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Excel 2007 数据透视表应用详解

数据透视表和数据透视图表

A. 数据透视表介绍

A.1 什么是数据透视表?

数据透视表是一种可以快速汇总、分析大量数据表格的交互式工具。使用数据透视表可以按
照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面
的汇总信息、分析结果以及摘要数据。
使用数据透视表可以深入分析数值数据，以帮助用户发现关键数据，并做出有关企业中关键
数据的决策。

数据透视表是针对以下用途特别设计的：
以友好的方式，查看大量的数据表格。
对数值数据快速分类汇总，按分类和子分类查看数据信息。
展开或折叠所关注的数据，快速查看摘要数据的明细信息。
建立交叉表格（将行移动到列或将列移动到行），以查看源数据的不同汇总。
快速的计算数值数据的汇总信息、差异、个体占总体的百分比信息等。

若要创建数据透视表，要求数据源必须是比较规则的数据，也只有比较大量的数据才能体现
数据透视表的优势。如：表格的第一行是字段名称，字段名称不能为空；数据记录中最好不
要有空白单元格或各并单元格；每个字段中数据的数据类型必须一致（如，“订单日期”字
段的值即有日期型数据又有文本型数据，则无法按照“订单日期”字段进行组合）。数据越
规则，数据透视表使用起来越方便。

如上图中的表格属于交叉表，不太适合依据此表创建数据透视表（不是不能使用数据透视表，
只是使用上表创建数据透视表某些功能无法体现）。因为其月份被分为 12 个字段，互相比较

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起来比较麻烦。
最好将其改为如下结构：
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上表只使用一个“月份”字段，而 12 个月作为月份字段的值，这样互相比较起来比较容易。
使用此结构的表格，通过数据透视表，很容易创建上图所示的交叉表格，但反之则很麻烦。
因此，创建数据透视表之前，要注意表格的结构问题。越简单越好，就类似数据库的存储方
式。或者，能纵向排列的表格就不要横向排列。

为什么使用数据透视表？

如下表，“产品销售记录单”记录的是 2006 和 2007 年某公司订单销售情况的表格。其中包
括订单日期，产品名称，销往的地区、城市，以及产品的单价、数量、金额等。
我们希望根据此表快速计算出如下汇总信息：
1. 每种产品销售金额的总计是多少？
2. 每个地区的销售金额总计是多少？
3. 每个城市的销售金额总计是多少？
4. 每个雇员的销售金额总计是多少？
5. 每个城市中每种产品的销售金额合计是多少？
„„
诸多的问题，使用数据透视表可以轻松解决。。。

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B. 使用数据透视表

B.1 创建数据透视表
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尽管数据透视表的功能非常强大，但是创建的过程却是非常简单。
1. 将光标点在表格数据源中任意有内容的单元格，或者将整个数据区域选中。
2. 选择“插入”选项卡，单击“数据透视表”命令。

3. 在弹出的“创建数据透视表”对话框中，“请选择要分析的数据”一项已经自动选中了
光标所处位置的整个连续数据区域，也可以在此对话框中重新选择想要分析的数据区域
（还可以使用外部数据源，请参阅后面内容）。“选择放置数据透视表位置”项，可以在
新的工作表中创建数据透视表，也可以将数据透视表放置在当前的某个工作表中。

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4. 单击确定。Excel 自动创建了一个空的数据透视表。

上图中左边为数据透视表的报表生成区域，会随着选择的字段不同而自动更新；右侧为数据
透视表字段列表。创建数据透视表后，可以使用数据透视表字段列表来添加字段。如果要更
改数据透视表，可以使用该字段列表来重新排列和删除字段。默认情况下，数据透视表字段
列表显示两部分：上方的字段部分用于添加和删除字段，下方的布局部分用于重新排列和重
新定位字段。可以将数据透视表字段列表停靠在窗口的任意一侧，然后沿水平方向调整其大
小；也可以取消停靠数据透视表字段列表，此时既可以沿垂直方向也可以沿水平方向调整其
大小。
右下方为数据透视表的 4 个区域，其中“报表筛选”、“列标签”、“行标签”区域用于放置分
类字段，“数值”区域放置数据汇总字段。当将字段拖动到数据透视表区域中时，左侧会自
动生成数据透视表报表。

