办公自动化系统需求分析说明指导书.doc

项目号 版本
1.0

办公自动化系统
需求规格说明书

7月6日
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说明
作者

目 录
1. 引言 7
1.1. 编写目标 7
1.2. 系统介绍 7
1.3. 适用范围 7
2. 业务需求综述 7
2.1. 业务需求背景 7
2.2. 存在关键问题 8
2.3. 用户类别和特征 9
2.4. 系统功效结构图 17
3. 业务需求 21
3.1. 公文管理 21
3.1.1. 公文概述 21
3.1.2. 请示公文 24
3.1.3. 机关发文 31
3.1.4. 阅办单 37
3.1.5. 传阅单 47
3.1.6. 部门传阅 55
3.1.7. 局属单位报文 61
3.1.8. 局属单位收文 68
3.1.9. 局属单位报文(临时) 74
3.1.10. 公文公共功效 75
3.1.11. 待办事宜提醒（有） 82
3.1.12. 工作委托（有） 83
3.1.13. 催办 84
3.1.14. 自动标引 85
3.1.15. 文号管理 86
3.1.16. 消息提醒 87
3.1.17. 公文交换 88
3.1.18. 公文查询 92
3.1.19. 公文统计 97
3.1.20. 公文模板管理 98
3.1.21. 常见语管理 99
3.2. 步骤管理（有） 99
3.2.1. 步骤定制 99
3.2.2. 步骤监控（有） 100
3.3. 督办管理 100
3.3.1. 业务功效 100
3.4. 辅助办公* 100
3.4.1. 业务功效 100
3.5. 协同办公* 101
3.5.1. 业务功效 101
3.6. 移动办公（有） 101
3.6.1. 业务功效 101
3.7. 报文指示 101
3.7.1. 业务步骤 101
3.7.2. 业务功效 102
3.8. 电子印章 105
3.8.1. 业务功效 105
3.9. 信息管理 105
3.9.1. 业务步骤 105
3.9.2. 业务功效 105
3.10. 行政管理（有） 109
3.10.1. 业务功效 109
3.11. 会议管理（有） 110
3.11.1. 业务功效 110
3.12. 知识管理（有） 110
3.12.1. 业务功效 110
3.13. 功效定制（有） 110
3.13.1. 业务功效 110
3.14. 用户授权（有） 111
3.14.1. 业务功效 111
3.15. 虚拟组织（有） 111
3.15.1. 业务功效 111
3.16. 日志管理 111
3.16.1. 业务功效 111
3.17. 数据备份 112
3.17.1. 业务功效 112
4. 非功效需求 112
4.1. 性能需求 112
4.2. 扩展性需求 112
4.3. 稳定性需求 113
4.4. 安全性需求 113
4.5. 布署需求 113
4.6. 数据迁移需求 113
5. 软硬件环境需求 113
5.1. 硬件环境 113
5.2. 软件环境 114
6. 接口需求 114
6.1. 界面需求 114
6.2. 硬件接口 114
6.3. 软件接口 114
7. 附件 115
7.1. 附件1 115

1. 引言
1.1. 编写目标
本文档作为某局和万达信息之间就《某局办公自动化系统》需求了解达成一致共识基础文件，作为双方界定项目范围、系统验收关键基础，也作为本项目《某局办公自动化系统》验收关键依据。同时，本文档也作为项目研发后继工作开展基础，供双方项目主管责任人、项目经理、技术开发人员、测试人员等了解需求之用。

1.2. 系统介绍
项目名称：某局办公自动化系统升级改造项目
系统名称：《某局办公自动化系统》
1.3. 适用范围
本文档适适用于全部和本项目相关软件开发阶段及其相关人员，其中：用户方面项目责任人、乙方项目经理、技术开发人员（包含分析人员、设计人员、程序人员）、测试人员应关键阅读本文档各部分，其它人员可选择性阅读本文档。

