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档案管理中电子档案管理方法与建议
李锦艳
摘 要：电子档案是时代发展的必然，是档案中的重要内容，对于现代化的档案管理工作有着关键作用，分析电子档案管理的要点，探究其中存在的问题，并针对问题提出方法与建议，能够有效的提升电子档案的安全性，为档案管理工作中电子档案管理的顺利开展提供支持。
关键词：档案管理;电子档案;管理方法;建议
和传统的纸质档案进行比较，电子档案存在着便于存储、搜集信息更加安全等优点，成为了档案管理中的关键内容，在一定程度上降低了档案管理工作人员的负担。但是，其也存在着一定的问题，需要及时的采取措施进行解决，从而使档案管理更加顺利的解决。
一、档案管理
档案管理是管理工作的一种，其是为了人们提供服务，能够在一定程度上满足政治需求。档案管理并不会直接带来资金或者是某一物品，也不是由档案管理工作人员的活动所形成的。但是，档案管理是非常重要的，在社会中不可或缺，其能够发挥档案的价值，为人们的实践提供服务，推动社会的发展和进步。这和其它工作是不同的，为此必须要对于档案管理工作予以充分的重视[1]。
二、电子档案管理的关键
随着技术水平的提升，信息技术被广泛的使用，电子档案已经成为了档案管理中的重要内容，开展电子档案管理的关键内容，可以总结为以下三点：第一，应该建立一个专门的平台来对于电子档案进行管理，从而满足档案管理不同工作環节的需要，使纸质档案管理和电子档案管理都能够在平台相关技术的支持下，高效的开展，提升档案管理的信息化水平。第二，工作人员应该认识到，电子档案和纸质档案是不同的，电子档案能够对于多样化的信息媒体进行继承，通常情况下可以分为三种类型：将纸质档案运用信息化技术进行的电子存储、档案数据的存储、形成完善结构的数据库。第三，从当前的情况来进行分析，电子档案通常是具有实际价值或者是能够作为证据的电子信息，并且其必须要具有档案的特征：是直接形成的，记载的内容较为全面、有着准确的固定资料。或者是通过人们的行动，呈现出的历史记载。
三、目前电子档案管理中出现的问题
从当前的情况来进行分析，虽然电子档案凭借着诸多优势成为了我国档案的重要内容，但是，由于其起步较晚，处在不断发展阶段，在电子档案管理中出现了一些问题，可以总结为以下几点：
第一，没有认识到电子档案管理工作的重要性[2]。部分机构的领导层对于档案管理工作的认知存在着片面性，认为档案管理只是对于档案的存储，和机构的发展毫无关联，对于档案管理的重视程度不足。这并不利于电子档案管理工作的开展，需要及时的对于档案管理关键进行创新。但是，由于传统观念的影响，其认识不到档案管理的作用，忽视了电子档案管理的重要性，不愿意将档案转为电子化。这在一定程度上制约了电子档案管理的发展。
第二，在进行档案管理时存在不足。电子档案最明显的特征是其需要借助于计算机来进行展现，虽然在对于电子档案进行管理时，对于一些较为关键的信息进行了备份。但是，并没有明确备份的方式和保存的设施设备。除此之外，在对于电子档案进行管理的过程中，可以发现部分电子档案保存的并不全面，存在着一定的问题。在对于电子档案进行保存一般会选择一些移动设备，并没有记载对其备份情况，对于电子档案的放置比较随意，所开展的安全保护工作比较少，导致电子档案管理工作的开展受到阻碍。
第三，没有对于电子档案的安全性形成正确的认识。从当前的情况来进行分析，电子档案管理工作人员绝大多数都认为电子档案的安全性非常高。但是，现实中由于科学技术水平的提升，信息技术被广泛的使用，在对于电子档案进行存储、输送的过程中都有可能受到病毒的攻击，导致信息丢失被随意更改等情况。由此可见，电子档案并不是绝对安全的，必须要采取措施对其进行保护[3]。
四、电子档案管理方法与建议
（一）改变原本的理念
在进行档案管理工作时，领导层以及工作人员应该认识到电子档案管理的重要性，从员工的现实需要出发，对于电子档案进行探究，分析其作用和使用手段，并汇总相关的内容。
（二）科学合理的对于技术进行应用
因为电子档案的操作比较简单，能够进行更改和复制、剪贴，导致文件的真实性和准确性难以得到保障。在这一情况下，应该科学合理的对于技术进行应用。比如说，借助于计算机来对于档案进行加密处理、运用身份验证、防火墙等，确保电子文件是准确的，没有被篡改;制定相关的制度，明确每一个工作人员的职责，确保工作人员能够更加认真地进行工作，对于出现的问题负责。除此之外，档案管理工作人员还可以对于电子档案进行处理，将其转变成为只读属性，使电子档案能够不受外人操作影响，确保电子档案的真实、安全。
（三）使电子档案存储更加安全
从理论来进行分析，电子档案能够长期、稳定的存储，不会受到人们使用频率的影响。但是，从现实情况来进行分析，由于电子档案在我国发展的时间较短，并没有成功的案例来证明电子档案的实际存储时间，为此相关工作人员应该加大力度进行研究。第一，选择对于电子档案进行备份，如果电子档案中的数据丢失或者遭到攻击，可以对其进行复原，保障电子档案是整体呈现的，而不是残缺不全。第二，想要使电子档案长期、稳定的存储，可以对于载体的质量进行控制，并提供适宜的环境，尽可能使其存储载体的寿命得到延长。比如说，在运用计算机光盘来对于电子档案进行存储的过程中，想要长期的对其进行使用，降低故障出现的概率，就必须要尽可能的避免高温和潮湿环境，对于光盘进行保护，防止出现划痕。除此之外，还要借助于防火墙等安全软件来进行防控，避免病毒对其造成影响等。
（四）完善相关的制度
在对于电子档案进行管理的过程中，应该从部门中档案的现实情况出发，分析电子档案出现的原因、分类情况，制定完善的制度，使电子档案包含更多的内容，加大力度对其进行保护。可以构造一个电子档案管理系统，使电子档案的分类、搜集、汇总、查找等工作有序进行。
（五）提升档案管理工作人员的专业水平
电子档案管理在我国发展的时间较短，开展电子档案管理的工作人员不但要对于电子档案进行储存、输送和搜索等，还需要对于档案管理的理论知识和规章制度有一定的了解，认识到电子档案管理的作用，严格的按照要求进行相关工作。但是，从现实情况分析，大部分电子档案管理工作人员仍然受到传统观念的影响，对于信息技术等应用能力较弱。为此，必须要对于工作人员进行培训，使其通过学习掌握最新的理论知识和实践能力，能够将先进的技术应用到档案管理之中，使档案管理工作更加顺利的开展。
五、总结
解决电子档案管理中存在的问题，通过完善相关的制度、提高工作人员的专业水平、改变原本的观念、合理的应用技术、提升电子档案存储的安全性等措施，高效、安全的对于电子档案进行管理，使档案管理工作更加顺利的开展，充分发挥档案的价值，为我国档案行业的进一步发展提供支持。
参考文献：
[1]范悦. 七十年来档案科研成果质量水平定量分析[J]. 档案管理，2020（01）：88-89.
[2]熊兴江，马敬东，徐承中. 电子健康档案数据质量评估与治理的综述研究[J]. 中国卫生信息管理杂志，2018，15（06）：637-642.
[3]王玉娟. 我国档案管理应用技术文献研究[J]. 杭州电子科技大学学报（社会科学版），2019，15（03）：68-72.