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B.2 数据透视表字段的使用

将字段拖动到“行标签”区域，则此字段中的每类项目会成为一行；我们可以将希望按行显
示的字段拖动到此区域。
将字段拖动到“列字段”区域，则此字段种的每类项目会成为列；我们可以将希望按列显示
的字段拖动到此区域。
将字段拖动到“数值”区域，则会自动计算此字段的汇总信息（如求和、计数、平均值、方
差等等）；我们可以将任何希望汇总的字段拖动到此区域。
将字段拖动到“报表筛选”区域，则可以根据此字段对报表实现筛选，可以显示每类项目相
关的报表。我们可以将较大范围的分类拖动到此区域，以实现报表筛选。
使用行、列标签区域
如，我们来解决前面提到的第一个问题。每种产品销售金额的总计是多少？
只需要在数据透视表字段列表中选中“产品名称”字段和“金额”字段即可。这时候“产品
名称”字段自动出现在“行标签”区域；由于“金额”字段是“数字”型数据，自动出现在
数据透视表的“数值”区域。如下图：

可见通过数据透视表创建数据分类汇总信息是如此方便简单。
同理，计算每个地区的销售金额总计是多少？只需要在数据透视表字段列表中选中“地区”
字段和“金额”字段即可。其他依此类推„„

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在 Excel 2007 的数据透视表中，如果勾选的字段是文本类型，字段默认自动出现在行标签中，
如果勾选的字段是数值类型的，字段默认自动出现在数值区域中。
我们也可以将关注的字段直接拖动到相应的区域中。如：希望创建反映各地区每种产品销售
金额总计的数据透视表，可以将地区和产品名称拖动到行标签区域，将金额拖动到数值区域。
结果如图

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数据透视表的优秀之处就是非常灵活，如果我们希望获取每种产品在各个地区销售金额的汇
总数据，只需要在行标签区域中，将产品名称字段拖动到地区字段上面即可。如图，其他字
段的组合亦是如此„„

如果将不同字段分别拖动到行标签区域和列标签区域，就可以很方便的创建交叉表格。

报表筛选字段的使用
将“地区”字段拖动到“报表筛选”区域，将“城市”字段拖动到“列标签”区域，将“产

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品名称”字段拖动到“行标签”区域，将“金额”字段拖动到“数值”区域，则可以按地区
查看每种产品在各个城市的金额销售合计情况。

在“报表筛选”区域，可以对报表实现筛选，查看所关注的特定地区的详细信息。直接单击
“报表筛选”区域中“地区”字段右边的下拉键头，即可对数据透视表实现筛选。

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C. 使用数据透视表查看摘要与明细信息

使用数据透视表展开或折叠分类数据以及查看摘要数据的明细信息。
在上面数据透视表的基础之上，可以显示更详细的信息。比如，要查看每种产品由不同雇员
的销售情况。可以有两种方法：
1. 直接双击要查看详细信息的产品名称。
如 A5 单元格中的产品是白米，双击 A5 单元格后会弹出“显示明细数据”对话框，在
其中选择要显示在“产品名称”下一级别的字段“雇员”字段即可（依此类推，鼠标双
击雇员名字还可以选择要查看的下一级别字段）。但这个时候只是把产品“白米”下的
详细信息显示出来了，如果想查看其它产品的详细信息，单击产品名称左边的“加号”
即可展开，此时“加号”变为了“减号”，单击“减号”可以将详细信息折叠而只显示
摘要信息。如果要显示所有产品由各个雇员销售情况的详细信息，可以在“产品名称”
字段上点击鼠标右键选择“展开/折叠”，再选择“展开整个字段”，这样就可以显示各
个雇员的销售金额汇总信息了。

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2. 直接将“雇员”字段拖动到“行标签”区域产品名称的下面。
这样就可以显示每种产品由各个雇员销售金额的汇总信息了。同样在每个产品项目的左
面也会出现“减号”标记，单击“减号”标记可以折叠详细信息。

如上图所示，白奶酪在所有城市销售金额合计是 8404.16，如果希望查看此汇总信息的详细
构成，只需要双击 8404.16 所在的 i14 单元格，Excel 会自动在一个新的工作表显示够成此合
计信息的每一笔详细记录。