2. 业务需求综述
2.1. 业务需求背景
中国外文出版发行事业局（简称“某局”）是中共中央所属机关，是负担党和国家对外宣传任务关键机构，是中国最大对外书刊宣传出版基地。
某局办公自动化系统自7月开始建设，共实施了两期。一期项目于7月由某局信息技术中心和北京慧点科技开发合作开发，和5月建设完成并正式上线运行，关键用于局机关内部公文管理等。办公自动化系统二期项目于12月和北京慧点科技开发签署协议后开始实施，于5月上线运行，关键用于国图总企业、北京周报社、对外传输研究中心和信息技术中心等局属4家试点单位内部公文管理等。
某局办公自动化系统上线运行以来，给传统行政办公方法带来了革命性改变。电子公文极大地提升了行政办公效率，人工递送收发公文工作方法不复存在，电子公文也带来了很多传统纸质公文无法使用管理措施。电子公文便于查询特征也提升了公文使用率，更多繁琐反复手工劳动被自动信息化系统替换，为最终用户节省了大量办公时间，减轻了工作负担。
为了实现某局战略发展目标，必需加紧信息化建设步伐，充足利用信息技术，深入改变传统工作模式，增加规范性，强化内部管理和监督，提升办公效率和质量，需要在原有办公自动化系统基础上实现协同办公，在某局局机关及局属各单位内部形成协同办公环境，支持高效业务协作和信息共享。
2.2. 存在关键问题
伴随时代发展，技术水平提升和对系统业务更深入了解，现有OA系统日益暴露出早期系统存在不足和技术缺点，已经越来越无法满足现在工作需要，系统亟待升级。现在系统存在问题关键有：
Ø 结构功效：
1. 现在OA系统既不能支持大量并发用户也没有各单位相对独立数据结构。现在系统已经无法继续扩展至某局全部局属单位全部能使用；
2. 系统管理模块不支持多级管理员模式，系统中只有一个超级管理员。这么管理模式使得管理员过多介入业务工作。同时因为管理员获取各单位人员信息变更情况相对滞后，造成了权限分配不够立即正确；
3. OA系统中即使包含了查询统计功效模块，不过统计项目不够科学，无法从统计结果中提取到更有利用价值数据；
Ø 系统性能
4. OA系统不支持移动设备，不能实现移动办公。在部分用户尤其是领导岗位用户外出时，只能由管理员手工录入领导指示等信息。增加了操作步骤 ，延误了公文流转时间；
5. 人员岗位变更时，不能仅调整需要变更人员，而要将全部相关人员进行变更。工作量大且轻易造成操作失误，且变更人员较多时会造成系统宕机；
Ø 用户端：
6. 因为weboffice控件原因，假如在公文流转过程中，因为某人机器浏览器问题，可能造成公文损坏，无法进行恢复。且只能重新提议步骤，重新走一遍已经有过程；
7. 对主流浏览器支持存在较多问题。比较经典有360浏览器升级后无法正常显示OA系统页面；安装IE工具栏插件后无法提交或显示正文附件等。
2.3. 用户类别和特征
1. 组织机构
某局组织机构包含局机关、局属单位和海外机构。局机关有8大部室，局属单位有20家，海外机构有21家。此次系统上线运行包含局机关和20家局属单位。

2. 局机关用户角色类别
系统业务角色关键分为局机关业务角色和局属单位业务角色，系统依据登录人所属角色不一样展现不一样权限和功效。

局机关角色类别

3. 局机关角色功效

4. 局属单位角色类别

局属单位角色类别

5. 局属单位角色功效

2.4. 系统功效结构图
1.系统总体结构
某局办公自动化系统，分为六大功效模块，分别是公文管理，公文查询，公文统计，辅助办公，行政办公，系统管理。每个功效模块包含若干个子功效模块，见下图：

