量、 规格等, 此称作"异常", 为此应有异常处理结点。"调价"不属"进"流程, 但与价格有关, 故将这部分附于该流程之内, "合同统计"也作为"进"流程中服务结点。上述9个处理结点反映了"进"流程, 但其中有若干处都有灵活性。
图6.6( b) 为商场事务处理"销"流程图, 其中有前后台之分, 前后POS处理流程, 后台销售管理部分。前台有6个处理结点, 后台5个处理结点。前后侧重于一笔交易的处理, 后台侧重于销售的管理工作。

前台处理以收款为中心, 顾客购物交款的凭证应录入并校舍验凭证之正确性( 商品代码、 单价、 总价和商品库存能否供应等) , 由于顾客能够凭证信用卡消费, 因此有划卡查询工作, 商场为促销发行各种优惠卡, 在收款前都有应进行相应处理。销售前后台能够联机实时, 也能够批处理, 但前台可对售出商品与收款分类汇总。后台处理以审核 、 汇总、 分析为主的管理工作, 其关系较简单从略。
( 2) 信息变换与匹配流
流程图中每个"处理"都可看成是对信息的变换。变换有"输入"与"输出"。输入是处理的依据。输出是处理的结果。匹配的含义为: 输入--输出、 信息--处理、 数据结构三方面的一致。
例如, "进"流程中"合同管理"的输入为合同, 可是合同应符合计划, 并保证不超限, 因此"经营计划"与"库存统计"也应为该处理的输入; 处理结果是合同文件。可是合同管理实际上是商场与供应商之间的界面, 因此关于供应商的有关情况孔应由其输出, 故有供应商文件为该处理的输出。又如, "进货审核"处理依据是"发票或送货单", 能否接受这批货应看是否有合同或是否与经营计划相符, 某上结商品在货源充分时, 旆往不预先签约, 随需随送某依据只能是经营计划。进货审核的输出, 表示合法的进货有"进货传单文件", 以及表示合同已执行的"合同执行文件"。其它输入一输出也是如此, 经过处理的变换, 互相匹配。
关于"信息-处理"的匹配, 例如"销" 流程中"录入与校验处理", 不能仅仅录入与检验"购透露收款单", 如果柜台营业员单子开错, 则将影响后续全部处理, 故再引入"库存文件", 以便进行较全面校验。又如"收款"处理显然凭收款传票但顾客有现金消费与信用卡消费, 虽然三代POS上有划卡装置。构成顾客与银行界面, 但商场应记下信用卡消费的有关数据, 还应与银行结算, 故收款处理还应与"卡消费文件"和"银