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使用此方法可以查看重庆的白米产品的明细记录。

D. 使用数据透视表组合数据

D.1 组合日期数据

前面我们使用地区、城市、产品名称、雇员等字段作为分类字段查看数据汇总信息。那么如
果我们按照订单日期做为分类字段来查看汇总信息会是什么样呢？将“订单日期”字段拖动
到“行标签”区域，所生成数据透视表如下图所示：

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此数据透视表显示的是每一天的金额合计，显然不是我们所期望的结果。如果我们希望按照
年、季度、月份等来计算金额的汇总信息又该如何实现呢？
可以直接在日期字段上单击鼠标右键，选择“组合”。

或者在工具面板上选择“选项”选项卡，选择“将字段分组”命令。

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弹出如下图所示“分组”对话框，在“分组”对话框选择要分组的步长，年、季度、月单击
确定即可。

生成数据透视表如下，按照年、季度、月显示汇总信息。

注意：要将日期字段进行组合，要求此字段里所有数据必须都为日期值，任何一个单元格的
值不正确都会导致不能组合；并且此字段中不能有空值，任何一个单元格为空也将导致不能
组合。
另外，很多欧洲国家喜欢以周作为间隔来查看数据，但在数据透视表中并没有提供以周作为
组合的方式；不过我们可以按照每 7 天组合为一组，但这种方法不能显示此数据是一年中的
第几周。可以在原表的基础上使用 WeekNum 函数先根据日期计算出周数，再根据此表创建
数据透视表。
如果要取消日期的组合，在日期字段上单击鼠标右键，选择“取消组合”即可。

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D.2 数值数据的分段组合

除了日期字段可以组合，那么还有什么字段可以组合呢？将“金额”字段拖动到“行标签”
区域（此时，“行标签”区域和“数值”区域都是“金额”字段），创建如下数据透视表，此
数据透视表显然无法提供对企业决策有意的信息。

但我们可以将行标签字段进行组合，直接在“行标签”区域的“金额”字段上单击鼠标右键
选择“组合”。

在弹出的“组合”对话框中，“起始于”位置输入 0，终止于位置保持不变，步长值保持为
1000，单击确定。

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生成数据透视表如下
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从以上数据透视表不难看出，单次订单金额在 0 至 1000 的订单的金额合计，占了所有订单
金额总和的一半以上，而金额在 0 至 3000 之间的订单的金额总和占所有订单金额总和的 80%
以上。那么作为企业的决策层，更应该重视金额在 3000 以内的这些看起来销量很小的订单，
而那些高于 5000 的订单，看起来单次销量很大，但由于订单数有限，占真个企业总销量的
百分比很低。
若要取消组合，直接在数据透视表行标签字段上单击鼠标右键，选择“取消组合”。

D.3 对文本字段的分类组合

除了可以对日期字段、数值字段的组合，还可以对文本类字段进行组合分类。
如下图，将产品名称作为行字段。但我们希望将产品进行分类，如白米、糙米等属于谷类，
盐、酱油等属于调味品。我们可以使用组合功能将产品进行分类。

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按住 Ctrl 键的同时选择白米、糙米、黄豆、小米等，单击鼠标右键选择组合

此时已经将白米、糙米、黄豆等合并为一组，使用同样的方法可以将奶酪、饼干、蛋糕等组
合为另一组。

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但此时的组合结果命名为数据组 1，数据组 2；可以直接在单元格内将名字改为产品分类名
字即可，如谷类、点心等„„

E. 数据透视表的数据汇总方式

数据透视表的优势在于，我们可以很方便的从不同的角度，对数据进行不同方式的汇总统计。
前面我们创建的数据透视表都是以求和的方式计算金额合计。那么当我们希望汇总的信息不
是求和，而是计算平均值或者计数那么该如何处理呢？

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E.1 改变数据汇总方式
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比如，我们希望统计每种产品被销售的次数。这时候就需要对产品进行计数统计。
我们可以将“产品名称”字段分别拖拽到“行标签”区域和“数值”区域，由于“产品名称”
字段的内容是文本型数据，当把其拖拽到“数值”区域中时，汇总方式自动变为计数。如图
所示：