2.子功效模块结构

3. 业务需求
3.1. 公文管理
3.1.1. 公文概述
公文分为两大类，收文和发文。某局公文管理分为7种公文类型，局机关分别是：请示公文，发文，阅办，部门传阅，文件传阅；局属单位是：局属单位报文，局属单位收文。其中请示公文，发文和报文属于是发文类型，阅办，部门传阅，文件传阅和局属单位收文属于收文类型，不过每种公文表单样式和步骤有所不一样，其它操作形式基础相同。
发文主页面分为发文表单，发文正文，流转统计3个选项卡（能够考虑增加基础信息选项卡），发文表单包含表单、保留按钮、打印按钮、转件按钮；发文正文包含Word文档修订、版本查阅、文档模板、公文关联、上传多个附件、打印按钮；流转统计包含公文整个流转信息。基础格式以下图。

附件在正文下方。

收文主页面分为收文表单，收文正文，流转统计3个选项卡（能够考虑增加基础信息选项卡），收文表单包含表单、保留按钮、打印按钮、转件按钮；正文包含公文关联、文件管理；流转统计包含公文整个流转信息。基础格式以下图。

3.1.2. 请示公文
3.1.2.1. 业务步骤

3.1.2.2. 业务功效
请示公文办理步骤功效描述
办理步骤
步骤功效

拟稿人
表单
1、系统自动填写拟稿人(登录人)；
2、时间提取服务器时间；
3、事由能够编辑；
正文
1、编辑正文；
2、关联公文：挂接以前公文，对于公文交换能够挂接已办结公文，其它形式公文只能挂接已归档公文。
3、附件：能够上传，删除自己附件；
操作
1、 新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

处室责任人
表单
1、编辑主办处核稿部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、修改事由；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；

部室主任
表单
1、编辑主办部室领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、修改事由；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
部室文秘(分办)
表单
1、编辑备注部分；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
局长秘书(分办)
表单
1、编辑主管领导指示，其它领导指示，备注部分；
2、登录人名字和时间不带出来；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；

局领导
表单
1、编辑主管领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、 编辑正文；
2、 浏览附件；

其它局领导
表单
1、编辑其它领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、 编辑正文；
2、 浏览附件；
部室文秘(分办)
表单
1、 编辑备注部分；
正文
1、浏览；
拟稿人
（办结）
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；

会签部分
会签部室文秘
表单
1、编辑备注部分；
正文
浏览

部室主任
表单
1、编辑相关部室会签部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
浏览
部室文秘
表单
浏览
正文
浏览
处长
表单
浏览
正文
浏览
职员
表单
浏览
正文
浏览
注：编辑表单意见时，能够经过鼠标双击录入框，选择维护好常见语，也能够录入意见。

3.1.2.3. 业务表单
请示公文表单样式：

正文样式（参考）

流转统计样式

3.1.3. 机关发文
3.1.3.1. 业务步骤

说明：
发文步骤第4步部室文秘分办，假如部室文秘是办公室文秘，就能够直接转给局长秘书；

3.1.3.2. 业务功效
发文办理步骤功效描述:
办理步骤
步骤功效

拟稿人
表单
1、系统自动填写拟稿人(登录人)；2、时间提取服务器时间；
3、事由能够编辑；4、紧急程度可选，默认一般；5、机密等级可选，默认一般；
正文
1、编辑正文；
2、关联公文：挂接已归档公文。
3、附件：能够上传，删除自己附件；
操作
1、 新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

处室责任人
表单
1、编辑主办部门核稿部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、修改事由；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；

部室主任
表单
1、编辑主办部室领导核稿部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、修改事由；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
部室文秘(分办)
表单
1、编辑处理结果部分；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
办公室文秘(分办)
表单
1、编辑处理结果部分；
正文
1、浏览
办公室主任
表单
1、编辑办公室审核部分；2、自动提取登录人和服务器时间；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
局秘书(分办)
表单
1、编辑签发部分；2、先写意见在上面，后写意见在下面；3、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；

局领导
表单
1、编辑签发部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、先写意见在上面，后写意见在下面；4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；

办公室文秘(发文编号)
表单
2、 编辑处理结果部分；2、生成文号；3、编辑份数；4、编辑并可选主送、抄送机关部分；
文号生成规则：xxxx字[yyyy]zzzz号，xxxx是可维护，yyyy是年份，zzzz是流水号；比如：外文通字[]110号；
正文
1、编辑正文；
排版打字员
表单
1、显示打字员；
正文
1、 编辑正文；
2、 浏览附件；

