备件管理过程控制程序.docx

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1.目的
对备件、辅料的采购、贮存、销售、交付全过程以及外包活动进行控制，确保其质量和服务满足规定的要求。
2.范围
适用于备件及辅料的存放、采购、贮存、销售、交付全过程以及外包活动。
3.职责
3.1备件经理负责仓库备件管理的控制。
3.2备件计划员负责备件采购的控制。
3.3备件库管员负责备件的搬运、贮存、防护、交付及交付后的控制。
3.4技术经理协助备件经理进行与服务相关的外包活动的管理。
4.工作程序
4.1采购过程及信息
4.1.1向上海大众的备件采购
4.1.1.1本公司是上海大众特许经销商，备件由上海大众负责提供，上海大众是本公司的合格供方。
4.1.1.2备件经理、备件计划员必须经上海大众备件经理门培训考核合格后持证上岗。
4.1.1.3备件库管员必须经过公司培训考核合格后持证上岗，培训内容应包括：
a）微机的操作和保养；
b）掌握《ETKA电子配件目录》，网上订购备件；
c）使用微机实行备件销售和备件仓库联网管理。
4.1.1.4备件计划员根据《ETKA电子配件目录》，考虑上个月同期备件用量、当前库存情况、安全库存需要、每种车易损件更换周期以及上海大众备件供货周期等方面因素，在SVW-2系统中制定《备件订货单》，由备件经理审核，服务总监批准后，发送至上海大众进行订货，原件由计划员留存。
4.1.1.5如出现急需备件情况，由备件计划员在SVW-2系统中制定紧急《备件订货单》，由备件经理审核，服务总监批准，传送至上海大众进行紧急订货。
4.1.1.6向上海大众发出订单后，计划员及时对上海大众备件供应情况进行跟踪，以了解是否均能及时供货，对不能及时提供的备件，备件经理应及时采取相应的措施，以满足维修服务的需求。
4.1.2辅料的采购
4.1.2.1备件计划员按照上海大众任务要求根据SVW-2系统中的《ETKA电子配件目录》里的《辅料清单》进行订货。
4.1.2.2订货方式及流程和普通配件订货一样。
4.2采购产品及外包服务的验证
4.2.1备件、辅料到货后，仓库管理员将备件和辅料移至“待检区”，对备件、辅料依据货运清单进行清点、验收。验收内容包括零件号、外观、数量等相关内容，并记录和签字。
4.2.2仓库管理员将合格的备件、辅料入库上架，标签上标明其名称和编号，并输入计算机入账。
4.2.3对于不合格的备件和辅料，由备件计划员填写在SVW-2系统中《配件索赔申请》中填写申请单，由货运方签字并和不合格产品一同带回给上海大众，等待处理结果。
4.3备件、辅料入库及管理
4.3.1备件销售陈列必须符合上海大众的要求，有明显的标识和明码标价，并排列整齐。对易损件、常用件应设立适宜的最小库存量。本公司不提供代存顾客自带备件和材料的服务。
4.3.2备件库房、货架必须整齐干净，备件、辅料摆放有序，必须建立标识，定期进行盘点，在SVW-2系统中打出《盘点表》，做到帐、物一致。仓库必须具备符合要求的贮存条件并有消防器材和防盗措施。
4.3.3确保仓库通风良好，避免漏雨、潮湿，备件库房设待检区、合格品区、危险品区、发料处等应有明显的标识，并做好备件、辅料防护工作；对已验证合格的备件应合理摆放，需隔离存放的要单独存放，备件应按编号顺序摆放，每种备件在货架上要有单独的标签。
4.3.4备件经理应落实核心流程的要求，对预约维修服务的顾客所准备的备件应有单独存放预约货架，并有明显的标识。
4.3.5对有特殊贮存要求的备件、辅料或易燃、易爆或有毒有害材料（如漆类产品、制冷媒、香蕉水、机油等），要单独存放或采取隔离措施，重点进行保管，保证安全。
4.3.6在搬运备件、辅料过程中要有防护措施，搬运时不能野蛮操作、损坏备件、辅料。
4.4备件、辅料的发料
4.4.1仓库管理员在备件、辅料出库时，对有贮存期限要求的备件、辅料，做到“先入先出”。
4.4.2仓库管理员根据维修工的《任务委托书》发料，发料情况输入计算机，并打印《出库单》，由领料人和仓库管理员在《出库单》上签字或盖章。
4.5备件的销售
4.5.1备件销售人员要遵守上海大众销售备件的要求，在满足本公司维修需求的基础上可以对外销售。备件经理向顾客的承诺，如广告、宣传板等中的优惠项目、价格清单等，须报总经理审批，由备件经理实施。
4.5.2备件销售人员根据顾客购买要求，打印《销售单》，对打印内容进行评审。《销售单》上有备件名、备件号、数量、价格等，顾客验证满意后签字，由顾客到结算处付款，核算员为顾客开具发票，在《销售单》上盖章或签字，销售人员凭加盖结算章的《销售单》发货并将此单保存备查。
4.6备件售后服务
4.6.1备件在售出后，经索赔员确认属质量问题可予进行配件索赔。
4.6.2针对购买量大的客户，备件经理保持经常性的沟通，了解其使用情况（包括顾客满意，产品质量方面的信息），必要时采取改进措施。
5相关文件

序号
文件名称
文件编号
责任部门
备注
1
DOS手册
上海大众

1
上海大众配件配送服务控制管理规定-2009
上海大众

2
上海大众汽车有限公司天津分公司销货清单（电子发票）
上海大众

3
ETKA电子配件目录（上海大众电子版）
上海大众
服务部

4
库房管理制度
HWMD-GL-7.5.5-01
备件部

5
配件进货验收规定
HWMD-GL-7.5.5-02
备件部

6
危险品管理规定
HWMD-GL-7.5.5-03
备件部

7
维修配件退货制度
HWMD-GL-7.5.5-04
备件部

8
配件库发料流程
HWMD-LC-05
备件部

9
码放流程
HWMD-LC-06
备件部

6相关记录

序号
记录名称
记录编号
保存期
责任部门
备注
1
使用的危险品清单
JL-7.5.5-01
三年
服务部

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