另一个问题，如果我们希望查看每种产品的平均单价呢？
这时照样还是将“产品名称”字段拖拽到“行标签”区域，而将“单价”字段拖拽到“数值”
区域，由于“单价”字段的数据类型是数值型，汇总方式会自动为求和。而我们所希望的是
计算每种产品的平均单价，那么该如何将汇总方式从求和改为平均值呢？
我们可以有两种方法：
1. 光标选中数据透视表中的“单价”字段，然后在“选项”工具面板的“活动字段”组中
单击“字段设置”命令，在弹出的“值字段设置”对话框的“汇总方式”选项卡中选择
“平均值”，单击确定即可。
2. 直接在数据透视表的计算字段“单价”上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数
据汇总依据”，选择所要的计算方式“平均值”即可。

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在汇总方式中有一共有 11 种函数，包括：求和、计数、数值计数、平均值、最大值、最小
值、乘积、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差。
“数值”区域中的数据默认情况下通过以下方法对数据透视表中的基础源数据进行汇总：
对于数值使用“求和”汇总方式，对于文本值使用“计数”汇总方式。但是，我们可以手动
更改汇总方式还可以自定义计算方式。
注意：如果将“单价”字段拖动到“数值”区域中的时候，汇总方式自动变为计数，那么就
说明此字段中一定有文本型的数据，哪怕只有一个单元格是文本型的数据，也会影响整个字
段的计算方式。

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E.2 改变数据透视表的值显示方式

前面我们改变的数据透视表的汇总方式其实就相当于使用工作表函数对数据的统计汇总。其
实通过改变数据透视表的值显示方式，还可以对数据按照不同字段做相对比较。
方法：将光标选中数据透视表中的数值字段，然后在“选项”工具面板的“活动字段”组中
单击“字段设置”命令，在弹出的“值字段设置”对话框的选择“值显示方式”选项卡，然
后在下拉列表中选择相应的值显示方式即可。

以百分比方式显示数据

例:如下图，显示的是每种产品在各个地区销售金额合计数，但如果我们将每种产品的合计
作为一个总量，希望查看产品分布在不同地区的比例是多少，就可以通过改变值显示方式来
实现。

将光标选中数据透视表中的数值字段（即“求和项：金额”字段，也可以点中值区域中任何
一个位置），然后在“选项”工具面板的“活动字段”组中单击“字段设置”命令，在弹出
的“值字段设置”对话框的选择“值显示方式”选项卡，在下拉列表中选择“占同行数据总
和的百分比”，按确定关闭“值字段设置”对话框。结果如下：

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如果我们突然改变了主意，希望将地区作为总和，计算每个产品的金额占地区合计的百分比
是多少，这时候我们只需将“值显示方式”改为“占同列数据总和的百分比”就可以了。

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E.3 在数据透视表中显示多个计算字段

此时在数据透视表的“值”区域只有一个计算字段。要么显示金额的合计，要么显示百分比
等。但上表中如果我们希望同时查看计算字段的百分比和金额合计能不能做到呢？
答案很简单，只需要在字段列表中将“金额”字段再次拖动到数值区域就可以了。

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这个时候会发现在“数值”区域会显示两个求和项，并且在列标签区域多了一个“数值”字
段。在数据透视表区域中在“地区”字段下显示出产品金额的百分比和合计数，百分比和合
计数是左右横向排列的；将“数值”字段从“列标签”区域拖动到“行标签”区域，就可以
将“百分比”和“合计数”上下纵向排列了。（注意：将“数值”字段拖放到“产品名称”
上方和下方显示的结果是不一样的，读者可以自行拖放以查看效果。）

如果希望查看更多的数值汇总方式，可以继续将要汇总的字段（如金额、单价、数量等等）
拖动到“数值”区域。如果将数字类型字段拖动到“数值”区域，默认汇总方式为求和，如

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果将文本类型字段拖动到“数值”区域则默认汇总方式为计数。如果我们希望改变显示的汇
总方式，可以再按照上面的方法：将光标选中数据透视表中的要改变的值字段，然后在“选
项”工具面板的“活动字段”组中单击“字段设置”命令，在弹出的“值字段设置”对话框
的选择相应的汇总方式就可以了。

重命名字段

当在数据透视表“数值”区域有多个计算字段的时候，字段名称都叫做“求和项 XX”，要想
改变字段的名称，可以在字段设置对话框的“自定义名称”中直接更改；也可以在数据透视
表中名称标签单元格中直接更改。