校对员
表单
1、显示校对人员；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
办公室文秘(复核)
表单
1、显示复核人员；
正文
1、 编辑正文；
2、 浏览附件；
打印员
表单
1、浏览
正文
1、 编辑正文；
2、 浏览附件；
办公室文秘(附印)
表单
1、编辑处理结果
正文
1、编辑正文；
2、加盖电子公章；
3、浏览附件；
拟稿人(办结)
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
操作
1、选择主送单位和抄送单位；
会签部分
会签部室文秘
表单
浏览
正文
浏览

部室主任
表单
1、编辑机关部室会签部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、先写意见在上面，后写意见在下面；4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
浏览
部室文秘
表单
浏览
正文
浏览
处长
表单
浏览
正文
浏览
职员
表单
浏览
正文
浏览
部室分办部分
部室文秘(发文)
表单
1、编辑处理结果；
正文
浏览；
部室文秘(附印)
表单
1、编辑处理结果；
正文
1、编辑正文；
2、加盖电子印章；
3、浏览附件；
注：编辑表单意见时，能够经过鼠标双击录入框，选择维护好常见语，也能够录入意见。

3.1.3.3. 业务表单
发文表单以下：

3.1.4. 阅办单
3.1.4.1. 业务步骤

说明：
主办部室文秘(办结)步骤，文秘能够提议并发传阅给本部室人员，也能够发给其它部室文秘。其它部室文秘能够并发传阅给本部室人员。部室人员阅毕后要能够反馈给部室文秘以表示阅知，部室文秘能够查询到本部室人员阅知情况。在提议并发传阅过程时，不能影响主步骤继续向下办理。
3.1.4.2. 业务功效
阅办办理步骤功效描述
办理步骤
步骤功效

拟稿人
(局办公室文秘)
表单
1、生成收文编号，收文编号样式以下：xxxx字[yyyy]zzzz号，xxxx是可维护，yyyy是年份，zzzz是流水号；比如：外文通字[]110号；
2、选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称（内部来文时）；
3、经过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称（外部来文时）；
4、来文时间提取服务器时间；
正文
1、无Word正文；
2、关联公文：挂接以前公文，对于公文交换能够挂接已办结公文，其它形式公文只能挂接已归档公文。
3、附件：能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；能够经过扫描纸质公文成PDF格式文件，自动上传附件；
操作
2、 新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；
办公室主任
表单
1、编辑阅办意见部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
正文
1、浏览；
办公室文秘（分办）
表单
1、编辑处理结果；
正文
1、浏览；
主办部室文秘(分办)
表单
1、编辑处理结果部分；
正文
1、浏览；
部室主任(签批)
表单
1、 编辑主办部门意见部分；
2、 自动提取名字和时间；
正文
1、浏览
部室文秘（分办）
表单
1、编辑处理结果部分；
正文
1、浏览；

处长
表单
1、编辑主办部门意见部分，先写意见在上面，后写意见在下面；
2、自动提取名字和时间；
正文
1、浏览；

职员
表单
1、编辑主办部门意见部分，先写意见在上面，后写意见在下面；
2、自动提取名字和时间；
正文
1、浏览；
局长秘书（分办）
表单
1、编辑主管领导指示，其它领导指示，处理结果部分；
正文
1、浏览；

局领导
表单
1、编辑主管领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
正文
1、浏览；
主办部室文秘(办结)
表单
1、编辑处理结果部分；
正文
1、浏览；
归档人员
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
会签部分
会签部室文秘
表单
浏览
正文
浏览
部室主任
表单
1、编辑协办部门意见部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
浏览
部室文秘
表单
编辑处理结果；
正文
浏览
处长
表单
浏览
正文
浏览
职员
表单
浏览
正文
浏览
并发传阅部分
部室文秘(发文)
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
注：编辑表单意见时，能够经过鼠标双击录入框，选择维护好常见语，也能够录入意见。