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如果我们需要使用数据透视表来查看每个人在 2006-2007 年每个月的金额销售合计数，可以
将“日期”段拖动到“行标签”区域并按照年、月将日期字段组合分组，将“雇员”字段拖
动到“列标签”区域，将“金额”字段拖动到“数值”区域。生成数据透视表如下：

不同汇总方式的数据比较

如果我们希望同时查看雇员在每个月的发生额以及以往月份的累加额合计，该如何得到呢？
首先将“金额”字段再次拖拽到“数值”区域，这时候在数据透视表中有两个关于金额的求
和项。然后，我们可以通过改变值显示方式将第二个金额求和项改变为显示金额累计。
将光标选中数据透视表中的“求和项：金额 2”数值字段，然后在“选项”工具面板的“活
动字段”组中单击“字段设置”命令，在弹出的“值字段设置”对话框的选择“值显示方式”
选项卡，在下拉列表中选择“按某一字段汇总”，在“基本字段”中选择要汇总累计的字段
“订单日期”，单击确定生成数据透视表。

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另外可以通过“值显示方式”选项卡中的“数字格式”修饰字段格式，使其保留 2 位小数。
将数值字段名称“求和项：金额”和“求和项：金额 2”分别改为“当月发生额”和“金额
累计”，生成表如下：

E.4 创建、编辑或删除数据透视表公式

创建公式
在使用数据透视报表的时候，如果汇总函数和自定义计算（值显示方式）没有提供所需的结
果，则可在计算字段或计算项中创建自己的公式。
字段：数据表中的每一列，我们称之为字段。如：地区、城市、产品名称、金额等„„

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项：字段里面的每个值，我们称之为项。如：地区字段中的东北、华北、西北；城市字段中
的北京、上海、广州都称之为项。
计算字段：数据透视表中的字段，该字段使用用户创建的公式。计算字段可使用数据透视表
中其他字段中的内容执行计算。
计算项：数据透视表字段中的项，该项使用用户创建的公式。计算项使用数据透视表中相同
字段的其他项的内容进行计算。

在数据透视表中使用计算字段

下图数据透视表显示每个月销售金额的合计信息。但又需要按照销售金额的 6%计算税金。
可以使用计算字段，向数据透视表添加一个新的字段“税金”。
方法：
1. 光标点中数据透视表，在数据透视表的“选项”工具面板，“工具”组，选择“计算字
段”。
2. 在“插入计算字段”对话框“名称”位置输入“税金”，在“公式”位置输入公式“ =
金额*6%”，点击添加，即为数据透视表添加了“税金”字段。单击确定后“税金”字
段自动添加到数据透视表中。

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在数据透视表中使用计算项

下图中显示的是每个雇员销售每种产品的金额汇总表。那么能否通过数据透视表计算雇员销
量的平均水平是多少呢？我们可以通过数据透视表计算项来实现。
我们希望为“雇员”字段中添加一项名为“雇员平均水平”的项。所以首先要将光标定位在
“雇员”字段上，然后在数据透视表的“选项”工具面板，“工具”组，选择“计算字项”。
计算项对话框显示为：在“雇员”中插入计算字段。在对话框的名称位置输入“雇员平均水
平”，在公式位置输入“= AVERAGE(张颖,王伟,李芳,郑建杰,赵军,孙林,金士鹏,刘英玫,张雪眉)”。
单击添加，“雇员平均水平”项即添加到数据透视表的“雇员”字段中。

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若要删除添加的计算字段或计算项，在计算字段或计算字段对话框的名称中，选择要删除的
字段，单击对话框右侧的删除按钮即可。

如果要查看每个雇员与“雇员平均水平”的差异，可以通过更改值显示方式来实现。
光标定位在数据透视表的值字段，然后在“选项”工具面板的“活动字段”组中单击“字段
设置”命令，在弹出的“值字段设置”对话框的选择“值显示方式”选项卡，在下拉列表中
选择“差异”，在基本字段中选择“雇员”，在基本项中选择“雇员平均水平”，单击确定。
数据透视表的值已显示为，每个雇员的销售额与“雇员平均水平”的差异值，正数表示此雇
员的销