3.1.4.3. 业务表单
阅办表单样式以下：

在公文关联框中录入待关联公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择对应公文即可。
选择文件管理按钮，显示以下画面。

选择扫描按钮，能够对纸质文件进行扫描，对扫描形成PDF文件中内容进行自动识别，提取文件信息放到表单来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。选择浏览按钮，挂接文件后提交，显示画面以下。

流转统计样本：

3.1.5. 传阅单
3.1.5.1. 业务步骤

3.1.5.2. 业务功效
传阅单办理步骤功效描述
办理步骤
步骤功效

拟稿人
(局办公室文秘)
表单
1、生成收文编号，收文编号样式以下：xxxx字[yyyy]zzzz号，xxxx是可维护，yyyy是年份，zzzz是流水号；比如：外文通字[]110号；
2、假如是内部来文，选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称；
3、假如是外部来文，经过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称；
4、来文时间提取服务器时间；
正文
1、无Word正文；
2、关联公文：挂接以前公文，对于公文交换能够挂接已办结公文，其它形式公文只能挂接已归档公文。
3、附件：能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；能够经过扫描纸质公文成PDF格式文件，自动上传附件；
操作
1、 新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；
办公室主任
表单
1、编辑传阅范围部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
正文
1、浏览；
办公室文秘（分办）
表单
1、编辑备注；
正文
1、浏览；
局长秘书（分办）
表单
1、编辑局领导指示，备注部分；
正文
1、浏览；
局领导
表单
1、编辑局领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
正文
1、浏览；
局秘书(办结)
表单
1、编辑备注部分；
正文
1、浏览；
归档人员
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
会签部分
会签部室文秘
表单
1、浏览
正文
1、浏览
部室主任
表单
1、编辑备注；
正文
1、浏览
部室文秘
表单
1、编辑备注；
正文
1、浏览
处长
表单
1、浏览
正文
1、浏览
职员
表单
1、浏览
正文
1、浏览
其它局领导并发会签部分
其它局领导(并发会签)
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
注：编辑表单意见时，能够经过鼠标双击录入框，选择维护好常见语，也能够录入意见。

3.1.5.3. 业务表单
文件传阅表单样式：

在公文关联框中录入待关联公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择对应公文即可。
选择文件管理按钮，显示以下画面。

选择扫描按钮，能够对纸质文件进行扫描，对扫描形成PDF文件中内容进行自动识别，提取文件信息放到表单来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。选择浏览按钮，挂接文件后提交，显示画面以下。

流转统计样本：

3.1.6. 部门传阅
3.1.6.1. 业务步骤

3.1.6.2. 业务功效
部门传阅功效描述
办理步骤
步骤功效

部室文秘
(收文)
表单
1、选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称（内部来文时）；
2、经过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称（外部来文时）；
3、来文时间提取服务器时间；
正文
1、无Word正文；
2、关联公文：挂接以前公文，对于公文交换能够挂接已办结公文，其它形式公文只能挂接已归档公文。
3、附件：能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；能够经过扫描纸质公文成PDF格式文件，自动上传附件；
操作
1、 新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；
部室领导
表单
1、编辑传阅范围部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
正文
1、浏览；
部室文秘（分办）
表单
1、编辑备注；
正文
1、浏览；
部室职员
表单
1、 编辑职员签注部分，每个职员写一行；
2、 自动提取登录人和服务器时间；
正文
1、浏览；
办结人
表单
浏览；
正文
浏览；
归档人
表单
浏览；
正文
浏览；

注：编辑表单意见时，能够经过鼠标双击录入框，选择维护好常见语，也能够录入意见。

3.1.6.3. 业务表单

在公文关联框中录入待关联公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择对应公文即可。
选择文件管理按钮，显示以下画面。

选择扫描按钮，能够对纸质文件进行扫描，对扫描形成PDF文件中内容进行自动识别，提取文件信息放到表单来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。选择浏览按钮，挂接文件后提交，显示画面以下。

流转统计样本：

3.1.7. 局属单位报文
3.1.7.1. 业务步骤

说明：
打印办结步骤，文秘能够提议并发传阅给部门主任，部门主任能够并发传阅给本部室人员。部室人员阅毕后要能够反馈给部室文秘表示已阅知，部室文秘能够查询到本部室人员阅知情况。在提议并发传阅过程时，不能影响主步骤继续向下办理。

3.1.7.2. 业务功效
局属单位报文办理步骤功效描述：
办理步骤
步骤功效

拟稿人
表单
1、系统自动填写拟稿人(登录人)；
2、时间提取服务器时间；
3、事由能够编辑；
正文
1、编辑正文；
2、关联公文：挂接已归档公文。
3、附件：能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
操作
1、 新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

部室责任人
表单
1、编辑主办部门核稿部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、修改事由；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
办公室文秘(分办)
表单
1、编辑处理结果部分；
正文
1、浏览
办公室主任
表单
1、编辑办公室意见，主管领导指示，其它领导指示部分；
2、不提取登录人和服务器时间；
正文
1、编辑正文；
2、能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；

主管领导
表单
1、编辑主管领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、编辑正文；

其它领导
表单
1、编辑其它领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、编辑正文；
办公室文秘
表单
1、编辑处理结果部分；
正文
1、编辑正文；
办公室文秘（发文编号）
表单
1、 生成发文编号；
2、 编辑处理结果；
文号生成规则：xxxx字[yyyy]zzzz号，xxxx是可维护，yyyy是年份，zzzz是流水号；比如：外文通字[]110号
正文
1、编辑正文；
校对员
表单
1、浏览；
正文
1、编辑正文；
办公室文秘(复核)
表单
1、编辑处理结果；
正文
1、编辑正文；

办公室主任(附印)
表单
1、 编辑处理结果；
2、 编辑份数；
正文
1、编辑正文；
2、加盖电子公章；
办公室文秘（打印办结）
表单
1、 编辑处理结果；
2、 编辑主送，抄送机关；
3、 选择是否报局，假如是就需进行公文交换；
正文
1、编辑正文；
2、加盖电子公章；
操作
1、选择主送单位和抄送单位；
归档人(归档)
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
会签部分

部门主任会签
表单
1、编辑协办部门意见部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
浏览
内部发文部分
办公室文秘(分办)
表单
1、编辑处理结果；
正文
浏览；
注：编辑表单意见时，能够经过鼠标双击录入框，选择维护好常见语，也能够录入意见。

3.1.7.3. 业务表单

3.1.8. 局属单位收文
3.1.8.1. 业务步骤

说明：
1、办公室文秘办结步骤，文秘能够提议并发传阅给部门主任，部门主任能够并发传阅给本部室人员。部室人员阅毕后要能够反馈给部室主任表示已阅知，部室主任能够查询到本部室人员阅知情况。办公室文秘在提议并发传阅过程时，不能影响主步骤继续向下办理。

3.1.8.2. 业务功效
局属单位收文办理步骤功效描述：
办理步骤
步骤功效

办公室文秘
表单
1、生成收文编号；文号生成规则：xxxx字[yyyy]zzzz号，xxxx是可维护，yyyy是年份，zzzz是流水号；比如：外文通字[]110号
2、假如是公文交换批复收文，在批复后自动生成新收文，来文机关，来文字号，来文时间，文件名称自动从上个文里带过来。新文自动关联上一个公文；
3、假如是收外单位来文，录入来文机关，来文字号，来文时间，文件名称；
正文
1、关联公文：挂接以前公文，对于公文交换能够挂接已办结公文，其它形式公文只能挂接已归档公文。
2、附件：能够上传，删除自己附件；能够浏览她人附件；
操作
1、 新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；
办公室主任
表单
1、编辑阅办意见，主管领导指示，其它领导指示部分；
正文
1、浏览；

主管领导
表单
1、编辑主管领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、浏览；

其它领导
表单
1、编辑其它领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、浏览；
办公室文秘
表单
1、编辑处理结果部分；
正文
1、浏览；
落办部门主任
表单
1、编辑主办部门意见；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、浏览；
落办部门职员
表单
1、 编辑主办部门意见；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、浏览；
协办部门主任
表单
2、 编辑协办部门意见；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
1、浏览；
办公室文秘（办结）
表单
1、 浏览；
正文
1、浏览
归档人(归档)
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
领导并发传阅部分
部门领导并发传阅
表单
1、编辑其它领导指示部分；
2、自动提取登录人和服务器时间；
3、先写意见在上面，后写意见在下面；
4、不能修改前面人意见，只能修改自己意见；
正文
浏览
部门并发传阅部分
部门主任
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
部门职员
表单
1、浏览；
正文
1、浏览；
注：编辑表单意见时，能够经过鼠标双击录入框，选择维护好常见语，也能够录入意见。

3.1.8.3. 业务表单

3.1.9. 局属单位报文(临时)
3.1.9.1. 业务步骤

3.1.9.2. 业务功效
拟稿人录入信息后直接归档。录入信息包含：领导签发，办公室审核，拟稿人，文号，事由，主送机关，抄送机关。
3.1.9.3. 业务表单

3.1.10. 公文公共功效
公文公共功效属于系统在每一个办理步骤全部含有功效，具体描述以下：
3.1.10.1. 驳回
在办理过程任一个步骤驳回人能够驳回公文到前面任何一个步骤（已办理过步骤），办理人采取2种方法继续办理公文，次序办理和跳转办理：

方法1：次序办理
驳回到办理人后，办理人修改公文后根据现有步骤继续次序办理；

方法2：跳转办理
驳回到办理人后，办理人修改公文后可直接转回驳回人；

3.1.10.2. 正文格式模板化
正文中格式分为标题、正文和版记三部分。当在标题部分输入或粘贴文字时，自动显示20号方正小标宋（假如没有小标宋华文中宋也能够），在正文部分输入或粘贴文字时，自动显示正文是三号仿宋GB2312。在版记部分输入或粘贴文字时，自动显示版记字体是四号仿宋GB2312。以下图所表示：

3.1.10.3. 流转统计
公文主画面有表单、正文、流转统计，流转统计格式以下：
序号
办理人
办理步骤
抵达时间
结束时间
办理意见
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
说明：
办理步骤：步骤节点名称；
办理人：登录人名称；
抵达时间：公文抵达步骤点时间；
结束时间：公文离开步骤点时间；
意见：办理人在表单上录入意见，在表单上没写意见，办理意见栏为空；假如是退件，退件意见要统计在办件意见中。

3.1.10.4. 审批痕迹保留
在进行正文录入时，对Word文档中内容进行增加、修改、删除后，选择修改稿按钮，系统自动显示出修改内容，选择清样稿按钮，系统显示最终修改结果。以下图所表示：

上图为修改稿样式

上图为清样稿样式
3.1.10.5. 公文打印
对正文中内容能够进行全部打印、套红打印、反套红打印，实现页面所见即所得打印预览和打印。
1、全打印：将正文中内容完全打印出来，包含标题等。
2、套红打印：对正文中内容能够根据固定格式进行套打，不包含标题等。

请示公文打印样式

其它公文打印样式

2、 反套红打印：不打印正文内容，只打印红头部分。

3.1.10.6. 版本保留
在进行正文录入时，对Word文档中内容进行增加、修改、删除，选择转件后，系统自动保留目前文档内容作为一个版本，下一岗位人员能够选择查看前边版本不过不能修改前面版本。选择目前版本按钮，系统自动回到目前版本，假如此人有编辑权限就能够编辑目前版本。

3.1.11. 待办事宜提醒（有）
3.1.11.1. 业务功效
1、集中显示：在一个统一区域集中显示应用系统工作列表。
2、步骤监控：全部公文步骤必需向相关人员提供步骤监控功效。显示出全部步骤步骤，目前实施到哪一步，并突出显示异常。
3、列表内容（如发文）：发送时间、发送者、列表内容摘要等给列表处理者。